Αφού ολοκληρώσετε ένα έργο, είναι πιθανό ότι δεν θα χρειάζεστε πλέον άμεση πρόσβαση σε αυτό και μπορεί να θέλετε να το αποκρύψετε ώστε να μην εμφανίζεται στο Κέντρο έργων και στις προβολές "Η εργασία μου" των μελών της ομάδας. Η αρχειοθέτηση και η απόκρυψη ολοκληρωμένων έργων μειώνει την "ακαταστασία" σε αυτές τις προβολές και εμποδίζει τους χρήστες να κάνουν αλλαγές σε έργα που δεν είναι πλέον ενεργά.
Υπάρχει μια "τυπική" μέθοδος για την αρχειοθέτηση έργων χρησιμοποιώντας αποτελεσματικά Microsoft Project Server 2010. Εάν αυτή η μέθοδος δεν καλύπτει τις ανάγκες σας, υπάρχουν μερικές εναλλακτικές μέθοδοι που μπορεί να είναι πιο κατάλληλες για τον οργανισμό σας. Αυτό το άρθρο καλύπτει αυτές τις μεθόδους, καθώς και βέλτιστες πρακτικές για μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση.
Σε αυτό το άρθρο
Αρχειοθέτηση έργου με την τυπική μέθοδο
Η τυπική μέθοδος για την αρχειοθέτηση ενός έργου είναι μια διαδικασία πολλών βημάτων:
-
Βήμα 1: Κατάργηση δημοσίευσης όλων των εργασιών έργου
-
Βήμα 2: Απενεργοποίηση ενημερώσεων στην εργασία σύνοψης έργου
-
Βήμα 3: Ρύθμιση ομάδας ασφαλείας για χρήστες που δεν είναι διαχειριστές
-
Βήμα 4: Ρύθμιση μιας κατηγορίας ασφαλείας Αρχειοθήκη
-
Βήμα 5: Αρχειοθέτηση της τοποθεσίας ομάδας έργου
Αυτά τα βήματα εκτελούνται από το διαχειριστή έργου και το διαχειριστή, όπως σημειώνεται σε κάθε μία από τις παρακάτω ενότητες.
Βήμα 1: Κατάργηση δημοσίευσης όλων των εργασιών έργου
Εάν το έργο έχει ήδη δημοσιευτεί στα μέλη της ομάδας και θέλετε τώρα να καταργήσετε το έργο και τις εργασίες του από τις προβολές τους, τότε ο διαχειριστής έργου θα πρέπει να καταργήσει τη δημοσίευση όλων των εργασιών στο έργο που αρχειοθετείτε. Ο διαχειριστής έργου μπορεί να ξεκινήσει αυτή τη διαδικασία στο Microsoft Project Web App, αλλά η πραγματική διαδικασία κατάργησης δημοσίευσης εκτελείται στο Microsoft Project Professional 2010.
Σημείωση: Η κατάργηση της δημοσίευσης μιας εργασίας δεν καταργεί οποιαδήποτε αποδεκτή και εφαρμοσμένη εργασία από το έργο. Ωστόσο, το ιστορικό έγκρισης ενημερώσεων που σχετίζεται με μια εργασία διαγράφεται.
Για να καταργήσετε τη δημοσίευση όλων των εργασιών έργου:
-
Στη Γρήγορη εκκίνηση, στην περιοχή Έργα, κάντε κλικ στην επιλογή Κέντρο έργων.
-
Κάντε κλικ στο όνομα του έργου που αρχειοθετείτε στη στήλη Όνομα έργου .
-
Στην καρτέλα Εργασία, στην ομάδα Έργο, κάντε κλικ στο βέλος στο κουμπί Επεξεργασία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Με Project Professional.
-
Στο Project Professional 2010, μετακινηθείτε με κύλιση στη δεξιά στήλη στο τμήμα πίνακα της προβολής Γράφημα Gantt , κάντε κλικ στην κεφαλίδα Προσθήκη νέας στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση. Εάν στην προβολή Γράφημα Gantt εμφανίζεται ήδη η στήλη Δημοσίευση , παραλείψτε αυτό το βήμα.
-
Στη στήλη Δημοσίευση για κάθε εργασία του έργου, κάντε κλικ στην επιλογή Όχι.
Συμβουλή: Για να επιταχύνετε αυτή τη διαδικασία για μεγαλύτερα έργα, ορίστε την πρώτη εργασία σε Όχι. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στη λαβή στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού και σύρετέ το για να αντιγράψετε τα περιεχόμενα του κελιού στη στήλη Δημοσίευση .
-
Στην καρτέλα Αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση.
-
Μετά τη δημοσίευση του έργου, κλείστε και μεταβιβάστε τον έλεγχο του έργου.
Βήμα 2: Απενεργοποίηση ενημερώσεων στην εργασία σύνοψης έργου
Στη συνέχεια, ο διαχειριστής έργου ίσως χρειαστεί να απενεργοποιήσει τις ενημερώσεις στην εργασία σύνοψης έργου, ώστε να μην είναι δυνατή η δημιουργία αναφορών φύλλου κατανομής χρόνου.
Για να απενεργοποιήσετε τις ενημερώσεις στην εργασία σύνοψης έργου:
-
Στη Γρήγορη εκκίνηση, στην περιοχή Έργα, κάντε κλικ στην επιλογή Κέντρο έργων.
-
Κάντε κλικ στο όνομα του έργου που αρχειοθετείτε στη στήλη Όνομα έργου .
-
Στην καρτέλα Επιλογές , στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εργασία σύνοψης έργου .
-
Στην καρτέλα Επιλογές, στην ομάδα Εργασίες, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο σε Ενημερώσεις.
-
Στην ενότητα Επιλογή εργασιών , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για την εργασία σύνοψης έργου (το αναγνωριστικό είναι 0) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση.
Βήμα 3: Ρύθμιση ομάδας ασφαλείας για χρήστες που δεν είναι διαχειριστές
Μόλις ο διαχειριστής έργου προετοιμάσει το έργο για αρχειοθέτηση, ο διαχειριστής δημιουργεί μια ομάδα ασφαλείας που περιέχει όλους τους χρήστες εκτός από τους διαχειριστές.
Για να δημιουργήσετε μια ομάδα ασφαλείας για χρήστες που δεν είναι διαχειριστές:
-
Στη Γρήγορη εκκίνηση, στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις διακομιστή.
-
Στη σελίδα Ρυθμίσεις διακομιστή , στην περιοχή Ασφάλεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση ομάδων.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα ομάδα.
-
Στην ενότητα Πληροφορίες ομάδας, πληκτρολογήστε Όλοι οι χρήστες που δεν Διαχείριση στο πλαίσιο Όνομα ομάδας.
-
Στην ενότητα Χρήστες , στο πλαίσιο Διαθέσιμοι χρήστες , επιλέξτε τα ονόματα όλων των χρηστών που δεν είναι διαχειριστές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να τους μετακινήσετε στο πλαίσιο Επιλεγμένοι χρήστες .
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Βήμα 4: Ρύθμιση μιας κατηγορίας ασφαλείας Αρχειοθήκη
Αφού ο διαχειριστής δημιουργήσει την ομάδα Όλοι οι χρήστες που δεν Διαχείριση, το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε μια κατηγορία ασφαλείας Αρχειοθέτηση. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, ο διαχειριστής επιλέγει ποια έργα θα αρχειοθετήσει συμπεριλαμβάνοντάς τα σε αυτή την κατηγορία.
Για να δημιουργήσετε μια κατηγορία ασφαλείας Αρχειοθήκη :
-
Στη Γρήγορη εκκίνηση, στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις διακομιστή.
-
Στη σελίδα Ρυθμίσεις διακομιστή , στην περιοχή Ασφάλεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση κατηγοριών.
-
Στη σελίδα Διαχείριση κατηγοριών , κάντε κλικ στην επιλογή Νέα κατηγορία.
-
Στην ενότητα Όνομα και περιγραφή , πληκτρολογήστε Αρχειοθέτηση στο πλαίσιο Όνομα κατηγορίας .
-
Στην ενότητα Χρήστες και ομάδες, στην περιοχή Διαθέσιμοι χρήστες και ομάδες, κάντε κλικ στην επιλογή Όλοι οι χρήστες που δεν Διαχείριση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να μετακινήσετε την ομάδα στο πλαίσιο Χρήστες και ομάδες με δικαιώματα.
-
Στην περιοχή Δικαιώματα για όλους τους χρήστες που δεν Διαχείριση (ομάδα), επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απόρριψη για όλα τα δικαιώματα.
Συμβουλή: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απόρριψη για κάθε κόμβο δικαιωμάτων ανώτατου επιπέδου (Έργο και Πόρος) για να απορρίψετε όλα τα δικαιώματα που έχουν εσοχή κάτω από κάθε κόμβο.
-
Στην ενότητα Έργα , επιλέξτε Μόνο τα έργα που υποδεικνύονται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα του έργου που αρχειοθετείτε στο πλαίσιο Διαθέσιμα έργα .
Σημείωση: Μην επιλέξετε κανένα από τα πλαίσια ελέγχου που παρατίθενται στην περιοχή Εφαρμογή των παραπάνω δικαιωμάτων ασφαλείας του Project σε όλα τα έργα όπου. Αυτή η ενέργεια μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα δικαιωμάτων σε άλλα έργα και πόρους.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να μετακινήσετε το έργο στο πλαίσιο Επιλεγμένα έργα .
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Βήμα 5: Αρχειοθέτηση της τοποθεσίας ομάδας έργου
Πολλά έργα χρησιμοποιούν τη συσχετισμένη τοποθεσία ομάδας έργου για τη συλλογή πληροφοριών που συμπληρώνουν το χρονοδιάγραμμα του έργου. Μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι αυτές οι πληροφορίες αρχειοθετούνται επίσης. Microsoft SharePoint Server 2010 ενεργοποιεί τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας σε επίπεδο τοποθεσίας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο διαχειριστής ολοκληρώνει αυτό το βήμα, ανατρέξτε στο θέμα Εξαγωγή τοποθεσίας, λίστας ή βιβλιοθήκης εγγράφων (SharePoint Server 2010).
Μόλις δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας της τοποθεσίας, ο διαχειριστής μπορεί, στη συνέχεια, να διαγράψει την τοποθεσία.
Για να διαγράψετε μια τοποθεσία ομάδας έργου:
-
Στη Γρήγορη εκκίνηση, στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις διακομιστή.
-
Στη σελίδα Ρυθμίσεις διακομιστή , στην περιοχή Λειτουργικές πολιτικές, κάντε κλικ στην επιλογή Τοποθεσίες έργων.
-
Κάντε κλικ στη γραμμή που περιέχει την τοποθεσία ομάδας έργου για την οποία έχετε δημιουργήσει αντίγραφο ασφαλείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή τοποθεσίας.
-
Επιλέξτε OK για να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή.
Αρχειοθέτηση έργου με χρήση εναλλακτικής μεθόδου
Η τυπική μέθοδος αρχειοθέτησης είναι πλήρης και επιτρέπει την αποκατάσταση, σε περίπτωση που τη χρειαστείτε. Ωστόσο, η εκτεταμένη αρχειοθέτηση δεν είναι πάντα αυτό που χρειάζεται ένας οργανισμός. Μερικές φορές η απλή απόκρυψη ολοκληρωμένων έργων από την προβολή ή η αποθήκευση ενός έργου τοπικά, είναι αρκετή για να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις αρχειοθέτησης.
Εάν η τυπική μέθοδος αρχειοθέτησης δεν φαίνεται να ταιριάζει στις ανάγκες σας, ακολουθούν μερικές εναλλακτικές λύσεις:
-
Απόκρυψη του έργου στο Κέντρο έργων Εάν θέλετε απλώς να αποκρύψετε ολοκληρωμένα έργα στο Κέντρο έργων, μπορείτε να προσθέσετε μια σημαία Αρχειοθήκη στη σελίδα Λεπτομέρειες έργου και, στη συνέχεια, να φιλτράρετε μια προβολή του Κέντρου έργων για να εμφανίσετε μόνο τα έργα όπου η σημαία Αρχειοθήκης έχει οριστεί σε Όχι.
-
Κατάργηση του έργου από την πρόχειρη βάση δεδομένων Μια άλλη επιλογή είναι να εξασφαλίσετε ότι θα δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του έργου στη βάση δεδομένων Αρχειοθήκη και, στη συνέχεια, να διαγράψετε το έργο από τις βάσεις δεδομένων Πρόχειρο, Δημοσίευση και Δημιουργία αναφορών . Εάν χρειάζεστε δεδομένα από το αρχειοθετημένο έργο αργότερα, χρησιμοποιήστε την επιλογή Επαναφορά διαχείρισης στη σελίδα Ρυθμίσεις διακομιστή για να τα επαναφέρετε στη βάση δεδομένων Πρόχειρο και, στη συνέχεια, αναδημοσιεύστε το έργο.
-
Αποθηκεύστε το Έργο ως . Αρχείο MPP Εάν θέλετε να καταργήσετε πλήρως το έργο από τον Project Server, μια άλλη επιλογή είναι να ανοίξετε το έργο από τον Project Server χρησιμοποιώντας Project Professional 2010 και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε το έργο ως αρχείο MPP. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα με τίτλο "Αποθήκευση του έργου σας τοπικά", στο θέμα Αποθήκευση έργου. Συνιστάται να αποθηκεύσετε το έργο με όλα τα δεδομένα προσαρμοσμένου πεδίου, έτσι ώστε το αρχείο MPP να απομονωθεί από τυχόν πρόσθετες αλλαγές που γίνονται σε προσαρμοσμένα πεδία στον Project Server. Αφού αποθηκεύσετε και δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του έργου ως αρχείο MPP, μπορεί να διαγραφεί από τον Project Server. Εάν θέλετε να ανακτήσετε το έργο αργότερα, μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο MPP σε Project Professional 2010 ενώ είστε συνδεδεμένοι στον Project Server και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε το έργο στο διακομιστή.
Σημείωση: Η χρήση αυτής της μεθόδου θα διακόψει τυχόν συνδέσεις παραδοτέου, ζητήματος και κινδύνου μεταξύ του έργου και της τοποθεσίας ομάδας έργου του στον Project Server.
Βέλτιστες πρακτικές για μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση
Κατά καιρούς, η μορφή αρχείου MPP του έργου, τα σχήματα βάσης δεδομένων περιεχομένου του Project Server και τα σχήματα τοποθεσίας SharePoint μπορούν να αλλάξουν ώστε να αντικατοπτρίζουν τις νέες δυνατότητες. Αυτό μπορεί να επηρεάσει τη συμβατότητα με προηγούμενες εκδόσεις στο βαθμό που ένα έργο που έχει αποθηκευτεί ως αρχείο MPP, παλιό αντίγραφο ασφαλείας μιας βάσης δεδομένων περιεχομένου του Project Server ή αντίγραφο ασφαλείας τοποθεσίας ομάδας έργου ενδέχεται να μην μπορεί να χρησιμοποιηθεί αμέσως.
Η βέλτιστη πρακτική είναι να σχεδιάζετε πάντα να συμπεριλάβετε το αρχειοθετημένο περιεχόμενο στο σχεδιασμό αναβάθμισης. Αυτό μειώνει το χρόνο ανάκτησης ενός παλιού έργου που ενδέχεται να απαιτεί πολλά βήματα αναβάθμισης διαφορετικά.
