Μια εγγραφή είναι ένα έγγραφο ή άλλη ηλεκτρονική ή φυσική οντότητα σε έναν οργανισμό που λειτουργεί ως αποδεικτικό στοιχείο μιας δραστηριότητας ή συναλλαγής που εκτελείται από τον οργανισμό και που απαιτεί διατήρηση για κάποιο χρονικό διάστημα. Η διαχείριση εγγραφών είναι η διαδικασία με την οποία ένας οργανισμός:
-
Καθορίζει τα είδη των πληροφοριών που πρέπει να θεωρούνται εγγραφές.
-
Καθορίζει τον τρόπο χειρισμού των ενεργών εγγράφων που θα γίνουν εγγραφές κατά τη χρήση τους και καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να συλλέγονται αφού δηλωθούν ως εγγραφές.
-
Καθορίζει με ποιον τρόπο και για πόσο χρονικό διάστημα πρέπει να διατηρείται κάθε τύπος εγγραφής ώστε να πληροί νομικές, επιχειρηματικές ή ρυθμιστικές απαιτήσεις.
-
Αναζητά και εφαρμόζει τεχνολογικές λύσεις και επιχειρηματικές διαδικασίες για να διασφαλίσει ότι ο οργανισμός συμμορφώνεται με τις υποχρεώσεις διαχείρισης εγγραφών με οικονομικά αποδοτικό και μη παρεμβατικό τρόπο.
-
Εκτελεί εργασίες που σχετίζονται με εγγραφές, όπως απόρριψη των εγγραφών που έχουν λήξει ή εντοπισμό και προστασία εγγραφών που σχετίζονται με εξωτερικά συμβάντα, όπως δίκες.
Ο προσδιορισμός των εγγράφων και άλλων φυσικών ή ηλεκτρονικών στοιχείων στον οργανισμό σας αποτελεί ευθύνη των διαχειριστών συμμόρφωσης της εταιρείας, των διαχειριστών εγγραφών και του καρτέλες. Με την προσεκτική κατηγοριοποίηση όλου του εταιρικού περιεχομένου στην εταιρεία σας, αυτά τα άτομα μπορούν να σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε ότι τα έγγραφα διατηρούνται για το κατάλληλο χρονικό διάστημα. Ένα καλά σχεδιασμένο σύστημα διαχείρισης εγγραφών βοηθά στην προστασία μιας εταιρείας με νόμιμο τρόπο, βοηθά τον οργανισμό να δείξει τη συμμόρφωση με τις ρυθμιστικές υποχρεώσεις και αυξάνει την απόδοση του οργανισμού προωθώντας την καταστροφή μη ενημερωμένων στοιχείων που δεν είναι αρχεία.
Ένα σύστημα διαχείρισης εγγραφών περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:
-
Μια ανάλυση περιεχομένου που περιγράφει και κατηγοριοποιεί περιεχόμενο στην εταιρεία που μπορεί να γίνει εγγραφές, παρέχει θέσεις προέλευσης και που περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο το περιεχόμενο θα μετακινηθεί στην εφαρμογή διαχείρισης εγγραφών.
-
Ένα σχέδιο αρχείων που υποδεικνύει, για κάθε είδος εγγραφής στην επιχείρηση, πού θα πρέπει να διατηρούνται ως εγγραφές, τις πολιτικές που ισχύουν για αυτές, το χρονικό διάστημα διατήρησης, τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να απορριφθούν και ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαχείρισή τους.
-
Ένα έγγραφο απαιτήσεων συμμόρφωσης που καθορίζει τους κανόνες που πρέπει να ακολουθήσουν τα συστήματα IT του οργανισμού για να εξασφαλίσουν τη συμμόρφωση και τις μεθόδους που χρησιμοποιούνται για να διασφαλιστεί η συμμετοχή των μελών της ομάδας της εταιρείας.
-
Μια μέθοδος για τη συλλογή εγγραφών που δεν είναι πλέον ενεργές από όλες τις προελεύσεις εγγραφών, όπως οι διακομιστές συνεργασίας, οι διακομιστές αρχείων και τα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Μια μέθοδος ελέγχου εγγραφών ενώ είναι ενεργές.
-
Μια μέθοδος για την καταγραφή των μετα-δεδομένων και του ελέγχου ιστορικών εγγραφών και για τη συντήρησή τους.
-
Μια διαδικασία για την αναστολή εγγραφών (αναστολή της καταστροφής τους) όταν προκύπτουν συμβάντα όπως διενέξεων.
-
Ένα σύστημα για την παρακολούθηση και τη δημιουργία αναφορών σχετικά με το χειρισμό των εγγραφών για να εξασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι κάνουν αρχειοθέτηση, πρόσβαση και διαχείρισή τους σύμφωνα με καθορισμένες πολιτικές και διαδικασίες.
SharePoint περιλαμβάνει δυνατότητες που μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς στην υλοποίηση ενοποιημένων συστημάτων διαχείρισης εγγραφών και διαδικασιών.
Επισκόπηση του σχεδιασμού διαχείρισης εγγραφών
Αυτό το θέμα περιγράφει τα βήματα σχεδιασμού που πρέπει να κάνετε για να διασφαλίσετε ότι το σύστημα διαχείρισης εγγραφών που εφαρμόζετε με βάση SharePoint θα επιτύχει τους στόχους διαχείρισης εγγραφών της εταιρείας σας. Ακολουθεί μια προεπισκόπηση της διαδικασίας προγραμματισμού εγγραφών:
-
Προσδιορισμός ρόλων διαχείρισης εγγραφών Η επιτυχής διαχείριση εγγραφών απαιτεί ειδικούς ρόλους, όπως οι εξής:
-
Διαχειριστές εγγραφών και υπεύθυνοι συμμόρφωσης, για να κατηγοριοποιήσουν τις εγγραφές στον οργανισμό και να εκτελέσουν τη διαδικασία διαχείρισης εγγραφών.
-
Προσωπικό IT για την υλοποίηση των συστημάτων που υποστηρίζουν αποτελεσματικά τη διαχείριση εγγραφών.
-
Διαχειριστές περιεχομένου για να βρίσκουν πού διατηρούνται οι εταιρικές πληροφορίες και να διασφαλίζουν ότι οι ομάδες τους ακολουθούν πρακτικές διαχείρισης εγγραφών.
-
-
Ανάλυση εταιρικού περιεχομένου Πριν από τη δημιουργία ενός σχεδίου αρχείων, οι διαχειριστές εγγραφών και οι διαχειριστές περιεχομένου ερευνούν τη χρήση εγγράφων στον οργανισμό για να προσδιορίσουν ποια έγγραφα και άλλα στοιχεία μπορούν να γίνουν εγγραφές.
-
Ανάπτυξη σχεδίου αρχείων Αφού αναλύσετε το εταιρικό σας περιεχόμενο και έχετε προσδιορίσει χρονοδιαγράμματα διατήρησης, συμπληρώστε το υπόλοιπο του σχεδίου αρχείων. Τα σχέδια αρχείων διαφέρουν από οργανισμό σε οργανισμό, αλλά γενικά περιγράφουν τα είδη των στοιχείων που η εταιρεία αναγνωρίζει ότι είναι εγγραφές, υποδεικνύει πού αποθηκεύονται, περιγράφει τις περιόδους διατήρησης και παρέχει άλλες πληροφορίες, όπως ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαχείρισή τους και σε ποια ευρύτερη κατηγορία εγγραφών ανήκουν.
-
Ανάπτυξη χρονοδιαγραμμάτων διατήρησης Για κάθε τύπο εγγραφής, προσδιορίστε πότε δεν είναι πλέον ενεργή (χρησιμοποιείται), πόσος χρόνος θα πρέπει να διατηρηθεί μετά από αυτόν τον τύπο και πώς θα πρέπει τελικά να απορριφθεί.
-
Αξιολόγηση και βελτίωση πρακτικών διαχείρισης εγγράφων Βεβαιωθείτε ότι εφαρμόζονται οι απαιτούμενες πολιτικές στα αποθετήρια εγγράφων. Για παράδειγμα, βεβαιωθείτε ότι ο έλεγχος του περιεχομένου πραγματοποιείται σωστά, έτσι ώστε οι κατάλληλοι έλεγχοι να διατηρούνται μαζί με τις εγγραφές.
-
Σχεδίαση της λύσης διαχείρισης εγγραφών Προσδιορίστε εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια αρχειοθήκη εγγραφών, να διαχειριστείτε τις εγγραφές επιτόπια ή να χρησιμοποιήσετε ένα συνδυασμό των δύο προσεγγίσεων. Με βάση το σχέδιο αρχείων σας, σχεδιάστε την αρχειοθήκη εγγραφών ή προσδιορίστε τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε υπάρχουσες τοποθεσίες για να περιέχουν εγγραφές. Καθορίστε τύπους περιεχομένου, βιβλιοθήκες, πολιτικές και, όταν απαιτείται, μετα-δεδομένα που καθορίζουν τη θέση στην οποία θα δρομολογηθεί ένα έγγραφο.
-
Σχεδιασμός του τρόπου με τον οποίο το περιεχόμενο μετατρέπεται σε εγγραφές Εάν χρησιμοποιείτε SharePoint τόσο για την ενεργή διαχείριση εγγράφων όσο και για τη διαχείριση εγγραφών, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ροές εργασιών για να μετακινήσετε έγγραφα σε μια αρχειοθήκη εγγραφών. Εάν χρησιμοποιείτε είτε SharePoint είτε ένα εξωτερικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, μπορείτε να σχεδιάσετε και να αναπτύξετε περιβάλλοντα εργασίας που μετακινούν περιεχόμενο από αυτά τα συστήματα στην αρχειοθήκη εγγραφών ή που δηλώνουν ότι ένα έγγραφο είναι εγγραφή αλλά δεν μετακινούν το έγγραφο. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα εκπαιδευτικό σχέδιο για να διδάξετε στους χρήστες πώς να δημιουργούν και να εργάζονται με εγγραφές.
-
Σχεδιασμός ενοποίησης email Προσδιορίστε εάν θα διαχειρίζεστε τις εγγραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσα SharePoint ή εάν θα διαχειρίζεστε τις εγγραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσα στην ίδια την εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Σχεδιασμός συμμόρφωσης για κοινωνικό περιεχόμενο Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί μέσα κοινωνικής δικτύωσης, όπως ιστολόγια ή wiki, προσδιορίστε τον τρόπο με τον οποίο αυτό το περιεχόμενο θα γίνει εγγραφές.
-
Σχεδιασμός αναφοράς και τεκμηρίωσης συμμόρφωσης Για να βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία σας εκτελεί τις απαιτούμενες πρακτικές διαχείρισης εγγραφών και για να κοινοποιήσετε αυτές τις πρακτικές, θα πρέπει να τεκμηριώσετε τα σχέδια και τις διαδικασίες διαχείρισης εγγραφών. Εάν η επιχείρησή σας εμπλακεί σε διενέξεων που σχετίζονται με εγγραφές, ίσως χρειαστεί να παράγετε αυτές τις οδηγίες διαχείρισης εγγραφών, τα σχέδια υλοποίησης και τα μετρικά σχετικά με την αποτελεσματικότητα.
