Τα χαρτοφυλάκια στο Microsoft Planner παρέχουν έναν ισχυρό τρόπο για την παρακολούθηση βασικών παραδοτέων και ορόσημων σε πολλά σχέδια. Με τα χαρτοφυλάκια στο Planner, μπορείτε να παρακολουθείτε κρίσιμες λεπτομέρειες του σχεδίου, όπως το ποσοστό ολοκλήρωσης και η κατάσταση, παρέχοντάς σας βαθύτερες πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο του έργου. Επιπλέον, δεδομένου ότι τα χαρτοφυλάκια είναι ενσωματωμένα απευθείας στην εφαρμογή Planner, μπορείτε να διαχειρίζεστε απρόσκοπτα τις εργασίες, τα σχέδια και τα χαρτοφυλάκια από ένα σημείο, είτε εργάζεστε στο Planner για το web είτε στο Microsoft Teams.
Για να παραμείνετε οργανωμένοι και να έχετε τον έλεγχο των σχεδίων σας με μια ενοποιημένη εμπειρία διαχείρισης έργων, αυτός ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει στα εξής θέματα:
Δημιουργία χαρτοφυλακίου στο Planner
Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε Planner στο Teams ή μεταβείτε στη διεύθυνση planner.cloud.microsoft για να αποκτήσετε πρόσβαση σε Planner απευθείας από το πρόγραμμα περιήγησής σας. Εάν έχετε μια Planner και Project Πρόγραμμα 3 ή Planner και Project Πρόγραμμα 5 άδεια χρήσης, θα δείτε την καρτέλα Τα χαρτοφυλάκιά μου στο αριστερό παράθυρο περιήγησης, ακριβώς κάτω από τις επιλογές Η ημέρα μου, Οι εργασίες μου και Τα σχέδιά μου.
Στη συνέχεια, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
-
Επιλέξτε την καρτέλα Τα χαρτοφυλάκιά μου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί + Νέο χαρτοφυλάκιο στην επάνω δεξιά γωνία.
-
Πληκτρολογήστε ένα χαρακτηριστικό όνομα για το χαρτοφυλάκιό σας.
-
Εάν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση του χαρτοφυλακίου με μια υπάρχουσα ομάδα, επιλέξτε την κατάλληλη ομάδα από την αναπτυσσόμενη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία.
Συμβουλή: Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο κουμπί + Νέο σχέδιο στο κάτω μέρος του αριστερού παραθύρου περιήγησης και να επιλέξετε Χαρτοφυλάκιο.
Μόλις δημιουργηθεί το χαρτοφυλάκιο, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε προγράμματα και να παρακολουθείτε αποτελεσματικά την πρόοδο.
Προσθήκη προγραμμάτων σε χαρτοφυλάκιο
Για να προσθέσετε προγράμματα στο χαρτοφυλάκιό σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
-
Μεταβείτε στην καρτέλα Προγράμματα μέσα στο χαρτοφυλάκιο που μόλις δημιουργήσατε.
-
Επιλέξτε το κουμπί + Προσθήκη προγράμματος για να προβάλετε μια λίστα με όλα τα premium προγράμματα που είναι διαθέσιμα σε εσάς— συμπεριλαμβανομένων των προγραμμάτων που έχετε δημιουργήσει και εκείνων που έχουν τεθεί σε κοινή χρήση με εσάς.
-
Επιλέξτε το όνομα του σχεδίου που θέλετε να προσθέσετε.
-
Επιλέξτε Σύνδεση για να συνδέσετε το σχέδιο με το χαρτοφυλάκιό σας. Αυτό ρυθμίζει μια προγραμματισμένη ροή για να διατηρείτε τα δεδομένα του χαρτοφυλακίου σας ενημερωμένα.
Σημείωση: Τα χαρτοφυλάκια σάς παρέχουν μια ενοποιημένη προβολή όλων των premium προγραμμάτων και εργασιών σας. τα βασικά προγράμματα δεν υποστηρίζονται προς το παρόν. Επιπλέον, η σύνδεση σε έργα Azure DevOps (ADO) και έργα Project Online δεν υποστηρίζεται.
Μετά την προσθήκη ενός σχεδίου, θα εμφανίζονται βασικά χαρακτηριστικά, όπως:
-
Διαχειριστής έργου
-
Πρόοδος (ποσοστό ολοκλήρωσης)
-
Ημερομηνία έναρξης
-
Ημερομηνία λήξης
Αυτά τα πεδία προβάλλονται μόνο εντός του χαρτοφυλακίου και δεν είναι δυνατή η επεξεργασία τους. Ωστόσο, μπορείτε να ορίσετε με μη αυτόματο τρόπο το πεδίο Κατάσταση για να παρακολουθείτε την πρόοδο χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες επιλογές: Δεν ξεκίνησε, Σε εξέλιξη, Σε κίνδυνο, Εκτός πίστας και Κλειστό.
Δημιουργία προβολής σχεδίου δράσης
Εάν θέλετε να προβάλετε το χαρτοφυλάκιο των σχεδίων σας και τις συσχετισμένες εργασίες τους ως μια οπτική λωρίδα χρόνου, επιλέξτε την καρτέλα Σχέδιο δράσης. Κάθε πρόγραμμα που έχετε προσθέσει στο χαρτοφυλάκιό σας θα εμφανίζεται αυτόματα ως διακριτή γραμμή στην προβολή σχεδίου δράσης.
Εάν είστε ήδη εξοικειωμένοι με τη δυνατότητα "Χάρτης" στο Project για το web, η προβολή "Σχέδιο δράσης" του Planner διαθέτει πολλές από τις ίδιες ή παρόμοιες δυνατότητες, όπως τη δυνατότητα:
-
Προσθήκη εργασιών σε χάρτη
-
Προσθήκη βασικών ημερομηνιών για την παρακολούθηση οροσήμων
-
Ενημέρωση της κατάστασης μεμονωμένων εργασιών
-
Επεξεργασία λεπτομερειών γραμμής σχεδίου
-
Προσαρμογή της προβολής σχεδίου δράσης
Προσθήκη εργασιών σε χάρτη
Για να προσθέσετε συγκεκριμένες εργασίες στον χάρτη σας και να παρακολουθήσετε καλύτερα αυτές τις εργασίες μέσα σε ένα σχέδιο:
-
Επιλέξτε το σχέδιο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Προσθήκη στοιχείου γραμμής στην κεφαλίδα.
-
Στο πλαϊνό παράθυρο Ενημέρωση στοιχείων , θα δείτε μια λίστα με όλες τις εργασίες στο σχέδιό σας. Επιλέξτε τις εργασίες που θέλετε να παρακολουθήσετε.
-
Επιλέξτε Ενημέρωση για να προσθέσετε αυτές τις εργασίες στη γραμμή του αντίστοιχου σχεδίου στο σχέδιο.
Προσθήκη βασικών ημερομηνιών για την παρακολούθηση οροσήμων
Στην προβολή Χάρτης, μπορείτε επίσης να προσθέσετε σημαντικές ημερομηνίες για να παρακολουθείτε τα σημαντικά ορόσημα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Προσθήκη ημερομηνίας κλειδιού στην κεφαλίδα της καρτέλας Σχέδιο δράσης και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τις σχετικές λεπτομέρειες.
Ενημέρωση της κατάστασης μεμονωμένων εργασιών
Για να ενημερώσετε με μη αυτόματο τρόπο την κατάσταση των μεμονωμένων εργασιών σας:
-
Επιλέξτε τη φάση εργασίας στην προβολή σχεδίου δράσης.
-
Επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες της φάσης στο αναδυόμενο παράθυρο που προκύπτει. Εδώ, μπορείτε να επιλέξετε από τις ακόλουθες επιλογές: Δεν έχει οριστεί, Σε καλό δρόμο, Σε κίνδυνο, Υψηλός κίνδυνος και Τέλος.
Επεξεργασία λεπτομερειών γραμμής σχεδίου
Επιλέξτε το όνομα του προγράμματος για να ενημερώσετε τις λεπτομέρειες, όπως Όνομα προγράμματος, Κάτοχος και Στοιχεία γραμμής. Θα δείτε επίσης επιλογές για ανανέωση των δεδομένων του σχεδίου και πρόσβαση στη σύνδεση Σχέδιο.
Προσαρμογή της προβολής σχεδίου δράσης
Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε την προβολή σχεδίου δράσης χρησιμοποιώντας τις επιλογές στην επάνω δεξιά γωνία της καρτέλας Σχέδιο δράσης. Αυτές οι επιλογές περιλαμβάνουν τα εξής:
-
Αλλαγή της ζουμ λωρίδας χρόνου
-
Φιλτράρισμα κατά κατόχους
-
Μεταπήδηση σε συγκεκριμένη ημερομηνία
Κοινή χρήση χαρτοφυλακίου για απρόσκοπτη συνεργασία
Για να κάνετε κοινή χρήση του χαρτοφυλακίου σας με συνεργάτες, επιλέξτε Προβολή και προσθήκη μελών στην επάνω δεξιά γωνία της κεφαλίδας Χαρτοφυλακίου. Από εδώ, μπορείτε είτε να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα για να κάνετε κοινή χρήση του χαρτοφυλακίου είτε να προσθέσετε μια υπάρχουσα ομάδα.
Διαχείριση πρόσβασης
Τα χαρτοφυλάκια στην Planner χρησιμοποιούν Ομάδες Microsoft 365 για δικαιώματα. Ως κάτοχος ομάδας, μπορείτε να προσθέσετε ή να καταργήσετε μέλη και να ελέγξετε την πρόσβαση με βάση τον τύπο άδειας χρήσης τους:
-
Οι χρήστες με άδεια χρήσης Planner και Project Πρόγραμμα 3 ή Planner και Project Πρόγραμμα 5 μπορούν να επεξεργαστούν τα χαρτοφυλάκια.
-
Οι χρήστες με Planner στο Microsoft 365 ή μια άδεια χρήσης Planner Πρόγραμμα 1 μπορούν να προβάλουν τα χαρτοφυλάκια που έχουν τεθεί σε κοινή χρήση με αυτούς σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση, αλλά δεν μπορούν να επεξεργαστούν τα χαρτοφυλάκια.
