Σημείωση: Αυτό το άρθρο έχει εκπληρώσει το σκοπό του και πρόκειται να αποσυρθεί σύντομα. Για την αποφυγή των σφαλμάτων "Η σελίδα δεν βρέθηκε", θα καταργήσουμε τις γνωστές συνδέσεις. Εάν έχετε δημιουργήσει συνδέσεις σε αυτή τη σελίδα, καταργήστε τις και μαζί θα διατηρήσουμε τη σωστή λειτουργία του web.
Μπορείτε να αποθηκεύσετε βιβλία εργασίας του Excel που διαθέτουν μοντέλα δεδομένων Power Pivot σε μια τοποθεσία του SharePoint η οποία έχει επεκταθεί ώστε να υποστηρίζει πρόσβαση μοντέλου δεδομένων. Μετά τη δημοσίευση του βιβλίου εργασίας, τα δικαιώματα του SharePoint και οι ιδιότητες του εγγράφου καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο άλλοι χρήστες μπορούν να δουν και να χρησιμοποιήσουν το βιβλίο εργασίας σας.
Πριν ξεκινήσετε
Η δημοσίευση βιβλίων εργασίας στο SharePoint απαιτεί να έχετε επαρκή δικαιώματα, λογισμικό και γνώση του τρόπου με τον οποίο μπορείτε να προετοιμάσετε το βιβλίο εργασίας για δημοσίευση.
Λογισμικό διακομιστή
Για να προβάλετε τα βιβλία εργασίας σε ένα πρόγραμμα περιήγησης, ο διακομιστής SharePoint που χρησιμοποιείτε πρέπει να διαθέτει το Power Pivot για SharePoint και τις υπηρεσίες Excel Services. Για την επεξεργασία και την απόδοση βιβλίων εργασίας στο SharePoint απαιτούνται και οι δύο υπηρεσίες.
Ορισμένες φορές, μπορείτε να προσδιορίσετε εάν έχετε το σωστό λογισμικό εξετάζοντας τις βιβλιοθήκες και τα μενού περιβάλλοντος στην τοποθεσία σας, αλλά ίσως χρειαστεί να ρωτήσετε το διαχειριστή του SharePoint εάν το απαιτούμενο λογισμικό διακομιστή είναι εγκατεστημένο. Εάν η τοποθεσία σας περιλαμβάνει τη Συλλογή Power Pivot, το Power Pivot για SharePoint είναι εγκατεστημένο. Παρόμοια, εάν μπορείτε να ανοίξετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης χωρίς να χρειάζεται να κάνετε λήψη του αρχείου στην εφαρμογή υπολογιστή Excel, αυτό σημαίνει ότι οι υπηρεσίες Excel Services εκτελούνται στο διακομιστή SharePoint.
Εάν σκοπεύετε να προγραμματίσετε αυτόματη ανανέωση δεδομένων για το βιβλίο εργασίας σας, φροντίστε να επικοινωνήσετε με το διαχειριστή του διακομιστή προκειμένου να εξασφαλίσετε ότι οι υπηρεσίες παροχής δεδομένων που χρησιμοποιείτε για την εισαγωγή δεδομένων είναι επίσης διαθέσιμες στο διακομιστή.
Δικαιώματα
Όταν αποθηκεύετε ένα έγγραφο στο SharePoint, τα δικαιώματα του SharePoint καθορίζουν ποιος μπορεί να προβάλει, να επεξεργαστεί ή να διαγράψει την εργασία σας. Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει ποια δικαιώματα του SharePoint εκχωρούν συγκεκριμένα δικαιώματα για τα βιβλία εργασίας που δημοσιεύετε:
|
Δικαίωμα |
Δικαιώματα |
|
Προβολή |
Οποιοσδήποτε διαθέτει δικαίωμα προβολής μπορεί να ανοίξει το βιβλίο εργασίας, μεταβαίνοντας στη διεύθυνση URL για το αρχείο. Επιπλέον, το δικαίωμα προβολής επιτρέπει επίσης σε κάποιον να χρησιμοποιήσει το βιβλίο εργασίας ως εξωτερική προέλευση δεδομένων μόνο για ανάγνωση, για άλλα βιβλία εργασίας ή αναφορές του Excel. |
|
Συμβολή |
Το δικαίωμα συμβολής είναι πιο ισχυρό, επειδή παρέχει δικαιώματα προσθήκης, επεξεργασίας ή διαγραφής εγγράφων σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint. |
|
Πλήρης έλεγχος |
Το δικαίωμα πλήρους ελέγχου περιλαμβάνει όλα τα δικαιώματα που σχετίζονται με το δικαίωμα συμβολής, συν τη δυνατότητα δημιουργίας ή διαχείρισης της λίστας ή της βιβλιοθήκης και της αναίρεσης ανάληψης ελέγχου. |
Η πρόσβαση σε οποιαδήποτε τοποθεσία ή βιβλιοθήκη του SharePoint παρέχεται μέσω δικαιωμάτων που καθορίζονται από ένα διαχειριστή ή κάτοχο τοποθεσίας για ομάδες ή μεμονωμένους χρήστες.
Οι περισσότεροι χρήστες έχουν δικαιώματα είτε προβολής είτε συμβολής. Μπορείτε να δείτε τα δικαιώματα που έχετε, στο μενού "Ενέργειες τοποθεσίας" στην τοποθεσία του SharePoint. Εάν το μόνο στοιχείο στο μενού είναι το στοιχείο "Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας", έχετε δικαιώματα προβολής και δεν μπορείτε να δημοσιεύσετε αρχεία σε αυτή την τοποθεσία του SharePoint. Εάν βλέπετε μια λίστα με περισσότερα στοιχεία ή εάν βλέπετε την επιλογή "Εργαλεία βιβλιοθήκης" στην κορδέλα, έχετε δικαιώματα συμβολής.
Προετοιμασία του βιβλίου εργασίας
Πριν από τη δημοσίευση ενός βιβλίου εργασίας του Excel που περιέχει δεδομένα του Power Pivot, θα πρέπει να ακολουθήσετε αυτήν τη λίστα ελέγχου για να προετοιμάσετε το έγγραφο:
-
Διαβάστε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα βιβλίο εργασίας με πληροφορίες σύνδεσης οι οποίες εξακολουθούν να λειτουργούν μετά τη δημοσίευση του αρχείου.
-
Κατανοήστε τα ζητήματα ασφαλείας σχετικά με τη δημοσίευση δεδομένων του Power Pivot στο SharePoint.
-
Μπορείτε να βελτιώσετε την οπτική παρουσίαση του βιβλίου εργασίας σας στο SharePoint, με αυτές τις προτάσεις:
-
Δώστε στα φύλλα εργασίας του Excel περιγραφικά ονόματα. Τα ονόματα των φύλλων εργασίας γίνονται ετικέτες σελίδων κατά τη δημοσίευση του εγγράφου στη Συλλογή Power Pivot.
-
Απενεργοποιήστε τα οπτικά στοιχεία που δεν χρησιμοποιούνται. Στο παράθυρο του Excel, στην περιοχή "Εμφάνιση" της κορδέλας "Προβολή", απενεργοποιήστε τις Γραμμές πλέγματος, τη Γραμμή τύπων και τις Επικεφαλίδες.
-
Αποκρύψτε τα φύλλα εργασίας του Excel που είναι κενά ή δεν σχετίζονται με την αναφορά. Στο παράθυρο του Excel, κάντε δεξί κλικ σε μια καρτέλα φύλλου και επιλέξτε Απόκρυψη φύλλου.
-
Επιλέξτε το κελί A1 πριν από την αποθήκευση και δημοσίευση του βιβλίου εργασίας. Όταν ένα δημοσιευμένο αρχείο ανοίγει σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης, η εστίαση τοποθετείται στο τελευταίο ενεργό κελί του βιβλίου εργασίας. Με την τοποθέτηση του δρομέα στο κελί A1, εξασφαλίζετε ότι η επάνω αριστερή γωνία του φύλλου εργασίας τοποθετείται στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου του προγράμματος περιήγησης.
-
Ρυθμίσεις ελέγχου ταυτότητας και ανανέωσης
Για καλύτερα αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Excel για τον έλεγχο ταυτότητας και την ανανέωση δεδομένων.
Επαλήθευση του ελέγχου ταυτότητας των Windows
Από προεπιλογή, το Excel καθορίζει τον έλεγχο ταυτότητας των Windows έτσι ώστε να χρησιμοποιείται η ταυτότητα του ατόμου που προβάλλει το βιβλίο εργασίας κατά την πρόσβαση στα δεδομένα του μοντέλου δεδομένων. Η διατήρηση της προεπιλεγμένης ρύθμισης επιτρέπει στο λογισμικό διακομιστή του Power Pivot να καταγράφει ακριβείς πληροφορίες σχετικά με το ποιος χρησιμοποιεί τα βιβλία εργασίας του Power Pivot, επιτρέποντάς σας την καλύτερη συνεργασία με τους συναδέλφους που χρησιμοποιούν τα δεδομένα σας. Εάν καθορίσετε "Κανένα" ή ένα αναγνωριστικό υπηρεσίας ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων (SSS), τα δεδομένα χρήσης του βιβλίου εργασίας θα καταγράφονται για το λογαριασμό χρήστη χωρίς παρακολούθηση των υπηρεσιών Excel Services (ή για το αναγνωριστικό SSS) αντί για ένα πραγματικό άτομο στον οργανισμό σας.
-
Στο Excel, στην κορδέλα Δεδομένα, κάντε κλικ στην επιλογή Υπάρχουσες συνδέσεις.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Υπάρχουσες συνδέσεις, κάντε κλικ σε μια σύνδεση στο βιβλίο εργασίας και επιλέξτε Άνοιγμα
-
Κάντε κλικ στις επιλογές Ιδιότητες > Ορισμός > Ρυθμίσεις ελέγχου ταυτότητας.
-
Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το στοιχείο Χρήση του λογαριασμού χρήστη με έλεγχο ταυτότητας.
Καθορισμός ρυθμίσεων ελέγχου ανανέωσης
Οι ρυθμίσεις ελέγχου ανανέωσης μπορούν να επηρεάσουν τον τρόπο με τον οποίο κάνετε προεπισκόπηση ενός βιβλίου εργασίας του Power Pivot στη βιβλιοθήκη "Συλλογή Power Pivot". Για παράδειγμα, εάν το βιβλίο εργασίας χρησιμοποιεί την ιδιότητα ανανέωσης κατά το άνοιγμα και οι υπηρεσίες Excel Services έχουν ρυθμιστεί για να εκδίδουν προειδοποίηση για τις λειτουργίες ανανέωσης δεδομένων, θα δείτε μια εικόνα μικρογραφίας της προειδοποίησης ανανέωσης δεδομένων του Excel αντί για μια εικόνα προεπισκόπησης εγγράφου.
-
Στο Excel, στην κορδέλα "Δεδομένα", κάντε κλικ στις επιλογές Συνδέσεις > Ιδιότητες.
-
Στην επιλογή Χρήση > Έλεγχος ανανέωσης, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου με βάση τις παρακάτω συστάσεις, οι οποίες διαφέρουν ανάλογα με τον τρόπο πρόσβασης στα δεδομένα του μοντέλου δεδομένων:
|
Πρόσβαση σε δεδομένα |
Σύσταση ελέγχου ανανέωσης |
|
Ενσωματωμένα στο βιβλίο εργασίας (πιο συνηθισμένο σενάριο) |
Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου. Επειδή όλα τα δεδομένα είναι ενσωματωμένα, δεν είναι απαραίτητη η ανανέωση του βιβλίου εργασίας κάθε φορά που το ανοίγετε. |
|
Αποθηκευμένα ως εξωτερική προέλευση δεδομένων (για παράδειγμα, εάν ρυθμίσετε μια σύνδεση εξωτερικών δεδομένων σε ένα βιβλίο εργασίας αντί για εισαγωγή των δεδομένων) |
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου. Επειδή τα δεδομένα βρίσκεται σε διαφορετική θέση, θέλετε να εμφανιστεί η ανανέωση για να λάβετε τυχόν πρόσφατες αλλαγές στα δεδομένα. Για να επιτρέπεται η δημιουργία εικόνας προεπισκόπησης, ζητήστε από το διαχειριστή του SharePoint να προσαρμόσει τη ρύθμιση Προειδοποίηση κατά την ανανέωση στις υπηρεσίες Excel Services. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα "Δημιουργία αξιόπιστης θέσης για τοποθεσίες του Power Pivot" στο TechNet. |
|
Λειτουργίες ανανέωσης δεδομένων στην πλευρά του διακομιστή (ισχύει για βιβλία εργασίας που αποθηκεύετε στο SharePoint και προγραμματίζετε για ανανέωση δεδομένων του Power Pivot). |
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου. Επειδή έχει προγραμματιστεί ανανέωση δεδομένων για αυτό το βιβλίο εργασίας, το Power Pivot θα ενεργοποιήσει αυτόματα την ιδιότητα Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου σε αυτό το βιβλίο εργασίας προκειμένου να εξασφαλίσει ότι το cache Συγκεντρωτικού Πίνακα αντικαθίσταται από νεότερα δεδομένα. Εάν καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου, θα επιλεγεί αυτόματα όταν αποθηκεύσετε πάλι το βιβλίο εργασίας στο SharePoint. |
Επιλογή θέσης για το αρχείο σας
Τα έγγραφα που χρησιμοποιείτε από κοινού σε μια τοποθεσία συνήθως διατηρούνται σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Η βιβλιοθήκη "Κοινόχρηστα έγγραφα" είναι η πιο κοινή βιβλιοθήκη εγγράφων, αλλά μια τοποθεσία του SharePoint που διαθέτει το Power Pivot για SharePoint συχνά διαθέτει τη Συλλογή Power Pivot, η οποία προσφέρει προεπισκόπηση, προσαρμοσμένες προβολές βιβλιοθήκης και εύκολη πρόσβαση σε χρονοδιαγράμματα ρύθμισης παραμέτρων ανανέωσης δεδομένων για το βιβλίο εργασίας.
Πρέπει να επιλέξετε ένα διακομιστή SharePoint που διαθέτει το Power Pivot για SharePoint. Εάν δημοσιεύσετε σε ένα διακομιστή που δεν διαθέτει το λογισμικό διακομιστή του Power Pivot, δεν θα γίνει φόρτωση των δεδομένων όταν ανοίξετε το έγγραφο από μια βιβλιοθήκη.
Μπορείτε να επιλέξετε τη βιβλιοθήκη "Κοινόχρηστα έγγραφα", τη Συλλογή Power Pivot ή οποιαδήποτε άλλη βιβλιοθήκη εγγράφων για να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας. Για να χρησιμοποιήσετε αυτές τις θέσεις, πρέπει να γνωρίζετε τη διεύθυνση URL Web της βιβλιοθήκης. Σε μια προεπιλεγμένη τοποθεσία του SharePoint, οι διευθύνσεις URL Web για αυτές τις βιβλιοθήκες είναι ως εξής:
-
http://<όνομα διακομιστή>/Shared%20Documents
-
http://<όνομα διακομιστή>/PowerPivot%20Gallery
-
Για να βρείτε τη διεύθυνση URL Web οποιασδήποτε βιβλιοθήκης, κάντε δεξί κλικ σε ένα έγγραφο στη βιβλιοθήκη και επιλέξτε "Ιδιότητες". Η διεύθυνση (URL) εμφανίζει τη διαδρομή SharePoint του εγγράφου. Χρησιμοποιήστε το ποντίκι για να επιλέξετε ολόκληρη τη διεύθυνση URL. Μερικές φορές, οι μεγάλες διευθύνσεις URL μπορεί να μην φαίνονται ολόκληρες.
-
Πιθανότατα, θα χρειαστεί να επεξεργαστείτε τη διεύθυνση URL για να μπορέσετε να τη χρησιμοποιήσετε. Συγκεκριμένα, εάν η διεύθυνση URL περιλαμβάνει ιδιότητες προγράμματος και προέλευσης, θα πρέπει να καταργήσετε αυτές τις ιδιότητες, ώστε να έχετε μια εύχρηστη θέση που αποτελείται από τα ονόματα διακομιστή, τοποθεσίας και βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, για την παρακάτω διεύθυνση URL, μπορείτε να ανακτήσετε την πραγματική διαδρομή URL διατηρώντας το τμήμα με έντονη γραφή και διαγράφοντας το υπόλοιπο: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Με βάση την ιδιότητα διεύθυνσης URL, η πραγματική διαδρομή που θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε για τη δημοσίευση θα είναι "http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx", εάν δημοσιεύετε το αρχείο ContosoSales.xlsx, ή απλώς "http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery", εάν θέλετε μόνο την τοποθεσία και τη βιβλιοθήκη.
-
Όταν επιλέγετε μια θέση, επιλέξτε μια βιβλιοθήκη που είναι διαθέσιμη στα άτομα με τα οποία θέλετε να κάνετε κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας. Ίσως χρειαστεί να ζητήσετε δικαιώματα για τη βιβλιοθήκη ή το έγγραφο, για να εξασφαλίσετε τη διαθεσιμότητα του βιβλίου εργασίας.
Αποθήκευση του αρχείου σας στο SharePoint
-
Στο Excel, κάντε κλικ στην επιλογή αρχείο > Αποθήκευση ως> SharePoint ή τοποθεσίες > Κάντε Αναζήτησηκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε μια θέση.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, στο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο, εάν χρησιμοποιείτε μια υπάρχουσα θέση. Εναλλακτικά, εάν επιλέξατε Αναζήτηση θέσης, εισαγάγετε ολόκληρο ή μέρος μιας διεύθυνσης URL τοποθεσίας του SharePoint. Εάν εισαγάγετε ένα τμήμα της διεύθυνσης URL, όπως http://<όνομα διακομιστή, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να ανοίξετε μια σύνδεση στο διακομιστή που καθορίσατε και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην τοποθεσία για τη βιβλιοθήκη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για παραδείγματα διευθύνσεων URL του SharePoint, ανατρέξτε στην ενότητα "Επιλογή θέσης για το αρχείο σας" σε αυτό το θέμα.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να δημοσιεύσετε το βιβλίο εργασίας στη βιβλιοθήκη.
Σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης, βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο εμφανίζεται στη βιβλιοθήκη. Τα πρόσφατα δημοσιευμένα έγγραφα θα εμφανίζονται στη λίστα. Οι ρυθμίσεις βιβλιοθήκης προσδιορίζουν το σημείο όπου εμφανίζεται το έγγραφο (για παράδειγμα, ταξινομημένο με αύξουσα σειρά κατά ημερομηνία ή αλφαβητικά κατά όνομα). Ενδέχεται να χρειαστεί να ανανεώσετε το παράθυρο του προγράμματος περιήγησης για να δείτε τις πιο πρόσφατες προσθήκες.
Αποστολή βιβλίου εργασίας του Power Pivot από το SharePoint
Μια άλλη προσέγγιση για την προσθήκη ενός βιβλίου εργασίας του Power Pivot είναι η αποστολή του από μια τοποθεσία του SharePoint. Χρησιμοποιήστε αυτή την προσέγγιση εάν θέλετε να ξεκινήσετε από το SharePoint.
-
Σε μια τοποθεσία του SharePoint, ανοίξτε μια βιβλιοθήκη εγγράφων.
-
Στα Εργαλεία βιβλιοθήκης, κάντε κλικ στις επιλογές Έγγραφα > Αποστολή εγγράφου, > Αποστολή εγγράφου.
-
Μεταβείτε στη θέση που βρίσκεται το αποθηκευμένο αρχείο .xlsx, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Το αρχείο αποστέλλεται στην τοποθεσία του SharePoint και εμφανίζεται στο φάκελο. Ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ στο κουμπί ανανέωσης στο πρόγραμμα περιήγησής σας για να το δείτε. Μπορεί τώρα να ανοίξει στο SharePoint. Μπορείτε να ενημερώσετε τους άλλους χρήστες για τη θέση του αρχείου δίνοντάς τους τη διεύθυνση URL για το αρχείο.
