Πραγματοποιήσαμε σημαντικές ενημερώσεις στον τρόπο με τον οποίο το Outlook για Windows συνδέεται και ενημερώνει τα κοινόχρηστα ημερολόγια. Αυτές οι βελτιώσεις είναι διαθέσιμες σε όλους τους πελάτες του Outlook 365 που χρησιμοποιούν το πιο πρόσφατο Μηνιαίο κανάλι επιχειρήσεων, το Κανάλι τρεχουσών ενημερώσεων ή Semi-Annual Κανάλι επιχειρήσεων.
Σημείωση
Η ενημερωμένη λειτουργία κοινής χρήσης Calendar θα συνεχίσει να λαμβάνει σταδιακές ενημερώσεις και επιδιορθώσεις. Το Κανάλι τρεχουσών ενημερώσεων και το Μηνιαίο κανάλι επιχειρήσεων είναι τα πρώτα κανάλια που περιλαμβάνουν αυτές τις ενημερώσεις. Αυτές οι ενημερώσεις χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να φτάσουν στο Semi-Annual Κανάλι επιχειρήσεων. Ως εκ τούτου, συνιστάται ιδιαίτερα στους χρήστες που μοιράζονται και ανοίγουν κοινόχρηστα ημερολόγια να στραφούν είτε στο Κανάλι τρεχουσών ενημερώσεων είτε στο Μηνιαίο κανάλι επιχειρήσεων.
Αυτό το άρθρο περιγράφει τις πολυαναμενόμενες βελτιώσεις, μαζί με άλλες αλλαγές στη μορφή και τη λειτουργία. Για να βεβαιωθείτε ότι επωφελείστε από τη βελτιωμένη εμπειρία, επιβεβαιώστε πρώτα ότι έχετε ενεργοποιήσει τις βελτιώσεις, όπως περιγράφεται εδώ.
Σημείωση
Οι βελτιώσεις κοινόχρηστου Calendar είναι πλέον ενεργοποιημένες από προεπιλογή στις πιο πρόσφατες εκδόσεις του Outlook, σε όλα τα κανάλια ενημέρωσης για Εφαρμογές Microsoft 365. Το Semi-Annual Enterprise Channel ήταν το τελευταίο κανάλι ενημέρωσης που επέτρεψε τις βελτιώσεις κοινόχρηστου ημερολογίου από προεπιλογή (στην έκδοση 2202, κυκλοφόρησε στις 12 Ιουλίου 2022).
Πολυαναμενόμενες βελτιώσεις
Αυτόματη αναβάθμιση για υπάρχοντα κοινόχρηστα ημερολόγια
Τα κοινόχρηστα ημερολόγια που είχαν ρυθμιστεί πριν από την εισαγωγή των νέων βελτιώσεων κοινής χρήσης αναβαθμίζονται τώρα αυτόματα στο παρασκήνιο.
Αλλαγές συμπεριφοράς που πρέπει να γνωρίζετε μετά την αναβάθμιση:
Συμβάντα που είναι παλαιότερα από ένα έτος μετά την ημερομηνία αναβάθμισης δεν περιλαμβάνονται στο συγχρονισμένο αντίγραφο. Τα επαναλαμβανόμενα συμβάντα με παρουσίες που εμπίπτουν στο όριο του ενός έτους ή μετά θα εξακολουθούν να περιλαμβάνονται στον συγχρονισμό.
Άμεσος συγχρονισμός και προβολή κοινόχρηστων ημερολογίων
Προηγουμένως, εάν γίνονταν αλλαγές σε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο, ο παραλήπτης του κοινόχρηστου ημερολογίου μπορεί να χρειαζόταν μερικά λεπτά για να δει τις ίδιες αυτές αλλαγές στην προβολή του κοινόχρηστου ημερολογίου. Τώρα, οι αλλαγές συγχρονίζονται και εμφανίζονται αμέσως.
Ομοίως, όταν επιλέγετε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο, στο παρελθόν χρειάζονταν έως και μερικά δευτερόλεπτα για να φορτώσει το ημερολόγιο. Τώρα, το ημερολόγιο είναι πάντα προφορτωμένο και θα δείτε το ημερολόγιο να εμφανίζεται αμέσως κατά την επιλογή.
Η επεξεργασία της ημερομηνίας λήξης της σειράς δεν θα επαναφέρει το παρελθόν
- Επιλέξτε το συμβάν.
- Επιλέξτε Ολόκληρη η σειρά και, στη συνέχεια, OK.
- Επιλέξτε "Επεξεργασία περιοδικότητας" και κάντε τις αλλαγές σας.
- Επέκταση ή λήξη σειράς συσκέψεων με αλλαγή της ημερομηνίας λήξης της σειράς
Οι λεπτομέρειες σύσκεψης στο παρελθόν δεν θα αλλάξουν και δεν θα δείτε το μήνυμα: Εάν αλλάξατε συγκεκριμένες συναντήσεις στη σειρά, οι αλλαγές σας θα απορριφθούν και αυτές οι συναντήσεις θα ταιριάζουν ξανά με τη σειρά.
Αποδοχή σύσκεψης χωρίς να χρειάζεται αποστολή απάντησης
Εάν επιλέξετε "Αποδοχή> ναμην σταλεί απάντηση", οι άλλοι χρήστες θα μπορούν να βλέπουν την απάντησή σας στην καρτέλα "Παρακολούθηση". Προηγουμένως, ο διοργανωτής δεν θα έβλεπε την απάντησή σας εάν δεν στείλατε ρητά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απάντησης. Αυτή η βελτίωση ισχύει επίσης εάν επιλέξατε να μην στείλετε απάντηση, εάν την αποδεχτείτε ως αβέβαιο ή εάν την απορρίψετε.
Μικρές αλλαγές στη μορφή και τη λειτουργία
Η επιλογή "Τελευταία τροποποίηση από" δεν εμφανίζεται πλέον στο στοιχείο σύσκεψης
Προηγουμένως, οι χρήστες έβλεπαν την ένδειξη "Τελευταία τροποποίηση από" στην κάτω δεξιά γωνία του στοιχείου σύσκεψης. Αυτή η τιμή δεν ήταν πάντα ακριβής για τα κοινόχρηστα ημερολόγια, συνεπώς την καταργήσαμε. Αυτό είναι ένα προϋπάρχον πρόβλημα που δεν αφορά συγκεκριμένα τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις κοινόχρηστου ημερολογίου. Επαναξιολογούμε αυτήν τη δυνατότητα και ενδέχεται να την επαναφέρουμε στο μέλλον.
Δεν μπορώ πλέον να προσθέσω το ίδιο ημερολόγιο πολλές φορές
Προηγουμένως, ήταν δυνατή η προσθήκη του ίδιου κοινόχρηστου ημερολογίου πολλές φορές με την προσθήκη του σε διαφορετικές ομάδες ημερολογίων. Αυτό δεν υποστηρίζεται πλέον. Εάν προσπαθήσετε να προσθέσετε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο που έχει ήδη προστεθεί, δεν θα προστεθεί.
Ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα για λεπτομέρειες σχετικά με τη συμπεριφορά επιλογής για κοινόχρηστα ημερολόγια που έχουν προστεθεί πολλές φορές προηγουμένως.
Τα διπλότυπα ημερολόγια θα επιλεγούν ταυτόχρονα
Εάν εμφανίζονται πολλοί φάκελοι για το ίδιο κοινόχρηστο ημερολόγιο, η κατάσταση επιλογής θα τεθεί σε κοινή χρήση σε όλα αυτά τα ημερολόγια. Με άλλα λόγια, επιλέγοντας οποιοδήποτε από τα διπλότυπα ημερολόγια επιλέγονται όλοι οι φάκελοι για αυτό το κοινόχρηστο ημερολόγιο.
Η παραπάνω συμπεριφορά παρουσιάζεται υπό τις ακόλουθες συνθήκες:
- Σας έχουν εκχωρηθεί δικαιώματα πλήρους πρόσβασης σε ένα γραμματοκιβώτιο και το Outlook συνδέεται αυτόματα σε αυτό μέσω της Αυτόματης αντιστοίχισης.
- Επίσης, σας εκχωρούνται απευθείας δικαιώματα πρόσβασης στο Calendar από το ίδιο γραμματοκιβώτιο. Στη συνέχεια, μπορείτε να αποδεχτείτε την πρόσκληση κοινής χρήσης ή να ανοίξετε απευθείας τη συγκεκριμένη Calendar κάνοντας κλικ στην επιλογή Προσθήκη Calendar και, στη συνέχεια, να ανοίξετε το Κοινόχρηστο Calendar.
Δεν είναι δυνατή η προσθήκη συνημμένων κατά την απόκριση σε μια πρόσκληση σε σύσκεψη
Μπορείτε να επιλέξετε "Αποδοχή " για να αποδεχτείτε μια πρόσκληση ή να επιλέξετε "Απάντηση>προς τα εμπρός " για να προωθήσετε μια πρόσκληση, αλλά δεν μπορείτε να προσθέσετε νέα συνημμένα στην απόκριση της σύσκεψης.
Τα πρόχειρα συμβάντων δεν αποθηκεύονται αυτόματα
Επιλέξτε Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε με μη αυτόματο τρόπο ένα πρόχειρο σύσκεψης ή συμβάντος. Για να συνεχίσετε την επεξεργασία αργότερα, επιλέξτε και ανοίξτε το πρόχειρο από το κοινόχρηστο ημερολόγιο. Θα δείτε το μήνυμα Δεν έχετε στείλει ακόμα αυτήν την πρόσκληση σε σύσκεψη στο επάνω μέρος.
Δεν υπάρχει πρόχειρη υποστήριξη για ενημερώσεις σύσκεψης
Όταν επεξεργάζεστε μια σύσκεψη που έχει ήδη αποσταλεί,
- Εάν αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, θα σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να στείλετε μια ενημέρωση ή να συνεχίσετε την επεξεργασία χωρίς αποθήκευση.
- Εάν κλείσετε το πρόχειρο χωρίς να το αποθηκεύσετε, θα σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να στείλετε μια ενημέρωση ή να κλείσετε τη σύσκεψη χωρίς να στείλετε ενημέρωση. Οι αλλαγές θα απορριφθούν εάν επιλέξετε τη δεύτερη επιλογή.
Η ρύθμιση "Λήψη κοινόχρηστων φακέλων" παραβλέπεται
Μία από τις προηγούμενες συστάσεις για την αντιμετώπιση ζητημάτων κοινόχρηστου ημερολογίου ήταν να καταργήσετε την επιλογή "Λήψη κοινόχρηστων φακέλων". Αυτός ο μετριασμός δεν είναι πλέον απαραίτητος με τις βελτιώσεις και η κατάσταση αυτής της ρύθμισης παραβλέπεται για οποιοδήποτε κοινόχρηστο ημερολόγιο που έχει αναβαθμιστεί στη νέα πλατφόρμα κοινής χρήσης, όταν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα-πελάτη του Outlook για Windows με ενεργοποιημένες τις βελτιώσεις κοινόχρηστου ημερολογίου.
Ο κανόνας καθυστέρησης παράδοσης δεν θα ισχύει
Στο Outlook για Windows, οι χρήστες μπορούν να ρυθμίσουν έναν κανόνα για την καθυστέρηση της παράδοσης της εξερχόμενης αλληλογραφίας κατά έναν ορισμένο αριθμό λεπτών. Προηγουμένως, το μήνυμα πρόσκλησης προς τους συμμετέχοντες καθυστερούσε, αλλά η πρόσκληση σε σύσκεψη εξακολουθούσε να προστίθεται στο ημερολόγιο του κατόχου. Η ακύρωση του μηνύματος πρόσκλησης σε σύσκεψη που πραγματοποιήθηκε στα Εξερχόμενα δεν ακύρωσε ούτε κατάργησε τη συσχετισμένη σύσκεψη από το ημερολόγιο του κατόχου. Αυτή η ασυμφωνία έχει προκαλέσει σύγχυση και αποφασίσαμε να καταργήσουμε αυτήν τη λειτουργικότητα σε αυτήν την ενημέρωση. Όταν οι βελτιώσεις είναι ενεργοποιημένες, οι εξερχόμενες προσκλήσεις σε σύσκεψη αποστέλλονται αμέσως για τα ενημερωμένα ημερολόγια και οι κανόνες για την καθυστέρηση της παράδοσης θα ισχύουν μόνο για τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις εξερχόμενες προσκλήσεις για ημερολόγια που δεν έχουν ενημερωθεί ακόμα.
Υποστήριξη προσαρμοσμένων φορμών
Όλες οι προσαρμοσμένες φόρμες πρέπει να δημοσιευτούν σε μια βιβλιοθήκη εταιρικών φορμών. Οι προσαρμοσμένες φόρμες που δημοσιεύονται σε προσωπικές βιβλιοθήκες φορμών δεν υποστηρίζονται.
Αυτόματη αποδοχή ή απόρριψη
Προηγουμένως, ήταν δυνατή η ενεργοποίηση μιας ρύθμισης για την αυτόματη αποδοχή ή απόρριψη προσκλήσεων σε σύσκεψη. Αυτή η ρύθμιση δεν υποστηρίζεται όταν είναι ενεργοποιημένες οι βελτιώσεις κοινόχρηστου ημερολογίου.
Η αντιγραφή συσκέψεων προσθέτει το πρόθεμα "Αντιγραφή" στο θέμα
Προηγουμένως, εάν ένας διαχειριστής (πληρεξούσιος) αντιγράψει μια σύσκεψη μεταφέροντας και αποθέτοντάς την στο ημερολόγιο του στελέχους (Διευθυντή), λαμβάνετε άμεσα μηνύματα με την οποία ζητείται να αποδεχτείτε τη σύσκεψη. Εάν γίνει αποδεκτή, το στέλεχος (Διευθυντής) γίνεται συμμετέχων στη σύσκεψη.
Με τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις, όταν αντιγράφετε μια σύσκεψη με μεταφορά και απόθεση στο ημερολόγιο του στελέχους (Διευθυντή), το μήνυμα προτροπής δεν εμφανίζεται και δημιουργείται μια νέα πρόσκληση σε σύσκεψη με ένα πρόθεμα "Αντιγραφή" που προστίθεται στο θέμα. Όταν αποσταλεί η πρόσκληση σε σύσκεψη, το στέλεχος (Κύριος) γίνεται ο διοργανωτής της σύσκεψης.
Σημαντικό
Στις δομές 16.0.16827.15000 και στις νεότερες, δεν θα μπορείτε πλέον να αντιγράψετε συσκέψεις στο Outlook.
Η βέλτιστη πρακτική είναι η αποφυγή αντιγραφής συσκέψεων - Βέλτιστες πρακτικές για εταιρείες κατά τη χρήση του Ημερολόγιο του Outlook.
Θέλετε περισσότερα;
Ενημερώσεις κοινής χρήσης ημερολογίου του Outlook