Θέλετε να δείτε τις αλλαγές στις τιμές μεταξύ δύο εκδόσεων μιας βάσης δεδομένων της Access, αλλά πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό; Έχετε δει τη "Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων της Microsoft" και γνωρίζετε ότι μπορεί να συγκρίνει τιμές. Ίσως έχετε χρησιμοποιήσει τη Σύγκριση βάσεων δεδομένων της Microsoft – εάν έχετε, γνωρίζετε ότι έχει σχεδιαστεί για την εύρεση αλλαγών στη σχεδίαση αντικειμένων, στις μακροεντολές και στον κώδικα VBA και όχι στις αλλαγές τιμών. Ωστόσο, υπάρχει τρόπος να χρησιμοποιήσετε τη "Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων" για να εντοπίσετε τις αλλαγές που αναζητάτε.
Εξάγοντας τα δεδομένα της Access και στα δύο αρχεία βάσης δεδομένων – είτε από έναν πίνακα, εάν είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστε είτε από τα αποτελέσματα του ερωτήματος – σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, μπορείτε, στη συνέχεια, να εκτελέσετε τα βιβλία εργασίας σας μέσω της επιλογής Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων για να δείτε τις διαφορές.
Εξαγωγή των δεδομένων της Access σε βιβλία εργασίας
-
Στην Access, ανοίξτε τη βάση δεδομένων που περιέχει τα "αρχικά" ή τα παλαιότερα δεδομένα και ανοίξτε τον πίνακα ή τα αποτελέσματα ερωτήματος που θέλετε σε προβολή φύλλου δεδομένων. Παρακάτω παρουσιάζεται ένα πολύ απλό παράδειγμα.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Εξωτερικά δεδομένα > Εξαγωγή > Excel. Ξεκινά ο οδηγός Εξαγωγή – Υπολογιστικό φύλλο του Excel.
-
Επιλέξτε το όνομα και το φάκελο προορισμού για το νέο αρχείο του Excel και κάντε κλικ στο κουμπί OK. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να κλείσετε τον οδηγό.
-
Κλείστε τη βάση δεδομένων.
-
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων που περιέχει τα "ενημερωμένα" ή νεότερα δεδομένα και ανοίξτε τα αποτελέσματα του πίνακα ή του ερωτήματος όπως κάνατε για τα αρχικά δεδομένα. Σε αυτή την ενημερωμένη βάση δεδομένων, η "Πόλη της Καλιφόρνια" είναι ένα νέο ρεκόρ και η υψηλή θερμοκρασία του Φρέσνο άλλαξε.
-
Εκτελέστε τον οδηγό Εξαγωγή – Υπολογιστικό φύλλο του Excel με τον ίδιο τρόπο για αυτήν τη βάση δεδομένων.
Εκτέλεση της σύγκρισης στη "Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων"
-
Στη "Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων", κάντε κλικ στην επιλογή Σύγκριση αρχείων.
-
Μεταβείτε στο βιβλίο εργασίας του Excel που περιέχει τα αρχικά δεδομένα, κάνοντας κλικ
-
Μεταβείτε στο βιβλίο εργασίας που περιέχει τα ενημερωμένα δεδομένα, κάνοντας κλικ στην επιλογή
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να εκτελέσετε τη σύγκριση.
Κατανόηση των αποτελεσμάτων
Θα μεγεθύνουμε τα αποτελέσματα του απλού παραδείγματός μας, όπου προστέθηκε ένα ρεκόρ για την "Πόλη της Καλιφόρνια" και η θερμοκρασία του Φρέσνο άλλαξε.
Στο δεξιό τμήμα παραθύρου, το οποίο εμφανίζει τα δεδομένα από την ενημερωμένη βάση δεδομένων, η γραμμή 4 περιέχει πλέον την πόλη Καλιφόρνια και τη θερμοκρασία της, η οποία έχει εισαχθεί στον πίνακα της Access. Ολόκληρη η γραμμή επισημαίνεται με πράσινο χρώμα. Και η θερμοκρασία του Φρέσνο, στη γραμμή 5, στήλη Β, επισημαίνεται επίσης με πράσινο χρώμα, επειδή άλλαξε από 107 σε 111.
