Δημιουργία και εφαρμογή πολιτικών διαχείρισης πληροφοριών

Η ενεργοποίηση της δυνατότητας "Πολιτική τοποθεσίας" επιτρέπει στους διαχειριστές συλλογής τοποθεσιών να ορίζουν χρονοδιαγράμματα διατήρησης που ισχύουν για μια τοποθεσία και όλο το περιεχόμενό της. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα:

1. Μεταβείτε στην αρχική σελίδα της συλλογής τοποθεσιών για την οποία θέλετε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα "Πολιτική τοποθεσίας".

   Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις , Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

2. Στην περιοχή Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών, επιλέξτε Δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών.

3. Μεταβείτε με κύλιση στην Πολιτική τοποθεσίας. Στη δεξιά πλευρά, εάν δεν βλέπετε την επιλογή Ενεργή, επιλέξτε Ενεργοποίηση.

Για να εξασφαλίσετε ότι μια πολιτική πληροφοριών εφαρμόζεται σε όλα τα έγγραφα ενός συγκεκριμένου τύπου μέσα σε μια συλλογή τοποθεσιών, εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε την πολιτική σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών και, στη συνέχεια, να εφαρμόσετε αργότερα την πολιτική σε τύπους περιεχομένου. Αυτές αναφέρονται ως πολιτικές συλλογής τοποθεσιών.

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις , Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στη λίστα Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών , κάντε κλικ στην επιλογή Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών.

3. Στη σελίδα Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

4. Πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή για την πολιτική και, στη συνέχεια, συντάξτε μια σύντομη δήλωση πολιτικής που εξηγεί στους χρήστες για ποιον λόγο αφορά η πολιτική. Μια δήλωση πολιτικής μπορεί να έχει έως 512 χαρακτήρες.

5. Ανατρέξτε στην ενότητα Δημιουργία πολιτικής για έναν τύπο περιεχομένου παρακάτω σε αυτό το άρθρο για να μάθετε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε τις δυνατότητες που θέλετε να συσχετίσετε με την πολιτική.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να επιστρέψετε στη σελίδα Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών.

Η προσθήκη μιας πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών σε έναν τύπο περιεχομένου διευκολύνει τη συσχέτιση των δυνατοτήτων πολιτικής με πολλές λίστες ή βιβλιοθήκες. Μπορείτε να επιλέξετε να προσθέσετε μια υπάρχουσα πολιτική διαχείρισης πληροφοριών σε έναν τύπο περιεχομένου ή να δημιουργήσετε μια μοναδική πολιτική ειδικά για έναν μεμονωμένο τύπο περιεχομένου.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών σε έναν τύπο περιεχομένου που αφορά συγκεκριμένες λίστες. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την εφαρμογή της πολιτικής μόνο σε στοιχεία της συγκεκριμένης λίστας που χρησιμοποιούν τον τύπο περιεχομένου.

1. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις , Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην ενότητα Συλλογές web Σχεδίαση, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

3. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τύπου περιεχομένου τοποθεσίας, επιλέξτε τον τύπο περιεχομένου στον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια πολιτική.

4. Στη σελίδα Τύπος περιεχομένου τοποθεσίας, στην ενότητα Ρυθμίσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.

5. Στη σελίδα Ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών, επιλέξτε Ορισμός πολιτικής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

6. Στη σελίδα Επεξεργασία πολιτικής, πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή για την πολιτική και, στη συνέχεια, γράψτε μια σύντομη περιγραφή που εξηγεί στους χρήστες για ποιο λόγο αφορά η πολιτική. Μια περιγραφή μπορεί να έχει μήκος έως 512 χαρακτήρες.

7. Στις επόμενες ενότητες, επιλέξτε τις μεμονωμένες δυνατότητες πολιτικής που θέλετε να προσθέσετε στην πολιτική διαχείρισης πληροφοριών.

8. Για να καθορίσετε μια περίοδο διατήρησης για έγγραφα και στοιχεία που υπόκεινται σε αυτήν την πολιτική, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση διατήρησης και, στη συνέχεια, καθορίστε την περίοδο διατήρησης και τις ενέργειες που θέλετε να εκτελούνται όταν λήγουν τα στοιχεία.

   Για να καθορίσετε μια περίοδο διατήρησης

   					1.	Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη σταδίου διατήρησης για εγγραφές...
   					2.	Επιλέξτε μια περίοδο διατήρησης για να καθορίσετε πότε τα έγγραφα ή τα στοιχεία έχουν οριστεί να λήξουν. Κάντε ένα από τα εξής: Για να ορίσετε την ημερομηνία λήξης με βάση μια ιδιότητα ημερομηνίας, στην ενότητα Συμβάν , κάντε κλικ στην επιλογή Αυτό το στάδιο βασίζεται σε μια ιδιότητα ημερομηνίας στο στοιχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια εγγράφου ή στοιχείου (για παράδειγμα, Δημιουργήθηκε ή Τροποποιήθηκε) και το χρονικό διάστημα μετά από αυτή την ενέργεια (για παράδειγμα, τον αριθμό των ημερών, μηνών ή ετών) όταν θέλετε να λήξει το στοιχείο. Για να χρησιμοποιήσετε έναν προσαρμοσμένο τύπο διατήρησης για να καθορίσετε τη λήξη, κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός από έναν προσαρμοσμένο τύπο διατήρησης που είναι εγκατεστημένος σε αυτόν το διακομιστή. Σημείωση: Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν έχει ρυθμιστεί ένας προσαρμοσμένος τύπος από το διαχειριστή σας.
   					3.	Η επιλογή Έναρξη ροής εργασιών είναι διαθέσιμη μόνο εάν καθορίζετε μια πολιτική για μια λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου που έχει ήδη συσχετιστεί με μια ροή εργασιών. Στη συνέχεια, θα έχετε την επιλογή των ροών εργασιών από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε.
   					4.	Στην ενότητα Περιοδικότητα , επιλέξτε Επανάληψη της ενέργειας αυτού του σταδίου...και εισαγάγετε πόσο συχνά θέλετε να επαναλαμβάνεται η ενέργεια. Σημείωση: Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν η ενέργεια που επιλέξατε μπορεί να επαναληφθεί. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να ορίσετε περιοδικότητα για την ενέργεια Οριστική διαγραφή.
   					5.	Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

9. Για να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο για τα έγγραφα και τα στοιχεία που υπόκεινται σε αυτήν την πολιτική, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση ελέγχου και, στη συνέχεια, καθορίστε τα συμβάντα που θέλετε να ελέγξετε.

   Για να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο

   					1.	Στη σελίδα Επεξεργασία πολιτικής, στην ενότητα Έλεγχος , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση ελέγχου και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα συμβάντα για τα οποία θέλετε να διατηρήσετε ένα ίχνος ελέγχου.
   					2.	Για να ζητείται από τους χρήστες να εισαγάγουν αυτούς τους γραμμικούς κώδικες σε έγγραφα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να ζητείται από τους χρήστες να εισαγάγουν έναν γραμμικό κώδικα πριν από την αποθήκευση ή την εκτύπωση .
   					3.	Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να εφαρμόσετε τη δυνατότητα ελέγχου στην πολιτική.
   						Η δυνατότητα "Πολιτική ελέγχου" επιτρέπει στις εταιρείες να δημιουργούν και να αναλύουν ίχνη ελέγχου για έγγραφα και να παρατίθενται στοιχεία όπως λίστες εργασιών, λίστες θεμάτων, ομάδες συζήτησης και ημερολόγια. Αυτή η δυνατότητα πολιτικής παρέχει ένα αρχείο καταγραφής ελέγχου που καταγράφει συμβάντα, όπως όταν το περιεχόμενο προβάλλεται, επεξεργάζεται ή διαγράφεται.
   						Όταν ο έλεγχος είναι ενεργοποιημένος στο πλαίσιο μιας πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών, οι διαχειριστές μπορούν να προβάλουν τα δεδομένα ελέγχου σε αναφορές χρήσης πολιτικής που βασίζονται στο Microsoft Excel και συνοψίζουν την τρέχουσα χρήση. Οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτές τις αναφορές για να προσδιορίσουν τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι πληροφορίες εντός του οργανισμού. Αυτές οι αναφορές μπορούν επίσης να βοηθήσουν τους οργανισμούς να επαληθεύσουν και να τεκμηριώσουν τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς τους ή να διερευνήσουν πιθανά ζητήματα.
   						Το αρχείο καταγραφής ελέγχου καταγράφει τις ακόλουθες πληροφορίες: όνομα συμβάντος, ημερομηνία και ώρα του συμβάντος, καθώς και το όνομα συστήματος του χρήστη που εκτέλεσε την ενέργεια.

10. Όταν οι γραμμικοί κώδικες ενεργοποιούνται ως μέρος μιας πολιτικής, προστίθενται στις ιδιότητες του εγγράφου και εμφανίζονται στην περιοχή κεφαλίδας του εγγράφου στο οποίο εφαρμόζεται ο γραμμικός κώδικας. Όπως και οι ετικέτες, οι γραμμικοί κωδικοί μπορούν επίσης να καταργηθούν με μη αυτόματο τρόπο από ένα έγγραφο.

    Για να ενεργοποιήσετε γραμμικούς κώδικες

    					1.	Στη σελίδα Επεξεργασία πολιτικής, στην ενότητα Γραμμικοί κώδικες , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση γραμμικών κωδίκων .
    					2.	Για να ζητείται από τους χρήστες να εισαγάγουν αυτούς τους γραμμικούς κώδικες σε έγγραφα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να ζητείται από τους χρήστες να εισαγάγουν έναν γραμμικό κώδικα πριν από την αποθήκευση ή την εκτύπωση .
    					3.	Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να εφαρμόσετε τη δυνατότητα γραμμικού κώδικα στην πολιτική.
    						Η πολιτική γραμμικού κώδικα δημιουργεί τυπικούς γραμμικούς κώδικες Code 39. Κάθε εικόνα γραμμικού κώδικα περιλαμβάνει κείμενο κάτω από το σύμβολο γραμμικού κώδικα που αντιπροσωπεύει την τιμή του γραμμικού κώδικα. Αυτό επιτρέπει τη χρήση των δεδομένων γραμμικού κώδικα, ακόμα και όταν το υλικό σάρωσης δεν είναι διαθέσιμο. Οι χρήστες μπορούν να πληκτρολογήσουν με μη αυτόματο τρόπο τον αριθμό γραμμικού κώδικα στο πλαίσιο αναζήτησης για να εντοπίσουν το στοιχείο σε μια τοποθεσία.

11. Για να απαιτείται τα έγγραφα που υπόκεινται σε αυτήν την πολιτική να έχουν ετικέτες, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση ετικετών και, στη συνέχεια, καθορίστε τις ρυθμίσεις που θέλετε για τις ετικέτες.

    Για να ενεργοποιήσετε τις ετικέτες

    					1.	Για να απαιτείται από τους χρήστες να προσθέσουν μια ετικέτα σε ένα έγγραφο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να ζητείται από τους χρήστες να εισαγάγουν μια ετικέτα πριν από την αποθήκευση ή την εκτύπωση. Σημείωση: Εάν θέλετε οι ετικέτες να είναι προαιρετικές, μην επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου.
    					2.	Για να κλειδώσετε μια ετικέτα ώστε να μην είναι δυνατή η άθλησή της μετά την εισαγωγή της, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποτροπή αλλαγών στις ετικέτες μετά την προσθήκη τους . Αυτή η ρύθμιση δεν επιτρέπει την ενημέρωση του κειμένου ετικέτας μετά την εισαγωγή της ετικέτας σε ένα στοιχείο μέσα σε μια εφαρμογή προγράμματος-πελάτη, όπως το Word, το Excel ή το PowerPoint. Εάν θέλετε η ετικέτα να ενημερώνεται όταν ενημερώνονται οι ιδιότητες για αυτό το έγγραφο ή το στοιχείο, μην επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου.
    					3.	Στο πλαίσιο Μορφοποίηση ετικέτας, πληκτρολογήστε το κείμενο για την ετικέτα όπως θέλετε να εμφανίζεται. Οι ετικέτες μπορούν να περιέχουν έως 10 αναφορές στηλών, καθεμία από τις οποίες μπορεί να έχει μήκος έως 255 χαρακτήρες. Για να δημιουργήσετε τη μορφή για την ετικέτα σας, κάντε τα εξής: Πληκτρολογήστε τα ονόματα των στηλών που θέλετε να συμπεριλάβετε στην ετικέτα με τη σειρά με την οποία θέλετε να εμφανίζονται. Περικλείστε τα ονόματα των στηλών σε άγκιστρα ({}), όπως φαίνεται στο παράδειγμα στη σελίδα Επεξεργασία πολιτικής. Πληκτρολογήστε λέξεις για να προσδιορίσετε τις στήλες έξω από τις αγκύλες, όπως φαίνεται στο παράδειγμα στη σελίδα Επεξεργασία πολιτικής.
    					4.	Για να προσθέσετε μια αλλαγή γραμμής, πληκτρολογήστε \n το σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται η αλλαγή γραμμής.
    					5.	Επιλέξτε το μέγεθος και το στυλ γραμματοσειράς που θέλετε και καθορίστε εάν θέλετε η ετικέτα να τοποθετείται αριστερά, στο κέντρο ή δεξιά μέσα στο έγγραφο. Συμβουλή: Επιλέξτε μια γραμματοσειρά και ένα στυλ που είναι διαθέσιμα στους υπολογιστές των χρηστών. Το μέγεθος της γραμματοσειράς επηρεάζει το μέγεθος του κειμένου που μπορεί να εμφανιστεί στην ετικέτα.
    					6.	Πληκτρολογήστε το ύψος και το πλάτος της ετικέτας. Το ύψος ετικετών μπορεί να κυμαίνεται από .25 ίντσες έως 20 ίντσες, και το πλάτος ετικετών μπορεί να κυμαίνεται από .25 ίντσες έως 20 ίντσες. Το κείμενο ετικέτας είναι πάντα κατακόρυφα κεντρασμένο μέσα στην εικόνα ετικέτας.
    					7.	Κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση για να κάνετε προεπισκόπηση του περιεχομένου της ετικέτας.

12. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική διατήρησης που εφαρμόζεται μόνο σε μια συγκεκριμένη λίστα, βιβλιοθήκη ή φάκελο. Ωστόσο, εάν δημιουργήσετε μια πολιτική διατήρησης με αυτόν τον τρόπο, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά αυτήν την πολιτική σε άλλες λίστες, βιβλιοθήκες, φακέλους ή τοποθεσίες.

Εάν θέλετε να εφαρμόσετε μία ενιαία πολιτική διατήρησης σε όλους τους τύπους περιεχομένου σε μία θέση, πιθανότατα θα θέλετε να χρησιμοποιήσετε διατήρηση βάσει τοποθεσίας. Στις περισσότερες άλλες περιπτώσεις, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχει καθοριστεί μια πολιτική διατήρησης για όλους τους τύπους περιεχομένου.

Εάν θέλετε να ορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών διαφορετική από τη διατήρηση σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, πρέπει να ορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για κάθε μεμονωμένο τύπο περιεχομένου λίστας που σχετίζεται με τη συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη. Ανατρέξτε στην ενότητα Δημιουργία πολιτικής για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας σε αυτό το άρθρο για περισσότερες πληροφορίες.

Πρέπει να έχετε τουλάχιστον το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να καθορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών.

2. Για μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις , Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

   Εάν δεν βλέπετε αυτά τα στοιχεία μενού ή για μια λίστα, κάντε κλικ στην καρτέλα Βιβλιοθήκη ή Λίστα στην κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ή Ρυθμίσεις λίστας.

3. Στην περιοχή Δικαιώματα και διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.

4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών, βεβαιωθείτε ότι η προέλευση διατήρησης για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη έχει οριστεί σε Βιβλιοθήκη και φάκελοι. Εάν ο Τύπος περιεχομένου εμφανίζεται ως προέλευση, κάντε τα εξής:

   • Κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή προέλευσης.

   • Στη σελίδα Επεξεργασία πολιτικής, στην ενότητα Προέλευση διατήρησης , επιλέξτε Βιβλιοθήκη και φάκελοι. Ειδοποιείστε ότι οι πολιτικές διατήρησης τύπου περιεχομένου θα αγνοηθούν.

   • Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

5. Στη σελίδα Επεξεργασία πολιτικής, στην ενότητα Χρονοδιάγραμμα διατήρησης βάσει βιβλιοθήκης , πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγραφή για την πολιτική που δημιουργείτε.

6. Στην περιοχή Μη εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη σταδίου διατήρησης...

   Σημαντικό: Σημειώστε ότι στην περιοχή Εγγραφές, μπορείτε να επιλέξετε να ορίσετε διαφορετικές πολιτικές διατήρησης για τις εγγραφές, επιλέγοντας Ορισμός διαφορετικών σταδίων διατήρησης για εγγραφές.

7. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σταδίου, ορίστε μια επιλογή περιόδου διατήρησης για να καθορίσετε πότε πρόκειται να λήξουν τα έγγραφα ή τα στοιχεία. Κάντε ένα από τα εξής:

   • Για να ορίσετε την ημερομηνία λήξης με βάση μια ιδιότητα ημερομηνίας, στην ενότητα Συμβάν , κάντε κλικ στην επιλογή Αυτό το στάδιο βασίζεται σε μια ιδιότητα ημερομηνίας στο στοιχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια εγγράφου ή στοιχείου (για παράδειγμα, Δημιουργήθηκε ή Τροποποιήθηκε) και το χρονικό διάστημα μετά από αυτή την ενέργεια (για παράδειγμα, τον αριθμό των ημερών, μηνών ή ετών) όταν θέλετε να λήξει το στοιχείο.

   • Για να χρησιμοποιήσετε έναν προσαρμοσμένο τύπο διατήρησης για να καθορίσετε τη λήξη, κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός από έναν προσαρμοσμένο τύπο διατήρησης που είναι εγκατεστημένος σε αυτόν το διακομιστή.

     Σημείωση: Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν έχει ρυθμιστεί ένας προσαρμοσμένος τύπος από το διαχειριστή σας.

   • Στην περιοχή Ενέργεια, καθορίστε τι θέλετε να συμβαίνει όταν λήξει το έγγραφο ή το στοιχείο. Για να ενεργοποιήσετε μια συγκεκριμένη ενέργεια που θα πραγματοποιηθεί στο έγγραφο ή το στοιχείο (όπως η διαγραφή), επιλέξτε μια ενέργεια από τη λίστα.

8. Η επιλογή Έναρξη ροής εργασιών είναι διαθέσιμη μόνο εάν καθορίζετε μια πολιτική για μια λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου που έχει ήδη συσχετιστεί με μια ροή εργασιών. Στη συνέχεια, θα έχετε την επιλογή των ροών εργασιών από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε.

9. Στην ενότητα Περιοδικότητα , επιλέξτε Επανάληψη της ενέργειας αυτού του σταδίου...και εισαγάγετε πόσο συχνά θέλετε να επαναλαμβάνεται η ενέργεια.

   Σημείωση: Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν η ενέργεια που επιλέξατε μπορεί να επαναληφθεί. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να ορίσετε περιοδικότητα για την ενέργεια Οριστική διαγραφή.

10. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εάν έχουν ήδη δημιουργηθεί πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών για την τοποθεσία σας ως πολιτικές συλλογής τοποθεσιών, μπορείτε να εφαρμόσετε μία από τις πολιτικές σε έναν τύπο περιεχομένου. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εφαρμόσετε την ίδια πολιτική σε πολλούς τύπους περιεχομένου σε μια συλλογή τοποθεσιών που δεν έχουν τον ίδιο γονικό τύπο περιεχομένου.

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη που περιέχει τον τύπο περιεχομένου στον οποίο θέλετε να εφαρμόσετε μια πολιτική.

2. Για μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις , Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

   Εάν δεν βλέπετε αυτά τα στοιχεία μενού ή για μια λίστα, κάντε κλικ στην καρτέλα Βιβλιοθήκη ή Λίστα στην κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ή Ρυθμίσεις λίστας.

3. Στην περιοχή Δικαιώματα και διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.

4. Βεβαιωθείτε ότι η προέλευση πολιτικής έχει οριστεί σε Τύποι περιεχομένου και, στην περιοχή Πολιτικές τύπου περιεχομένου , επιλέξτε τον τύπο περιεχομένου στον οποίο θέλετε να εφαρμόσετε την πολιτική.

5. Στην ενότητα Καθορίστε την πολιτική , κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση πολιτικής συλλογής τοποθεσιών και, στη συνέχεια, επιλέξτε την πολιτική που θέλετε να εφαρμόσετε από τη λίστα.

   Σημείωση: Εάν η επιλογή Χρήση πολιτικής συλλογής τοποθεσιών δεν είναι διαθέσιμη, δεν έχουν οριστεί πολιτικές συλλογής τοποθεσιών για τη συλλογή τοποθεσιών.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Σημαντικό: Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη με την οποία εργάζεστε υποστηρίζει τη διαχείριση πολλών τύπων περιεχομένου, στην περιοχή Τύποι περιεχομένου μπορείτε να κάνετε κλικ στον τύπο περιεχομένου για τον οποίο θέλετε να καθορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών. Αυτό θα σας μεταφέρει απευθείας στο βήμα 5 παραπάνω.

Κάντε κοινή χρήση τύπων περιεχομένου σε συλλογές τοποθεσιών χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων για να ρυθμίσετε τη δημοσίευση τύπου περιεχομένου. Η δημοσίευση τύπου περιεχομένου σάς βοηθά να διαχειρίζεστε το περιεχόμενο και τα μετα-δεδομένα με συνέπεια σε όλες τις τοποθεσίες σας, επειδή οι τύποι περιεχομένου μπορούν να δημιουργηθούν και να ενημερωθούν κεντρικά και οι ενημερώσεις μπορούν να δημοσιευτούν σε πολλές συλλογές τοποθεσιών ή εφαρμογές Web εγγραφής.

Μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε ένα πρότυπο από αυτήν για να το χρησιμοποιήσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας σε πολλές συλλογές τοποθεσιών. Αυτή η μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί εάν θέλετε να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας των πολιτικών πληροφοριών σας ή μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως εναλλακτική μέθοδος για τη χρήση δημοσίευσης τύπου περιεχομένου για την εφαρμογή μιας πολιτικής σε συλλογές τοποθεσιών. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο ή ένα αντίγραφο ασφαλείας της πολιτικής εξάγοντας την πολιτική από μία συλλογή τοποθεσιών και, στη συνέχεια, εισάγοντάς την σε μια αποθηκευμένη θέση ή σε άλλη συλλογή τοποθεσιών.

Εξαγωγή πολιτικής

1. Στη συλλογή τοποθεσιών όπου βρίσκεται η πολιτική, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις , Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην ενότητα Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών , κάντε κλικ στην επιλογή Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών.

3. Κάντε κλικ στην πολιτική που θέλετε να εξαγάγετε, μετακινηθείτε με κύλιση στο κάτω μέρος της πολιτικής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή.

4. Όταν σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε ή να ανοίξετε το αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια θέση για να αποθηκεύσετε το αρχείο. Φροντίστε να επιλέξετε μια θέση που είναι διαθέσιμη στις συλλογές τοποθεσιών που εισάγουν την πολιτική.

5. Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Λήψη ολοκλήρωσης, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

Εισαγωγή πολιτικής σε διαφορετική συλλογή τοποθεσιών

Η εισαγωγή μιας πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών σάς επιτρέπει να την εφαρμόσετε σε πολλούς τύπους περιεχομένου σε επίπεδο τοποθεσίας ή λίστας σε οποιαδήποτε δεδομένη συλλογή τοποθεσιών. Τα πλεονεκτήματα αυτής της ενέργειας είναι διπλά: δεν χρειάζεται να καθορίσετε εκ νέου και να εφαρμόσετε την πολιτική σε κάθε τύπο περιεχομένου και μπορείτε να διαχειριστείτε ευκολότερα τις τροποποιήσεις πολιτικής, κάνοντας αλλαγές στην πολιτική σε ένα μόνο σημείο.

1. Στην αρχική σελίδα της συλλογής τοποθεσιών στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε την πολιτική, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις , Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

2. Στην ενότητα Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών , κάντε κλικ στην επιλογή Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών.

3. Στη σελίδα Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για να βρείτε το αρχείο XML για την πολιτική.

4. Επιλέξτε το αρχείο XML στο οποίο έχει αποθηκευτεί η πολιτική και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

5. Στη σελίδα Εισαγωγή πολιτικής συλλογής τοποθεσιών, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή για να προσθέσετε την πολιτική στη συλλογή τοποθεσιών.

Η πολιτική εισαγωγής μπορεί τώρα να εφαρμοστεί σε έναν ή πολλούς τύπους περιεχομένου σε επίπεδο τοποθεσίας ή λίστας. Ανατρέξτε στην ενότητα Εφαρμογή πολιτικής συλλογής τοποθεσιών σε τύπο περιεχομένου παραπάνω σε αυτό το άρθρο.