Διαχείριση του μεγέθους του γραμματοκιβωτίου μου

Έχετε εβδομαδιαία ή ακόμη και ημερήσια μηνύματα που σας προειδοποιούν ότι πρόκειται να σας έχει λίγος χώρος γραμματοκιβωτίου; Η Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου είναι ένα εργαλείο one-stop-clean-up που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να περικόψετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας.

  1. Στο Outlook, επιλέξτε "Αρχείο"> "Εργαλεία>".

    Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου

  2. Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

    • Προβάλετε το συνολικό μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και μεμονωμένων φακέλων μέσα σε αυτό.

    • Βρείτε στοιχεία παλαιότερα από μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή μεγαλύτερα από ένα συγκεκριμένο μέγεθος.

    • Αρχειοθετήσετε στοιχεία χρησιμοποιώντας την Αυτόματη Αρχειοθέτηση.

    • Προβάλετε το μέγεθος του φακέλου "Διαγραμμένα" και αδειάστε το φάκελο "Διαγραμμένα".

    • Προβάλετε το μέγεθος του φακέλου διενέξεων και διαγράψτε αυτόν το φάκελο.

Βέλτιστες πρακτικές για να διατηρήσετε το γραμματοκιβώτιό σας λιτή

Εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας είναι αποθηκευμένο σε ένα διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως Exchange, όταν το γραμματοκιβώτιό σας φτάσει στο ανώτερο όριο, ο διαχειριστής σας μπορεί να ξεκινήσει τον περιορισμό της λειτουργικότητας. Για παράδειγμα, στα 90 MB μπορεί να εμφανιστεί μια προειδοποίηση, στα 100 MB ενδέχεται να μην μπορείτε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στα 110 MB ενδέχεται να μην μπορείτε να λάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να διατηρήσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας υπό έλεγχο:

  • Αρχειοθέτηση παλαιότερων στοιχείων – Μετακινήστε τα παλιά στοιχεία που θέλετε να διατηρήσετε σε μια αρχειοθήκη. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) που μπορείτε να ανοίξετε από Outlook κάθε φορά που το χρειάζεστε. Από προεπιλογή, Outlookαρχειοθετεί αυτόματα στοιχεία σε τακτά χρονικά διαστήματα. Μπορείτε επίσης να αρχειοθετήσετε στοιχεία με μη αυτόματο τρόπο όποτε θέλετε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποφασίσετε ποια στοιχεία θα αρχειοθετήσετε, πότε θα αρχειοθετήσετε και πού θα τα αποθηκεύσετε.

    Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε την εντολή "Αρχειοθήκη", ο οργανισμός σας μπορεί να έχει απενεργοποιήσει τη δυνατότητα.

  • Άδειασμα του φακέλου "Διαγραμμένα" – Αδειάζετε συχνά το φάκελο "Διαγραμμένα" για να βεβαιωθείτε ότι δεν διατηρείτε μηνύματα που δεν χρειάζεστε.

  • Άδειασμα του φακέλου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας – Αδειάζετε περιοδικά το φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας για να αποθηκεύετε το χώρο εισερχομένων για τα μηνύματα που θέλετε πραγματικά.

  • Αποθηκεύστε συνημμένα εκτός του γραμματοκιβωτίου σας – Καθώς τα συνημμένα συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου, μπορεί να χρειάζονται πολύ χώρο. Για τα συνημμένα που θέλετε να διατηρήσετε, εξετάστε το ενδεχόμενο να τα αποθηκεύσετε σε μια τοποθεσία ομάδας, OneDrive ή σε φακέλους στον υπολογιστή σας.

  1. Στο Outlook, επιλέξτε "Αρχείο"> "Εργαλεία εκκαθάρισης" > "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου".

    Εργαλείο "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου"

  2. Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

    • Προβάλετε το συνολικό μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και μεμονωμένων φακέλων μέσα σε αυτό.

    • Βρείτε στοιχεία παλαιότερα από μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή μεγαλύτερα από ένα συγκεκριμένο μέγεθος.

    • Αρχειοθετήσετε στοιχεία χρησιμοποιώντας την Αυτόματη Αρχειοθέτηση.

    • Προβάλετε το μέγεθος του φακέλου "Διαγραμμένα" και αδειάστε το φάκελο "Διαγραμμένα".

    • Προβάλετε το μέγεθος του φακέλου διενέξεων και διαγράψτε αυτόν το φάκελο.

Βέλτιστες πρακτικές για να διατηρήσετε το γραμματοκιβώτιό σας λιτή

Εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας είναι αποθηκευμένο σε ένα διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως Exchange, όταν το γραμματοκιβώτιό σας φτάσει στο ανώτερο όριο, ο διαχειριστής σας μπορεί να ξεκινήσει τον περιορισμό της λειτουργικότητας. Για παράδειγμα, στα 90 MB μπορεί να εμφανιστεί μια προειδοποίηση, στα 100 MB ενδέχεται να μην μπορείτε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στα 110 MB ενδέχεται να μην μπορείτε να λάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να διατηρήσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας υπό έλεγχο:

  • Αρχειοθέτηση παλαιότερων στοιχείων – Μετακινήστε τα παλιά στοιχεία που θέλετε να διατηρήσετε σε μια αρχειοθήκη. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) που μπορείτε να ανοίξετε από Outlook κάθε φορά που το χρειάζεστε. Από προεπιλογή, Outlookαρχειοθετεί αυτόματα στοιχεία σε τακτά χρονικά διαστήματα. Μπορείτε επίσης να αρχειοθετήσετε στοιχεία με μη αυτόματο τρόπο όποτε θέλετε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποφασίσετε ποια στοιχεία θα αρχειοθετήσετε, πότε θα αρχειοθετήσετε και πού θα τα αποθηκεύσετε.

    Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε την εντολή "Αρχειοθήκη", ο οργανισμός σας μπορεί να έχει απενεργοποιήσει τη δυνατότητα.

  • Άδειασμα του φακέλου "Διαγραμμένα" – Αδειάζετε συχνά το φάκελο "Διαγραμμένα" για να βεβαιωθείτε ότι δεν διατηρείτε μηνύματα που δεν χρειάζεστε.

  • Άδειασμα του φακέλου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας – Αδειάζετε περιοδικά το φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας για να αποθηκεύετε το χώρο εισερχομένων για τα μηνύματα που θέλετε πραγματικά.

  • Αποθηκεύστε συνημμένα εκτός του γραμματοκιβωτίου σας – Καθώς τα συνημμένα συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου, μπορεί να χρειάζονται πολύ χώρο. Για τα συνημμένα που θέλετε να διατηρήσετε, εξετάστε το ενδεχόμενο να τα αποθηκεύσετε σε μια τοποθεσία ομάδας, OneDrive ή σε φακέλους στον υπολογιστή σας.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

×