Οι τύποι περιεχομένου στο SharePoint είναι απαραίτητοι για τη διαχείριση μετα-δεδομένων και τη διασφάλιση της συνέπειας σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Κάθε τμήμα περιεχομένου στο SharePoint δημιουργείται από έναν τύπο περιεχομένου. Αυτός ο οδηγός θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τον τύπο περιεχομένου, τον τρόπο αποτελεσματικής δημιουργίας, δημοσίευσης και διαχείρισης τύπων περιεχομένου.
Τι είναι ο τύπος περιεχομένου;
Ένας τύπος περιεχομένου στο SharePoint είναι μια συλλογή με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης προτύπων, μετα-δεδομένων (στηλών), ροών εργασιών, συμπεριφοράς και άλλων ρυθμίσεων για μια κατηγορία στοιχείων ή εγγράφων. Ένας τύπος περιεχομένου συγκεντρώνει ένα στοιχείο και πληροφορίες σχετικά με το στοιχείο. Το στοιχείο μπορεί να είναι ένα από τα πολλά διαφορετικά είδη αρχείων, ένα έγγραφο, ένα βιβλίο εργασίας του Excel ή ακόμα και μια ένδειξη κατάστασης για μια αναφορά προόδου. Μπορεί επίσης να είναι μια λίστα ή ένας φάκελος. Ένας τύπος περιεχομένου συσχετίζει αυτό το στοιχείο με βασικά μετα-δεδομένα ή άλλες πληροφορίες, όπως ένα πρότυπο ή μια πολιτική διατήρησης. Σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις ρυθμίσεις για μια κατηγορία πληροφοριών με κεντρικό και επαναχρησιμοποιήσιμο τρόπο.
Προεπιλεγμένος και προσαρμοσμένοι τύποι περιεχομένου
Το SharePoint περιλαμβάνει πολλούς ενσωματωμένους τύπους περιεχομένου από προεπιλογή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους προκαθορισμένους τύπους περιεχομένου, όπως Κενό έγγραφο ή Ανακοίνωση, χωρίς καμία αλλαγή ή μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους τύπους περιεχομένου ώστε να ικανοποιούν τις μοναδικές απαιτήσεις της εταιρείας σας.
Προεπιλεγμένος τύπος περιεχομένου
Ακολουθεί μια σύντομη λίστα με ορισμένους μόνο προεπιλεγμένους τύπους περιεχομένου στο SharePoint. Υπάρχουν πολλά περισσότερα, τα οποία μπορείτε να δείτε κοιτάζοντας τη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας" σε μια τοποθεσία SharePoint.
-
Τύποι περιεχομένου εγγράφου: Βασική σελίδα, Έγγραφο, Φόρμα, Σύνδεση και Σελίδα Wiki
-
Τύποι περιεχομένου φακέλου: Φάκελος, Συζήτηση και Εργασία σύνοψης
-
Τύποι περιεχομένου λίστας: Ανακοίνωση, Συμβάν, Επαφή, Πρόβλημα, Σύνδεση, Κρατήσεις, Εργασία και πολλά άλλα
Αυτό είναι απλώς ένα δείγμα της μεγάλης ποικιλίας διαθέσιμων τύπων περιεχομένου. Για να δείτε τους προεπιλεγμένους τύπους που είναι διαθέσιμοι στην τοποθεσία σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
Εμφάνιση όλων των προεπιλεγμένων τύπων περιεχομένου
Σημείωση: Πρέπει να έχετε τουλάχιστον ένα ρόλο κατόχου τοποθεσίας για να βλέπετε όλους τους προεπιλεγμένους τύπους περιεχομένου σε μια τοποθεσία του SharePoint.
-
Επιλέξτε τη λίστα με την οποία θέλετε να εργαστείτε στη Γρήγορη εκκίνηση ή επιλέξτε Ρυθμίσεις
-
Επιλέξτε Πληροφορίες τοποθεσίας.
-
Στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή όλων των ρυθμίσεων τοποθεσίας.
-
Επιλέξτε Τύποι περιεχομένου τοποθεσίαςστην περιοχή Συλλογές Designer Web.
-
Στη σελίδα Συλλογή τύπων περιεχομένου , θα δείτε τους τύπους περιεχομένου (όπως αναφορά, εικόνα ή έγγραφο), το γονικό στοιχείο (όπως έγγραφο, στοιχείο ή πόρο εμπλουτισμένου μέσου) και την προέλευση (συνήθως την τρέχουσα τοποθεσία σας).
Για να κατανοήσετε τον τρόπο με τον οποίο οι ενσωματωμένοι τύποι περιεχομένου σχετίζονται μεταξύ τους, ανατρέξτε στο θέμα SharePoint στην προεπιλεγμένη ιεραρχία τύπων περιεχομένου του Microsoft 365.
Ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη τύπου περιεχομένου σε λίστα ή βιβλιοθήκη
Προσαρμοσμένοι τύποι περιεχομένου
Οι προσαρμοσμένοι τύποι περιεχομένου μπορούν να διευκολύνουν τους χρήστες να είναι συνεπείς. Παρόλο που υπάρχουν πολλοί ενσωματωμένοι τύποι περιεχομένου, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους τύπους περιεχομένου για τον οργανισμό σας. Κάθε οργανισμός έχει μοναδικές απαιτήσεις και διαφορετικά είδη περιεχομένου. Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχουν επίσημες συμβάσεις, αναφορές, προτάσεις πωλήσεων, προδιαγραφές σχεδιασμού, εταιρικές διαδικασίες και ούτω καθεξής. Μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστούς τύπους περιεχομένου που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε αυτήν την ποικιλία.
Οι τύποι περιεχομένου μπορούν να οριστούν για σχεδόν οποιοδήποτε στοιχείο στο SharePoint. Αυτό περιλαμβάνει έγγραφα και άλλα αρχεία, στοιχεία λίστας, αρχεία πολυμέσων και φακέλους. Μπορείτε να καθορίσετε τα ακόλουθα χαρακτηριστικά για κάθε τύπο περιεχομένου. Αυτά τα χαρακτηριστικά συσχετίζονται αυτόματα κάθε φορά που κάποιος δημιουργεί ένα νέο έγγραφο ή άλλο αρχείο ενός συγκεκριμένου τύπου περιεχομένου.
-
Το πρότυπο εγγράφου, εάν πρόκειται για έγγραφο
-
Πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών που δηλώνουν πολιτικές διατήρησης και ελέγχου
-
Στήλες (μετα-δεδομένα) που σχετίζονται με το περιεχόμενο
-
Ροές εργασιών που μπορούν να χρησιμοποιούν τα στοιχεία αυτού του τύπου περιεχομένου
-
Προσαρμοσμένες δυνατότητες
Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε έναν τύπο περιεχομένου "Σύμβαση πωλήσεων" και να τον προσθέσετε στη βιβλιοθήκη που χρησιμοποιεί η ομάδα σας. Στη συνέχεια, κάθε φορά που κάποιος θέλει να δημιουργήσει μια πρόταση πωλήσεων, απλώς επιλέγει "Σύμβαση πωλήσεων" από το μενού "Νέο έγγραφο" .
Ένας τύπος περιεχομένου εγγράφου όπως αυτή η σύμβαση πωλήσεων μπορεί να έχει τα εξής χαρακτηριστικά:
-
Το πρότυπο για το έγγραφο
-
Στήλες που σχετίζονται με το περιεχόμενο, όπου κάθε στήλη αντιπροσωπεύει ένα στοιχείο μετα-δεδομένων. Για παράδειγμα, η παρακάτω λίστα εμφανίζει ορισμένα μετα-δεδομένα εγγράφου που χρησιμοποιούνται συχνά:
-
Πωλητής
-
Εταιρεία-πελάτης
-
Αριθμός παραγγελίας αγοράς και ούτω καθεξής...
-
-
Απαίτηση αυτόματης εμφάνισης του Παραθύρου πληροφοριών εγγράφου και συλλογής απαιτούμενων πληροφοριών κάθε φορά που ένας χρήστης δημιουργεί ένα νέο αρχείο αυτού του τύπου
-
Ρυθμίσεις διαχείρισης πληροφοριών που καθορίζουν την πολιτική διατήρησης, εάν μπορεί να ελεγχθεί και ούτω καθεξής
Δημιουργία προσαρμοσμένων τύπων περιεχομένου
Για να δημιουργήσετε έναν προσαρμοσμένο τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, ξεκινάτε πάντα από έναν υπάρχοντα τύπο περιεχομένου, ανεξάρτητα από το εάν χρησιμοποιείτε μια υπάρχουσα κατηγορία ή θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία. Μπορείτε να επιλέξετε από τη μεγάλη συλλογή προκαθορισμένων τύπων περιεχομένου τοποθεσίας στη συλλογή τύπων περιεχομένου. Στον νέο τύπο περιεχομένου τοποθεσίας μεταβιβάζονται όλα τα χαρακτηριστικά του γονικού τύπου περιεχομένου, όπως το πρότυπο εγγράφου, η ρύθμιση μόνο για ανάγνωση ή οι στήλες. Αφού το δημιουργήσετε, μπορείτε να αλλάξετε οποιοδήποτε από αυτά τα χαρακτηριστικά. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό πρότυπο από αυτό που καθορίζεται στο γονικό στοιχείο.
Για να δημιουργήσετε έναν προσαρμοσμένο τύπο περιεχομένου, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
Δημιουργία προσαρμοσμένων τύπων περιεχομένου
-
Επιλέξτε τη λίστα με την οποία θέλετε να εργαστείτε στη Γρήγορη εκκίνηση ή επιλέξτε Ρυθμίσεις
-
Επιλέξτε Πληροφορίες τοποθεσίαςκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή όλων των ρυθμίσεων τοποθεσίας.
-
Επιλέξτε Τύποι περιεχομένου τοποθεσίαςστην περιοχή Συλλογές Designer Web.
-
Στη σελίδα Συλλογή τύπων περιεχομένου , επιλέξτε + Δημιουργία τύπου περιεχομένου.
-
Στον πίνακα Δημιουργία τύπου περιεχομένου , συμπληρώστε τα στοιχεία Όνομα και Περιγραφή για τον προσαρμοσμένο τύπο περιεχομένου.
-
Επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας κατηγορίας ή Δημιουργία νέας κατηγορίας.
-
Στην περιοχή Γονικός τύπος περιεχομένου, επιλέξτε ένα γονικό στοιχείο, όπως Τύποι περιεχομένου ψηφιακού περιουσιακού στοιχείου ή Τύποι περιεχομένου εγγράφου. Κάτω από τον γονικό τύπο περιεχομένου, το αναπτυσσόμενο πλαίσιο θα αλλάξει. Επιλέξτε έναν πιο συγκεκριμένο γονικό τύπο περιεχομένου. Για παράδειγμα, εάν έχετε επιλέξει Τύπους περιεχομένου φακέλου, μπορείτε να τον περιορίσετε σε Συζήτηση, Φάκελος ή Εργασία σύνοψης σε αυτό το πλαίσιο.
-
Επιλέξτε Δημιουργία.
Δημοσίευση τύπου περιεχομένου
Οι τύποι περιεχομένου ορίζονται για μια τοποθεσία και εφαρμόζονται σε αυτήν την τοποθεσία και στις δευτερεύουσες τοποθεσίες της. Ωστόσο, ορισμένες φορές θέλετε να χρησιμοποιήσετε έναν συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου σε πολλές τοποθεσίες ή σε συλλογές τοποθεσιών. Για παράδειγμα, η εταιρεία σας μπορεί να χρησιμοποιεί ένα τυπικό πρότυπο για έγγραφα που απαιτούν τυποποιημένα μετα-δεδομένα. Επειδή θέλετε όλοι οι χρήστες της εταιρείας να χρησιμοποιούν αυτόν τον τύπο περιεχομένου για έγγραφα, είναι καλή επιλογή να δημοσιεύουν σε όλες τις συλλογές τοποθεσιών. Ή, ίσως το τμήμα μηχανικών δημιουργεί έναν τύπο περιεχομένου για προδιαγραφές σχεδίασης και θέλει να τον δημοσιεύσει μόνο στις συλλογές τοποθεσιών μηχανικών.
Επειδή οι τύποι περιεχομένου περιλαμβάνουν μετα-δεδομένα, οι τύποι περιεχομένου και τα μετα-δεδομένα συνδέονται πολύ στενά. Μια υπηρεσία διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στο SharePoint σάς δίνει τη δυνατότητα να δημοσιεύσετε έναν τύπο περιεχομένου στις τοποθεσίες όπου χρησιμοποιείται. Οι τοποθεσίες και οι συλλογές τοποθεσιών που αποτελούν μέρος της υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων ονομάζονται "τοποθεσίες συνδρομητών".
Μια υπηρεσία διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων πρέπει να δημιουργηθεί και να ρυθμιστεί ρητά. Για να συμπεριλάβει δημοσίευση τύπου περιεχομένου, ο διαχειριστής καθορίζει μια συγκεκριμένη συλλογή τοποθεσιών ως διανομέα. Οι συνδεδεμένες εφαρμογές και συλλογές τοποθεσιών μπορούν να εγγραφούν στους τύπους περιεχομένου του διανομέα. Με τη ρύθμιση παραμέτρων των υπηρεσιών διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, μπορείτε να διαχειριστείτε κεντρικά τους τύπους περιεχομένου. Οι τύποι περιεχομένου δημιουργούνται στην συγκεντρωτική τοποθεσία και τυχόν ενημερώσεις μπορούν να διανεμηθούν αυτόματα στις τοποθεσίες συνδρομητών.
Ανατρέξτε στο θέμα Δημοσίευση τύπου περιεχομένου από κέντρο δημοσίευσης περιεχομένου για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους περιεχομένου δημοσίευσης.
