Υπάρχουν διάφορες επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατά τη ρύθμιση, τη συμμετοχή και την παρουσίαση μιας σύσκεψης Lync. Αυτές οι βέλτιστες πρακτικές σάς βοηθούν να επωφεληθείτε από τις δυνατότητες που διευκολύνουν την εργασία σας και παρέχουν μια ευχάριστη εμπειρία σύσκεψης.
Συμβουλή: Για ένα διαδραστικό οδηγό με οδηγίες για συνήθεις εργασίες παρουσιαστή, ανατρέξτε στο θέμα Προγραμματισμός και προετοιμασία για σύσκεψη Lync και Διαχείριση της σύσκεψης Lync.
Ρύθμιση σύσκεψης Lync
Προγραμματισμός της σύσκεψης
-
Για μια μικρή και ανεπίσημη σύσκεψη με άτομα εντός της εταιρείας σας, χρησιμοποιήστε τις προεπιλογές σύσκεψης και παρακάμψτε την αλλαγή των ρυθμίσεων. Να θυμάστε ότι οι προεπιλογές επιτρέπουν σε όλους να γίνουν παρουσιαστές και να συμμετέχουν στη σύσκεψη απευθείας.
-
Εάν έχετε μια συγκεκριμένη απαίτηση για τη σύσκεψη, για παράδειγμα, μεγαλύτερο ακροατήριο, ασφαλή δεδομένα ή εξωτερικούς πελάτες, μην παραλείψετε να αλλάξετε τις επιλογές σύσκεψης ώστε να ικανοποιούν την απαίτηση. Για πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ορισμός επιλογών για συσκέψεις Lync.
-
Εάν υπάρχουν ταυτόχρονα συμμετέχοντες επι πρόσωπο με πρόσωπο και συμμετέχοντες μέσω Internet, μπορείτε να εκτελέσετε τη σύσκεψη Lync σε μια αίθουσα διασκέψεων. Κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση αίθουσας στο Outlook, για να βρείτε και να προσθέσετε μια αίθουσα διασκέψεων στο κτίριο που θέλετε. Εναλλακτικά, κάντε κράτηση της αίθουσας ξεχωριστά και προσθέστε τα στοιχεία της αίθουσας στο πλαίσιο Θέση στην πρόσκληση σε σύσκεψη.
Ορισμός αναπληρωματικού παρουσιαστή
Επιλέξτε αναπληρωματικό παρουσιαστή, σε περίπτωση που δεν μπορείτε να συμμετάσχετε ή καθυστερήσετε. Ένας αναπληρωματικός παρουσιαστής μπορεί επίσης να ξεκινήσει την εγγραφή, να βοηθήσει και να διαχειριστεί το ακροατήριο ή να παρακολουθήσει τις ερωτήσεις που υποβάλλονται στη σύσκεψη, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στην παρουσίασή σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό, αν έχετε μεγάλη σύσκεψη ή συμβάν.
Γνώση του Προσωπικού αναγνωριστικού αριθμού σας (PIN)
Τις περισσότερες φορές δεν χρειάζεστε PIN όταν καλείτε στη σύσκεψη μέσω τηλεφώνου. Συνδέεστε απευθείας και ο αριθμός σας εμφανίζεται στη λίστα συμμετεχόντων. Ωστόσο, εάν θέλετε να καλέσετε ως προεδρεύων ή ως καλών του οποίου η ταυτότητα έχει ελεγχθεί, θα σας ζητηθεί το PIN ή/και ο αριθμός ή το εσωτερικό της εργασίας σας.
Η κλήση ως καλών του οποίου η ταυτότητα έχει ελεγχθεί σημαίνει απλώς ότι η σύσκεψη είναι ασφαλής και η ταυτότητά σας θα πρέπει να έχει πιστοποιηθεί πριν από τη συμμετοχή σας σε αυτήν.
Καλό είναι να έχετε εύκαιρο το PIN σας σε περίπτωση που το χρειαστείτε. Αν δεν θυμάστε το PIN σας, κάντε κλικ στην επιλογή Ξεχάσατε το PIN κλήσης σας; στην πρόσκληση σε σύσκεψη και ακολουθήστε τις οδηγίες στη σελίδα για την επαναφορά του.
Συμπερίληψη εκπαιδευτικού εγγράφου ή σύνδεσης στην πρόσκληση σε σύσκεψη
Εάν προσκαλείτε συμμετέχοντες που δεν είναι εξοικειωμένοι με το Lync, συμπεριλάβετε ένα εκπαιδευτικό έγγραφο οδηγιών ή μια σύνδεση προς την Lync εκπαίδευση στην πρόσκληση σε σύσκεψη, για να τους βοηθήσετε με τις δυνατότητες σύσκεψης πριν να συμμετάσχουν στη σύσκεψη.
Προσθήκη σημειώσεων στην πρόσκληση σε σύσκεψη
Κατά τον προγραμματισμό της σύσκεψής σας, μπορείτε να προσθέσετε ιδιωτικές ή κοινόχρηστες σημειώσεις χρησιμοποιώντας το OneNote. Στη συνέχεια, οι προσκεκλημένοι μπορούν να προβάλουν και να επεξεργαστούν τις κοινόχρηστες σημειώσεις πριν από τη σύσκεψη, εάν έχουν τα κατάλληλα δικαιώματα. Απλώς κάντε κλικ στο στοιχείο Σημειώσεις σύσκεψης στην κορδέλα της πρόσκλησης και προσθέστε κοινόχρηστες σημειώσεις για τις προσκλήσεις σε σύσκεψη ή τις δικές σας σημειώσεις (δεν είναι ορατές σε άλλους).
Συμμετοχή σε σύσκεψη Lync
Συμβουλή: Για ένα διαδραστικό οδηγό για τη συμμετοχή σε μια σύσκεψη Lync, συμπεριλαμβανομένων συμβουλών αντιμετώπισης προβλημάτων, ανατρέξτε στο θέμα Συμμετοχή σε σύσκεψη Lync.
-
Πραγματοποιήστε είσοδο στη σύσκεψη 10 έως 15 λεπτά νωρίτερα, για να ετοιμαστείτε και να έχετε χρόνο για αντιμετώπιση προβλημάτων, αν απαιτείται.
-
Πριν από τη σύσκεψη, αποφασίστε εάν θα χρησιμοποιείτε ήχο μέσω υπολογιστή (Lync ενσωματωμένο ήχο και βίντεο) ή ένα τηλέφωνο για το ηχητικό τμήμα της σύσκεψης.
-
Εάν χρησιμοποιείτε ήχο μέσω υπολογιστή, ρυθμίστε τις συσκευές ήχου και βίντεο και ελέγξτε την ποιότητα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μικρόφωνο και τα ηχεία του υπολογιστή σας ή να συνδέσετε ακουστικά με μικρόφωνο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα Ρύθμιση και δοκιμή ήχου του Lync και Ρύθμιση και αντιμετώπιση προβλημάτων του βίντεο στο Lync.
-
Εάν χρησιμοποιείτε τηλέφωνο για τον ήχο της σύσκεψης, αξιοποιήστε τις Lync δυνατότητα Κλήση σε εμένα . Στο παράθυρο Συμμετοχή στον ήχο σύσκεψης, επιλέξτε Κλήση σε εμένα και πληκτρολογήστε τον αριθμό τηλεφώνου στον οποίο θέλετε να σας καλέσει.
Όταν χρησιμοποιείτε αυτήν τη δυνατότητα, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε αναγνωριστικό ή PIN σύσκεψης. Πατήστε *1 για να ακούσετε μια περιγραφή των διαθέσιμων εντολών διάσκεψης.
-
Αν είναι εφικτό, χρησιμοποιήστε ακουστικά με μικρόφωνο, αντί για το μικρόφωνο και τα ηχεία του υπολογιστή σας, για ανώτερη ποιότητα ήχου.
-
Η ποιότητα του ήχου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την κατάσταση του δικτύου. Χρησιμοποιήστε ενσύρματη σύνδεση δικτύου και φροντίστε να απενεργοποιήσετε το ασύρματο δίκτυο στον υπολογιστή σας.
-
Αφού συμμετάσχετε στη σύσκεψη, κάντε σίγαση του μικροφώνου σας, εάν δεν μιλάτε. Ανατρέξτε στο θέμα Χρήση ήχου σε σύσκεψη Lync.
Παρουσίαση σε σύσκεψη Lync
-
Πείτε σε ένα συνάδελφο να πραγματοποιήσει είσοδο στη σύσκεψη μαζί σας για να επιβεβαιώσει την ηχητική και οπτική ποιότητα της σύσκεψης.
-
Ελέγξτε τις επιλογές εντός της σύσκεψης για να βεβαιωθείτε ότι έχετε απενεργοποιήσει/ενεργοποιήσει τις σωστές δυνατότητες ακροατηρίου, όπως δικαιώματα συμμετεχόντων, προβολή περιεχομένου ή δικαιώματα σχολιασμού.
-
Αν χρησιμοποιείτε το PowerPoint:
-
Φροντίστε η ομάδα διαφανειών να περιέχει έως 15 διαφάνειες ή λιγότερες, με μεγαλύτερες γραμματοσειρές (άνω των 30 στιγμών) και ένα απλό φόντο, για να μην αποσπά την προσοχή.
-
Στείλτε την παρουσίασή σας εκ των προτέρων και εξασκηθείτε με τα στοιχεία ελέγχου για να μετακινήσετε τις διαφάνειες ή να τις σχολιάσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να επεξηγήσετε σημαντικά σημεία χρησιμοποιώντας το δείκτη λέιζερ ή σημάνσεις.
-
Χρησιμοποιήστε τις σημειώσεις παρουσιαστή για να θυμάστε τα σημεία της ομιλίας σας.
Ανατρέξτε στο θέμα Παρουσίαση διαφανειών του PowerPoint σε σύσκεψη Lync για περισσότερες πληροφορίες.
-
Εάν κάνετε κοινή χρήση της επιφάνειας εργασίας σας ή προγράμματος:
-
Λάβετε υπόψη ότι, κατά την κοινή χρήση ενός προγράμματος, μόνο τα προγράμματα και τα έγγραφα που έχετε θέσει σε κοινή χρήση είναι ορατά στους συμμετέχοντες. Εάν μεταβείτε σε άλλα προγράμματα, δεν θα είναι ορατά στη σύσκεψη.
-
Χρησιμοποιήστε την κοινή χρήση επιφάνειας εργασίας, αν πρέπει να κάνετε εναλλαγή μεταξύ προγραμμάτων.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση στο Lync Σύσκεψη για να δείτε τι βλέπουν οι συμμετέχοντες όταν κάνετε κοινή χρήση επιφάνειας εργασίας ή προγράμματος.
-
Ενημερώστε το ακροατήριό σας ότι μπορεί να μεγεθύνει την περιοχή προβολής μεταβαίνοντας σε λειτουργία Πλήρους οθόνης.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση της επιφάνειας εργασίας και των προγραμμάτων σε μια σύσκεψη Lync.
-
-
Αφήστε αρκετό χρόνο για ερωτήσεις και ενημερώστε το ακροατήριο ότι μπορεί να πληκτρολογήσει ερωτήσεις ή σχόλια στην ενότητα IM της σύσκεψης.
-
Κάντε σίγαση στον εαυτό σας όταν δεν μιλάτε και βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πώς μπορείτε να κάνετε σίγαση ή διακοπή σίγασης των συμμετεχόντων, εάν χρειάζεται, τόσο χρησιμοποιώντας Lync όσο και τονικές εντολές τηλεφώνου αν χρησιμοποιείτε τηλέφωνο (πατήστε *1 στο πληκτρολόγιο κλήσης του τηλεφώνου σας για να ακούσετε τις εντολές).
-
Στην αρχή της σύσκεψης, υπενθυμίστε στους συμμετέχοντες πώς να κάνουν σίγαση ή κατάργηση σίγασης στο μικρόφωνό τους.
-
Στο τέλος της σύσκεψης, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερες επιλογές(…) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Λήξη της σύσκεψης. Κάντε κλικ στο κουμπί OK στην προτροπή για συνέχεια. Αυτό κλείνει το παράθυρο και αποσυνδέει όλους από τη σύσκεψη, συμπεριλαμβανομένων και εκείνων των συμμετεχόντων που έκαναν κλήση στη σύσκεψη.
Εάν θέλετε απλώς να αποχωρήσετε από τη σύσκεψη και να αφήσετε τους άλλους να παραμείνουν συνδεδεμένοι, απλώς κλείστε το παράθυρο της σύσκεψης.
Εκτέλεση σύσκεψης σε αίθουσα διασκέψεων
Μια καλή ιδέα είναι να αφιερώσετε χρόνο για να προετοιμάσετε την αίθουσα πριν από την έναρξη της σύσκεψης, για να βεβαιωθείτε ότι Lync έχει ρυθμιστεί για εργασία με τις συσκευές ήχου και βίντεο της αίθουσας.
-
Συνδέστε τον φορητό υπολογιστή σας στον προβολέα και στο τηλέφωνο της αίθουσας διασκέψεων, εάν χρειάζεται.
-
Κάντε σίγαση στο μικρόφωνο και τα ηχεία του υπολογιστή σας, αν υπάρχει αντήχηση. Ζητήστε από άλλα άτομα στην αίθουσα να κάνουν επίσης σίγαση στο μικρόφωνο και τα ηχεία τους, εάν έχουν εισέλθει στο Lync.
-
Μπορείτε να συνδέσετε το τηλέφωνο της αίθουσας με τον υπολογιστή σας ή να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο για να καλέσετε τον ήχο της σύσκεψης.
-
Εάν χρησιμοποιείτε τον προβολέα της αίθουσας, συνδέστε το καλώδιο στον υπολογιστή σας και επιλέξτε την κατάλληλη οθόνη.
Ο συνδυασμός πλήκτρων Windows+P εμφανίζει τις ρυθμίσεις οθόνης και μπορείτε να επιλέξετε μια από τις παρακάτω επιλογές:
-
Διπλότυπο – εμφανίζει την επιφάνεια εργασίας σας τόσο στην οθόνη του υπολογιστή σας όσο και στον προβολέα της αίθουσας.
-
Επέκταση – επεκτείνει την επιφάνεια εργασίας σας από την οθόνη του υπολογιστή και τον προβολέα της αίθουσας.
-
Μόνο προβολέας – εμφανίζει την επιφάνεια εργασίας σας μόνο στον προβολέα της αίθουσας.
Συνιστάται η επιλογή Διπλότυπο, ώστε να μπορείτε να δείτε τη σύσκεψη τόσο στην οθόνη του υπολογιστή όσο και στην οθόνη της αίθουσας.
