Στο Outlook, όταν θέλετε να προσκαλέσετε άτομα να συμμετάσχουν σε μια σύσκεψη ή εκδήλωση, συνήθως στέλνετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη. Στη συνέχεια, ο παραλήπτης μπορεί να αποδεχτεί την αίτηση και το στοιχείο προστίθεται στο ημερολόγιό του.
Υπάρχει μια εναλλακτική μέθοδος που λειτουργεί ευρύτερα με το Outlook και άλλα προγράμματα ημερολογίου. Ένα συνημμένο ημερολόγιο Internet (iCalendar) ή μια σύνδεση προς ένα αρχείο iCalendar μπορεί να προστεθεί στο κύριο σώμα του μηνύματος. Όταν ο παραλήπτης ανοίξει το συνημμένο ή κάνει κλικ στη σύνδεση, το συμβάν προστίθεται στο πρόγραμμα ημερολογίου του.
Σημείωση: Σε αντίθεση με τις προσκλήσεις σε σύσκεψη του Outlook, όταν χρησιμοποιείτε συνημμένα iCalendar και συνδέσεις, δεν λαμβάνετε επιβεβαιώσεις όταν οι χρήστες αποδέχονται ή απορρίπτουν.
Βήμα 1: Δημιουργία συνάντησης
Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει τη συνάντηση στο ημερολόγιό σας, προχωρήστε στην επόμενη ενότητα, Βήμα 2: Αποστολή συνημμένου iCalendar.
-
Στο Ημερολόγιο, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Δημιουργία , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία συνάντησης.
-
Στα πλαίσια Θέμα και Τοποθεσία , πληκτρολογήστε το θέμα και τις πληροφορίες τοποθεσίας.
-
Εισαγάγετε την Ώρα έναρξης και την Ώρα λήξης.
-
Στην καρτέλα Συνάντηση, στην ομάδα Ενέργειες, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & κλείσιμο.
Βήμα 2: Αποστολή συνημμένου iCalendar
-
Στο ημερολόγιό σας, κάντε κλικ στη συνάντηση.
-
Στην καρτέλα Συνάντηση , στην ομάδα Ενέργειες , κάντε κλικ στο κάτω βέλος της εντολής Προώθηση .
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Προώθηση ως iCalendar.
Εμφανίζεται ένα νέο παράθυρο μηνύματος και επισυνάπτεται ένα iCalendar.
Βήμα 3: Προσθήκη σύνδεσης στο κύριο σώμα του μηνύματος
Η σύνδεση μπορεί να είναι κείμενο ή οποιαδήποτε εικόνα επιλέξετε.
Κάντε ένα από τα εξής:
Προσθήκη σύνδεσης κειμένου στο σώμα του μηνύματος
-
Στο ανοιχτό παράθυρο συνάντησης, κάντε δεξί κλικ στο iCalendar .ics συνημμένο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση ως.
-
Επιλέξτε μια θέση στην οποία θα έχουν πρόσβαση όλοι οι παραλήπτες σας.
Για παράδειγμα, μέσα σε έναν οργανισμό, μπορείτε να επιλέξετε μια κοινόχρηστη θέση δικτύου. Το πιο συνηθισμένο σενάριο είναι η αποθήκευση του αρχείου .ics iCalendar σε μια τοποθεσία Web. Να θυμάστε ότι όταν επιλέγετε μια θέση για να αποθηκεύσετε το αρχείο, είναι σημαντικό κάθε παραλήπτης να έχει πρόσβαση σε αυτήν τη θέση.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
-
Κάντε κλικ στο κύριο σώμα του μηνύματος.
-
Στην καρτέλα Εισαγωγή, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Υπερ-σύνδεση.
-
Στο πλαίσιο Να εμφανίζεται το κείμενο , πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται ως σύνδεση.
-
Στο πλαίσιο Διεύθυνση , πληκτρολογήστε τη θέση όπου αποθηκεύσατε το αρχείο .ics iCalendar. Εάν το αποθηκεύσατε σε μια τοποθεσία Web, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση Web ή τη διεύθυνση URL για τη συγκεκριμένη θέση.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
-
Συνεχίστε να ολοκληρώνετε το μήνυμα όπως θα κάνατε κανονικά, συμπεριλαμβανομένης της προσθήκης παραληπτών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.
Προσθήκη σύνδεσης εικόνας στο σώμα του μηνύματος
-
Στο ανοιχτό παράθυρο συνάντησης, κάντε δεξί κλικ στο iCalendar .ics συνημμένο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση ως.
-
Επιλέξτε μια θέση στην οποία θα έχουν πρόσβαση όλοι οι παραλήπτες σας.
-
Για παράδειγμα, μέσα σε έναν οργανισμό, μπορείτε να επιλέξετε μια κοινόχρηστη θέση δικτύου. Το πιο συνηθισμένο σενάριο είναι η αποθήκευση του αρχείου .ics iCalendar σε μια τοποθεσία Web. Να θυμάστε ότι όταν επιλέγετε μια θέση για να αποθηκεύσετε το αρχείο, είναι σημαντικό κάθε παραλήπτης να έχει πρόσβαση σε αυτήν τη θέση.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
-
Κάντε κλικ στο κύριο σώμα του μηνύματος.
-
Στην καρτέλα Εισαγωγή, στην ομάδα Απεικονίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Εικόνα.
-
Κάντε κλικ στην εικόνα που θέλετε να εισαγάγετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.
-
Κάντε κλικ στην εικόνα που έχει εισαχθεί.
-
Στην καρτέλα Εισαγωγή, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Υπερ-σύνδεση.
-
Στο πλαίσιο Διεύθυνση , πληκτρολογήστε τη θέση όπου αποθηκεύσατε το αρχείο .ics. Εάν το αποθηκεύσατε σε μια τοποθεσία Web, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση Web ή τη διεύθυνση URL για τη συγκεκριμένη θέση.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
-
Συνεχίστε να ολοκληρώνετε το μήνυμα όπως θα κάνατε κανονικά, συμπεριλαμβανομένης της προσθήκης παραληπτών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.
