Βέλτιστες πρακτικές για σύσκεψη του Lync

Υπάρχουν διάφορες επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατά τη ρύθμιση, τη συμμετοχή και την παρουσίαση σε μια σύσκεψη Lync. Αυτές οι βέλτιστες πρακτικές σάς βοηθούν να επωφεληθείτε από τις δυνατότητες που διευκολύνουν την εργασία σας και παρέχουν μια ευχάριστη εμπειρία σύσκεψης.

Σημείωση: Για ένα διαδραστικό οδηγό με οδηγίες για συνήθεις εργασίες παρουσιαστή, ανατρέξτε στο θέμα Προγραμματισμός και προετοιμασία για σύσκεψη Skype για επιχειρήσεις (Lync) και Διαχείριση σύσκεψης Skype για επιχειρήσεις (Lync).

Ρύθμιση σύσκεψης Lync

Χρησιμοποιήστε Outlook ή το Web Scheduler για να προγραμματίσετε μια σύσκεψη Lync και ακολουθήστε αυτές τις βέλτιστες πρακτικές.

Σημείωση: Για λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να προγραμματίσετε μια σύσκεψη Lync, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση σύσκεψης Lync.

Προγραμματισμός της σύσκεψης

Για μια μικρή και ανεπίσημη σύσκεψη με άτομα εντός της εταιρείας σας, χρησιμοποιήστε τις προεπιλογές σύσκεψης αντί να αλλάξετε τις ρυθμίσεις. Να θυμάστε ότι οι προεπιλογές επιτρέπουν σε όλους να γίνουν παρουσιαστές και να συμμετέχουν στη σύσκεψη απευθείας.
Εάν έχετε μια συγκεκριμένη απαίτηση για τη σύσκεψη, για παράδειγμα, μεγαλύτερο ακροατήριο, ασφαλή δεδομένα ή εξωτερικούς πελάτες, μην παραλείψετε να αλλάξετε τις επιλογές της σύσκεψης ώστε να ικανοποιούν την απαίτηση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αλλαγή ρυθμίσεων συμμετεχόντων για συσκέψεις Lync.

Σημείωση: Ο μέγιστος αριθμός των συμμετεχόντων στη σύσκεψη είναι 250.

Εάν υπάρχουν ταυτόχρονα συμμετέχοντες επι πρόσωπο με πρόσωπο και συμμετέχοντες μέσω Internet και χρησιμοποιείτε Outlook, μπορείτε να εκτελέσετε τη σύσκεψη Lync σε μια αίθουσα διασκέψεων. Κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση αίθουσας στην πρόσκληση σε σύσκεψη του Outlook για να βρείτε και να προσθέσετε μια αίθουσα διασκέψεων στο κτίριο που θέλετε. Εναλλακτικά, κάντε κράτηση της αίθουσας ξεχωριστά και προσθέστε τα στοιχεία της αίθουσας στο πλαίσιο Θέση στην πρόσκληση σε σύσκεψη.

Ορισμός αναπληρωματικού παρουσιαστή

Επιλέξτε αναπληρωματικό παρουσιαστή, σε περίπτωση που δεν μπορείτε να συμμετάσχετε ή καθυστερήσετε. Ένας αναπληρωματικός παρουσιαστής μπορεί επίσης να ξεκινήσει την εγγραφή, να βοηθήσει και να διαχειριστεί το ακροατήριο ή να παρακολουθήσει τις ερωτήσεις που υποβάλλονται στη σύσκεψη, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στην παρουσίασή σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό, αν έχετε μεγάλη σύσκεψη ή συμβάν.

Συμπερίληψη εκπαιδευτικού εγγράφου ή σύνδεσης στην πρόσκληση σε σύσκεψη

Εάν προσκαλείτε συμμετέχοντες που δεν είναι εξοικειωμένοι με Lync, συμπεριλάβετε ένα εκπαιδευτικό έγγραφο οδηγιών ή μια σύνδεση προς την Lync εκπαίδευση στην πρόσκληση σε σύσκεψη, για να τους βοηθήσετε να μάθουν περισσότερα σχετικά με τις δυνατότητες σύσκεψης πριν να συμμετάσχουν στη σύσκεψη.

Προσθήκη σημειώσεων στην πρόσκληση σε σύσκεψη

Κατά τον προγραμματισμό συσκέψεων, εάν χρησιμοποιείτε το OneNote, μπορείτε να προσθέσετε ιδιωτικές ή κοινόχρηστες σημειώσεις. Στη συνέχεια, οι προσκεκλημένοι μπορούν να προβάλουν και να επεξεργαστούν τις κοινόχρηστες σημειώσεις πριν από τη σύσκεψη, εάν τα κατάλληλα δικαιώματα. Απλώς κάντε κλικ στο στοιχείο Σημειώσεις σύσκεψης στην κορδέλα της πρόσκλησης και προσθέστε κοινόχρηστες σημειώσεις για τις προσκλήσεις σε σύσκεψη ή τις δικές σας σημειώσεις (δεν είναι ορατές σε άλλους). Ανατρέξτε στο θέμα Χρήση κοινόχρηστων και ιδιωτικών σημειώσεων σε μια σύσκεψη Lync για περισσότερες πληροφορίες.

Συμμετοχή σε σύσκεψη Lync

Για λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο συμμετοχής σε μια σύσκεψη Lync, ανατρέξτε στο θέμα Συμμετοχή σε σύσκεψη Lync. Ακολουθήστε αυτές τις βέλτιστες πρακτικές για τη συμμετοχή:

Πραγματοποιήστε είσοδο στη σύσκεψη 10 έως 15 λεπτά νωρίτερα, για να ετοιμαστείτε και να έχετε χρόνο για αντιμετώπιση προβλημάτων, εάν χρειαστεί.
Πριν από τη σύσκεψη, αποφασίστε εάν θα χρησιμοποιείτε ήχο μέσω υπολογιστή (Lync ενσωματωμένο ήχο και βίντεο) ή ένα τηλέφωνο (εάν η πρόσκληση σε σύσκεψη περιλαμβάνει λεπτομέρειες κλήσης), για το ηχητικό τμήμα της σύσκεψης.
Εάν χρησιμοποιείτε ήχο μέσω υπολογιστή, ρυθμίστε τις συσκευές ήχου και βίντεο και ελέγξτε την ποιότητα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μικρόφωνο και τα ηχεία του υπολογιστή σας ή να συνδέσετε ακουστικά με μικρόφωνο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα Ρύθμιση και δοκιμή ήχου του Lync και Ρύθμιση και αντιμετώπιση προβλημάτων του βίντεο στο Lync.
Εάν χρησιμοποιείτε τηλέφωνο για τον ήχο της σύσκεψης και έχετε δυνατότητα διάσκεψης με κλήση σύνδεσης (επικοινωνήστε με το τμήμα τεχνικής υποστήριξης του χώρου εργασίας σας για λεπτομέρειες), επωφεληθείτε από τη δυνατότητα "Κλήση στον αριθμό μου " Lync. Στο παράθυρο Συμμετοχή στον ήχο σύσκεψης, επιλέξτε το στοιχείο Να γίνεται κλήση προς εμένα στο και πληκτρολογήστε τον αριθμό τηλεφώνου στον οποίο θέλετε να σας καλέσουν. Όταν χρησιμοποιείτε αυτήν τη δυνατότητα, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε αναγνωριστικό σύσκεψης ή PIN.
Αν είναι εφικτό, χρησιμοποιήστε ακουστικά με μικρόφωνο, αντί για το μικρόφωνο και τα ηχεία του υπολογιστή σας, για ανώτερη ποιότητα ήχου.
Η ποιότητα του ήχου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την κατάσταση του δικτύου. Χρησιμοποιήστε ενσύρματη σύνδεση δικτύου και φροντίστε να απενεργοποιήσετε το ασύρματο δίκτυο στον υπολογιστή σας.
Αφού συμμετάσχετε στη σύσκεψη, κάντε σίγαση του μικροφώνου σας όταν δεν μιλάτε.

Μάθετε το PIN σας

Τις περισσότερες φορές δεν χρειάζεστε προσωπικό αναγνωριστικό αριθμό (PIN) όταν καλείτε στη σύσκεψη μέσω τηλεφώνου. Συνδέεστε απευθείας και ο αριθμός σας εμφανίζεται στη λίστα συμμετεχόντων. Ωστόσο, εάν θέλετε να καλέσετε ως προεδρεύων ή ως καλών του οποίου η ταυτότητα έχει ελεγχθεί, θα σας ζητηθεί το PIN ή/και ο αριθμός ή το εσωτερικό της εργασίας σας.

Σημείωση: Η κλήση ως καλών του οποίου η ταυτότητα έχει ελεγχθεί σημαίνει απλώς ότι η σύσκεψη είναι ασφαλής και η ταυτότητά σας θα πρέπει να έχει πιστοποιηθεί πριν από τη συμμετοχή σας σε αυτήν.

Καλό είναι να έχετε εύκαιρο το PIN σας σε περίπτωση που το χρειαστείτε. Αν δεν θυμάστε το PIN σας, κάντε κλικ στην επιλογή Ξεχάσατε το PIN κλήσης σας; στην πρόσκληση σε σύσκεψη και ακολουθήστε τις οδηγίες στη σελίδα για την επαναφορά του.

Σημαντικό: Οι λεπτομέρειες κλήσης περιλαμβάνονται μόνο σε συσκέψεις που έχουν ρυθμιστεί από χρήστες οι παράμετροι των λογαριασμών των οποίων έχουν ρυθμιστεί για διάσκεψη με κλήση σύνδεσης. Για λεπτομέρειες, επικοινωνήστε με το τμήμα τεχνικής υποστήριξης στο χώρο εργασίας σας.

Παρουσίαση σε σύσκεψη Lync

Για να μάθετε πώς να ρυθμίσετε μια περίοδο λειτουργίας κοινής χρήσης, ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση επιφάνειας εργασίας ή προγράμματος. Κατά την κοινή χρήση, συνιστάται να κάνετε τα εξής:

Πείτε σε ένα συνάδελφο να πραγματοποιήσει είσοδο στη σύσκεψη μαζί σας για να επιβεβαιώσει την ηχητική και οπτική ποιότητα της σύσκεψης.
Ελέγξτε τις επιλογές εντός της σύσκεψης για να βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τις δυνατότητες ακροατηρίου που θέλετε, όπως δικαιώματα συμμετεχόντων, προβολή περιεχομένου ή δικαιώματα σχολιασμού.
Αφήστε αρκετό χρόνο για ερωτήσεις και ενημερώστε το ακροατήριο ότι μπορεί να πληκτρολογήσει ερωτήσεις ή σχόλια στην ενότητα ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων (IM) της σύσκεψης.
Κάντε σίγαση στον εαυτό σας όταν δεν μιλάτε και βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πώς να κάνετε σίγαση ή διακοπή σίγασης των συμμετεχόντων, εάν είναι απαραίτητο, τόσο χρησιμοποιώντας Lync όσο και τονικές εντολές του τηλεφώνου, αν χρησιμοποιείτε τηλέφωνο (πατήστε *1 στο πληκτρολόγιο κλήσης του τηλεφώνου σας για να ακούσετε τις εντολές).
Στην αρχή της σύσκεψης, υπενθυμίστε στους συμμετέχοντες πώς να κάνουν σίγαση ή κατάργηση σίγασης στο μικρόφωνό τους.

Αν χρησιμοποιείτε το PowerPoint:

Φροντίστε η ομάδα διαφανειών να περιέχει έως 15 διαφάνειες ή λιγότερες, με μεγαλύτερες γραμματοσειρές (άνω των 30 στιγμών) και ένα απλό φόντο, για να μην αποσπά την προσοχή.
Στείλτε την παρουσίασή σας εκ των προτέρων και εξασκηθείτε με τα στοιχεία ελέγχου για τη μετακίνηση των διαφανειών ή το σχολιασμό τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να επεξηγήσετε σημαντικά σημεία χρησιμοποιώντας το δείκτη λέιζερ ή σημάνσεις.
Χρησιμοποιήστε τις σημειώσεις παρουσιαστή για να θυμάστε τα σημεία της ομιλίας σας. Ανατρέξτε στο θέμα Παρουσίαση διαφανειών του PowerPoint σε σύσκεψη του Lync για περισσότερες πληροφορίες.

Εάν κάνετε κοινή χρήση της επιφάνειας εργασίας σας ή ενός προγράμματος:

Λάβετε υπόψη ότι, κατά την κοινή χρήση ενός προγράμματος, μόνο τα προγράμματα και τα αρχεία που έχετε θέσει σε κοινή χρήση είναι ορατά στους συμμετέχοντες. Εάν μεταβείτε σε άλλα προγράμματα, δεν θα είναι ορατά στη σύσκεψη.
Χρησιμοποιήστε την κοινή χρήση επιφάνειας εργασίας, αν πρέπει να κάνετε εναλλαγή μεταξύ προγραμμάτων.
Κάντε κλικ στο στοιχείο Προεπισκόπηση στο παράθυρο της σύσκεψης για να δείτε τι βλέπουν οι συμμετέχοντες όταν μοιράζεστε την επιφάνεια εργασίας ή ένα πρόγραμμα.
Ενημερώστε το ακροατήριό σας ότι μπορεί να μεγεθύνει την περιοχή προβολής μεταβαίνοντας σε λειτουργία πλήρους οθόνης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση επιφάνειας εργασίας ή προγράμματος.

Εκτέλεση σύσκεψης σε αίθουσα διασκέψεων

Μια καλή ιδέα είναι να αφιερώσετε χρόνο για να προετοιμάσετε την αίθουσα πριν από την έναρξη της σύσκεψης, για να βεβαιωθείτε ότι Lync έχει ρυθμιστεί για εργασία με τις συσκευές ήχου και βίντεο της αίθουσας.

Συνδέστε τον φορητό υπολογιστή σας στον προβολέα και στο τηλέφωνο της αίθουσας διασκέψεων, εάν χρειάζεται.
Κάντε σίγαση στο μικρόφωνο και τα ηχεία του υπολογιστή σας, αν υπάρχει αντήχηση. Ζητήστε από άλλα άτομα στην αίθουσα να κάνουν επίσης σίγαση στο μικρόφωνο και τα ηχεία τους, εάν έχουν εισέλθει στο Lync.
Μπορείτε να συνδέσετε το τηλέφωνο της αίθουσας με τον υπολογιστή σας ή να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο για να καλέσετε τον ήχο της σύσκεψης, εάν η πρόσκληση σε σύσκεψη περιλαμβάνει λεπτομέρειες κλήσης.
Εάν χρησιμοποιείτε τον προβολέα της αίθουσας, συνδέστε το καλώδιο στον υπολογιστή σας και επιλέξτε την κατάλληλη οθόνη. Στο πληκτρολόγιό σας, πατήστε το πλήκτρο των Windows + P για να εμφανίσετε την οθόνη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή: Αναπαραγωγή, για να εμφανίσετε την επιφάνεια εργασίας στην οθόνη του υπολογιστή σας και στον προβολέα της αίθουσας, Επέκταση, για την επέκταση της επιφάνειας εργασίας από την οθόνη του υπολογιστή και τον προβολέα της αίθουσας ή Προβολέας μόνο, για να εμφανίσετε την επιφάνεια εργασίας μόνο στον προβολέα της αίθουσας.

Συμβουλή: Συνιστάται η επιλογή Αναπαραγωγή, ώστε να μπορείτε να δείτε τη σύσκεψη τόσο στην οθόνη του υπολογιστή όσο και στην οθόνη της αίθουσας.

Αρχή της σελίδας