Σε ολόκληρη την επιχείρησή σας, οι ομάδες χρησιμοποιούν τοποθεσίες του Microsoft SharePoint για συνεργασία σε έγγραφα και κοινή χρήση πληροφοριών. Θέλετε να δημιουργήσετε λύσεις του SharePoint που βελτιώνουν την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα του οργανισμού σας, αλλά δεν θέλετε να συντάξετε κώδικα. Από πού ξεκινάς;
Με Microsoft SharePoint Designer 2010, μπορείτε να σχεδιάσετε λύσεις ροής εργασιών χωρίς κώδικα που διαχειρίζονται απλές έως πιο σύνθετες επιχειρηματικές διαδικασίες σε μια εταιρεία. Οι ροές εργασιών προσθέτουν λογική τόσο στο σύστημα όσο και στις ανθρώπινες διεργασίες. Οι ροές εργασιών για διεργασίες συστήματος ενδέχεται να ενημερώνουν μία προέλευση δεδομένων όταν αλλάζει μια άλλη προέλευση δεδομένων. Οι ροές εργασιών για ανθρώπινες διεργασίες ενδέχεται να στείλουν ένα έγγραφο, όπως μια αναφορά εξόδων, στο διαχειριστή ενός υπαλλήλου για έγκριση και, εάν εγκριθεί, στο λογιστικό τμήμα για επεξεργασία.
Αυτό καθίσταται δυνατό από το ισχυρό αλλά διαισθητικό πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών σε SharePoint Designer 2010 που επιτρέπει την ένθετη λογική, τα δευτερεύοντα βήματα και πολλά άλλα. Για παράδειγμα, εάν η ροή εργασίας σας είναι συσχετισμένη με μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή εάν έχει φιλτραριστεί με τον τύπο περιεχομένου εγγράφου, εμφανίζεται μια ομάδα ενεργειών συνόλου εγγράφων με βάση τα συμφραζόμενα. Ένα σύνολο εγγράφων είναι μια νέα δυνατότητα στο SharePoint Server 2010 με την οποία μια ομάδα εγγράφων αντιμετωπίζεται ως μία ενιαία μονάδα, επομένως, μια ενέργεια ροής εργασιών για ένα σύνολο εγγράφων θα εκτελείται σε όλα τα στοιχεία σε αυτό το σύνολο εγγράφων.
Άλλες νέες ενέργειες ροής εργασιών περιλαμβάνουν ενέργειες που αποτελούν τη βάση των τριών πιο δημοφιλών ροών εργασίας στον SharePoint Server — τις ροές εργασιών "Έγκριση", "Συλλογή σχολίων" και "Συλλογή υπογραφών", ενέργειες βοηθητικού προγράμματος για το χειρισμό συμβολοσειρών και ημερομηνιών. μια νέα σχεσιακή ενέργεια που χρησιμοποιεί το SharePoint User Profile Store για να αναζητήσει τον διευθυντή ενός ατόμου. και νέες ενέργειες λίστας που μπορεί να χρησιμοποιήσει μια ροή εργασιών για να ορίσει δικαιώματα σε ένα στοιχείο λίστας.
Μπορείτε επίσης να σχεδιάσετε και να κάνετε κοινή χρήση ροών εργασιών χρησιμοποιώντας το Microsoft Visio με τα πρότυπα διαγράμματος ροής που μπορούν να εξαχθούν σε SharePoint Designer 2010.
Αυτό το άρθρο παρουσιάζει τα βασικά στοιχεία για τις ροές εργασιών. Όταν κατανοήσετε τους τύπους και τα βασικά μπλοκ δόμησης των ροών εργασιών —ενέργειες, συνθήκες και βήματα— μπορείτε να προσθέσετε γρήγορα ροές εργασιών για να αυτοματοποιήσετε διαδικασίες και να βελτιώσετε την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα του οργανισμού σας.
Σε αυτό το άρθρο
Τι είναι μια ροή εργασιών;
Οι ροές εργασιών είναι ο τρόπος με τον οποίο λειτουργεί μια εταιρεία, μια σειρά ενεργειών που αντιστοιχούν σε μια διαδικασία εργασίας, όπως η διαδικασία για παραγγελίες αγοράς. Το SharePoint 2010 σάς βοηθά να αυτοματοποιήσετε αυτές τις ροές εργασιών, αυξάνοντας έτσι την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα του οργανισμού. Αυτό συμβαίνει επειδή οι αυτοματοποιημένες ροές εργασιών καθοδηγούν τις διαδικασίες έτσι ώστε η εταιρεία να μπορεί να επικεντρωθεί στην εκτέλεση εργασιών και όχι στη διαχείριση των διαδικασιών.
Οι ροές εργασιών μπορούν να ελέγχουν τις περισσότερες πτυχές μιας τοποθεσίας, λίστας, βιβλιοθήκης, τύπου περιεχομένου ή στοιχείου λίστας του SharePoint 2010, συμπεριλαμβανομένου του κύκλου ζωής αυτού του στοιχείου. Η ροή εργασιών μπορεί να περιλαμβάνει ενέργειες που εκτελούνται από άτομα (ή συμμετέχοντες σε ροή εργασιών) και ενέργειες που εκτελούνται από τη ροή εργασιών. Οι συμμετέχοντες στη ροή εργασιών μπορούν να αλληλεπιδρούν με τη ροή εργασιών μέσω της καθορισμένης λίστας εργασιών, όπου μια ροή εργασιών μπορεί να δημιουργήσει μια εργασία για κάποιον και να παραμείνει σε παύση μέχρι η εργασία να επισημανθεί ως ολοκληρωμένη.
Οι ροές εργασιών μπορεί να είναι τόσο απλές είτε τόσο περίπλοκες όσο απαιτούν οι επιχειρηματικές διαδικασίες σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή εργασιών που ξεκινά ο χρήστης ή μια ροή εργασιών που ξεκινά αυτόματα με βάση ένα συμβάν, όπως όταν δημιουργείται ή αλλάζει ένα στοιχείο λίστας.
Γενικά, όταν χρησιμοποιείτε SharePoint Designer 2010 για να σχεδιάσετε μια ροή εργασιών, ακολουθήστε τα παρακάτω βασικά βήματα:
-
Επιλέξτε τον τύπο των ροών εργασιών που θέλετε να δημιουργήσετε: λίστα, λίστα με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης ή τοποθεσία.
-
Χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών για να επιλέξετε και να συγκεντρώσετε τις συνθήκες και τις ενέργειες που καθορίζουν τα βήματα της ροής εργασιών, έτσι ώστε να αντιπροσωπεύει την επιχειρηματική διαδικασία που αυτοματοποιείτε.
-
Αποθηκεύστε και δημοσιεύστε τη ροή εργασιών.
-
Προσαρμόστε τις φόρμες ροής εργασιών που δημιουργήθηκαν αυτόματα, εάν είναι απαραίτητο.
Μπορείτε να θεωρήσετε μια ροή εργασιών ως ένα διάγραμμα ροής ενεργειών με αρχή, τέλος και διαδοχική ροή από την αρχή έως το τέλος. Οι ροές εργασιών μπορούν να ενσωματώσουν παράλληλους κλάδους, αλλά τελικά προχωρούν από την αρχική δράση στην τελική δράση.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι επρόκειτο να δημιουργήσετε γράφημα για τη ροή εργασιών που δρομολογεί ένα έγγραφο στο SharePoint 2010 για έγκριση. Όταν ξεκινά η ροή εργασιών, ειδοποιεί αυτόματα τον καθορισμένο αναθεωρητή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι έχει ένα έγγραφο για αναθεώρηση. Στη συνέχεια, ο αναθεωρητής εξετάζει το έγγραφο και αλλάζει την κατάσταση του εγγράφου για να υποδείξει ότι έχει ολοκληρώσει την εργασία του και εάν έχει εγκρίνει ή απορρίψει το έγγραφο. Με βάση την απάντηση του αναθεωρητή, η ροή εργασιών προχωρά προς τα κάτω σε μία από τις δύο παράλληλες διακλαδώσεις. Εάν ο αναθεωρητής εγκρίνει το έγγραφο, η ροή εργασιών μετακινεί το εγκεκριμένο έγγραφο σε μια συγκεκριμένη βιβλιοθήκη εγγράφων και, στη συνέχεια, στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ολόκληρη την ομάδα ειδοποιώντας τους για το εγκεκριμένο έγγραφο. Εάν ο αναθεωρητής απορρίψει το έγγραφο, η ροή εργασιών ειδοποιεί το συντάκτη του εγγράφου για αυτό. Σε κάθε περίπτωση, η ροή εργασιών φτάνει στη συνέχεια στο τέλος της και η διαδικασία ολοκληρώνεται.
Διάγραμμα 1: Παράδειγμα ροής εργασίας έγκρισης
Τι είδους ροές εργασιών πρέπει να σχεδιάσω;
Υπάρχουν τρεις τύποι ροών εργασιών στο SharePoint 2010:
-
Λίστα
-
Λίστα με δυνατότητα επανάληψης χρήσης
-
Τοποθεσία
Ροές εργασιών λίστας
Μια ροή εργασιών λίστας είναι ο τύπος της ροής εργασιών που ήταν διαθέσιμη στο SharePoint 2007. Επειδή έχει το περιβάλλον της λίστας για την οποία δημιουργήθηκε, οι ροές εργασιών λίστας έχουν αυτόματα πρόσβαση στις τιμές των προσαρμοσμένων πεδίων για το στοιχείο λίστας στο οποίο θα εκτελεστούν, όπως το προσαρμοσμένο πεδίο Σημειώσεις για μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Οι ροές εργασιών λίστας δεν είναι δυνατό να είναι διαθέσιμες σε άλλες λίστες ή βιβλιοθήκες σε αυτήν ή σε άλλες τοποθεσίες. Για να έχετε την ίδια λειτουργικότητα ροής εργασιών για πολλές λίστες, πρέπει να δημιουργήσετε ξανά με μη αυτόματο τρόπο τις ροές εργασιών σε όλες τις θέσεις.
Εάν γνωρίζετε ότι θα χρειαστείτε μόνο τις ροές εργασιών που σχεδιάζετε για μια συγκεκριμένη λίστα, η ροή εργασιών λίστας έχει το πλεονέκτημα ότι διαθέτει αυτόματα τα προσαρμοσμένα πεδία των λιστών.
Επαναχρησιμοποιήσιμες ροές εργασιών λίστας
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή εργασιών λίστας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης (ροή εργασίας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης) στην τοποθεσία ανώτατου επιπέδου στη συλλογή τοποθεσιών και αυτή η ροή εργασιών μπορεί να γίνει καθολικά επαναχρησιμοποιήσιμη, πράγμα που σημαίνει ότι η ροή εργασιών μπορεί να συσχετιστεί με οποιαδήποτε λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου στη συλλογή τοποθεσιών. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης σε οποιαδήποτε δευτερεύουσα τοποθεσία στη συλλογή τοποθεσιών. αυτή η ροή εργασιών είναι διαθέσιμη για επαναχρησιμοποίηση στη συγκεκριμένη δευτερεύουσα τοποθεσία.
Μπορείτε επίσης να εξαγάγετε μια ροή εργασιών με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης από μία τοποθεσία και, στη συνέχεια, να αποστείλετε και να ενεργοποιήσετε αυτήν τη ροή εργασιών σε διαφορετική τοποθεσία. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή εργασιών με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης σε ένα περιβάλλον δοκιμής, να τη δοκιμάσετε και, στη συνέχεια, να την εξαγάγετε σε ένα περιβάλλον παραγωγής. SharePoint Designer 2010 υποστηρίζει την εξαγωγή μιας ροής εργασιών ως προτύπου.
Οι επαναχρησιμοποιήσιμες ροές εργασιών, από προεπιλογή, δεν έχουν το περιβάλλον μιας συγκεκριμένης λίστας ή βιβλιοθήκης. Επομένως, από προεπιλογή, παρέχουν μόνο τις στήλες που είναι κοινές σε λίστες και βιβλιοθήκες, όπως Οι στήλες Δημιουργήθηκε και Δημιουργήθηκε από.
Εάν η ροή εργασίας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης απαιτεί να υπάρχουν συγκεκριμένες στήλες στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη με την οποία τη συσχετίσατε, μπορείτε να προσθέσετε αυτές τις στήλες ως στήλες συσχέτισης. Οι στήλες συσχέτισης προστίθενται αυτόματα σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, όταν μια ροή εργασίας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης συσχετίζεται με τη συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη.
Όταν δημιουργείτε μια ροή εργασίας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης, μπορείτε εναλλακτικά να επιλέξετε να φιλτράρετε τη ροή εργασίας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης για έναν συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου. Αυτό σας επιτρέπει να εργαστείτε με τα πεδία του τύπου περιεχομένου στο SharePoint Designer 2010. Για παράδειγμα, εάν οι ροές εργασιών λίστας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης σχετίζονται με τον τύπο περιεχομένου εγγράφου, μπορείτε να προβάλετε και να χρησιμοποιήσετε στα πεδία ροής εργασιών που αφορούν τον συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου, όπως το αναγνωριστικό εγγράφου. Στη συνέχεια, στο πρόγραμμα περιήγησης, μπορείτε να συσχετίσετε τη ροή εργασιών με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης είτε με έναν συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου είτε με οποιονδήποτε τύπο περιεχομένου στον οποίο μεταβιβάζονται δεδομένα από αυτόν τον τύπο περιεχομένου. Εάν συσχετίσετε μια ροή εργασιών με έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, μπορείτε να κάνετε αυτήν τη ροή εργασιών διαθέσιμη για όλα τα στοιχεία αυτού του τύπου περιεχομένου σε κάθε λίστα και βιβλιοθήκη της τοποθεσίας στην οποία έχει προστεθεί αυτός ο τύπος περιεχομένου. Μπορείτε ακόμη και να την καταστήσετε διαθέσιμη για τοποθεσίες σε μια συλλογή, εάν η ροή εργασιών έχει ρυθμιστεί ώστε να είναι μια ροή εργασίας με δυνατότητα καθολικής επαναχρησιμοποίησης.
Εάν θέλετε οι χρήστες να μπορούν να χρησιμοποιούν τις ροές εργασιών που σχεδιάζετε σε πολλές τοποθεσίες, λίστες, βιβλιοθήκες και τύπους περιεχομένου, μια ροή εργασίας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης πιθανότατα θα ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες σας. Αναμένουμε ότι οι περισσότερες ροές εργασιών για το SharePoint 2010 θα χρησιμοποιούν επαναχρησιμοποιήσιμες ροές εργασιών.
Ροές εργασιών τοποθεσίας
Μια ροή εργασίας τοποθεσίας συσχετίζεται με μια τοποθεσία και όχι με έναν τύπο λίστας, βιβλιοθήκης ή περιεχομένου. Επομένως, σε αντίθεση με τις περισσότερες ροές εργασιών, η ροή εργασιών τοποθεσίας δεν εκτελείται σε ένα συγκεκριμένο στοιχείο λίστας. Εξαιτίας αυτού, πολλές από τις ενέργειες που είναι διαθέσιμες για στοιχεία που δεν είναι διαθέσιμα για ροές εργασιών τοποθεσίας.
Στο πρόγραμμα περιήγησης, μπορείτε να ξεκινήσετε μια ροή εργασιών τοποθεσίας ή να προβάλετε την κατάσταση εκτέλεσης ροών εργασιών τοποθεσίας, κάνοντας κλικ στο μενού Ενέργειες τοποθεσίας , κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας τοποθεσίας.
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια ροή εργασιών, αλλά δεν χρειάζεστε έναν τύπο λίστας, βιβλιοθήκης ή περιεχομένου για τις ροές εργασιών, μια ροή εργασιών τοποθεσίας πιθανότατα θα ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή εργασιών τοποθεσίας ως έναν τρόπο με τον οποίο οι χρήστες μπορούν να παρέχουν σχόλια σχετικά με την τοποθεσία σας.
Προσαρμογή των ροών εργασιών στο SharePoint Server 2010
Δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από την αρχή για να σχεδιάσετε ροές εργασιών που ταιριάζουν με τις διαδικασίες του οργανισμού σας. Οι τέσσερις πιο δημοφιλείς ροές εργασιών στον SharePoint Server 2007 —έγκριση, συλλογή σχολίων, συλλογή υπογραφών, ροές εργασιών έγκρισης δημοσίευσης— έχουν αναδομηθεί πλήρως ως δηλωτικές ροές εργασιών με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης, πράγμα που σημαίνει ότι τώρα είναι πλήρως προσαρμόσιμες στο SharePoint Designer 2010. Μπορείτε να αντιγράψετε και να τροποποιήσετε (συνιστάται) ή να επεξεργαστείτε αυτές τις ροές εργασιών, καθώς και προσαρμοσμένες ροές εργασιών με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης, ώστε να ανταποκρίνονται στις ανάγκες της εταιρείας σας.
Σημείωση: Υπάρχουν πρόσθετες ροές εργασιών στο SharePoint 2010, όπως η ροή εργασίας τριών φάσεων, αλλά δεν είναι δηλωτικές ροές εργασιών και, επομένως, δεν μπορούν να τροποποιηθούν.
Αυτές οι ροές εργασιών βασίζονται σε συμβάντα και όλα τα σημαντικά συμβάντα στη ροή εργασιών εμφανίζονται στο πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών, τόσο για κάθε εργασία στη διαδικασία όσο και για το σύνολο της διαδικασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε εύκολα να προσθέσετε συνθήκες και ενέργειες για να καθορίσετε τι θα συμβαίνει όταν κάθε εργασία ανατεθεί, λήξει ή ολοκληρωθεί.
Τι είναι τα συμβάντα, οι ενέργειες, οι συνθήκες και τα βήματα;
Αυτά είναι τα μπλοκ δόμησης μιας ροής εργασιών. Μια ροή εργασιών αποτελείται από ένα ή περισσότερα βήματα και κάθε βήμα αποτελείται από ενέργειες και τυχόν σχετικές συνθήκες. Κάθε ροή εργασιών ξεκινά από ένα συμβάν.
Τι είναι τα συμβάντα;
Ένα συμβάν είναι αυτό που ξεκινά ή ξεκινά μια ροή εργασιών. Τα συμβάντα μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη διαχείριση του χρονισμού των ενεργειών μέσα σε μια ροή εργασιών, όπως η αναμονή για αλλαγή της κατάστασης ενός στοιχείου. Υπάρχουν τρία συμβάντα που μπορούν να ξεκινήσουν μια ροή εργασιών:
-
Δημιουργείται ένα στοιχείο.
-
Ένα στοιχείο αλλάζει.
-
Ένας συμμετέχων στη ροή εργασιών κάνει κλικ σε ένα κουμπί έναρξης στην τοποθεσία του SharePoint.
Σημείωση: Οι ροές εργασιών τοποθεσίας μπορούν να ξεκινήσουν μόνο με μη αυτόματο τρόπο.
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή εργασιών που ένας συμμετέχων ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο ή μια ροή εργασιών που ξεκινά αυτόματα όταν δημιουργείται ή αλλάζει ένα στοιχείο λίστας. Για παράδειγμα, θέλετε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της προσαρμοσμένης ροής εργασίας έγκρισης αίτησης αλλαγής σχεδίασης , ώστε να μπορεί να ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο και όταν αλλάζει ένα στοιχείο, αλλά όχι όταν δημιουργείται αρχικά ένα στοιχείο. Στη σελίδα ρυθμίσεων για τη ροή εργασιών, στις Επιλογές Έναρξης, επιλέξτε Απενεργοποίηση αυτόματης έναρξης κατά τη δημιουργία στοιχείου.
Όταν ένας συμμετέχων στη ροή εργασιών ξεκινά μια ροή εργασιών με μη αυτόματο τρόπο, αυτό το άτομο μεταβαίνει πρώτα στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία έχει επισυναφθεί η ροή εργασιών. Κάθε άτομο με τουλάχιστον το επίπεδο δικαιωμάτων "Συνεργάτης" μπορεί να ξεκινήσει μια ροή εργασιών που έχει σχεδιαστεί για να ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο. Για να ξεκινήσετε τις ροές εργασιών με μη αυτόματο τρόπο, ο συμμετέχων κάνει κλικ σε ένα στοιχείο, κάνει κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας στο μενού και, στη συνέχεια, επιλέγει μια ροή εργασιών από μια σελίδα που εμφανίζει όλες τις ροές εργασιών που είναι διαθέσιμες για αυτό το στοιχείο. Ο συμμετέχων συμπληρώνει μια φόρμα προετοιμασίας ροής εργασιών, εάν είναι απαραίτητο, και, στη συνέχεια, ξεκινά τη ροή εργασιών κάνοντας κλικ στο κουμπί έναρξης στη φόρμα. Η εκκίνηση μιας ροής εργασιών δημιουργεί μια νέα παρουσία αυτής της ροής εργασιών για το συγκεκριμένο στοιχείο.
Σημείωση: Η εντολή Ροές εργασίας είναι διαθέσιμη μόνο όταν το στοιχείο βρίσκεται σε μια λίστα, βιβλιοθήκη ή είναι τύπου περιεχομένου που έχει τουλάχιστον μία ροή εργασιών συνημμένη σε αυτό.
Για μια ροή εργασιών που ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο, η φόρμα προετοιμασίας μπορεί να είναι τόσο απλή όσο η εικόνα στα αριστερά ή πιο σύνθετη, όπως η εικόνα στα δεξιά.
Απλή φόρμα
Πιο σύνθετη φόρμα
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε προσαρμοσμένα πεδία σε μια φόρμα προετοιμασίας κατά τη σχεδίαση της ροής εργασιών. Οι συμμετέχοντες στη ροή εργασιών μπορούν, στη συνέχεια, να παρέχουν πληροφορίες στη ροή εργασιών συμπληρώνοντας αυτήν τη φόρμα και αυτές οι ρυθμίσεις μεταβιβάζονται στη ροή εργασιών. Μια νέα παρουσία ροής εργασιών ξεκινά και αυτή η ροή εργασιών μπορεί, στη συνέχεια, να αναζητήσει και να χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες που παρέχονται μέσω της φόρμας σε οποιοδήποτε σημείο της ροής εργασιών. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τα πεδία που θα χρησιμοποιηθούν σε μια φόρμα συσχέτισης για ροές εργασιών με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης.
Τι είναι οι ενέργειες;
Μια ενέργεια είναι η πιο βασική μονάδα εργασίας σε μια ροή εργασιών. SharePoint Designer 2010 παρέχει ένα σύνολο έτοιμων, επαναχρησιμοποιήσιμων ενεργειών για να ενσωματώσετε στη ροή εργασιών σας. Για παράδειγμα, η ροή εργασιών σας μπορεί να:
-
Δημιουργία, αντιγραφή, αλλαγή ή διαγραφή στοιχείων λίστας (συμπεριλαμβανομένων εγγράφων).
-
Μεταβίβαση ελέγχου στοιχείων.
-
Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Δημιουργήστε μια εργασία για κάποιον από τη λίστα εργασιών της τοποθεσίας ομάδας σας.
-
Συλλέξτε δεδομένα από έναν συμμετέχοντα στα οποία μπορεί να γίνει αναφορά αργότερα στη ροή εργασιών.
-
Παύση ή διακοπή της ροής εργασιών.
-
Καταγράψτε πληροφορίες ροής εργασιών σε μια λίστα ιστορικού για να τις χρησιμοποιήσετε για την αποκήρυξη σφαλμάτων ή τον εντοπισμό σφαλμάτων ροής εργασιών.
-
Ορίστε μεταβλητές ροής εργασιών ή πραγματοποιήστε υπολογισμούς.
SharePoint Server 2010 περιλαμβάνει τρεις νέες ενέργειες εργασίας: Έναρξη διαδικασίας έγκρισης, Έναρξη διαδικασίας σχολίων και Έναρξη προσαρμοσμένης διαδικασίας εργασιών. Οι ροές εργασιών "μεγάλων τριών" που περιλαμβάνονται στο SharePoint Server 2010 —οι ροές εργασίας "Έγκριση", "Συλλογή σχολίων" και "Συλλογή υπογραφών" δημιουργούνται με αυτές τις ενέργειες. Οι ενέργειες έγκρισης ανακαθιστούν όλα τα σημαντικά συμβάντα σε μια διαδικασία έγκρισης, διευκολύνοντάς σας να σχεδιάσετε μια ανθρώπινη διαδικασία ροής εργασιών όπου πολλά άτομα αλληλεπιδρούν ή συνεργάζονται σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο.
Μια ροή εργασιών μπορεί να περιέχει οποιονδήποτε αριθμό ενεργειών. Οι ενέργειες που μόλις παρατίθενται εκτελούνται από τη ροή εργασιών, αλλά άλλες ενέργειες ενδέχεται να εκτελεστούν από τους συμμετέχοντες στη ροή εργασιών. Για παράδειγμα, σε μια ροή εργασιών έγκρισης, η ενέργεια της πραγματικής αναθεώρησης και έγκρισης του εγγράφου γίνεται από έναν συμμετέχοντα στη ροή εργασιών. Οι ενέργειες που πραγματοποιούνται από έναν συμμετέχοντα στη ροή εργασιών αντιπροσωπεύονται από εργασίες που έχουν ανατεθεί σε αυτό το άτομο στη λίστα καθορισμένων εργασιών. Οι πέντε ενέργειες στο Διάγραμμα1: Παράδειγμα ροής εργασιών διαγράμματος, κοντά στην αρχή αυτού του άρθρου, είναι οι εξής:
-
Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ειδοποιήσετε τον αναθεωρητή
-
Αναθεώρηση του εγγράφου (μια εργασία που έχει ανατεθεί σε συμμετέχοντα στη ροή εργασιών)
-
Μετακίνηση του εγγράφου στη βιβλιοθήκη εγκεκριμένων εγγράφων
-
Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ειδοποιήσετε την ομάδα
-
Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ειδοποιήσετε το συντάκτη του εγγράφου
Με τον πιο βασικό τρόπο, κατά τη σχεδίαση μιας ροής εργασιών, προσδιορίζετε την απαραίτητη ακολουθία ενεργειών και, στη συνέχεια, συγκεντρώνετε αυτή την ακολουθία ενεργειών χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών. Για παράδειγμα, στο Διάγραμμα 1: Παράδειγμα ροής εργασιών έγκρισης, η πρώτη ενέργεια που θέλετε είναι να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ειδοποιήσετε τον αναθεωρητή.
Επομένως, στο πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών, κάντε κλικ στο πρώτο βήμα, πληκτρολογήστε μερικά ή όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέξτε Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τι είναι οι συνθήκες;
Όταν σχεδιάζετε μια ροή εργασιών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών για να δημιουργήσετε κανόνες που εφαρμόζουν λογική υπό όρους σε τοποθεσίες, λίστες, στοιχεία και τύπους περιεχομένου του SharePoint. Ένας κανόνας καθορίζει μια συνθήκη όπου η ροή εργασιών εκτελεί τη συσχετισμένη ενέργεια μόνο εάν αυτή η συνθήκη είναι αληθής. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα όπου η ροή εργασίας στέλνει σε έναν αναθεωρητή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο εάν ένα στοιχείο έχει δημιουργηθεί από ένα συγκεκριμένο άτομο. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε πολλές συνθήκες ανά κλάδο. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα όπου ένας αναθεωρητής λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο εάν ένα στοιχείο δημιουργείται και το (1) από ένα συγκεκριμένο άτομο και (2) ο τίτλος του εγγράφου περιέχει συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά. Τέλος, μπορείτε να συσχετίσετε πολλές ενέργειες με μία συνθήκη. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα όπου εάν ένα στοιχείο δημιουργηθεί από ένα συγκεκριμένο άτομο, τότε (1) αποστέλλεται στον αναθεωρητή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και (2) οι πληροφορίες ροής εργασιών καταγράφονται στη λίστα Ιστορικό.
Για να συνοψίσετε, ένας κανόνας είναι μία ή περισσότερες συνθήκες που σχετίζονται με μία ή περισσότερες ενέργειες: Εάν όλοι οι όροι της συνθήκης είναι αληθείς, εκτελέστε όλες τις συσχετισμένες ενέργειες.
Στο προηγούμενο παράδειγμα, ο χρήστης όρισε ένα σύνολο δύο συνθηκών και ένα σύνολο δύο ενεργειών για τη ροή εργασιών. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές διακλαδώσεις στη ροή εργασιών: Εάν η συνθήκη A είναι αληθής, κάντε μία ενέργεια. Εάν η συνθήκη B είναι αληθής, εκτελέστε μια διαφορετική ενέργεια. Για να προσθέσετε έναν κλάδο σε ένα βήμα, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή Else-If κλάδο. Για παράδειγμα, στη ροή εργασιών έγκρισης, εάν ο αναθεωρητής εγκρίνει ένα έγγραφο, η ροή εργασιών εκτελεί μία σειρά ενεργειών. Εάν ο αναθεωρητής απορρίψει ένα έγγραφο, η ίδια ροή εργασιών εκτελεί μια διαφορετική ενέργεια. Αυτός είναι ένας κλάδος υπό όρους.
Στο πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών, αυτό το βήμα έχει δύο κλάδους και μοιάζει με το παρακάτω.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν κλάδο που δεν διαθέτει συνθήκη. Με αυτόν τον τρόπο, η ροή εργασιών εκτελεί μία ενέργεια εάν μια συνθήκη ή ένα σύνολο συνθηκών είναι αληθές και μια διαφορετική ενέργεια εάν είναι ψευδείς. Για παράδειγμα, το παρακάτω βήμα σε μια ροή εργασιών στέλνει ένα μήνυμα στους Υπεύθυνους έγκρισης μόνο εάν η συνθήκη είναι αληθής. διαφορετικά, η ροή εργασιών στέλνει ένα μήνυμα μόνο στον εκκινητή ροής εργασιών. Με την προσθήκη ενός κλάδου χωρίς συνθήκη, η ροή εργασίας εκτελεί την ενέργεια σε αυτόν τον κλάδο σε κάθε περίπτωση όπου η συνθήκη στον πρώτο κλάδο είναι ψευδής.
Σημείωση: Για να έχετε έναν κλάδο χωρίς συνθήκη, πρέπει να είναι ο τελευταίος κλάδος στο μπλοκ υπό όρους και όχι ο μόνος κλάδος στο μπλοκ υπό όρους.
Σημείωση: Η διακλάδωση σε μια ροή εργασιών δεν μπορεί να εκτείνεται από το ένα βήμα στο άλλο. Ένα σύνολο υποκαταστημάτων "Else If", που επίσης αναφέρεται ως μπλοκ υπό όρους, περιέχεται πάντα σε ένα μόνο βήμα. Μπορείτε, ωστόσο, να κάνετε ένθεση βημάτων ως δευτερεύοντα βήματα.
SharePoint Designer 2010 παρέχει αρκετές έτοιμες, επαναχρησιμοποιήσιμες συνθήκες για να τις ενσωματώσετε στη ροή εργασιών σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε ότι η ροή εργασιών εκτελεί τις συσχετισμένες ενέργειες μόνο εάν ένα στοιχείο:
-
Δημιουργείται ή τροποποιείται σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
-
Δημιουργείται ή τροποποιείται από ένα συγκεκριμένο άτομο.
-
Έχει ένα πεδίο τίτλου που περιέχει καθορισμένες λέξεις-κλειδιά.
-
Είναι ένα αρχείο συγκεκριμένου τύπου ή έχει μέγεθος αρχείου σε μια συγκεκριμένη περιοχή. (Αυτή η συνθήκη είναι διαθέσιμη μόνο όταν η ροή εργασιών είναι συνημμένη σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων.)
Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες συνθήκες και σύνθετες συνθήκες στο SharePoint Designer 2010 όπου μπορείτε να καθορίσετε ένα ευρύ φάσμα παραμέτρων. Με προσαρμοσμένες συνθήκες, μπορείτε να συγκρίνετε ένα πεδίο στην τρέχουσα λίστα με μια τιμή. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη συνθήκη όπου εάν το πεδίο Κατάσταση έγκρισης ισούται με Εγκρίθηκε, εκτελέστε τη συσχετισμένη ενέργεια. Με σύνθετες συνθήκες, μπορείτε να συγκρίνετε μια τιμή με μια άλλη τιμή. Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια σύγκριση μεταξύ ενός πεδίου σε οποιαδήποτε λίστα και μιας τιμής από μια άλλη λίστα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνθετη συνθήκη για τη βιβλιοθήκη "Κοινόχρηστα έγγραφα", όπου εάν η τιμή του πεδίου "Κατάσταση" στη λίστα "Εργασίες" ισούται με "Σε εκκρεμότητα", εκτελέστε τη συσχετισμένη ενέργεια.
Σημείωση: Μια ενέργεια δεν απαιτεί συνθήκη. Για παράδειγμα, το πρώτο βήμα στο Διάγραμμα 1: Παράδειγμα ροής εργασιών έγκρισης, κοντά στην αρχή αυτού του άρθρου, στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ειδοποιήσει τον αναθεωρητή. Αυτή η ενέργεια δεν έχει κάποια συνθήκη συσχετισμένη με αυτήν. Ένα παράλληλο μπλοκ ενεργειών επίσης δεν απαιτεί συνθήκη.
Παράλληλες και σειριακές ενέργειες
Όταν έχετε συσχετίσει περισσότερες από μία ενέργειες με μια συνθήκη, οι ενέργειες μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να εκτελούνται ταυτόχρονα (παράλληλες) ή μετά από μια άλλη (σειριακή), η προεπιλογή.
Σειριακές ενέργειες Για παράδειγμα, στην παρακάτω ροή εργασιών, μπορείτε να ρυθμίσετε δύο ενέργειες, έτσι ώστε όταν ένα έγγραφο εγκριθεί, το έγγραφο να αντιγράφεται στη βιβλιοθήκη εγγράφων Αρχειοθέτηση και, στη συνέχεια, (στη συνέχεια) να αποστέλλεται ένα μήνυμα. Στο πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών, η δεύτερη ενέργεια προκύπτει μετά την πρώτη.
Παράλληλες ενέργειες Για παράδειγμα, στην παρακολούθηση ροής εργασιών, μπορείτε να ρυθμίσετε δύο ενέργειες, έτσι ώστε όταν ένα έγγραφο εγκρίνεται, να αποστέλλεται ένα μήνυμα και (ταυτόχρονα) το έγγραφο να αντιγράφεται στη βιβλιοθήκη εγκεκριμένων εγγράφων. Στο πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών και υποδεικνύει ότι η δεύτερη ενέργεια εκτελείται ταυτόχρονα με την πρώτη. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο με εργασίες και ενέργειες που χρειάζονται σημαντικό χρόνο. Για παράδειγμα, στην περίπτωση εργασιών, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο του πότε ανατίθενται εργασίες.
Σημείωση: Οι παράλληλες ενέργειες δεν είναι απολύτως ταυτόχρονες. Η ακριβής σειρά δεν είναι δυνατό να καθοριστεί και ενδέχεται να διαφέρει κάθε φορά που εκτελείται η ροή εργασιών.
Σημειώσεις:
-
Σε έναν κανόνα (συνθήκες και ενέργειες), οι ενέργειες μπορούν να εκτελούνται σε σειρές, παράλληλα ή σε συνδυασμό σειρών και παράλληλων.
-
Ένα σύνολο σειριακών ή παράλληλων ενεργειών πρέπει να περιέχεται σε ένα μόνο βήμα.
Τι είναι τα βήματα;
Μια ροή εργασιών αποτελείται από ένα ή περισσότερα βήματα. Κάθε βήμα μπορεί να περιέχει πολλές ενέργειες και σχετικές συνθήκες. Μπορείτε ακόμη και να κάνετε ένθεση βημάτων μέσα σε άλλα βήματα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό για να οργανώσετε τη ροή εργασιών σας. Μπορείτε να θεωρήσετε τα βήματα ως μπλοκ λειτουργικότητας στο πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών. Για παράδειγμα, η παρακάτω ροή εργασιών έχει δύο βήματα, όπως φαίνεται στο πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών.
Τα βήματα σάς επιτρέπουν να ομαδοποιήσετε συνθήκες και ενέργειες, έτσι ώστε ένα σύνολο κανόνων (συνθήκες και ενέργειες) να μπορεί να αξιολογηθεί και να εκτελεστεί πριν από ένα δεύτερο σύνολο.
Ρυθμίστε τις παραμέτρους ενεργειών σε μια ροή εργασιών για εκτέλεση χρησιμοποιώντας τα δικαιώματα του συντάκτη της ροής εργασιών. Σε SharePoint Designer 2010 μπορείτε να χρησιμοποιήσετε βήματα απομίμησης για να εκτελεί η ροή εργασιών ενέργειες απομίμηση του συντάκτη ροής εργασιών αντί του εκκινητή ροής εργασιών. Τα βήματα απομίμησης είναι ιδιαίτερα χρήσιμα σε σενάρια έγκρισης και δημοσίευσης, όπου τα άτομα που υποβάλλουν περιεχόμενο για έγκριση και τα άτομα που εγκρίνουν περιεχόμενο έχουν διαφορετικά δικαιώματα.
Ο συντάκτης της ροής εργασιών είναι το τελευταίο άτομο που δημοσίευσε τη ροή εργασιών. Όταν μια ροή εργασιών αναδημοσιεύεται από διαφορετικό χρήστη, ο συντάκτης της ροής εργασιών δεν αλλάζει για παρουσίες που βρίσκονται σε εξέλιξη της ροής εργασιών. Οι παρουσίες των ροών εργασιών που ξεκινούν μετά την εκ νέου δημοσίευση της ροής εργασιών θα χρησιμοποιούν τον ενημερωμένο συντάκτη ροής εργασιών.
Σημείωση: Τα βήματα απομίμησης μπορούν να προστεθούν μόνο στη ρίζα μιας ροής εργασιών και δεν είναι δυνατή η ένθεση σε άλλο βήμα.
Στο παρακάτω σενάριο, το άτομο που ξεκινά τις ροές εργασιών δεν έχει τα δικαιώματα για να προσθέσει ένα αρχείο στη βιβλιοθήκη αρχειοθέτησης, αλλά το κάνει ο συντάκτης της ροής εργασιών. Όταν το άτομο ξεκινά τη ροή εργασιών, εάν η συνθήκη αξιολογείται ως αληθής στο βήμα απομίμησης, τότε το έγγραφο αντιγράφεται στη βιβλιοθήκη Αρχειοθέτηση χρησιμοποιώντας τα δικαιώματα του συντάκτη της ροής εργασιών. Το βήμα 2 δεν είναι ένα βήμα απομίμησης, επομένως εκτελείται ως εκκινητής ροής εργασιών. Η βέλτιστη πρακτική είναι να χρησιμοποιείτε βήματα απομίμησης μόνο για το ελάχιστο σύνολο ενεργειών που απαιτούν τα δικαιώματα του συντάκτη ροής εργασιών για την επιτυχία.
Ένα ή πολλά βήματα; Ορισμένες ροές εργασιών μπορούν να σχεδιαστούν είτε ως ακολουθία ενεργειών μέσα σε ένα βήμα είτε ως ακολουθία βημάτων. Για παράδειγμα, οι ενέργειες στο παρακάτω βήμα θα μπορούσαν να χωριστούν σε ξεχωριστά βήματα ή να είναι ένθετες με το μπλοκ υπό όρους ως ξεχωριστά βήματα
Ακολουθεί ένα παράδειγμα της διαδικασίας που χρησιμοποιεί ένθετα βήματα σε ένα μπλοκ υπό όρους.
Τα βήματα είναι ένας τρόπος για να οργανώσετε τη ροή εργασιών σας. Ακριβώς ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιείτε τα βήματα στις ροές εργασιών σας είναι, σε μεγάλο βαθμό, έως τις προσωπικές προτιμήσεις. Για παράδειγμα, μια ροή εργασιών μπορεί να έχει πολλές ενέργειες σε ένα βήμα που δεν χρησιμοποιεί συνθήκες. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να θέλετε να διαχωρίσετε τις ενέργειες σε βήματα, απλώς για να τις οργανώσετε καλύτερα. Οι κανόνες σε ένα βήμα υποβάλλονται σε επεξεργασία για να ολοκληρωθεί πριν προχωρήσετε στο επόμενο βήμα, επομένως θέλετε να ομαδοποιήσετε τους ίδιους κανόνες βήματος που είναι απαραίτητοι για να ισχύσει η συγκεκριμένη ενέργεια ή ενέργειες που θέλετε.
Τι είναι οι φόρμες ροής εργασιών;
Για να κάνετε τη ροή εργασιών σας πιο δυναμική και ευέλικτη, μπορείτε να προσθέσετε μια φόρμα στη ροή εργασιών. Με μια φόρμα, μπορείτε να συλλέξετε πληροφορίες από τους συμμετέχοντες στη ροή εργασιών σε προκαθορισμένους χρόνους στη ροή εργασιών και να τους παρέχετε τη δυνατότητα να αλληλεπιδρούν με τις εργασίες για τη συγκεκριμένη ροή εργασιών και να εξασφαλίσετε ότι τα δεδομένα είναι διαθέσιμα για επαναχρησιμοποιήσιμες ροές εργασιών ανεξάρτητα από τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τον τύπο περιεχομένου με τα οποία συσχετίζονται.
Με SharePoint Designer 2010, μπορείτε να δημιουργήσετε τρεις τύπους φορμών ροής εργασίας:
-
Μια φόρμα προετοιμασίας συλλέγει πληροφορίες από το συμμετέχοντα στη ροή εργασιών κατά την εκκίνηση της ροής εργασιών. Δημιουργείται αυτόματα κατά τη δημιουργία της ροής εργασιών στο SharePoint Designer 2010. Οι φόρμες προετοιμασίας εμφανίζονται στους χρήστες όταν ξεκινούν με μη αυτόματο τρόπο μια ροή εργασιών σε ένα συγκεκριμένο στοιχείο του SharePoint. Με μια φόρμα προετοιμασίας, οι χρήστες μπορούν να καθορίσουν πρόσθετες παραμέτρους ή πληροφορίες σχετικά με τη ροή εργασιών, όπως ισχύει για το συγκεκριμένο στοιχείο του SharePoint. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα προετοιμασίας για να ρωτήσετε ποιος πρέπει να εξετάσει ένα έγγραφο και πότε πρέπει να ολοκληρωθεί η αναθεώρηση. SharePoint Designer 2010 δημιουργεί αυτόματα μια φόρμα προετοιμασίας του InfoPath ή ASP.NET σύμφωνα με τις προδιαγραφές προετοιμασίας. Εάν δεν απαιτούνται παράμετροι προετοιμασίας, η φόρμα θα έχει μόνο τα κουμπιά Έναρξη και Άκυρο
-
Μια προσαρμοσμένη φόρμα εργασίας επιτρέπει στους συμμετέχοντες στη ροή εργασιών να αλληλεπιδρούν με τις εργασίες στη λίστα εργασιών που καθορίζεται για τη ροή εργασιών. Με τον Οδηγό προσαρμοσμένων εργασιών, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πεδία φόρμας και να τα προσθέσετε σε μια προσαρμοσμένη φόρμα εργασίας. Όταν ολοκληρώσετε τη σχεδίαση της ροής εργασιών, SharePoint Designer 2010 δημιουργεί αυτόματα τις φόρμες infopath ή ASP.NET για τις προσαρμοσμένες εργασίες σας. Στη συνέχεια, όταν εκτελείται η ροή εργασιών και δημιουργούνται εργασίες, ο χρήστης μεταβαίνει στη λίστα εργασιών που έχει καθοριστεί για τη ροή εργασιών, επισημαίνει την εργασία ως ολοκληρωμένη και εισάγει τυχόν προαιρετικές ή απαιτούμενες πληροφορίες που αφορούν τη ροή εργασιών. Η ροή εργασιών μπορεί, στη συνέχεια, να ανταποκριθεί σε αυτές τις αλλαγές όπως καθορίζεται στη ροή εργασιών ή να αναζητήσει και να αξιολογήσει αυτές τις πληροφορίες σε μεταγενέστερα βήματα της ροής εργασιών.
-
Μια ροή εργασιών με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης, από προεπιλογή, παρέχει μόνο τα πεδία που είναι κοινά σε όλα τα στοιχεία, όπως "Δημιουργήθηκε" και "Τροποποιήθηκε από". Αυτό συμβαίνει επειδή μια ροή εργασίας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης δεν συσχετίζεται από προεπιλογή με μια λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου. Μια φόρμα συσχέτισης σάς επιτρέπει να συσχετίσετε πεδία με μια ροή εργασιών με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης, έτσι ώστε τα πεδία να είναι διαθέσιμα κατά τη σχεδίαση και την εκτέλεση της ροής εργασιών.
Αφού SharePoint Designer 2010 δημιουργήσει αυτόματα τις φόρμες, μπορείτε να τις προσαρμόσετε μεταβαίνοντας στη σελίδα ρυθμίσεων για τη ροή εργασιών, στην ενότητα Forms, κάντε κλικ στη φόρμα που θέλετε να προσαρμόσετε. Οι φόρμες ροής εργασίας είναι είτε InfoPath είτε σελίδες ASP.NET. Αποθηκεύονται στην τοποθεσία του SharePoint με τα αρχεία προέλευσης της ροής εργασιών.
Βελτιωμένη λειτουργικότητα με φόρμες InfoPath 2010 στο SharePoint Server 2010
Εάν ο διακομιστής σας εκτελεί SharePoint Server 2010 (όχι μόνο SharePoint Foundation 2010 ), οι φόρμες ροής εργασιών —συσχέτιση, προετοιμασία και εργασία— είναι τώρα InfoPath 2010 φόρμες. Είναι εύκολο να αλλάξετε την εμφάνιση και τη διάταξη των φορμών του InfoPath και μπορείτε να προσθέσετε κανόνες επικύρωσης σε μια φόρμα του InfoPath. Για να επεξεργαστείτε μια φόρμα ροής εργασιών στο InfoPath 2010, απλώς κάντε κλικ στη φόρμα και το InfoPath ανοίγει τη φόρμα απευθείας από το SharePoint Designer 2010.Οι φόρμες του InfoPath είναι διαθέσιμες για λίστες, βιβλιοθήκες και ροές εργασιών.
Πού αποθηκεύονται οι ροές εργασιών;
Οι ροές εργασιών αποθηκεύονται σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε επίπεδο τοποθεσίας που ονομάζεται Ροές εργασιών. Αυτή η βιβλιοθήκη εγγράφων δημιουργείται αυτόματα από SharePoint Designer 2010. Από προεπιλογή, η βιβλιοθήκη εγγράφων "Ροές εργασίας" είναι κρυφή από το πρόγραμμα περιήγησης και δεν διαθέτει προβολές λίστας, όπως AllItems.aspx ή EditForm.aspx. Για να προβάλετε τα περιεχόμενα της βιβλιοθήκης ροών εργασιών, στο SharePoint Designer 2010, στο παράθυρο περιήγησης , κάντε κλικ στην επιλογή Όλα τα αρχεία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασιών στο κύριο παράθυρο.
Σημειώσεις:
-
Ενδέχεται να μην μπορείτε να προβάλετε ροές εργασιών χρησιμοποιώντας την επιλογή Όλα τα αρχεία. Εξαρτάται από τον τρόπο ρύθμισης των παραμέτρων του διακομιστή.
-
Ο κύριος τρόπος για να αποκτήσετε πρόσβαση και να σχεδιάσετε ροές εργασιών στο SharePoint Designer 2010 είναι να κάνετε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας στο παράθυρο περιήγησης .
Η βιβλιοθήκη εγγράφων ροών εργασιών περιέχει ένα φάκελο για κάθε ροή εργασιών που δημιουργείται με SharePoint Designer 2010. Ο φάκελος περιέχει τα αρχεία προέλευσης που είναι απαραίτητα για τη ροή εργασιών, όπως:
-
Το αρχείο σήμανσης ροής εργασιών (.xoml).
-
Το αρχείο ρύθμισης παραμέτρων ροής εργασιών.
-
Το InfoPath xsn ή ASP.NET φόρμες aspx που απαιτούνται για τις ροές εργασιών, όπως φόρμες προετοιμασίας (για ροές εργασιών που έχουν ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο) ή προσαρμοσμένες φόρμες εργασιών.
Για να επεξεργαστείτε μια υπάρχουσα ροή εργασιών στο SharePoint Designer 2010, στο παράθυρο περιήγησης , κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας. Στο κύριο παράθυρο, κάντε δεξί κλικ στη ροή εργασίας που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Επεξεργασία ροής εργασίας.
Για να αντιγράψετε και να τροποποιήσετε μια ροή εργασίας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης στο SharePoint Designer 2010, στο παράθυρο περιήγησης , κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας. Στο κύριο παράθυρο, κάντε δεξί κλικ στη ροή εργασίας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Αντιγραφή και τροποποίηση.
Και οι δύο προηγούμενες διαδικασίες ανοίγουν τη ροή εργασιών στο πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών. Μπορείτε να κάνετε κλικ στην κορδέλα ή στην περιήγηση δυναμικής διαδρομής για να επεξεργαστείτε τη ροή εργασιών, να διαχειριστείτε ρυθμίσεις και να ορίσετε τη διαδικασία εργασίας για τη ροή εργασιών.
Το πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών παρέχει μια ενέργεια που ονομάζεται Καταγραφή στη λίστα ιστορικού. Είναι βέλτιστη πρακτική να χρησιμοποιείτε αυτή την ενέργεια στις ροές εργασιών σας για να καταγράψετε το ιστορικό ροής εργασιών. Το ιστορικό ροών εργασιών είναι ανεκτίμητο για τη διερεύνηση σφαλμάτων ή για σκοπούς παρακολούθησης και αποκήρυξης.
Όταν δημιουργείτε μια ροή εργασιών που χρησιμοποιεί την ενέργεια Αρχείο καταγραφής στη λίστα ιστορικού, SharePoint Designer 2010 δημιουργεί αυτόματα μια λίστα που ονομάζεται Ιστορικό ροής εργασίας. Η λίστα δημιουργείται από προεπιλογή στη διεύθυνση http://<όνομα τοποθεσίας>/Λίστες/Workflow%20History. Μπορείτε να καθορίσετε τη δημιουργία μιας διαφορετικής λίστας ιστορικού κατά τη σχεδίαση μιας λίστας ή μιας ροής εργασιών τοποθεσίας και όταν συσχετίζετε μια ροή εργασιών λίστας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης. Αυτή η λίστα έχει στήλες για πληροφορίες όπως το αναγνωριστικό χρήστη, η ημερομηνία, το συμβάν και η περιγραφή σφάλματος. Όπως και η βιβλιοθήκη εγγράφων "Ροές εργασίας", από προεπιλογή η λίστα Ιστορικό είναι κρυφή από το πρόγραμμα περιήγησης, αλλά μπορείτε να την δείτε στο SharePoint Designer 2010, στο παράθυρο περιήγησης , κάνοντας κλικ στην επιλογή Όλα τα αρχεία.
Το πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών παρέχει έξι ενέργειες που αλληλεπιδρούν με τη λίστα εργασιών, συμπεριλαμβανομένης της ανάθεσης ενός To-Do στοιχείου, της συλλογής δεδομένων από ένα χρήστη και της αντιστοίχισης μιας φόρμας σε μια ομάδα. Οι ροές εργασιών χρησιμοποιούν τη λίστα εργασιών από προεπιλογή, αλλά μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να χρησιμοποιούν μια προσαρμοσμένη λίστα εργασιών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα εργασιών για να διαχωρίσετε τις εργασίες ροής εργασιών από άλλους τύπους εργασιών ή για ζητήματα που σχετίζονται με τα δικαιώματα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία προσαρμοσμένη λίστα εργασιών για όλες τις ροές εργασιών στην τοποθεσία ή μια προσαρμοσμένη λίστα εργασιών για κάθε ροή εργασιών. Εξαρτάται από τις τεχνικές και εταιρικές απαιτήσεις για τις ροές εργασιών.
Όταν δημιουργείτε μια ροή εργασιών που χρησιμοποιεί οποιαδήποτε από τις προηγούμενες τρεις ενέργειες, SharePoint Designer 2010 δημιουργεί αυτόματα τη φόρμα, τον τύπο περιεχομένου για την εργασία και τη λίστα Εργασίες, εάν είναι απαραίτητο. Από προεπιλογή, η λίστα εργασιών μπορεί να προβληθεί στο πρόγραμμα περιήγησης, σε αντίθεση με τη βιβλιοθήκη εγγράφων "Ροές εργασίας" και τη λίστα "Ιστορικό ροής εργασιών".
Πού μπορώ να ελέγξω την κατάσταση μιας ροής εργασιών;
Μπορείτε εύκολα να δείτε την πρόοδο των ροών εργασιών σε ένα επιλεγμένο στοιχείο μέσω του προγράμματος περιήγησης. Η προβολή Όλα τα στοιχεία μιας λίστας ή βιβλιοθήκης εγγράφων εμφανίζει, από προεπιλογή, την τρέχουσα κατάσταση των ροών εργασιών που εκτελούνται σε ένα στοιχείο. Στο παρακάτω παράδειγμα, η ροή εργασίας αίτησης αλλαγής σχεδίασης είναι σε εξέλιξη για το Γραφικό στοιχείο 1 DCR.
Σημειώσεις:
-
Θα υπάρχουν πολλές στήλες εάν έχουν συσχετιστεί πολλές ροές εργασιών με τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.
-
Οι στήλες μπορούν να καταργηθούν από την προβολή Όλα τα στοιχεία χωρίς να επηρεαστεί η λειτουργικότητα της ροής εργασιών.
-
Η στήλη κατάστασης δεν θα προστεθεί στην προβολή εάν υπάρχουν ήδη έξι ή περισσότερες στήλες αναζήτησης\κατάστασης στην προβολή.
Κάνοντας κλικ στην κατάσταση της ροής εργασιών για ένα στοιχείο, όπως Σε εξέλιξη ή Ολοκληρώθηκε, θα μεταβείτε στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας για τη ροή εργασιών για το συγκεκριμένο στοιχείο. Για να δείτε την κατάσταση για τις ροές εργασιών τοποθεσίας, κάντε κλικ στο μενού Ενέργειες τοποθεσίας , κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας τοποθεσίας. Η σελίδα κατάστασης ροής εργασίας σάς παρέχει πληροφορίες σχετικά με:
-
Ποιος ξεκίνησε τις ροές εργασιών και πότε για το στοιχείο
-
Εργασίες που σχετίζονται με τη ροή εργασιών για το στοιχείο
-
Ιστορικό για τη ροή εργασιών για το στοιχείο, όπως πότε ξεκίνησαν οι ροές εργασιών και πότε ολοκληρώθηκαν
Απεικόνιση ροής εργασίας
Θα δείτε επίσης μια απεικόνιση ροής εργασιών για την κατάσταση της ροής εργασιών, εάν η:
-
Η επιλογή "Εμφάνιση απεικόνισης ροής εργασιών στη σελίδα κατάστασης " έχει επιλεγεί στο SharePoint Designer 2010 κατά τη δημοσίευση της ροής εργασιών
-
Υπολογιστής από τον οποίο δημοσιεύτηκαν οι ροές εργασιών όπου ήταν εγκατεστημένο το Visio Premium 2010
-
Η ροή εργασίας εκτελείται σε SharePoint Server 2010
-
Οι υπηρεσίες γραφικών του Visio εκτελούνται στο διακομιστή
Σημείωση: Το Visio δεν χρειάζεται να είναι εγκατεστημένο στον τοπικό υπολογιστή για την προβολή της απεικόνισης της ροής εργασιών.
Με την απεικόνιση ροής εργασιών, δημιουργείται αυτόματα ένα διάγραμμα visio της ροής εργασιών σας και εμφανίζεται σε ένα Τμήμα Web του Visio στη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας. Η απεικόνιση ροής εργασιών εμφανίζει μια "ζωντανή" προβολή όπου βρίσκεται μια συγκεκριμένη ροή εργασιών.
Για να προβάλετε τη σελίδα Ροές εργασίας για ένα στοιχείο, μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο στοιχείο στη λίστα και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας στο μενού.
Σημείωση: Η εντολή Ροές εργασίας είναι διαθέσιμη μόνο όταν το στοιχείο βρίσκεται σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που έχει τουλάχιστον μία ροή εργασιών συνημμένη σε αυτό.
Όταν ένας χρήστης ξεκινά μια ροή εργασιών σε ένα στοιχείο SharePoint Foundation 2010 ή SharePoint Server 2010 προσθέτει μια νέα στήλη σε αυτήν τη λίστα ή βιβλιοθήκη στην οποία βρίσκεται το στοιχείο. Από προεπιλογή, το όνομα στήλης αντιστοιχεί στο όνομα της ροής εργασιών. Αυτή η στήλη μόνο για ανάγνωση εμφανίζει την τρέχουσα κατάσταση του στοιχείου στη συγκεκριμένη ροή εργασιών. Αυτή η στήλη κατάστασης προστίθεται αυτόματα για κάθε ροή εργασιών την πρώτη φορά που εκτελείται.
Σε κάθε στήλη, η κατάσταση της ροής εργασίας είναι μια σύνδεση. Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Σε εξέλιξη, για παράδειγμα, βλέπετε τη σελίδα Κατάσταση ροής εργασίας για τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασιών.
Προτεινόμενα επόμενα βήματα
Οι ροές εργασιών είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσθέσετε λογική εφαρμογής στις τοποθεσίες και τις εφαρμογές του SharePoint. Τώρα που κατανοείτε τα βασικά στοιχεία της ροής εργασιών, μπορεί να θέλετε να ξεκινήσετε δημιουργώντας μια ροή εργασιών. Βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σχεδίαση και την προσαρμογή ροών εργασιών στην ενότητα Δείτε επίσης .
Αρχή της σελίδας
