Βασικές εργασίες στη "Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων"

Άνοιγμα σύγκρισης υπολογιστικών φύλλων

Στην οθόνη Έναρξης , κάντε κλικ στην επιλογή Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων. Εάν δεν βλέπετε την επιλογή Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων , αρχίστε να πληκτρολογείτε τις λέξεις Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε την επιλογή της.

Εκτός από τη Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων, θα βρείτε επίσης το συνοδευτικό πρόγραμμα για την Access – Σύγκριση βάσεων δεδομένων της Microsoft. Επίσης, απαιτεί Office Professional Plus εκδόσεις ή Εφαρμογές Microsoft 365 για μεγάλες επιχειρήσεις.

Σύγκριση δύο βιβλίων εργασίας του Excel

1. Κάντε κλικ στην Κεντρική > Σύγκριση αρχείων.

   

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Σύγκριση αρχείων .

2. Κάντε κλικ στο μπλε εικονίδιο φακέλου δίπλα στο πλαίσιο Σύγκριση για να μεταβείτε στη θέση της προηγούμενης έκδοσης του βιβλίου εργασίας σας. Εκτός από τα αρχεία που έχουν αποθηκευτεί στον υπολογιστή σας ή σε ένα δίκτυο, μπορείτε να εισαγάγετε τη διεύθυνση Web μιας τοποθεσίας όπου αποθηκεύονται τα βιβλία εργασίας σας.
   
   

3. Κάντε κλικ στο πράσινο εικονίδιο φακέλου δίπλα στο πλαίσιο Προς για να μεταβείτε στη θέση του βιβλίου εργασίας που θέλετε να συγκρίνετε με την προηγούμενη έκδοση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Συμβουλή:  Μπορείτε να συγκρίνετε δύο αρχεία με το ίδιο όνομα, εάν έχουν αποθηκευτεί σε διαφορετικούς φακέλους.

4. Στο αριστερό τμήμα παραθύρου, ορίστε τις επιλογές που θέλετε να εμφανίζονται στα αποτελέσματα της σύγκρισης του βιβλίου εργασίας, επιλέγοντας ή κατα απενεργοποιώντας τις επιλογές, όπως Τύποι, Μακροεντολές ή Μορφή κελιού. Ή, απλώς επιλέξτε το στοιχείο Επιλογή όλων.
   
   

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να εκτελέσετε τη σύγκριση.

Εάν λάβετε το μήνυμα "Δεν είναι δυνατό το άνοιγμα του βιβλίου εργασίας", αυτό μπορεί να σημαίνει ότι ένα από τα βιβλία εργασίας προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης. Κάντε κλικ στο κουμπί OK και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης του βιβλίου εργασίας. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο που συνεργάζονται οι κωδικοί πρόσβασης με τη Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων.

Τα αποτελέσματα της σύγκρισης εμφανίζονται σε μορφή πλέγματος με δύο παράθυρα. Το βιβλίο εργασίας στα αριστερά αντιστοιχεί στο αρχείο "Σύγκριση" (συνήθως παλαιότερο) που επιλέξατε και το βιβλίο εργασίας στα δεξιά αντιστοιχεί στο αρχείο "Προς" (συνήθως νεότερο). Οι λεπτομέρειες εμφανίζονται σε ένα παράθυρο κάτω από τα δύο πλέγματα. Οι αλλαγές επισημαίνονται με διαφορετικό χρώμα, ανάλογα με το είδος τους.

Κατανόηση των αποτελεσμάτων

• Στο πλέγμα σε παράθεση, γίνεται σύγκριση ενός φύλλου εργασίας για κάθε αρχείο με το φύλλο εργασίας του άλλου αρχείου. Εάν υπάρχουν πολλά φύλλα εργασίας, είναι διαθέσιμα κάνοντας κλικ στα κουμπιά εμπρός και πίσω στην οριζόντια γραμμή κύλισης.

  Σημείωση: Ακόμα και αν ένα φύλλο εργασίας είναι κρυφό, εξακολουθεί να συγκρίνεται και εμφανίζεται στα αποτελέσματα.

• Οι διαφορές επισημαίνονται με ένα χρώμα γεμίσματος κελιού ή με χρώμα γραμματοσειράς κειμένου, ανάλογα με τον τύπο της διαφοράς. Για παράδειγμα, τα κελιά με "καταχωρημένες τιμές" (κελιά που δεν περιλαμβάνουν τύπους) μορφοποιούνται με πράσινο χρώμα γεμίσματος στο πλέγμα παράθεσης και με πράσινη γραμματοσειρά στη λίστα αποτελεσμάτων του παραθύρου. Το κάτω αριστερό παράθυρο είναι ένα υπόμνημα που επεξηγεί τη σημασία των χρωμάτων.

Στο παράδειγμα που φαίνεται εδώ, τα αποτελέσματα για το 4ο τρίμηνο στην προηγούμενη έκδοση δεν ήταν τελικά. Η πιο πρόσφατη έκδοση του βιβλίου εργασίας περιέχει τους τελικούς αριθμούς στη στήλη E για το Τρ4.

Στα αποτελέσματα σύγκρισης, τα κελιά E2:E5 και στις δύο εκδόσεις έχουν πράσινο γέμισμα που σημαίνει ότι μια καταχωρημένη τιμή έχει αλλάξει. Επειδή αυτές οι τιμές άλλαξαν, τα αποτελέσματα του υπολογισμού στη στήλη YTD άλλαξαν επίσης – τα κελιά F2:F4 και E6:F6 έχουν μπλε-πράσινο γέμισμα που σημαίνει ότι η υπολογιζόμενη τιμή άλλαξε.

Το αποτέλεσμα του υπολογισμού στο κελί F5 άλλαξε επίσης, αλλά ο πιο σημαντικός λόγος είναι ότι στην προηγούμενη έκδοση ο τύπος του δεν ήταν σωστός (συνόψισε μόνο την περιοχή B5:D5, παραλείποντας την τιμή για το τρ4). Όταν το βιβλίο εργασίας ενημερώθηκε, ο τύπος στο F5 διορθώθηκε έτσι ώστε να είναι τώρα =SUM(B5:E5).

• Εάν το πλάτος των κελιών είναι πολύ περιορισμένο για την εμφάνιση των περιεχομένων τους, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή μεγέθους κελιών για προσαρμογή.

Πρόσθετο Inquire του Excel

Εκτός από τις δυνατότητες σύγκρισης της Σύγκρισης υπολογιστικών φύλλων, το Excel 2013 διαθέτει ένα πρόσθετο Inquire που μπορείτε να ενεργοποιήσετε, το οποίο καθιστά διαθέσιμη μια καρτέλα "Ερώτημα". Από την καρτέλα Ερώτημα, μπορείτε να αναλύσετε ένα βιβλίο εργασίας, να δείτε τις σχέσεις μεταξύ κελιών, φύλλων εργασίας και άλλων βιβλίων εργασίας και να καθαρίσετε την πλεονάζουσα μορφοποίηση από ένα φύλλο εργασίας. Εάν έχετε δύο βιβλία εργασίας ανοιχτά στο Excel που θέλετε να συγκρίνετε, μπορείτε να εκτελέσετε τη "Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων" χρησιμοποιώντας την εντολή Σύγκριση αρχείων.

Εάν δεν βλέπετε την καρτέλα Inquire στο Excel, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση του πρόσθετου Inquire. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τα εργαλεία στο πρόσθετο Inquire, ανατρέξτε στο θέμα Τι μπορείτε να κάνετε με το Ερώτημα υπολογιστικού φύλλου.

Επόμενα βήματα

Εάν έχετε "κρίσιμα για την αποστολή" βιβλία εργασίας του Excel ή βάσεις δεδομένων της Access στον οργανισμό σας, εξετάστε το ενδεχόμενο να εγκαταστήσετε τα εργαλεία διαχείρισης υπολογιστικών φύλλων και βάσεων δεδομένων της Microsoft. Το Microsoft Διακομιστής διαχείρισης παρακολούθησης και ελέγχου παρέχει ισχυρές δυνατότητες διαχείρισης αλλαγών για αρχεία του Excel και της Access και συμπληρώνεται από το Microsoft Εντοπισμός και εκτίμηση κινδύνου Ο διακομιστής, ο οποίος παρέχει δυνατότητες απογραφής και ανάλυσης, με σκοπό να σας βοηθήσει να μειώσετε τον κίνδυνο που σχετίζεται με τη χρήση εργαλείων που έχουν αναπτυχθεί από τελικούς χρήστες στο Excel και την Access.

Ανατρέξτε επίσης στο θέμα Επισκόπηση της σύγκρισης υπολογιστικών φύλλων.