Ως διαχειριστής έργου, επικοινωνείτε με πολλούς ενδιαφερόμενους φορείς του έργου — από τα μέλη της ομάδας που εκτελούν εργασίες έργου έως στελέχη του οργανισμού και πελάτες του Project. Επειδή η επικοινωνία είναι τόσο σημαντική για την επιτυχία του έργου σας και επειδή επικοινωνείτε με διάφορους τύπους πληροφοριών με διάφορους τύπους ενδιαφερομένων, χρειάζεστε ένα στερεό σχέδιο επικοινωνίας έργου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Project Web App μέσω της συνδρομής σας Project Online για να υλοποιήσετε πολλές πτυχές του προγράμματος επικοινωνίας σας και να ανταλλάξετε τα σωστά είδη πληροφοριών με τα κατάλληλα άτομα.
Σε αυτό το άρθρο
Γιατί είναι τόσο σημαντική η επικοινωνία του Project;
Με τόσους πολλούς ανθρώπους που εμπλέκονται σε ένα έργο, μεγάλο ή μικρό, η επικοινωνία έχει έναν τεράστιο ρόλο στην επιτυχία ή την αποτυχία του έργου. Όταν λείπει η επικοινωνία, το έργο σας μπορεί να βιώσει παραλήψεις, όπως υποθέσεις, επανάληψη προσπαθειών ή το αντίθετο, κενά στην προσπάθεια. Επιπλέον, οι ενδιαφερόμενοι μπορεί να αισθανθούν ότι βρίσκονται σε απομονωμένα σιλό, ανήκουστα και μη υποστηριζόμενα, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε φτωχό ηθικό και φθίνουσα παραγωγικότητα.
Από την άλλη πλευρά, όταν η επικοινωνία είναι καλή, το έργο σας μπορεί να βιώσει την αποτελεσματικότητα στη διαδικασία, την ταυτοποίηση και την πρόληψη των προβλημάτων και των κινδύνων, την καινοτόμο επίλυση προβλημάτων και τη λήψη αποφάσεων με βάση τα έγκυρα γεγονότα. Η προώθηση της καλής επικοινωνίας σε ένα έργο βελτιώνει την πιθανότητα το έργο σας να παραμείνει εντός χρονοδιαγράμματος και εντός του προϋπολογισμού του.
Τι είναι η καλή επικοινωνία, τέλος πάντων; Ανταλλάσσει τις σωστές πληροφορίες με τα κατάλληλα άτομα. Διασφάλιση της ακρόασης των ενδιαφερομένων σε όλα τα επίπεδα. Έχοντας στη θέση τους τα κανάλια για επίσημες, καθώς και άτυπες συνομιλίες, που μετακινούν το έργο προς το στόχο του.
Βέλτιστες πρακτικές για την επικοινωνία σε ένα έργο
Η κατάλληλη στιγμή για να σκεφθείτε την επικοινωνία με το Project είναι όταν βρίσκεστε στη φάση σχεδιασμού του έργου σας. Στην πραγματικότητα, η προσθήκη της ανάπτυξης διεργασιών επικοινωνίας μεταξύ των πρώτων εργασιών του έργου σας μπορεί να σηματοδοτήσει στην ομάδα ότι η αποτελεσματική επικοινωνία είναι το έργο κάθε μέλους της ομάδας και είναι το κλειδί για την επιτυχία του έργου.
Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν λεπτομερώς τέσσερις ερωτήσεις που πρέπει να εξετάσετε σχετικά με τον τρόπο χειρισμού της επικοινωνίας μέσω της ζωής του έργου σας και τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να μεταγλωττίσετε τις απαντήσεις σας σε ένα πρόγραμμα επικοινωνίας που λειτουργεί για όλους.
Με ποιον πρέπει να επικοινωνήσετε;
Πρέπει να επικοινωνείτε με όλους όσοι έχουν κάποιο συμφέρον ή να κατέχουν ένα ποντάρισμα στην επιτυχία του έργου, δηλαδή στους ενδιαφερόμενους φορείς του έργου. Σκεφτείτε ποια είναι αυτά τα ενδιαφερόμενα μέρη. Είναι πιθανό να βρίσκονται σε διάφορα επίπεδα στον οργανισμό και ορισμένες μπορεί να είναι εξωτερικές για τον οργανισμό σας. Εδώ θα βρείτε ορισμένους πιθανούς συμμετέχοντες στο έργο:
-
Μέλη ομάδας έργου. Αυτά τα άτομα κάνουν την πραγματική εργασία του έργου.
-
Διαχείριση χαρτοφυλακίων έργου. Εάν το δικό σας είναι ένας μεγαλύτερος οργανισμός που εκτελεί πολλά έργα ταυτόχρονα, ίσως χρειαστεί να επικοινωνήσετε με ένα διαχειριστή χαρτοφυλακίων.
-
Διαχείριση πόρων. Όπως και με ένα διαχειριστή χαρτοφυλακίων, εάν η εταιρεία σας βασίζεται σε μεγάλο βαθμό σε έργα, ίσως χρειαστεί να συνεργαστείτε στενά με έναν διαχειριστή πόρων, ο οποίος διασφαλίζει ότι τα άτομα με τα κατάλληλα σύνολα ικανοτήτων για τα διάφορα έργα είναι διαθέσιμα.
-
Διαχείριση στελεχών. Η ανώτερη διαχείριση πρέπει συνήθως να γνωρίζει τον τρόπο με τον οποίο θα λειτουργεί το έργο, ειδικά όσον αφορά το χρονοδιάγραμμα και το κόστος.
-
Χορηγός ή πελάτης. Μπορεί να υπάρχει χορηγός ή πελάτης που είναι διαφορετικός από τη διαχείριση και ποιος πληρώνει για το έργο.
-
Τελικός χρήστης αντιπρόσωπος. Αυτό το άτομο αντιπροσωπεύει αυτά που το έργο είναι πιθανό να επωφεληθεί ή με άλλο τρόπο να επηρεάσει όταν ολοκληρωθεί.
Τι είδους πληροφορίες χρειάζονται;
Επειδή ο πρώτος κανόνας της επικοινωνίας είναι να γνωρίζετε το ακροατήριό σας, μπορείτε να έχετε την περισσότερη απόδοση στην επένδυσή σας στην επικοινωνία, όταν προσαρμόζετε την επικοινωνία σας σε αυτό που πρέπει να γνωρίζουν κάθε ομάδα ενδιαφερομένων.
Για παράδειγμα, τα μέλη της ομάδας έργου πρέπει να γνωρίζουν τις εργασίες στις οποίες τους έχει ανατεθεί και οι οποίες εξαρτώνται από τις εργασίες τους, με τη σειρά τους, να κάνουν την εργασία τους. Πιθανώς, επίσης, πρέπει να βλέπουν περιστασιακά το πλήρες χρονοδιάγραμμα του έργου για να διατηρήσουν μια καλή αίσθηση εύρους και εστιασμένης κατεύθυνσης.
Σε αντίθεση με τα μέλη της ομάδας που χρειάζονται τις ζωτικές λεπτομέρειες, τα στελέχη ή οι χορηγοί έργου απαιτούν μια σύνοψη πολύ υψηλού επιπέδου για τον τρόπο με τον οποίο θα λειτουργεί το έργο. Τους απασχολεί περισσότερο η απόδοση με το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό του έργου και θέλουν να γνωρίζουν εάν το έργο βρίσκεται σε καλό δρόμο για να εκπληρώσει τους στόχους του.
Εξετάστε τη λίστα των ενδιαφερομένων και σκεφθείτε το έργο από τις απόψεις τους. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορέσετε να καθορίσετε τις πληροφορίες που θα ανταλλάσσουν μαζί τους, καθώς και τη μορφή που θα πρέπει να έχει αυτή η επικοινωνία. Επίσης, μιλήστε με τους ενδιαφερομένους και μάθετε τι και πώς προτιμούν να επικοινωνούν.
Πόσο συχνά πρέπει να συμβούν τα διάφορα είδη επικοινωνίας;
Προσπαθήστε να πετύχετε τη σωστή ισορροπία: πολύ μικρή επικοινωνία και το έργο κινδυνεύει περισσότερο από ό, τι θα έπρεπε. η υπερβολική επικοινωνία και οι ενοχλημένοι ενδιαφερόμενοι θεωρούν ότι οι προσπάθειες είναι γραφοδουλειά που παρεμβαίνουν στο χρόνο για την εφαρμογή ή την επίβλεψη του έργου.
Οι εβδομαδιαίες αναφορές κατάστασης και τα φύλλα κατανομής χρόνου είναι κάτι σαν πρότυπο για τις ενημερώσεις ομάδας έργου με το χρονοδιάγραμμα, παρόλο που προτιμώνται συχνά οι συσκέψεις "stand-up" των 20 λεπτών ημερησίως. Ομοίως, οι χορηγοί και οι πελάτες μπορεί επίσης να θέλουν μια εβδομαδιαία σύνοψη του χρονοδιαγράμματος του έργου και της απόδοσης του κόστους. Εάν πραγματοποιείτε μεταβίβαση ελέγχου με ένα διαχειριστή χαρτοφυλακίου ή έναν τελικό εκπρόσωπο χρήστη, ίσως η επικοινωνία μπορεί να είναι μηνιαία ή ακόμα και τριμηνιαία.
Κάθε έργο και οι επικοινωνιακές του ανάγκες είναι διαφορετικά. Εξετάστε προσεκτικά τη συχνότητα της επικοινωνίας με τους διάφορους ενδιαφερόμενους στο έργο σας. Και πάλι, μιλήστε με τους ενδιαφερομένους σχετικά με το τι χρειάζονται και είναι πρόθυμοι να κάνουν προσαρμογές για να χωρέσουν στο έργο και στα άτομα του.
Ποια τεχνολογία θα χρησιμοποιηθεί για την ανταλλαγή πληροφοριών;
Κατανοήστε τους πόρους τεχνολογίας της εταιρείας που είναι διαθέσιμοι σε εσάς και τους ενδιαφερομένους σας. Οι περιοδικές συσκέψεις πρόσωπο με πρόσωπο και η ανταλλαγή πληροφοριών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συχνά ο κανόνας. Ωστόσο, η σύσκεψη με ένα εργαλείο όπως το Skype για επιχειρήσεις μπορεί να είναι απαραίτητη για γεωγραφικά διασκορπισμένους ενδιαφερόμενους και μπορεί να περιλαμβάνει ήχο, βίντεο, κοινή χρήση οθόνης και εικονικό πίνακα. Η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων (IM) μπορεί να είναι πιο άμεση και σε σημείο από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και μπορεί να βοηθήσει τους ενδιαφερόμενους να λάβουν πιο γρήγορα τις πληροφορίες που χρειάζονται. Με ένα εργαλείο όπως το Yammer, η ομάδα σας μπορεί να συνδεθεί μεταξύ τους σε ένα ιδιωτικό κοινωνικό δίκτυο. Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση πληροφοριών, να συνομιλείτε σχετικά με τη διαδικασία, να λύνετε προβλήματα και να λαμβάνετε αποφάσεις.
Ό,τι κι αν αποφασίσετε, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε τα τεχνολογικά εργαλεία με τα οποία όλοι είναι εξοικειωμένοι. Αλλά μην διστάζετε να δοκιμάσετε μια νέα τεχνολογία, εάν ταιριάζει με τις ανάγκες του έργου και της ομάδας, ή για να επιστρέψετε σε μια "παλιομοδίτικη" μέθοδο επικοινωνίας, εάν αυτό είναι καλύτερο. Το θέμα είναι να διευκολύνετε την καλύτερη συνεργασία στην ομάδα του έργου σας.
Δημιουργία σχεδίου επικοινωνίας έργου
Αφού προσδιορίσετε τους ενδιαφερομένους και καθορίσετε τους τύπους των ανταλλαγών πληροφοριών που χρειάζονται μαζί τους και τη συχνότητα με την οποία είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε το σχέδιο επικοινωνίας του έργου. Δεν χρειάζεται να είναι περίτεχνο. Μπορεί απλώς να είναι μια σύνοψη μίας σελίδας ή ένας απλός πίνακας, ο οποίος αποτυπώνει τα στοιχεία που έχετε μάθει και ορίζει το στάδιο για καλή επικοινωνία καθ ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.
Καταχωρήστε το πρόγραμμα επικοινωνίας με το έργο σας, ώστε όλοι οι ενδιαφερόμενοι να έχουν πρόσβαση σε αυτό ανά πάσα στιγμή. Επανεπισκεφθείτε την περιοδικά. Η αλλαγή των συνθηκών στο έργο μπορεί να δικαιολογήσει μια αλλαγή στις τακτικές επικοινωνιακές στρατηγικές σας. Η μετακίνηση μεταξύ των φάσεων του έργου, για παράδειγμα, από το σχεδιασμό μέχρι την εκτέλεση ή από την εκτέλεση μέχρι το κλείσιμο, μπορεί επίσης να απαιτεί διαφορετικές επικοινωνιακές ανάγκες.
Δημοσίευση του σχεδίου επικοινωνίας στο Project Online
Έχετε πολλές επιλογές για τη διευκόλυνση της καλής επικοινωνίας κατά την εργασία με το Project Web App στο Project Online. Για να ξεκινήσετε, μπορείτε να προσθέσετε το πρόγραμμα επικοινωνίας — καθώς και οποιαδήποτε άλλα έγγραφα που σχετίζονται με το έργο σας — στη βιβλιοθήκη εγγράφων για το έργο.
-
Στη γρήγορη εκκίνηση, επιλέξτε έργα.
-
Στο Κέντρο έργων, επιλέξτε το όνομα του έργου στο οποίο θέλετε να προσθέσετε το πρόγραμμα επικοινωνίας.
-
Στη γρήγορη εκκίνηση, επιλέξτε έγγραφα. Ανοίγει η σελίδα " έγγραφα " για το έργο.
-
Στη γραμμή μενού, επιλέξτε Αποστολή.
-
Περιηγηθείτε στο σύστημα αρχείων σας για να εντοπίσετε και να επιλέξετε το πρόγραμμα επικοινωνίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Άνοιγμα. Το αρχείο σας προστίθεται στη βιβλιοθήκη εγγράφων για το έργο.
Εμφάνιση των μελών της ομάδας πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στο χρονοδιάγραμμα του έργου
Τα μέλη της ομάδας σας χρησιμοποιούν κυρίως Project Online για να υποβάλουν τα φύλλα κατανομής χρόνου τους ή να εισαγάγουν την πρόοδο προς τις εργασίες. Αλλά μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση στο πλήρες πρόγραμμα — είναι απαραίτητο να δουν τη μεγάλη εικόνα του έργου, καθώς και να κατανοήσουν ποιος αναμένει την ολοκλήρωση των εργασιών του.
-
Στη γρήγορη εκκίνηση, επιλέξτε έργα.
-
Στο Κέντρο έργων, επιλέξτε το όνομα του έργου. Το έργο ανοίγει και εμφανίζει όλες τις εργασίες, οι οποίες έχουν ανατεθεί στις εργασίες, όταν είναι προγραμματισμένες να ξεκινούν και να τελειώνουν, ποιες εργασίες εξαρτώνται η μία από την άλλη και πολλά άλλα.
Προσδιορισμός και ρύθμιση των σωστών αναφορών
Μια σημαντική πτυχή της επικοινωνίας έργου είναι η αναφορά. Μπορείτε να εντοπίσετε, να ρυθμίσετε και να εκτελέσετε περιοδικά αναφορές που απαιτούνται από τα μέλη της ομάδας, το διαχειριστή χαρτοφυλακίου, τη διαχείριση πόρων, την ανώτερη διαχείριση, τους πελάτες και άλλους ενδιαφερόμενους.
Το Project Web App συνοδεύεται από ένα δείγμα αναφορών για να ξεκινήσετε με ορισμένα βασικά στοιχεία αναφοράς. Αυτά τα δείγματα αναφορών είναι:
-
Πίνακας εργαλείων επισκόπησης έργου
-
Επισκόπηση έργου
-
Επισκόπηση πόρων
-
Για να δείτε τα δείγματα αναφορών, στη γρήγορη εκκίνηση, επιλέξτε αναφορές.
-
Στη σελίδα " αναφορές PWA " που εμφανίζεται, επιλέξτε τη γλώσσα σας. Παρατίθενται τα τρία δείγματα αναφορών.
-
Για να ανοίξετε την αναφορά στο Excel για το Web, κάντε κλικ σε ένα όνομα αναφοράς.
Δείτε επίσης
Ρύθμιση φύλλων κατανομής χρόνου
Τι μπορούν να κάνουν τα μέλη ομάδων στο Project Online;
Δείγματα αναφορών στο Project Online
Ποια εργαλεία δημιουργίας αναφορών μπορώ να χρησιμοποιήσω με δεδομένα έργου;
