Βέλτιστες πρακτικές για σύσκεψη του Lync

Ρύθμιση σύσκεψης Lync

Συμμετοχή σε σύσκεψη Lync

• Πραγματοποιήστε είσοδο στη σύσκεψη 10 έως 15 λεπτά νωρίτερα, για να ετοιμαστείτε και να έχετε χρόνο για αντιμετώπιση προβλημάτων, αν απαιτείται.

• Πριν από τη σύσκεψη, αποφασίστε εάν θα χρησιμοποιείτε ήχο μέσω υπολογιστή (Lync ενσωματωμένο ήχο και βίντεο) ή ένα τηλέφωνο για το ηχητικό τμήμα της σύσκεψης.

• Εάν χρησιμοποιείτε ήχο μέσω υπολογιστή, ρυθμίστε τις συσκευές ήχου και βίντεο και ελέγξτε την ποιότητα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μικρόφωνο και τα ηχεία του υπολογιστή σας ή να συνδέσετε ακουστικά με μικρόφωνο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση, δοκιμή και αντιμετώπιση προβλημάτων ήχου του Lync

• Εάν χρησιμοποιείτε τηλέφωνο για τον ήχο της σύσκεψης, αξιοποιήστε τις Lync δυνατότητα Κλήση σε εμένα . Στο παράθυρο Συμμετοχή στον ήχο σύσκεψης, επιλέξτε το στοιχείο Να γίνεται κλήση προς εμένα στο και πληκτρολογήστε τον αριθμό τηλεφώνου στον οποίο θέλετε να σας καλέσουν. Όταν χρησιμοποιείτε αυτήν τη δυνατότητα, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε αναγνωριστικό σύσκεψης ή PIN.

• Αν είναι εφικτό, χρησιμοποιήστε ακουστικά με μικρόφωνο, αντί για το μικρόφωνο και τα ηχεία του υπολογιστή σας, για ανώτερη ποιότητα ήχου.

• Η ποιότητα του ήχου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την κατάσταση του δικτύου. Χρησιμοποιήστε ενσύρματη σύνδεση δικτύου και φροντίστε να απενεργοποιήσετε το ασύρματο δίκτυο στον υπολογιστή σας.

• Αφού συμμετάσχετε στη σύσκεψη, κάντε σίγαση του μικροφώνου σας, εάν δεν μιλάτε.

Παρουσίαση σε σύσκεψη Lync

• Πείτε σε ένα συνάδελφο να πραγματοποιήσει είσοδο στη σύσκεψη μαζί σας για να επιβεβαιώσει την ηχητική και οπτική ποιότητα της σύσκεψης.

• Ελέγξτε τις επιλογές εντός της σύσκεψης για να βεβαιωθείτε ότι έχετε απενεργοποιήσει ή ενεργοποιήσει τις σωστές δυνατότητες ακροατηρίου, όπως τα δικαιώματα συμμετεχόντων, την προβολή περιεχομένου ή τα δικαιώματα σχολιασμού.

• Αν χρησιμοποιείτε το PowerPoint:

  • Φροντίστε η ομάδα διαφανειών να περιέχει έως 15 διαφάνειες ή λιγότερες, με μεγαλύτερες γραμματοσειρές (άνω των 30 στιγμών) και ένα απλό φόντο, για να μην αποσπά την προσοχή.

  • Στείλτε την παρουσίασή σας εκ των προτέρων και εξασκηθείτε με τα στοιχεία ελέγχου για τη μετακίνηση των διαφανειών ή το σχολιασμό τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να επεξηγήσετε σημαντικά σημεία χρησιμοποιώντας το δείκτη λέιζερ ή σημάνσεις.

  • Χρησιμοποιήστε τις σημειώσεις παρουσιαστή για να θυμάστε τα σημεία της ομιλίας σας. Ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση PowerPoint διαφανειών σε μια σύσκεψη Lync για περισσότερες πληροφορίες.

• Εάν κάνετε κοινή χρήση της επιφάνειας εργασίας σας ή ενός προγράμματος:

  • Λάβετε υπόψη ότι όταν κάνετε κοινή χρήση ενός προγράμματος, μόνο τα προγράμματα και τα αρχεία που τίθενται σε κοινή χρήση είναι ορατά στους συμμετέχοντες. Εάν μεταβείτε σε άλλα προγράμματα, δεν θα είναι ορατά στη σύσκεψη.

  • Χρησιμοποιήστε την κοινή χρήση επιφάνειας εργασίας, αν πρέπει να κάνετε εναλλαγή μεταξύ προγραμμάτων.

  • Κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση στο Lync Σύσκεψη για να δείτε τι βλέπουν οι συμμετέχοντες όταν κάνετε κοινή χρήση της επιφάνειας εργασίας σας ή ενός προγράμματος.

  • Ενημερώστε το ακροατήριό σας ότι μπορεί να μεγεθύνει την περιοχή προβολής μεταβαίνοντας σε λειτουργία πλήρους οθόνης.

    Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση επιφάνειας εργασίας ή προγράμματος σε σύσκεψη Lync.

• Αφήστε αρκετό χρόνο για ερωτήσεις και ενημερώστε το ακροατήριο ότι μπορεί να πληκτρολογήσει τις ερωτήσεις ή τα σχόλιά του στην περιοχή ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων (IM).

  • Κάντε σίγαση στον εαυτό σας όταν δεν μιλάτε και βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πώς μπορείτε να κάνετε σίγαση ή διακοπή σίγασης των συμμετεχόντων, εάν είναι απαραίτητο, τόσο χρησιμοποιώντας Lync όσο και τονικές εντολές του τηλεφώνου, εάν χρησιμοποιείτε τηλέφωνο (πατήστε *1 στο πληκτρολόγιο κλήσης του τηλεφώνου σας για να ακούσετε τις εντολές).

  • Στην αρχή της σύσκεψης, υπενθυμίστε στους συμμετέχοντες πώς να κάνουν σίγαση ή κατάργηση σίγασης στο μικρόφωνό τους.