Τα αναγνωριστικά εγγράφων μπορούν να σας βοηθήσουν με τη διαχείριση εγγράφων ή εγγραφών. Ενεργοποιήστε την υπηρεσία αναγνωριστικού εγγράφου σε μια τοποθεσία για να προσθέσετε ένα αναγνωριστικό εγγράφου σε κάθε αρχείο στην τοποθεσία.
Σε αυτό το άρθρο
Επισκόπηση
Τα αναγνωριστικά εγγράφων βοηθούν στη διαχείριση των εγγράφων σας παρέχοντας έναν εύκολο τρόπο παρακολούθησης στοιχείων, ανεξάρτητα από τη θέση τους. Για παράδειγμα, εάν ένα νομικό συμβόλαιο μετακινηθεί από μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε μία τοποθεσία σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε μια άλλη τοποθεσία, η σύμβαση θα είναι εύκολο να εντοπιστεί με βάση το αναγνωριστικό εγγράφου της. Τα αναγνωριστικά εγγράφων εκχωρούνται αυτόματα σε απεσταλμένα έγγραφα και αυτό το αναγνωριστικό θα ακολουθεί το στοιχείο σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής του. Τα αναγνωριστικά εγγράφων μπορούν να εκχωρηθούν και σε σύνολα εγγράφων.
Όταν ενεργοποιηθεί για πρώτη φορά η υπηρεσία αναγνωριστικού εγγράφου, θα εκχωρηθούν αυτόματα νέα αναγνωριστικά στα νέα έγγραφα της συλλογής τοποθεσιών. Έχει προγραμματιστεί μια εργασία χρονοδιακόπτη για την εκχώρηση αναγνωριστικών σε έγγραφα που βρίσκονται ήδη στη συλλογή τοποθεσιών.
Επίσης, όταν η υπηρεσία είναι ενεργοποιημένη, προστίθεται αυτόματα μια νέα στήλη στους τύπους περιεχομένου "Έγγραφο" και "Σύνολο εγγράφων". Η στήλη Αναγνωριστικό εγγράφου εμφανίζει το αναγνωριστικό που έχει εκχωρηθεί σε ένα στοιχείο.
Πριν χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα αναγνωριστικού εγγράφου στο σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, πρέπει πρώτα να την ενεργοποιήσετε για κάθε συλλογή τοποθεσιών στην οποία βρίσκονται τα έγγραφά σας.
Μετακίνηση αρχείων με αναγνωριστικό εγγράφου
Σε SharePoint το αναγνωριστικό εγγράφου μετακινείται κανονικά μαζί με το αρχείο. Ωστόσο, όταν στην τοποθεσία προορισμού δεν είναι ενεργοποιημένη η υπηρεσία αναγνωριστικού εγγράφου, το έγγραφο δεν θα διαθέτει πλέον αναγνωριστικό εγγράφου.
Για SharePoint Server ο μόνος τρόπος για να διατηρήσετε ένα αναγνωριστικό εγγράφου μέσα σε τοποθεσίες είναι να χρησιμοποιήσετε τη σελίδα διαχείρισης "Περιεχόμενο τοποθεσίας και δομή" στις "Ρυθμίσεις τοποθεσίας" κατά τη μετακίνηση εγγράφων.
Αντιγραφή αρχείων με αναγνωριστικό εγγράφου
Όταν δημιουργείται ένα αντίγραφο ενός αρχείου, δημιουργείται ένα νέο αναγνωριστικό εγγράφου για το αντίγραφο. Για παράδειγμα, ένα αρχείο που λαμβάνεται από μία τοποθεσία και αποστέλλεται σε μια άλλη είναι ένα αντίγραφο. Ωστόσο, όταν στην τοποθεσία προορισμού δεν είναι ενεργοποιημένη η υπηρεσία αναγνωριστικού εγγράφου, το αντίγραφο δεν θα έχει αναγνωριστικό εγγράφου.
Ενεργοποίηση και ρύθμιση των παραμέτρων αναγνωριστικών εγγράφων
Για να χρησιμοποιήσετε πρώτα τα αναγνωριστικά εγγράφων για την παρακολούθηση εγγράφων ή εγγραφών, πρέπει να ακολουθήσετε μια διαδικασία δύο βημάτων:
Ενεργοποίηση της δυνατότητας αναγνωριστικών εγγράφων σε συλλογή τοποθεσιών
Σημείωση: Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα αναγνωριστικού εγγράφου πρέπει να είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.
-
Μεταβείτε στη συλλογή τοποθεσιών ανώτατου επιπέδου.
-
Επιλέξτε Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις τοποθεσίας.
-
Στην περιοχή Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών, επιλέξτε Δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών.
-
Δίπλα στην επιλογή Υπηρεσία αναγνωριστικού εγγράφου , επιλέξτε Ενεργοποίηση. Μια ενεργή ετικέτα εμφανίζεται δίπλα στο στοιχείο και η δυνατότητα ενεργοποιείται για την τρέχουσα συλλογή τοποθεσιών.
Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων χρήσης των αναγνωριστικών εγγράφων σε μια συλλογή τοποθεσιών
Όταν ενεργοποιείτε τη δυνατότητα αναγνωριστικού εγγράφου για μια δεδομένη συλλογή τοποθεσιών, σε όλα τα έγγραφα της συλλογής τοποθεσιών εκχωρείται αυτόματα ένα αναγνωριστικό εγγράφου. Λάβετε υπόψη ότι, ανάλογα με τον αριθμό των εγγράφων που υπάρχουν στη συλλογή τοποθεσιών σας, αυτή η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει αρκετή ώρα.
Σημείωση: Για να ενεργοποιήσετε και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της δυνατότητας αναγνωριστικού εγγράφου πρέπει να είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.
-
Μεταβείτε στη συλλογή τοποθεσιών ανώτατου επιπέδου.
-
Επιλέξτε Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις τοποθεσίας.
-
Στην περιοχή Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών, επιλέξτε Ρυθμίσεις αναγνωριστικού εγγράφου.
-
Στη σελίδα Ρυθμίσεις αναγνωριστικού εγγράφου , στην ενότητα Εκχώρηση αναγνωριστικών εγγράφων , βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ένα σημάδι ελέγχου στο πλαίσιο ελέγχου Εκχώρηση αναγνωριστικών εγγράφου.
Σημείωση: Όταν ενεργοποιείτε την εκχώρηση αναγνωριστικών εγγράφων για πρώτη φορά μέσα σε μια συλλογή τοποθεσιών, εμφανίζεται ένα μήνυμα: Η ολοκλήρωση της ρύθμισης παραμέτρων της δυνατότητας αναγνωριστικού εγγράφου έχει προγραμματιστεί από μια αυτοματοποιημένη διαδικασία. Αυτό σημαίνει ότι μια εργασία χρονοδιακόπτη είναι υπεύθυνη για την ολοκλήρωση της εκχώρησης των αναγνωριστικών εγγράφων σε όλα τα έγγραφα της συλλογής τοποθεσιών. Ο χρόνος που θα χρειαστεί για αυτήν τη διεργασία εξαρτάται από τον αριθμό των εγγράφων που υπάρχουν στη συλλογή τοποθεσιών.
-
Για να ορίσετε μια προσαρμοσμένη συμβολοσειρά χαρακτήρων ή αριθμών που προσαρτώνται αυτόματα στην αρχή κάθε αναγνωριστικού εγγράφου, εισαγάγετε τη συμβολοσειρά στην περιοχή Έναρξη αναγνωριστικών με τους ακόλουθους χαρακτήρες.
-
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επαναφορά όλων των αναγνωριστικών εγγράφων…, εάν θέλετε να προσθέσετε αυτόματα το πρόθημα σε όλα τα υπάρχοντα αναγνωριστικά εγγράφων στη συλλογή τοποθεσιών σας.
-
Στην ενότητα Εύρος αναζήτησης αναγνωριστικού εγγράφου , επιλέξτε τις τοποθεσίες που θα χρησιμοποιήσετε ως εμβέλεια αναζήτησης για αναζήτηση αναγνωριστικού.
-
Επιλέξτε OK.
Σημείωση: Όπως προαναφέρθηκε, όταν η υπηρεσία αναγνωριστικού εγγράφου είναι ενεργοποιημένη για οποιαδήποτε δεδομένη συλλογή τοποθεσιών, προστίθεται μια στήλη στους τύπους περιεχομένου του συνόλου εγγράφων και εγγράφων ως επίπεδο συλλογής τοποθεσιών. Η στήλη "Αναγνωριστικό εγγράφου" χρησιμοποιείται για την εμφάνιση του αναγνωριστικού που έχει εκχωρηθεί σε ένα στοιχείο.
