Microsoft 365 Copilot στο Outlook σάς βοηθά να δημιουργήσετε και να αναθεωρήσετε κανόνες εισερχομένων χρησιμοποιώντας φυσική γλώσσα. Μπορείτε να ζητήσετε από το Copilot να ρυθμίσει κανόνες που οργανώνουν τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως η μετακίνηση, η κατηγοριοποίηση ή η διαγραφή μηνυμάτων και να ελέγξετε γρήγορα ποιοι κανόνες είναι ενεργοί, χωρίς να ανοίξετε τη σελίδα Ρυθμίσεις κανόνων.
Σημαντικό: Το Copilot μπορεί να δημιουργήσει κανόνες και να προβάλει υπάρχοντες κανόνες. Για να επεξεργαστείτε, να διαγράψετε, να απενεργοποιήσετε ή να αναδιατάξετε κανόνες, θα χρησιμοποιήσετε τις ρυθμίσεις κανόνων του Outlook.
Δημιουργία κανόνων του Outlook με το Copilot
Μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες του Outlook περιγράφοντας τι θέλετε να συμβεί σε μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
-
Δημιουργήστε έναν κανόνα για τη μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον Alex στο φάκελο "Ανάγνωση αργότερα".
-
Κατηγοριοποιήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον προϊσταμενό μου ως Σημαντικά.
-
Μετακινήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ένδειξη "Τιμολόγιο" στο θέμα στο φάκελο "Τιμολόγια".
-
Διαγράψτε ενημερωτικά δελτία από newsletters@contoso.com.
Το Copilot ερμηνεύει το αίτημά σας και το μεταφράζει σε κανόνα του Outlook.
Πριν από τη δημιουργία ενός κανόνα
Πριν κάνετε αλλαγές, το Copilot εμφανίζει μια σύνοψη του κανόνα και ζητά επιβεβαίωση. Η σύνοψη αναφέρει με σαφήνεια:
-
Η συνθήκη (για παράδειγμα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον Alex)
-
Η ενέργεια (μετακίνηση, κατηγοριοποίηση ή διαγραφή)
-
Ότι ο κανόνας εφαρμόζεται μόνο σε μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Κατά τη δημιουργία του κανόνα, δεν αλλάζουν υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όταν δεν υπάρχουν φάκελοι ή κατηγορίες
Εάν ο κανόνας αναφέρεται σε ένα φάκελο ή κατηγορία που δεν υπάρχει ακόμα, το Copilot εξηγεί τι πρέπει να δημιουργηθεί και ζητά μία μόνο επιβεβαίωση. Για παράδειγμα:
-
Εάν ο φάκελος προορισμού δεν υπάρχει, το Copilot επιβεβαιώνει τη δημιουργία του φακέλου και του κανόνα μαζί.
-
Εάν η κατηγορία δεν υπάρχει, το Copilot επιβεβαιώνει τη δημιουργία της κατηγορίας και την εφαρμογή της στον κανόνα.
Δεν δημιουργείται τίποτα μέχρι να επιβεβαιώσετε. Αφού εγκριθεί, ο φάκελος ή η κατηγορία και ο κανόνας δημιουργούνται μαζί.
Προβολή κανόνων του Outlook με το Copilot
Μπορείτε να ζητήσετε από το Copilot να εμφανίσει τους κανόνες που υπάρχουν ήδη στο γραμματοκιβώτιό σας:
-
Δείξε μου τους τρέχοντες κανόνες μου.
-
Να παρατίθενται οι κανόνες εισερχομένων μου.
-
Εμφάνιση λεπτομερειών για τον κανόνα που μετακινεί αλληλογραφία από τον Alex.
Το Copilot εμφανίζει μια λίστα κανόνων μόνο για ανάγνωση, συμπεριλαμβανομένων των εξής:
-
Όνομα κανόνα
-
Συνθήκες και ενέργειες
-
Εάν ο κανόνας είναι ενεργοποιημένος ή απενεργοποιημένος
Για την προβολή κανόνων δεν απαιτείται επιβεβαίωση και δεν αλλάζει τίποτα στο γραμματοκιβώτιό σας.
Διαχείριση κανόνων στις ρυθμίσεις του Outlook
Για να κάνετε αλλαγές σε έναν κανόνα, όπως οι συνθήκες επεξεργασίας, η διαγραφή ενός κανόνα, η απενεργοποίηση ή η αλλαγή σειράς κανόνων, χρησιμοποιήστε τις ρυθμίσεις κανόνων του Outlook.
Όταν το Copilot δημιουργεί ή εμφανίζει έναν κανόνα, περιλαμβάνει μια σύνδεση Ρυθμίσεις κανόνων του Outlook. Η επιλογή αυτής της σύνδεσης ανοίγει την εγγενή σελίδα ρυθμίσεων κανόνων του Outlook, όπου μπορείτε να διαχειριστείτε πλήρως τους κανόνες σας.
Περιορισμοί
Οι κανόνες που δημιουργούνται από το Copilot είναι τυπικοί κανόνες εισερχομένων. Ως αποτέλεσμα,:
-
Εφαρμογή μόνο σε μελλοντικά εισερχόμενα μηνύματα (δεν επεξεργάζονται αναδρομικά τα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)
-
Είναι ορατά και διαχειρίσιμα στις ενσωματωμένες ρυθμίσεις κανόνων του Outlook, όπου μπορείτε να τις επεξεργαστείτε ή να τις διαγράψετε
Στο Outlook για iOS και Android:
-
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Copilot για να δημιουργήσετε κανόνες και να προβάλετε υπάρχοντες κανόνες.
-
Η σύνδεση Ρυθμίσεις κανόνων του Outlook δεν είναι διαθέσιμη. Για να επεξεργαστείτε ή να διαχειριστείτε κανόνες, ανοίξτε Outlook στο web ή στην επιφάνεια εργασίας.
Πού είναι διαθέσιμοι οι κανόνες στο Copilot
Η δημιουργία και η προβολή κανόνων του Outlook είναι διαθέσιμη μέσω του Microsoft 365 Copilot Chat (Κατάσταση λειτουργίας εργασίας). Δεν χρειάζεται να ανοίξετε το Outlook για να το χρησιμοποιήσετε, η εμπειρία Copilot πλήρους σελίδας σάς επιτρέπει να ενεργείτε με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του Outlook από οπουδήποτε.
Οι Κανόνες του Outlook είναι επίσης διαθέσιμοι στο πλαϊνό τμήμα παραθύρου του Copilot σε όλες τις εφαρμογές του Microsoft 365, καθώς και όταν εργάζεστε στο Outlook.
Στις υποστηριζόμενες εφαρμογές και πλατφόρμες περιλαμβάνονται οι εξής:
-
Microsoft 365 Copilot (εμπειρία πλήρους σελίδας)
-
Το πλαϊνό τμήμα παραθύρου του Copilot στις εφαρμογές του Microsoft 365, συμπεριλαμβανομένου του Outlook σε:
-
Κλασικό Outlook για Windows
-
Νέο Outlook για Windows
-
Outlook για το web
-
Outlook για Mac
-
Outlook για iOS
-
Outlook για Android
-
Σημείωση: Στο Outlook για Mac, η δημιουργία κανόνων εισερχομένων με το Copilot δεν είναι προς το παρόν διαθέσιμη. Συνεχίζουμε να βελτιώνουμε την εμπειρία του Copilot σε όλα τα προγράμματα-πελάτες του Outlook.
