Υπάρχουν διάφορες ενέργειες που πρέπει να κάνετε για να διατηρήσετε ενημερωμένη τη λίστα επαφών σας. Αυτό το άρθρο σάς βοηθά να οργανώσετε τις επαφές σας, ώστε να μπορείτε να βρείτε εύκολα τα άτομα με τα οποία πρέπει να επικοινωνήσετε.
Τι θέλετε να κάνετε;
Αναζήτηση ατόμων
Το πλαίσιο αναζήτησης βρίσκεται στη λίστα επαφών, κάτω από το εικονίδιο Επαφές και στην προβολή Τηλέφωνο, κάτω από το εικονίδιο Τηλέφωνο. Μπορείτε να αναζητήσετε τα ονόματα των ατόμων ή μια δεξιότητα (θέση εργασίας) και, στη συνέχεια, να τα προσθέσετε στη λίστα επαφών σας, για παράδειγμα.
-
Στο πλαίσιο αναζήτησης, πληκτρολογήστε ένα όνομα, ένα ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή έναν αριθμό τηλεφώνου. Μπορείτε ακόμη και να πληκτρολογήσετε το όνομα μιας ομάδας διανομής ή ψευδώνυμου. Το λογισμικό επικοινωνιών Microsoft Lync 2010 εμφανίζει τα αποτελέσματα καθώς πληκτρολογείτε. Εάν εμφανιστούν περισσότερες από μία επαφές ή ομάδες, αυτή που βρίσκεται στη λίστα επαφών σας θα εμφανιστεί στο επάνω μέρος της λίστας. Όλες οι επαφές και οι μη επαφές θα έχουν μια κατακόρυφη γραμμή κατάστασης στα αριστερά της εικόνας του ατόμου και θα υποδεικνύουν την παρουσία, όπως Διαθέσιμος, Εκτός σύνδεσης και Απασχολημένος.
-
Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί υπηρεσίες SharePoint της Microsoft, τα κουμπιά "Όνομα" και "Δεξιότητα" εμφανίζονται κάτω από το πλαίσιο αναζήτησης. Μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση χρησιμοποιώντας μια λέξη-κλειδί, όπως θέση στην εργασία ή περιοχή εξειδίκευσης. Κάντε κλικ στην επιλογή Δεξιότητα για να δείτε άλλα άτομα με παρόμοιους τομείς εξειδίκευσης ή τίτλους εργασίας. Κάντε κλικ στο X στο πλαίσιο αναζήτησης για να επιστρέψετε στη λίστα επαφών.
Προσθήκη επαφής
Το προηγούμενο θέμα υποδεικνύει ότι μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση για ένα άτομο χρησιμοποιώντας ένα όνομα, ένα ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή έναν αριθμό τηλεφώνου. Για αυτή τη διαδικασία, θα χρησιμοποιήσουμε ως παράδειγμα μια αναζήτηση με βάση το όνομα. Επομένως, αφού ολοκληρώσετε την αναζήτησή σας, εμφανίζεται μια λίστα ατόμων των οποίων τα ονόματα ταιριάζουν με την αναζήτηση. Στην κάρτα επαφής του ατόμου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε την επιλογή Προσθήκη στη λίστα επαφών είτε το κουμπί Προσθήκη .
-
Κάντε κύλιση στη λίστα των επιστροφών αναζήτησης μέχρι να φτάσετε στο άτομο που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα επαφών σας. Στην κάρτα επαφής του ατόμου, κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στη λίστα επαφών. Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο κουμπί Προσθήκη .
-
Εάν έχετε ρυθμίσει ομάδες ή κατηγορίες επαφών, εμφανίζεται μια λίστα με αυτές τις ομάδες. Επιλέξτε μια ομάδα επαφών στην οποία θα τοποθετήσετε την επαφή.
-
Εάν δεν έχετε ρυθμίσει καμία ομάδα, αλλά θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη σε νέα ομάδα και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα της νέας ομάδας που θέλετε να δημιουργήσετε.
Συμβουλή: Πληκτρολογήστε το ονοματεπώνυμο του ατόμου (ή το μεγαλύτερο μέρος του) στο πλαίσιο αναζήτησης, επειδή εάν πληκτρολογήσετε μόνο ένα όνομα, ειδικά ένα όνομα που χρησιμοποιείται συχνά, θα έχετε πολλές επιστροφές. Εάν η εταιρεία σας έχει ρυθμίσει ένα όριο στον αριθμό των ατόμων που εμφανίζονται, τότε θα πρέπει να περιορίσετε και να επαναλάβετε την αναζήτησή σας εάν η επαφή που θέλετε δεν αναφέρεται.
Ο προεπιλεγμένος μέγιστος αριθμός επαφών που μπορείτε να προσθέσετε είναι 1.000. Ο πραγματικός αριθμός ορίζεται από την ομάδα υποστήριξης, επομένως επικοινωνήστε μαζί του για πληροφορίες σε περίπτωση που αυτός ο αριθμός δεν σας έχει διατεθεί.
Αρχή της σελίδας
Επιλογή πολλών επαφών
Ορισμένες φορές είναι πιο αποτελεσματικό να επιλέγετε πολλές επαφές κάθε φορά. Ένα παράδειγμα θα ήταν όταν προσθέτετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη.
-
Για να επιλέξετε πολλές μη γειτονικές επαφές, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL ενώ κάνετε κλικ σε αυτές.
-
Για γειτονικές επαφές, πατήστε παρατεταμένα το πλήκτρο SHIFT ενώ κάνετε κλικ ή χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους για να επιλέξετε.
Προσθήκη ατόμων εκτός της εταιρείας σας στη λίστα επαφών σας
Το Lync 2010 μπορεί να εμφανίσει πληροφορίες παρουσίας για επαφές που χρησιμοποιούν υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Windows Live δίκτυο υπηρεσιών Internet (συμπεριλαμβανομένων των MSN και Hotmail), AOL® και Yahoo!®, και οι οποίες είναι συνδεδεμένες στο Lync. Οι εξωτερικοί χρήστες (χρήστες που βρίσκονται εκτός της εταιρείας σας) μπορούν να κάνουν δραστηριότητες όπως κοινή χρήση πληροφοριών παρουσίας, πραγματοποίηση κλήσεων Lync και διεξαγωγή διασκέψεων βίντεο.
-
Ανοίξτε το Lync και, στο πλαίσιο αναζήτησης, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα επαφών σας.
-
Στην κάρτα επαφής που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη .
-
Επιλέξτε μια ομάδα επαφών στην οποία θα τοποθετήσετε την επαφή. Επίσης, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα αυτήν τη στιγμή, πληκτρολογώντας το όνομα δίπλα στο πεδίο Νέα ομάδα .
Ορισμένοι χρήστες έχουν ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια υπηρεσία που δεν είναι ομόσπονδη με το Lync. Παρόλο που μπορείτε να προσθέσετε αυτούς τους χρήστες στη λίστα επαφών σας με τον ίδιο τρόπο που προσθέτετε ομόσπονδους χρήστες, δεν θα βλέπετε πληροφορίες παρουσίας για αυτούς.
Άλλοι χρήστες συνδέονται σε μια εξωτερική τοποθεσία χρησιμοποιώντας το μη ομόσπονδο αναγνωριστικό χρήστη (διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιήστε τη μορφή user(unfederated.com)@federatedcompany.com--για παράδειγμα, MrContoso(gmail.com)@msn.com.--κατά την προσθήκη της επαφής. Η χρήση αυτής της μορφής θα εξασφαλίσει ότι η παρουσία του θα εμφανιστεί στο Lync.
Δημιουργία νέας ομάδας
Όταν βρείτε τις επαφές που θέλετε, μπορείτε να τις προσθέσετε σε μια ομάδα επαφών, ώστε να μπορείτε να τις βρείτε εύκολα την επόμενη φορά. Το Lync συμπληρώνει αυτόματα τις Συχνές επαφές με βάση τις 10 επαφές με τις οποίες συνομιλείτε συχνότερα. Μπορείτε επίσης να "καρφιτσώσετε" τις πιο σημαντικές επαφές σας στο επάνω μέρος της ομάδας για γρήγορη πρόσβαση. Το Lync προ-συμπληρώνει την καρφιτσωμένη λίστα με τα μέλη της ομάδας σας.
Καρφίτσωμα ή ξεκαρφίτσωμα μιας συχνής επαφής στο επάνω μέρος μιας ομάδας
Για να καρφιτσώσετε ή να ξεκαρφιτσώσετε μια συχνή επαφή, κάντε ένα από τα εξής.
-
Ανοίξτε το Lync και, στη λίστα επαφών σας, κάντε δεξί κλικ στο άτομο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Καρφίτσωμα στις συχνές επαφές.
-
Για να ξεκαρφιτσώστε μια επαφή, κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ξεκαρφίτσωμα από τις Συχνές επαφές.
Δημιουργία ομάδας επαφών
Όταν δημιουργείτε μια ομάδα στο Lync, ονομάζεται ομάδα επαφών, επειδή οργανώνει τις επαφές σας σε ομάδες που έχουν νόημα για εσάς. Μπορείτε να τους στείλετε άμεσο μήνυμα, να τους στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ρυθμίσετε συσκέψεις μαζί τους.
Μπορεί να έχετε ακούσει για Microsoft 365 Ομάδες. Μια ομάδα Microsoft 365 είναι ένας κοινόχρηστος χώρος εργασίας για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνομιλίες, αρχεία και συμβάντα ημερολογίου, όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να συνεργάζονται και να ολοκληρώνετε γρήγορα τις εργασίες τους. Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα Microsoft 365 από το Lync. Ανατρέξτε στο θέμα Πληροφορίες σχετικά με Office 365 ομάδες για περισσότερες πληροφορίες.
-
Ανοίξτε το Lync και, στη λίστα επαφών σας, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε όνομα ομάδας (για παράδειγμα, Συχνές επαφές), κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέας ομάδας και, στη συνέχεια, ονομάστε την ομάδα.
-
Για να προσθέσετε άτομα στη νέα ομάδα, αναζητήστε μια επαφή, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα των επαφών στα αποτελέσματα αναζήτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο σύμβολο συν (+). Εναλλακτικά, κάντε δεξί κλικ στην επαφή στα αποτελέσματα αναζήτησης, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στη λίστα επαφών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της ομάδας.
Σημείωση: Όταν δημιουργείτε την πρώτη σας ομάδα επαφών, το Lync δημιουργεί επίσης αυτόματα μια ομάδα για εσάς που ονομάζεται Άλλες επαφές. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε σε αυτήν την ομάδα νέες επαφές που δεν απαιτούν πιο συγκεκριμένες ιδιότητες μέλους ομάδας.
Διαγραφή ή κατάργηση ομάδας
Για να διαγράψετε μια ομάδα που έχετε δημιουργήσει:
-
Επιλέξτε Ομάδες από την περιοχή εμφάνισης επάνω από τη λίστα επαφών σας. (Εάν αυτή η επιλογή δεν εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κάτω βέλος ακριβώς κάτω από το πεδίο Αναζήτηση για να εμφανίσετε τα κουμπιά Ομάδες, Κατάσταση και Σχέση.)
-
Κάντε δεξί κλικ στο όνομα της ομάδας που θέλετε να διαγράψετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαγραφή ομάδας από το αναπτυσσόμενο μενού.
Σημείωση: Οι ομάδες Συχνές επαφές και Άλλες επαφές δημιουργούνται αυτόματα και, επομένως, δεν είναι δυνατή η διαγραφή τους.
Μετονομασία ομάδας
Για να μετονομάσετε μια ομάδα:
-
Κάντε δεξί κλικ στο όνομα της ομάδας στη λίστα επαφών, επιλέξτε Μετονομασία ομάδας και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα της νέας ομάδας.
Ταξινόμηση και εμφάνιση των επαφών σας
Μπορείτε να ταξινομήσετε τις επαφές σας σύμφωνα με διάφορες κατηγορίες (κατάσταση, ιδιότητα μέλους ομάδας και σχέσεις εμπιστευτικότητας) και μπορείτε να επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να εμφανίζονται οι μεμονωμένες καταχωρήσεις επαφών.
Ταξινόμηση επαφών στη λίστα επαφών
-
Για να οργανώσετε τις επαφές σας, ώστε αυτές που είναι συνδεδεμένες να εμφανίζονται στο επάνω μέρος της λίστας, κάντε κλικ στο στοιχείο Κατάσταση. Οι ηλεκτρονικές επαφές σας θα εμφανιστούν στο επάνω μέρος, ακολουθούμενες από τις επαφές με κατάσταση "Δεν βρίσκομαι στον υπολογιστή", "Άγνωστη κατάσταση" και "Μη διαθέσιμος".
-
Για να εμφανίσετε τις επαφές σας σύμφωνα με τις ομάδες στις οποίες είναι μέλη (συμπεριλαμβανομένων των προεπιλεγμένων ομάδων Συχνές επαφές και Άλλες επαφές και οποιεσδήποτε ομάδες έχετε δημιουργήσει), κάντε κλικ στην επιλογή Ομάδες.
-
Για να ταξινομήσετε τις επαφές σας κατά σχέση εμπιστευτικότητας, κάντε κλικ στην επιλογή Σχέση. (Για να δείτε επεξηγήσεις των σχέσεων, κάντε δεξί κλικ σε μια επαφή και, στη συνέχεια, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Αλλαγή σχέσης εμπιστευτικότητας.)
Αλλαγή της εμφάνισης μεμονωμένων καταχωρήσεων στη λίστα επαφών σας
-
Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Επιλογές εμφάνισης κάτω από το πλαίσιο αναζήτησης για να εμφανίσετε το μενού Επιλογές διάταξης .
Ανάλογα με τον τρόπο ταξινόμησης των επαφών σας, στο μενού εμφανίζονται διάφορες επιλογές. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζονται "φιλικά ονόματα" σε αντίθεση με τα ονόματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τις λεπτομέρειες κατάστασης, σε αντίθεση με μόνο τα ονόματα. Εάν η εταιρεία σας έχει ενεργοποιήσει την εμφάνιση εικόνων επαφών στη λίστα επαφών, μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε να εμφανίζονται εικόνες, η οποία καθορίζει πόσες επαφές χωρούν στο παράθυρο. (Εάν δεν εμφανίζονται εικόνες, η επιλογή είναι μεταξύ μόνο ονόματος, σε μία γραμμή ή ονόματος και λεπτομερειών, σε δεύτερη γραμμή.)
Σημείωση: Μπορείτε επίσης να απενεργοποιήσετε τις εικόνες οπουδήποτε στο Lync, κάνοντας κλικ στην επιλογή Η εικόνα μου στο παράθυρο διαλόγου Lync - Επιλογές . Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ορισμός επιλογών εικόνας.
Αλλαγή του τρόπου με τον οποίο το Lync εμφανίζει τις επαφές
-
Στη λίστα επαφών σας, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές εμφάνισης κάτω από το πλαίσιο αναζήτησης για να κάνετε εναλλαγή μεταξύ μίας και δύο γραμμών πληροφοριών ανά επαφή. Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί φωτογραφίες επαφών, η προβολή δύο γραμμών εμφανίζει τις φωτογραφίες.
-
Για περισσότερες επιλογές, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην επιλογή Επιλογές εμφάνισης για να ανοίξετε το μενού Επιλογές διάταξης .
Προβολή επαφών κατά σχέση εμπιστευτικότητας (παλαιότερα ονομαζόταν επίπεδο πρόσβασης)
-
Στη λίστα επαφών σας, κάντε κλικ στο κουμπί Σχέση κάτω από το πλαίσιο αναζήτησης.
Για να κατανοήσετε ποιες πληροφορίες παρουσίας εκτίθενται για κάθε σχέση εμπιστευτικότητας, ανατρέξτε στο θέμα Έλεγχος της πρόσβασης στις πληροφορίες παρουσίας σας.
Μετακίνηση, αντιγραφή και κατάργηση επαφών
Στη λίστα επαφών σας, κάντε τα εξής για να μετακινήσετε, να αντιγράψετε και να καταργήσετε ή να διαγράψετε επαφές.
-
Για να μετακινήσετε μια επαφή σε μια άλλη ομάδα, κάντε δεξί κλικ στην επαφή, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Μετακίνηση επαφής σε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην ομάδα που θέλετε.
-
Για να αντιγράψετε την επαφή σε άλλη ομάδα, κάντε δεξί κλικ στην επαφή, κάντε κλικ στην εντολή Αντιγραφή επαφής σε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην ομάδα που θέλετε.
-
Για να καταργήσετε την επαφή από την ομάδα, κάντε δεξί κλικ στην επαφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση από ομάδα.
-
Για να καταργήσετε εντελώς την επαφή, κάντε δεξί κλικ στην επαφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση από τη λίστα επαφών.
Σημαντικό: Όταν καταργείτε μια επαφή από μία ομάδα, αυτή η επαφή θα καταργηθεί εντελώς από τη λίστα επαφών σας, εκτός εάν εξακολουθεί να είναι μέλος σε κάποια άλλη από τις ομάδες σας.
Σημαντικό: Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο προβάλλετε τις επαφές (κατά ομάδα, κατάσταση ή σχέση), οι συναρτήσεις μετακίνησης και αντιγραφής διαφέρουν. Πρέπει να γνωρίζετε ότι η μεταφορά επαφών μεταξύ ομάδων σχέσεων εμπιστευτικότητας αλλάζει τη σχέση εμπιστευτικότητας για την επαφή.
Σημείωση: Η λίστα επαφών σας δεν μπορεί να εξαχθεί ή να αντιγραφεί από άλλους χρήστες του Lync. Η λίστα επαφών κάθε ατόμου θα είναι διαφορετική, επειδή όλοι οι χρήστες έχουν μοναδικές σχέσεις, απαιτήσεις προστασίας προσωπικών δεδομένων και προτιμήσεις επικοινωνίας. Ένας απλός τρόπος για να κάνετε κοινή χρήση βασικών επαγγελματικών επαφών με τους συναδέλφους σας είναι να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής με βασικές επαφές στο Outlook από την οποία όλοι μπορούν να επιλέξουν επαφές για να τις προσθέσουν στις λίστες επαφών τους στο Lync.
Προβολή κάρτας επαφής
Ανάλογα με τη σχέση εμπιστευτικότητας που σας έχει εκχωρήσει μια επαφή, μπορείτε να δείτε το χρονοδιαγραμμά της, καθώς και μια προσωπική σημείωση. Η κάρτα επαφής παρέχει επίσης ένα σημείο για τη σύνδεση με την επαφή, όπως η έναρξη μιας συνομιλίας ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων, η κλήση, ο προγραμματισμός μιας σύσκεψης ή η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Στη λίστα επαφών σας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εικόνα μιας επαφής (ή στο εικονίδιο κατάστασης, εάν δεν εμφανίζονται εικόνες) για να δείτε μια βασική κάρτα επαφής.
-
Για περισσότερες πληροφορίες, κάντε κλικ στο κουμπί Ανάπτυξη κάρτας επαφής (κάτω βέλος) στην κάτω δεξιά γωνία της κάρτας.
-
Για να διατηρήσετε την κάρτα ορατή, κάντε κλικ στο κουμπί Καρφίτσωμα στην επάνω δεξιά γωνία της κάρτας. Μπορείτε να σύρετε την κάρτα σε μια βολική θέση στην επιφάνεια εργασίας.
Προσθήκη ετικέτας σε επαφή
Μπορείτε να επισημάνετε, ή να "επισημάνετε", μια επαφή στη λίστα επαφών σας, ώστε να ειδοποιηθείτε όταν γίνει διαθέσιμος. Το Lync εμφανίζει μια ειδοποίηση μόλις η κατάσταση μιας επαφής αλλάξει σε "Διαθέσιμος".
-
Στη λίστα επαφών σας, κάντε δεξί κλικ στο άτομο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε ετικέτα.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Σήμανση για ειδοποιήσεις αλλαγής κατάστασης.
Αποκλεισμός μιας επαφής
Για να αποκλείσετε μεμονωμένες επαφές ώστε να μην μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας χρησιμοποιώντας το Lync, κάντε τα εξής:
-
Κάντε δεξί κλικ στην επαφή στη λίστα Επαφών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή σχέσης εμπιστευτικότητας.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αποκλεισμένη επαφή.
