Το σχέδιο αρχείων είναι το κύριο έγγραφο σχεδιασμού εγγραφών στο SharePoint. Παρόλο που τα σχέδια αρχείων μπορεί να διαφέρουν μεταξύ των οργανισμών, συνήθως:
-
Περιγράψτε τα είδη των στοιχείων που η εταιρεία αναγνωρίζει ότι είναι εγγραφές.
-
Περιγράψτε σε ποια ευρύτερη κατηγορία εγγραφών ανήκουν τα στοιχεία.
-
Να υποδείξετε πού αποθηκεύονται οι εγγραφές.
-
Περιγράψτε τις περιόδους διατήρησης για εγγραφές.
-
Αποσαφίστε ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση των διαφόρων ειδών εγγραφών.
Αυτό το άρθρο περιγράφει τα περιεχόμενα ενός σχεδίου αρχείων και συνοψίζει τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σχέδιο αρχείων για την εταιρεία σας. Το άρθρο σάς κατευθύνει επίσης σε ένα φύλλο εργασίας στο οποίο μπορείτε να καταγράψετε το σχέδιο αρχείων.
Προσδιορισμός ειδών εγγραφών
Για να προσδιορίσετε ποια ενεργά έγγραφα στον οργανισμό σας μπορεί να δηλωθούν ως εγγραφές, απαιτείται η συνεργασία διαχειριστών εγγραφών, υπαλλήλων συμμόρφωσης και διαχειριστών περιεχομένου. Σημειώστε ότι, ακόμα και εάν η επιχείρησή σας δεν ανήκει σε έναν κλάδο με αυστηρούς κανονισμούς, υπάρχουν γενικές νομοθεσίες που ενδέχεται να υποχρεώνουν την επιχείρησή σας να διατηρεί αρχεία. Μαζί με τη γενική επιχειρηματική νομοθεσία, πρέπει να αξιολογήσετε τις νομικές απαιτήσεις που αφορούν συγκεκριμένα την επιχείρησή σας.
Αυτό το άρθρο δεν εμπίπτει στους σκοπούς αυτού του άρθρου, πέραν των γενικών πληροφοριών που αφορούν τον καθορισμό των εγγραφών που εμπίπτουν στον οργανισμό σας. Πιθανότατα, η εταιρεία σας εκτελεί ήδη κάποια μορφή διαχείρισης εγγραφών και έχει συμπληρώσει τους περισσότερους ρόλους διαχείρισης εγγραφών που χρειάζεστε και μπορεί να έχετε ήδη μια ταξινόμηση εγγραφών.
Γενικά, για να προσδιορίσετε ποιες είναι οι εγγραφές στον οργανισμό σας:
-
Κατανοήστε τις νομικές υποχρεώσεις και τις επιχειρηματικές ανάγκες της επιχείρησής σας.
-
Σε μια συνεργατική προσπάθεια σε όλες τις διαιρέσεις του οργανισμού σας, αναλύστε τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται τα ενεργά έγγραφα.
-
Αναπτύξτε μια λίστα με τα είδη των εγγράφων που θα πρέπει να γίνουν εγγραφές. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε ότι τα ακόλουθα θα πρέπει να διατηρούνται ως εγγραφές:
-
Συμβάσεις για την ενοικίαση εταιρικού χώρου.
-
Έγγραφα που σχετίζονται με τα πλεονεκτήματα των εργαζομένων.
-
Έγγραφα που σχετίζονται με την έρευνα και ανάπτυξη προϊόντων.
-
-
Κατηγοριοποίηση των εγγραφών. Οι εγγραφές στην ίδια κατηγορία συχνά έχουν τις ίδιες περιόδους διατήρησης και ενδέχεται να απαιτούν παρόμοια επεξεργασία με άλλους τρόπους.
Καταγράψτε τις πληροφορίες που έχετε συλλέξει. Καταγράψτε το είδος της εγγραφής, την κατηγορία στην οποία ανήκουν οι εγγραφές αυτού του είδους και μια σύντομη περιγραφή του είδους της εγγραφής.
Ακολουθεί ένα δείγμα φύλλου εργασίας:
|
Είδος εγγραφής |
Κατηγορία εγγραφών |
Περιγραφή |
|---|---|---|
|
Προγράμματα πλεονεκτημάτων, προγράμματα ασφάλισης, προγράμματα αναζήτησης επιδομάτων |
Περιγραφές πλεονεκτημάτων για εργαζομένους |
Περιγραφές όλων των προγραμμάτων επιδομάτων για εργαζομένους. |
|
Φύλλα κατανομής χρόνου μισθοδοσίας, συμπληρωματικές πληροφορίες μισθοδοσίας |
Εγγραφές μισθοδοσίας |
Συνόψεις των ωρών εργασίας, υπερωριών και μισθού. |
|
Τιμολόγια προμηθευτή |
Τιμολόγια |
Εγγραφές αγαθών ή υπηρεσιών που έχουν αγοραστεί από προμηθευτές. |
|
Έρευνες προϊόντων, ερωτηματολόγια, εκπαιδευτικά εγχειρίδια, εκπαιδευτικά βίντεο |
Εκπαιδευτικό υλικό |
Παρέχει εσωτερική ή εξωτερική εκπαίδευση. |
|
Φόρμες αποστολής, αναφορές αποστολής |
Εγγραφές αποστολής |
Τεκμεταγράφει την αποστολή του υλικού. |
|
Δελτία τύπου, άρθρα εφημερίδας |
Δελτία |
Πληροφορίες δημοσίων σχέσεων σχετικά με προϊόντα και υπηρεσίες. |
|
Φύλλα επαφών έκτακτης ανάγκης, φόρμες εγγραφής ιατρικών προγραμμάτων, βιογραφικά σημειώματα, αναφορές κατάστασης πλεονεκτημάτων |
Εγγραφές προσωπικού |
Εγγραφές ιστορικών απασχόλησης ατόμων και σχετικών ενεργειών προσωπικού. |
Ολοκλήρωση του σχεδίου αρχείων
Αφού προσδιορίσετε ποια έγγραφα θα πρέπει να διατηρούνται ως εγγραφές και αφού δημιουργήσετε ένα σύνολο κατηγοριών εγγραφών, ολοκληρώστε το σχέδιο αρχείων, παρέχοντας πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με κάθε είδος εγγραφής. Υποδείξτε τα εξής:
-
Πόσο χρονικό διάστημα πρέπει να διατηρείται κάθε είδος εγγραφής.
-
Πώς θα πρέπει να απορρίπτονται οι εγγραφές όταν λήγει η περίοδος διατήρησης.
-
Who είναι η κύρια διαχείριση εγγραφών για εγγραφές αυτού του είδους.
-
Σε τι είδους μέσα είναι αποθηκευμένες οι εγγραφές αυτού του είδους.
Ακολουθεί ένα ολοκληρωμένο δείγμα σχεδίου αρχείων:
|
Εγγραφές |
Περιγραφή |
Media |
Κατηγορία εγγραφών |
Διατήρηση |
Διάθεση |
Επαφή |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Προγράμματα 401k |
Περιγραφή του προγράμματος πλεονεκτημάτων για εργαζομένους. |
Ιστοσελίδες |
Προγράμματα πλεονεκτημάτων για εργαζομένους |
X έτη |
Κανένα |
Ολύμπια |
|
Προγράμματα ασφάλισης |
Περιγραφή προγράμματος ασφάλισης υπαλλήλων. |
Εκτύπωση |
Προγράμματα πλεονεκτημάτων για εργαζομένους |
X έτη |
Κανένα |
Reshma Android |
|
Προγράμματα Γιαννού |
Περιγραφή σχεδίου δράσης για εργαζόμενους. |
Εκτύπωση |
Προγράμματα πλεονεκτημάτων για εργαζομένους |
X έτη |
Κανένα |
Reshma Android |
|
Φύλλα κατανομής χρόνου μισθοδοσίας |
Συνόψεις των ωρών εργασίας, υπερωριών και πληρωμών. |
Ηλεκτρονικά έγγραφα |
Εγγραφές μισθοδοσίας |
X έτη |
Καταστρέψει |
Reshma Android |
|
Συμπληρωματικές πληροφορίες μισθοδοσίας |
Συνόψεις αναρρωμένων αδειών, χρονικών διακοπών και άλλων στοιχείων μισθοδοσίας που δεν ανήκουν σε μισθούς. |
Ηλεκτρονικά έγγραφα |
Εγγραφές μισθοδοσίας |
X έτη |
Καταστρέψει |
Reshma Android |
|
Τιμολόγια προμηθευτή |
Εγγραφές αγαθών ή υπηρεσιών που έχουν αγοραστεί από προμηθευτές. |
Εκτύπωση |
Τιμολόγια |
X έτη |
Καταστρέψει |
Eric Lang |
|
Έρευνες προϊόντων |
Έρευνα ικανοποίησης πελατών. |
Ιστοσελίδες |
Υλικό έρευνας |
X έτη |
Αρχειοθέτηση |
Molly Dempsey |
|
Ερωτηματολόγια |
Ερωτηματολόγιο για τον προσδιορισμό δημογραφικών στοιχείων πελατών. |
Εκτύπωση |
Υλικό έρευνας |
X έτη |
Αρχειοθέτηση |
Molly Dempsey |
|
Εκπαιδευτικά εγχειρίδια |
Έντυπο εκπαιδευτικό περιεχόμενο. |
Εκτύπωση |
Εκπαιδευτικό υλικό |
X έτη |
Καταστρέψει |
Molly Dempsey |
|
Εκπαιδευτικά βίντεο |
Εκπαιδευτικό περιεχόμενο βίντεο. |
Βίντεο |
Εκπαιδευτικό υλικό |
X έτη |
Καταστρέψει |
Molly Dempsey |
|
Φόρμες αποστολής |
Ρύθμιση παραμέτρων για τις αποστολές υλικών |
Εκτύπωση |
Υλικό αποστολής |
X έτη |
Καταστρέψει |
Eric Lang |
|
Αναφορές αποστολής |
Τεκμηρίωση της αποστολής του υλικού. |
Ηλεκτρονικά υπολογιστικά φύλλα |
Υλικό αποστολής |
X έτη |
Καταστρέψει |
Eric Lang |
|
Δελτία |
Εκδόσεις σχετικά με προϊόντα και υπηρεσίες. |
Ηλεκτρονικά έγγραφα |
Πληροφορίες δημόσιων σχέσεων |
X έτη |
Αρχειοθέτηση |
Molly Dempsey |
|
Άρθρα εφημερίδας |
Ειδήσεις σχετικά με προϊόντα και υπηρεσίες. |
Εκτύπωση |
Πληροφορίες δημόσιων σχέσεων |
X έτη |
Αρχειοθέτηση |
Molly Dempsey |
|
Φύλλα επαφών έκτακτης ανάγκης |
Πληροφορίες υπαλλήλων. |
Ηλεκτρονικά έγγραφα |
Εγγραφές προσωπικού |
X έτη |
Καταστρέψει |
Reshma Android |
|
Φόρμες εγγραφής ιατρικών προγραμμάτων |
Φόρμες εγγραφής υπαλλήλων για προγράμματα υγείας. |
Ηλεκτρονικά έγγραφα |
Εγγραφές προσωπικού |
X έτη |
Καταστρέψει |
Reshma Android |
|
Βιογραφικά σημειώματα |
Παραλήφθηκαν βιογραφικά σημειώματα. |
Αναμιγνύεται |
Εγγραφές προσωπικού |
X έτη |
Καταστρέψει |
Reshma Android |
Σημείωση: Το παραπάνω παράδειγμα σε αυτή την ενότητα είναι ένα δείγμα. Δεν αποτελεί σύσταση για συγκεκριμένες ρυθμίσεις σχεδίου αρχείων. Για να αρχήν ότι αυτό αποτελεί παράδειγμα και δεν αποτελεί σύσταση οποιασδήποτε πολιτικής διαχείρισης εγγραφών, δεν παρέχονται περίοδοι διατήρησης.
