Ένα γραμματοκιβώτιο ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης Outlook μπορεί να αποθηκεύσει παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου δεν καταλαμβάνουν χώρο στο κύριο γραμματοκιβώτιό σας. Αυτό το εξειδικευμένο γραμματοκιβώτιο εμφανίζεται μαζί με τους άλλους φακέλους γραμματοκιβωτίου σας στο Outlook.
Ένας διαχειριστής ενεργοποιεί το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης και ορίζει επίσης τις πολιτικές που ελέγχουν πότε θα μετακινούνται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην αρχειοθέτηση και για πόσο χρονικό διάστημα θα αποθηκεύονται εκεί για εσάς. Επιπλέον, ενδέχεται να μπορείτε να τροποποιήσετε τις τυπικές ρυθμίσεις πολιτικής για να διαχειριστείτε περαιτέρω το μέγεθος και τις επιδόσεις του κύριου γραμματοκιβωτίου σας. Επίσης, εάν είναι ενεργοποιημένη, μπορείτε να μετακινήσετε ή να ορίσετε με μη αυτόματο τρόπο κανόνες για την αυτόματη μετακίνηση μηνυμάτων στην ηλεκτρονική αρχειοθήκη.
Προσοχή: Κατά την περιήγηση σε θέσεις αποθήκευσης αλληλογραφίας, προσέξτε να μην συγχέετε το φάκελο Ηλεκτρονική αρχειοθήκη με τον υπάρχοντα φάκελο αλληλογραφίας Αρχειοθήκη. Για παράδειγμα, η ενέργεια Μετακίνηση στην αρχειοθήκη στην κορδέλα, τοποθετεί το επιλεγμένο στοιχείο στην τοπική Αρχειοθήκη και όχι στην Ηλεκτρονική αρχειοθήκη.
Ο φάκελος Ηλεκτρονική αρχειοθήκη θα εμφανιστεί στο Outlook για Mac εάν έχετε ένα λογαριασμό Microsoft 365 και η Διαχείριση IT ή Διαχείριση Microsoft 365 έχει ενεργοποιήσει τη συνάρτηση.
-
Ανοίξτε Outlook για Mac.
-
Στη λίστα φακέλων, βρείτε και αναπτύξτε το φάκελο Ηλεκτρονική αρχειοθήκη για να δείτε τα περιεχόμενά του.
-
Σύρετε και αποθέστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από και προς το φάκελο αρχειοθέτησης, ανάλογα με τις ανάγκες.
Σημείωση: Η νέα Outlook για Mac υποστηρίζει μόνο τη λειτουργική μονάδα αλληλογραφίας. Εάν μετακινήσατε φακέλους, στοιχεία ημερολογίου, επαφές, εργασίες ή σημειώσεις στην αρχειοθήκη σας σε οποιαδήποτε άλλη έκδοση του Outlook, όπως Outlook για Windows, δεν θα μπορείτε να τα προβάλετε στο ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης χρησιμοποιώντας το νέο Outlook για Mac.
Σημαντικό: Το γραμματοκιβώτιο θα πρέπει να βρίσκεται σε διακομιστή Microsoft365. Διαχειριστές, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση γραμματοκιβωτίων αρχειοθέτησης στο κέντρο συμμόρφωσης.
-
Ανοίξτε την Windows Outlook αλληλογραφία σας.
-
Στο πλαίσιο λίστας φακέλων, εντοπίστε το φάκελο Ηλεκτρονική αρχειοθήκη .
-
Προαιρετικά, εξερευνήστε τα υπάρχοντα περιεχόμενα του φακέλου Ηλεκτρονική αρχειοθήκη .
-
Σύρετε και αποθέστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από και προς το φάκελο αρχειοθέτησης, ανάλογα με τις ανάγκες.
Σημείωση: Το γραμματοκιβώτιο ηλεκτρονικής αρχειοθήκης στο OWA ονομάζεται Αρχειοθήκη In-Place.
-
Ανοίξτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας με Outlook στο web.
-
Εάν είναι ενεργοποιημένη, θα δείτε το φάκελο Αρχειοθήκη επιτόπου στη λίστα φακέλων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Για να αποδεσμεύσετε χώρο στη συσκευή σας, μετακινήστε στοιχεία στον In-Place φάκελο Αρχειοθήκη.
Πρόσθετες πληροφορίες αναφοράς
