Διαχείριση δεδομένων με ερωτήματα

Γρήγορα αποτελέσματα με ερωτήματα

Φωτογραφία συσκευής Surface Book

Δοκιμάστε το!

Χρησιμοποιήστε ερωτήματα για να απαντήσετε σε επιχειρηματικές ή άλλες ερωτήσεις με βάση δεδομένα και για να κάνετε γρήγορα και εύκολα μαζικές ενημερώσεις ή για να διαγράψετε πληροφορίες από τη βάση δεδομένων.

Τι είναι τα ερωτήματα;

Στην Access, τα ερωτήματα είναι σαν ερωτήσεις που ζητάτε να εντοπίσετε σχετικές, ακόμα και πολύ συγκεκριμένες, πληροφορίες στη βάση δεδομένων σας.

Σε ερωτήματα, ορισμένες φορές χρησιμοποιείτε δεδομένα από έναν μόνο πίνακα και άλλες φορές από περισσότερες από μία. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε απλώς να εντοπίσετε τον αριθμό τηλεφώνου μιας επαφής, ο οποίος απαιτεί ένα απλό ερώτημα για ένα πεδίο αριθμού τηλεφώνου για ένα συγκεκριμένο άτομο σε έναν πίνακα επαφών. Εναλλακτικά, μπορείτε να συνδυάσετε δεδομένα από περισσότερους από έναν πίνακες, όπως πληροφορίες πελατών και πληροφορίες παραγγελιών, για να δείτε τι έχει παραγγείλει ένας πελάτης.

Στην Access, ένα ερώτημα είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων. Δεν αποθηκεύει δεδομένα. Αντί για αυτό, εμφανίζει τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε πίνακες και καθιστά διαθέσιμα αυτά τα δεδομένα για να εργαστείτε. Ένα ερώτημα μπορεί να εμφανίσει δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες, από άλλα ερωτήματα ή από ένα συνδυασμό των δύο. Για παράδειγμα:

  • Προβολή δεδομένων με ένα ερώτημα επιλογής. Εύρεση και προβολή πληροφοριών από έναν ή περισσότερους πίνακες, καθορίζοντας τα κριτήρια που πρέπει να πληρούν τα δεδομένα και χωριστά τις τιμές που θα εμφανίζονται. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε να δείτε όλα τα προϊόντα που δημιουργήθηκαν από παιχνίδια δίνης.

  • Εισαγάγετε κριτήρια και αναζητήστε την ώρα πτήσης. Δημιουργήστε ερωτήματα με δυνατότητα επανάληψης χρήσης που σας ζητούν πάντα κριτήρια αναζήτησης. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που ζητά από το χρήστη να αναζητήσει το όνομα του προμηθευτή και, στη συνέχεια, να εμφανίσει όλα τα προϊόντα που έχουν αποκτηθεί από αυτόν τον προμηθευτή.

  • Ενημερώστε ή προσθέστε δεδομένα με βάση το ερώτημα. Υποβάλετε ερώτημα για δεδομένα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα αποτελέσματα για την αυτόματη εισαγωγή ή ενημέρωση πληροφοριών. Για παράδειγμα, εάν τα παιχνίδια δίνης έχουν προσθέσει την τιμή "TT" στην αρχή των ονομάτων όλων των προϊόντων της, αναζητήστε όλα τα προϊόντα της εταιρείας και, στη συνέχεια, ενημερώστε τα ονόματα των προϊόντων, ώστε κάθε καταχώρηση να ξεκινά με "TT" — όλα αυτά μέσω ενός ερωτήματος ενημέρωσης.

  • Διαγραφή δεδομένων με βάση ένα ερώτημα. Εύρεση πληροφοριών ή εγγραφών και, στη συνέχεια, διαγραφή τους. Για παράδειγμα, εάν τα παιχνίδια δίνης είναι εκτός της επιχείρησης και τα προϊόντα της εταιρείας δεν είναι πλέον διαθέσιμα προς πώληση, βρείτε όλα τα προϊόντα τους και διαγράψτε τα αυτόματα από τους σχετικούς πίνακες.

Χρησιμοποιήστε τον Οδηγό ερωτήματος για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής που εμφανίζει πληροφορίες σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Σημείωση: Ορισμένα στοιχεία σχεδίασης δεν είναι διαθέσιμα όταν χρησιμοποιείτε τον οδηγό. Εάν χρειάζεται, τροποποιήστε το ερώτημα σε προβολή σχεδίασης μετά τη δημιουργία του.

Σημείωση: Πριν να δημιουργήσετε ένα ερώτημα, βεβαιωθείτε ότι έχετε καθιερώσει τις σχέσεις μεταξύ των πινάκων στη βάση δεδομένων σας, επειδή χρησιμοποιούνται κατά την υποβολή ερωτημάτων στα δεδομένα σας. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα γρήγορα αποτελέσματα με τις σχέσεις πινάκων και τις σχετικές λειτουργικές μονάδες σε αυτήν την εκπαίδευση.

Δημιουργία ερωτήματος

  1. Επιλέξτε δημιουργία > Οδηγού ερωτήματος.

  2. Επιλέξτε Οδηγός απλού ερωτήματοςκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

  3. Επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει το πεδίο και, στη συνέχεια, προσθέστε το πεδίο στη λίστα Επιλεγμένα πεδία . Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία, επιλέξτε Επόμενο.

    Προσθέστε όσα πεδία θέλετε από όσους πίνακες θέλετε.

    Εάν έχετε προσθέσει ένα πεδίο αριθμού

    Εάν έχετε προσθέσει αριθμητικά πεδία, ο οδηγός σας ρωτά εάν θέλετε το ερώτημα να επιστρέφει λεπτομέρειες ή συνοπτικά δεδομένα. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν θέλετε να δείτε μεμονωμένες εγγραφές, επιλέξτε Λεπτομέρειεςκαι, στη συνέχεια, Επόμενο. Προχωρήστε στο βήμα 4.

    • Εάν θέλετε να δείτε συνοπτικά αριθμητικά δεδομένα, όπως οι μέσες τιμές, επιλέξτε Σύνοψη και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές σύνοψης. Καθορίστε τα πεδία που θέλετε να συνοψίσετε και τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να συνοψίσετε τα δεδομένα. Παρατίθενται μόνο αριθμητικά πεδία. Για κάθε πεδίο αριθμού, επιλέξτε μια συνάρτηση:

      • Sum   Το ερώτημα επιστρέφει το άθροισμα όλων των τιμών του πεδίου.

      • Avg    Το ερώτημα επιστρέφει τον μέσο όρο όλων των τιμών του πεδίου.

      • Min    Το ερώτημα επιστρέφει την μικρότερη τιμή του πεδίου.

      • Max   Το ερώτημα επιστρέφει την μεγαλύτερη τιμή του πεδίου.

    • Εάν θέλετε τα αποτελέσματα του ερωτήματος να περιλαμβάνουν το πλήθος των εγγραφών σε μια προέλευση δεδομένων, επιλέξτε το στοιχείο καταμέτρηση εγγραφών στο όνομα πίνακα για αυτόν τον πίνακα.

      Εάν έχετε προσθέσει ένα πεδίο "ημερομηνία/ώρα"

      Ο Οδηγός ερωτήματος σάς ρωτά πώς θα θέλατε να ομαδοποιήσετε τις τιμές ημερομηνίας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε προσθέσει ένα πεδίο αριθμού, όπως τιμή, και ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας, όπως ώρα συναλλαγής, στο ερώτημα και, στη συνέχεια, που καθορίζεται στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές σύνοψης που θέλετε να δείτε τη Μέση τιμή του πεδίου τιμή. Επειδή περιλάβατε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας, μπορείτε να υπολογίσετε τις συνοπτικές τιμές για κάθε μοναδική τιμή ημερομηνίας και ώρας, για κάθε ημέρα, μήνα, τρίμηνο ή έτος.

      Επιλέξτε τη χρονική περίοδο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να ομαδοποιήσετε τις τιμές ημερομηνίας και ώρας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

      Σημείωση: Στην Προβολή σχεδίασης, έχετε περισσότερες επιλογές για την ομαδοποίηση τιμών ημερομηνίας και ώρας.

  4. Ορίστε έναν τίτλο στο ερώτημα.

  5. Καθορίστε εάν θέλετε να ανοίξετε το ερώτημα (σε Προβολή φύλλου δεδομένων) ή να τροποποιήσετε το ερώτημα (σε Προβολή σχεδίασης). Στη συνέχεια, επιλέξτε Τέλος.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;

Δημιουργία και εκτέλεση ενός ερωτήματος ενημέρωσης

Εκπαίδευση στο Excel

Εκπαίδευση στο Outlook

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×