Βίντεο: Αντιγραφή δεδομένων από το Excel

Δοκιμάστε το!

Επωφεληθείτε από τη βελτιωμένη επεξεργασία, την ισχυρή δημιουργία ερωτημάτων και τις χρήσιμες δυνατότητες δημιουργίας αναφορών στην Access, αντιγράφοντας δεδομένα από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel. Τοποθετήστε τα δεδομένα σας σε έναν υπάρχοντα πίνακα ή σε έναν νέο, κενό πίνακα.

Προτού αντιγράψετε δεδομένα, βεβαιωθείτε ότι είναι συνεπή και δομημένα, ώστε να αντιγράφονται καθαρά.

Εκκαθάριση των δεδομένων σας

• Όλα τα δεδομένα σε μια στήλη πρέπει να είναι του ίδιου τύπου και θα πρέπει να έχουν παρόμοια μορφή. Για παράδειγμα, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι αριθμοί τηλεφώνου περιλαμβάνουν έναν υπεραστικό κωδικό, αλλά όχι πρόθημα χώρας, όλες οι διευθύνσεις περιλαμβάνουν πόλη και νομό αλλά όχι χώρα και όλες οι τιμές περιλαμβάνουν σεντ, ακόμα και αν καταχωρήσετε το 0,00.

• Καταργήστε τυχόν δευτερεύουσες επικεφαλίδες, γραμμές σύνοψης ή σχολίων και κενές γραμμές.

  Σημείωση: Εάν είναι απαραίτητο, προσθέστε τα ξανά αργότερα, χρησιμοποιώντας την ομαδοποίηση και το άθροισμα των αναφορών της Access.

  Εάν κάνετε επικόλληση των δεδομένων σε έναν υπάρχοντα πίνακα της Access, βεβαιωθείτε ότι το υπολογιστικό φύλλο σας έχει τον ίδιο αριθμό στηλών —με την ίδια σειρά— με τον πίνακα της Access. (Από την άλλη, εάν σκοπεύετε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα της Access με αυτά τα δεδομένα, ονομάστε και παραγγείλτε τις στήλες όπως προτιμάτε.)

  Συμβουλή: Είναι καλή πρακτική της βάσης δεδομένων να παραθέτετε κάθε διακριτή πληροφορία στη δική της στήλη. Για παράδειγμα, διαχωρίστε το όνομα και το επώνυμο σε διαφορετικές στήλες και διαχωρίστε την ταχυδρομική διεύθυνση, την πόλη, το νομό και τον ταχυδρομικό κώδικα.

Προσθήκη δεδομένων του Excel σε νέο πίνακα

1. Επιλέξτε και αντιγράψτε τα δεδομένα στο Excel που θέλετε να προσθέσετε στον πίνακα.

2. Στην Access, επιλέξτε Κεντρική > Επικόλληση.

3. Για να υποδείξετε εάν η πρώτη γραμμή των δεδομένων σας περιέχει επικεφαλίδες στηλών, επιλέξτε Ναι ή Όχι.

4. Εάν θέλετε, μετονομάστε τον πίνακα και τα πεδία.

Προσθήκη δεδομένων του Excel σε υπάρχοντα πίνακα

1. Επιλέξτε και αντιγράψτε τα δεδομένα στο Excel που θέλετε να προσθέσετε στον πίνακα.

2. Στην Access, ανοίξτε τον πίνακα στον οποίο θέλετε να επικολλήσετε τα δεδομένα.

3. Στο τέλος του πίνακα, επιλέξτε μια κενή γραμμή.

4. Επιλέξτε Κεντρική > Επικόλληση > Επικόλληση προσάρτηση.

Όταν αντιγράφετε δεδομένα του Excel σε μια βάση δεδομένων της Access, τα αρχικά δεδομένα σας στο Excel παραμένουν αμετάβλητα.

Θέλετε περισσότερα;

Μετακίνηση δεδομένων από το Excel στην Access

Εκπαίδευση στο Excel

Εκπαίδευση στο Outlook