Ένα βασικό μέρος της χρήσης φορμών είναι η αποστολή προσκλήσεων σε ένα κοινό και η διαχείριση των απαντήσεών του μέσω ειδοποιήσεων.
Προσκαλέστε το ακροατήριο στη φόρμα σας
Όταν κάνετε κοινή χρήση μιας φόρμας, μπορείτε να επιλέξετε άτομα ή ομάδες, από έναν επιλογέα ατόμων, ως το ακροατήριο για τη φόρμα σας.
-
Επιλέξτε Συλλογή αποκρίσεων.
-
Επιλέξτε το ακροατήριο από αυτές τις επιλογές: Οποιοσδήποτε μπορεί να απαντήσει, Μόνο τα άτομα στον οργανισμό μου μπορούν να απαντήσουν, Μόνο συγκεκριμένα άτομα στον οργανισμό μπορούν να απαντήσουν.
Σημείωση: Όταν επιλέγετε Μόνο συγκεκριμένα άτομα στον οργανισμό μπορούν να απαντήσουν, Εισαγάγετε ένα όνομα, μία ομάδα ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Αντιγράψτε τη διεύθυνση URL. Επιλέξτε Αντιγραφή και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συντόμευση διεύθυνσης URL , εάν θέλετε μια συντομότερη διεύθυνση URL από αυτήν που παρέχεται.
Σημείωση: Η επιλογή Συντόμευση διεύθυνσης URL δεν είναι διαθέσιμη όταν έχετε εισέλθει στο Forms με έναν προσωπικό λογαριασμό Microsoft (Hotmail, Live ή Outlook.com) ή εάν χρησιμοποιείτε την τοποθεσία για κινητές συσκευές.
-
Επιλέξτε ένα εικονίδιο πρόσκλησης για την επιλεγμένη μέθοδο παράδοσης. Οι επιλογές είναι:
Σύνδεση επαφών
Σημειώσεις:
-
Ισχύει εάν έχετε το Exchange Online.
-
Εάν στέλνετε μια φόρμα ή ένα κουίζ στο Teams, μπορείτε να τη στείλετε σε ένα άτομο, μια ομάδα συνομιλίας στο Teams ή σε ένα κανάλι του Teams όταν επιλέγετε τους προσκεκλημένους.
-
Όταν πληκτρολογείτε μια διεύθυνση Outlook για έναν παραλήπτη, το πλαίσιο ελέγχου του Outlook, εάν είναι συμπληρωμένο από προεπιλογή.
Κωδικός QR
Σημείωση: Εισαγάγετε το .png που έχετε λάβει σε οποιοδήποτε σημείο όπου το κοινό για το οποίο προορίζεται θα μπορεί να τη σαρώσει με έναν σαρωτή κωδικών QR.
Ενσωμάτωση
-
Σημείωση: Οποιοσδήποτε λάβει τη σύνδεση φόρμας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορεί να προωθήσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε άλλα άτομα που ενδεχομένως θα μπορούν να δουν και να συμπληρώσουν τη φόρμα σας. Εάν η φόρμα σας, ωστόσο, έχει οριστεί σε Μόνο άτομα στον οργανισμό μου μπορούν να απαντήσουν ή Συγκεκριμένα άτομα στον οργανισμό μου μπορούν να απαντήσουν, μόνο τα άτομα και οι ομάδες που καθορίζετε - είτε όλοι στην εταιρεία σας είτε μόνο συγκεκριμένα άτομα και ομάδες - μπορούν να προβάλουν και να απαντήσουν στη φόρμα σας (ακόμα και αν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει προωθηθεί σε αυτούς).
Ενεργοποίηση ειδοποιήσεων
Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τα μηνύματα ειδοποίησης στο παράθυρο επιβεβαίωσης πρόσκλησης ή στο παράθυρο ρυθμίσεων.
Παράθυρο επιβεβαίωσης
Για να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις, επιλέξτε το κουμπί εναλλαγής Λήψη μηνυμάτων ειδοποίησης .
Για να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις, επιλέξτε ξανά το κουμπί εναλλαγής Λήψη μηνυμάτων ειδοποίησης .
Παράθυρο "Ρυθμίσεις"
Επιλέξτε 
Σημείωση: Αποφύγετε την άμεση απενεργοποίηση των ειδοποιήσεων, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε το πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης μετά από μία ημέρα.
Αποστολή υπενθυμίσεων
Υπάρχουν δύο τρόποι για να στέλνετε υπενθυμίσεις στο ακροατήριό σας.
-
Μέσω μιας ειδοποίησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε την επόμενη ημέρα μετά την αποστολή μιας φόρμας ή ενός κουίζ σε ένα ακροατήριο-Επιλέξτε Αποστολή υπενθύμισης.
Σημειώσεις: Υπάρχουν δύο εκδόσεις της αλληλογραφίας ειδοποιήσεων.
-
Ένα μήνυμα με δυνατότητα ενεργειών, το οποίο είναι διαθέσιμο μόνο στο Outlook
-
Μια έκδοση HTML σε άλλα προγράμματα-πελάτες αλληλογραφίας, όπως η Αλληλογραφία των Windows
-
Από την καρτέλα απαντήσεων της φόρμας ή του κουίζ, επιλέξτε Υπενθύμιση.
