Όταν ένας υπάλληλος αποχωρεί από τον οργανισμό σας, η μεταφορά των αρχείων του στο OneDrive γρήγορα και με ασφάλεια είναι απαραίτητη— αυτή η ενημέρωση καθιστά τη διαδικασία απλούστερη και πιο αξιόπιστη.
Η διαχείριση αρχείων για τους υπαλλήλους που αποχωρούν μόλις έγινε ευκολότερη. Στις βασικές ενημερώσεις περιλαμβάνονται οι εξής:
-
Επανασχεδιασμένες ειδοποιήσεις – Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκκαθάρισης λογαριασμού είναι πλέον πιο αισθητά, μειώνοντας την πιθανότητα να τους χάσετε.
-
Βελτιωμένο φιλτράρισμα – Οι νέες επιλογές διευκολύνουν την εύρεση και την ιεράρχηση κοινόχρηστων ή σημαντικών αρχείων.
-
Μετακίνηση και διατήρηση κοινής χρήσης – Μεταφέρετε πολλά αρχεία ταυτόχρονα, διατηρώντας παράλληλα τα υπάρχοντα δικαιώματα κοινής χρήσης.
-
Ενοποιημένες ειδοποιήσεις – Όταν μετακινούνται έξι ή περισσότερα αρχεία, οι συνεργάτες λαμβάνουν μία μεμονωμένη, βελτιωμένη ειδοποίηση.
Όταν διαγράφεται ένας λογαριασμός χρήστη, η πρόσβαση στο OneDrive εκχωρείται αυτόματα στον διαχειριστή του χρήστη ή στον καθορισμένο δευτερεύοντα κάτοχο. Ο παραλήπτης λαμβάνει μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λεπτομέρειες πρόσβασης και πληροφορίες σχετικά με την περίοδο διατήρησης του OneDrive. Επτά ημέρες πριν από τη λήξη της περιόδου διατήρησης, αποστέλλεται ένα δεύτερο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπενθύμισης, το οποίο δηλώνει ότι το OneDrive θα διαγραφεί οριστικά σε επτά ημέρες.
Οι διαχειριστές ή οι δευτερεύοντες κάτοχοι μπορούν να μεταφέρουν αρχεία από το OneDrive σε άλλες θέσεις ως εξής:
-
Από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή αρχείων για να αποκτήσετε πρόσβαση στο φάκελο OneDrive του αποχωρούντος χρήστη.
-
Χρησιμοποιήστε το φίλτρο Κοινόχρηστα για να προβάλετε μόνο κοινόχρηστα αρχεία ή Όλα για να δείτε τα πάντα.
-
Επιλέξτε αρχεία χρησιμοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου στην κεφαλίδα του πίνακα.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Μετακίνηση σε, επιλέξτε έναν προορισμό και επιλέξτε Διατήρηση κοινής χρήσης με τα ίδια άτομα για να διατηρήσετε την πρόσβαση των συνεργατών.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Μετακίνηση σε ξανά για να ξεκινήσετε τη μεταφορά.
-
Οι συνεργάτες θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν μετακινηθούν έξι ή περισσότερα αρχεία.
Συνήθεις ερωτήσεις
Μπορώ να μεταβιβάσω την κυριότητα μιας Λίστας Microsoft ή ενός Forms από το OneDrive σε μια τοποθεσία ομάδας;
Όχι. Λίστες Microsoft και Forms δεν αποθηκεύονται ως παραδοσιακά αρχεία στο OneDrive— αποδίδονται σε μεμονωμένες εφαρμογές. Εξαιτίας αυτού, δεν εμφανίζονται στη λίστα αρχείων του OneDrive και δεν υποστηρίζονται από τη δυνατότητα μεταβίβασης κυριότητας.
Μπορώ να δω ποια αρχεία είναι κοινόχρηστα εξωτερικά;
Όχι ακόμη. Αυτή η δυνατότητα δεν είναι διαθέσιμη αυτήν τη στιγμή, αλλά τη εξετάζουμε για μια μελλοντική ενημέρωση στο πλαίσιο του επόμενου κύκλου βελτιώσεων.
Είναι η δυνατότητα μεταβίβασης μια πραγματική κίνηση ή απλώς αντιγράφει τα αρχεία;
Είναι μια πλήρης κίνηση. Τα αρχεία μεταφέρονται από το αρχικό OneDrive στον νέο προορισμό και η θέση τους ενημερώνεται ανάλογα.
Τι συμβαίνει με τα αρχεία στην περιοχή διατήρησης eDiscovery κατά τη μεταβίβαση κυριότητας;
Εάν ένα OneDrive βρίσκεται σε αναμονή eDiscovery, δεν θα διαγραφεί — ακόμα και αν ο διευθυντής λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκκαθάρισης. Τα αρχεία εξακολουθούν να μπορούν να προβληθούν, να επεξεργαστούν, να μετακινηθούν ή να διαγραφούν, αλλά τυχόν αλλαγές καταγράφονται στη Βιβλιοθήκη διατήρησης δέσμευσης για νομικό έλεγχο.
