Επισκόπηση των ροών εργασιών που περιλαμβάνονται στο SharePoint

Επισκόπηση των ροών εργασιών που περιλαμβάνονται στο SharePoint

SharePoint οι ροές εργασίας είναι προ-προγραμματισμένες μίνι εφαρμογές που απλοποιούν και αυτοματοποιήσουν μια μεγάλη ποικιλία επιχειρηματικών διεργασιών. Οι ροές εργασίας μπορούν να κυμανθούν από τη συλλογή υπογραφών, σχολίων ή εγκρίσεων για ένα σχέδιο ή έγγραφο, για την παρακολούθηση της τρέχουσας κατάστασης μιας διαδικασίας ρουτίνας. SharePoint οι ροές εργασίας είναι σχεδιασμένες για να εξοικονομείτε χρόνο και κόπο και να επιφέρετε συνέπεια και αποτελεσματικότητα στις εργασίες που εκτελείτε σε τακτά χρονικά διαστήματα.

Σημείωση: Οι ροές εργασίας του SharePoint 2010 έχουν αποσυρθεί από την 1η Αυγούστου 2020 για νέους μισθωτές και καταργούνται από τους υπάρχοντες μισθωτές την 1η Νοεμβρίου 2020. Εάν χρησιμοποιείτε τις ροές εργασίας του SharePoint 2010, συνιστούμε να κάνετε μετεγκατάσταση στο Power Αυτοματοποιήστε ή σε άλλες υποστηριζόμενες λύσεις. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα συνταξιοδότηση ροής εργασίας του SharePoint 2010.

Τι είναι μια ροή εργασίας SharePoint;

Πιθανώς ήδη γνωρίζετε τι είναι ένα διάγραμμα ροής. Είναι ένας γραφικός Χάρτης μιας διαδικασίας, με οδηγίες σχετικά με το τι συμβαίνει σε κάθε βήμα.

Διαδικασία ροής εργασίας

Μια SharePoint ροή εργασίας είναι σαν ένα αυτοματοποιημένο διάγραμμα ροής που απαιτεί πολλή εργασία, εικασία και τυχαιότητα εκτός των τυπικών διαδικασιών εργασίας σας.

Για παράδειγμα, εξετάστε τη διαδικασία έγκρισης εγγράφου στην εικόνα. Η εκτέλεση αυτής της διαδικασίας με μη αυτόματο τρόπο μπορεί να σημαίνει πολλά για τον έλεγχο και την παρακολούθηση, την προώθηση εγγράφων και την αποστολή υπενθυμίσεων — και κάθε μία από αυτές τις εργασίες πρέπει να εκτελεστεί από εσάς ή από έναν ή περισσότερους από τους συναδέλφους σας. Αυτό σημαίνει πολλή επιπλέον εργασία και συνεχή ροή διακοπών.

Ωστόσο, όταν χρησιμοποιείτε τη ροή εργασίας "έγκριση SharePoint εγγράφου" για να εκτελέσετε τη διαδικασία, όλοι οι συγκεκριμένοι έλεγχοι και παρακολούθηση και η υπενθύμιση και η προώθηση γίνεται αυτόματα από τη ροή εργασίας. Εάν κάποιος έχει αργήσει να ολοκληρώσει μια εργασία ή εάν προκύψει κάποιο άλλο πρόβλημα, οι περισσότερες από τις ροές εργασίας που περιλαμβάνονται δημιουργούν μια ειδοποίηση για να σας ενημερώσουν για αυτό. Η παρακολούθηση της διαδικασίας μειώνεται.

Η εκτέλεση μιας ροής εργασίας SharePoint είναι εύκολη. Επιλέξτε τον τύπο της ροής εργασίας, κάντε τις επιλογές σας και αφήστε τη ροή εργασίας να εκτελεστεί. Εάν χρειάζεται, ακυρώστε ή τερματίστε τη ροή εργασίας.

Κάθε ένας από τους τύπους ροής εργασίας που περιλαμβάνονται ενεργεί ως πρότυπο. Μπορείτε να προσθέσετε μια παρουσία της ροής εργασίας για μια μεμονωμένη λίστα ή βιβλιοθήκη ή για μια ολόκληρη συλλογή τοποθεσιών χρησιμοποιώντας μια φόρμα έναρξης για να καθορίσετε τις επιλογές και τις επιλογές που θέλετε για την παρουσία. Αυτές οι επιλογές και επιλογές περιλαμβάνουν το άτομο στο οποίο η ροή εργασίας εκχωρεί εργασίες, τις προθεσμίες εργασίας, τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να ξεκινήσει η ροή εργασίας και από ποιον, καθώς και τις οδηγίες που θα συμπεριληφθούν στις ειδοποιήσεις εργασιών. Δημιουργήστε μια νέα ροή εργασίας, μεταβαίνοντας στις Ρυθμίσεις λίστας > ρυθμίσεις ροής εργασίας > προσθέσετε μια ροή εργασίας. Εάν θέλετε, Διαβάστε περισσότερα σχετικά με τις ροές εργασίας του 2010 και του 2013.

Σημαντικό: Από προεπιλογή, οι ροές εργασίας έγκρισης, συλλογής σχολίων και συλλογής υπογραφών δεν ενεργοποιούνται και δεν παρατίθενται στο πλαίσιο λίστας Επιλογή προτύπου ροής εργασίας της φόρμας συσχέτισης. Για να τα καταστήσετε διαθέσιμα για χρήση, ένας διαχειριστής τοποθεσίας πρέπει να τα ενεργοποιήσει στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις τοποθεσίας > δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών > δυνατότητα ενεργοποίησης ροών εργασίας. Επίσης, το SharePoint 2013 παρέχει πρότυπα ροής εργασίας με βάση SharePoint 2010. Σε περίπτωση που θέλετε να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας που βασίζεται σε SharePoint 2013 με την παρόμοια λογική, χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο όπως το SharePoint Designer 2013.

Υπάρχουν πέντε προ-προγραμματισμένοι τύποι ροής εργασίας. 

Σημάδι επιλογής μια ροή εργασίας έγκρισης δρομολογεί ένα έγγραφο ή άλλο στοιχείο στα καθορισμένα άτομα για την έγκρισή τους ή την απόρριψή τους. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας έγκρισης για τον έλεγχο της έγκρισης περιεχομένου σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Για να μάθετε περισσότερα και για οδηγίες βήμα προς βήμα, ανατρέξτε στο θέμα όλες οι πληροφορίες σχετικά με τις ροές εργασίας έγκρισης.

Ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων" μια ροή εργασίας συλλογής σχολίων δρομολογεί ένα έγγραφο ή άλλο στοιχείο σε καθορισμένους χρήστες για τα σχόλιά τους. Η ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων" ενοποιεί όλα τα σχόλια από τους συμμετέχοντες για τον κάτοχο της ροής εργασίας και παρέχει μια εγγραφή της διαδικασίας αναθεώρησης. Για να μάθετε περισσότερα και για οδηγίες βήμα προς βήμα, ανατρέξτε στο θέμα πληροφορίες για τις ροές εργασίας συλλογής σχολίων.

Ροές εργασίας "Συλλογή υπογραφών" η ροή εργασίας "συλλογή υπογραφών" δρομολογεί ένα έγγραφο του Microsoft Office στα καθορισμένα άτομα για τις ψηφιακές υπογραφές τους. Σημειώστε ότι η ροή εργασίας "συλλογή υπογραφών" λειτουργεί μόνο με έγγραφα του Word, βιβλία εργασίας του Excel και φόρμες του InfoPath. Για να μάθετε περισσότερα και για οδηγίες βήμα προς βήμα, ανατρέξτε στο θέμα πληροφορίες για τις ροές εργασίας συλλογής υπογραφών.

Ροή εργασίας "Τριών φάσεων" η ροή εργασίας τριών φάσεων έχει σχεδιαστεί για να παρακολουθεί την κατάσταση ενός στοιχείου λίστας σε τρεις καταστάσεις (φάσεις). Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών που απαιτούν από τις εταιρείες να παρακολουθούν έναν μεγάλο όγκο ζητημάτων ή στοιχείων — θέματα υποστήριξης πελατών, υποψήφιοι πελάτες πωλήσεων ή εργασίες έργου, για παράδειγμα.

Με κάθε μετάβαση μεταξύ των Πολιτειών, η ροή εργασίας εκχωρεί μια εργασία σε ένα άτομο και στέλνει σε αυτό το άτομο μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την εργασία. Όταν ολοκληρωθεί αυτή η εργασία, η ροή εργασίας ενημερώνει την κατάσταση του στοιχείου και εξελίσσεται στην επόμενη κατάσταση. Η ροή εργασίας τριών φάσεων έχει σχεδιαστεί για να λειτουργεί με το πρότυπο λίστας παρακολούθησης ζητημάτων, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί με οποιαδήποτε λίστα που περιέχει μια στήλη επιλογών που έχει τρεις ή περισσότερες τιμές.

Για να μάθετε περισσότερα και για οδηγίες βήμα προς βήμα, ανατρέξτε στο θέμα χρήση ροής εργασίας τριών φάσεων.

Ροή εργασίας "Έγκριση καταστροφής" μια ροή εργασίας έγκρισης δημοσίευσης είναι παρόμοια με άλλες ροές εργασίας του SharePoint, με την αυτοματοποίηση της δρομολόγησης του περιεχομένου σε ειδικούς και ενδιαφερόμενους συμμετέχοντες για αναθεώρηση και έγκριση. Αυτό που ξεχωρίζει τη ροή εργασιών έγκρισης δημοσίευσης είναι ότι είναι ειδικά σχεδιασμένη για τοποθεσίες δημοσίευσης όπου υπάρχει αυστηρός έλεγχος για τη δημοσίευση νέων και ενημερωμένων ιστοσελίδων. Σε τέτοιου είδους τοποθεσίες, δεν είναι δυνατή η δημοσίευση νέου περιεχομένου μέχρι να εγκριθεί από κάθε υπεύθυνο έγκρισης στη ροή εργασίας. Για να μάθετε περισσότερα και για οδηγίες βήμα προς βήμα, ανατρέξτε στο θέμα εργασία με ροή εργασίας έγκρισης δημοσίευσης.

Για να προσθέσετε ή να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας, πρέπει να έχετε τα κατάλληλα δικαιώματα για τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τη συλλογή τοποθεσιών όπου εκτελείται η ροή εργασίας:

  • Για να προσθέσετε μια ροή εργασίας    Από προεπιλογή, πρέπει να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" για να προσθέσετε μια ροή εργασίας. (Η ομάδα "κάτοχοι" και η ομάδα "μέλη" έχουν το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, η ομάδα "επισκέπτες" δεν.)

  • Για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας    Επίσης, από προεπιλογή, πρέπει να έχετε το δικαίωμα "επεξεργασία στοιχείων" για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας που έχει ήδη προστεθεί. (Η ομάδα "κάτοχοι" και η ομάδα "μέλη" έχουν και τα δύο το δικαίωμα "επεξεργασία στοιχείων" από προεπιλογή, η ομάδα "επισκέπτες" δεν.)
    Εναλλακτικά, οι κάτοχοι μπορούν να επιλέξουν να ρυθμίσουν τις παραμέτρους συγκεκριμένων ροών εργασίας, ώστε να μπορούν να ξεκινήσουν μόνο από μέλη της ομάδας "κάτοχοι". Σε περίπτωση δευτερεύουσας τοποθεσίας με μοναδικά δικαιώματα, οι κάτοχοι θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι τα απαιτούμενα δικαιώματα εκχωρούνται ρητά στους χρήστες της ροής εργασίας. Ανατρέξτε στο θέμα επεξεργασία και διαχείριση δικαιωμάτων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint. < αυτό βασίζεται στα σχόλια-"δημιούργησα μια δευτερεύουσα τοποθεσία στην τοποθεσία της εταιρείας μου SP για να δοκιμάσω τη δυνατότητα ροής εργασίας, επομένως θα πρέπει να έχω το δικαίωμα να ξεκινήσω μια ροή εργασίας, αλλά δεν μπορώ-γιατί όχι;" >

Το παρακάτω διάγραμμα παρέχει μια προβολή υψηλού επιπέδου των βασικών σταδίων για το σχεδιασμό, την προσθήκη, την εκτέλεση και την τροποποίηση μιας ροής εργασίας του SharePoint. Ακολουθούν μεμονωμένες ενότητες σε κάθε ένα από τα παρακάτω βήματα.

Διαδικασία ροής εργασίας

  • Πρόγραμμα    Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιες επιλογές θέλετε και ποιες πληροφορίες θα πρέπει να είναι διαθέσιμες όταν χρησιμοποιείτε τη φόρμα έναρξης για να προσθέσετε την έκδοση της ροής εργασίας.

  • Προσθήκη    Συμπληρώστε τη φόρμα έναρξης για να προσθέσετε την έκδοση ροής εργασίας σε μια λίστα, βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών.

  • Έναρξη    Ξεκινήστε τη νέα ροή εργασίας σας, είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε αυτόματα, σε ένα έγγραφο ή άλλο στοιχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. (Εάν το εκκινήσετε με μη αυτόματο τρόπο, θα έχετε την ευκαιρία να αλλάξετε ορισμένες από τις ρυθμίσεις της φόρμας συσχετισμού της ροής εργασίας σε μια πιο σύντομη φόρμα έναρξης .) Όταν ξεκινήσει η ροή εργασίας, δημιουργεί εργασίες, αποστέλλει μηνύματα ειδοποίησης και αρχίζει να παρακολουθεί τις ενέργειες και τα συμβάντα.

  • Οθόνη    Ενώ εκτελείται η ροή εργασίας, μπορείτε να προβάλετε τη σελίδα "κατάσταση ροής εργασίας" για να δείτε ποιες εργασίες έχουν ολοκληρωθεί και ποιες άλλες ενέργειες έχουν προκύψει. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να προσαρμόσετε τις τρέχουσες και μελλοντικές εργασίες από εδώ, ακόμα και να ακυρώσετε ή να τερματίσετε αυτή την εκτέλεση της ροής εργασίας.

  • Αναθεώρηση    Όταν ολοκληρωθεί η εκτέλεση, ολόκληρο το ιστορικό της μπορεί να αναθεωρηθεί στη σελίδα "κατάσταση ροής εργασίας". Επίσης, από τη σελίδα "κατάσταση", είναι δυνατή η δημιουργία στατιστικών αναφορών σχετικά με τις γενικές επιδόσεις αυτής της ροής εργασίας.

  • Αλλαγή    Εάν η ροή εργασίας δεν λειτουργεί ακριβώς όπως θέλετε, μπορείτε να ανοίξετε την αρχική φόρμα συσχέτισης που χρησιμοποιήσατε για να την προσθέσετε και να κάνετε τις αλλαγές σας εκεί.

Εάν χρειάζεστε περισσότερη ευελιξία με μια ενσωματωμένη ροή εργασίας, μπορείτε να την προσαρμόσετε περαιτέρω με ένα εργαλείο όπως το SharePoint Designer 2013. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τη δική σας Αρχική ροή εργασίας από την αρχή.

Χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα σχεδίασης ροής εργασίας, δημιουργείτε κανόνες που συσχετίζουν συνθήκες και ενέργειες με στοιχεία σε λίστες και βιβλιοθήκες του SharePoint. Οι αλλαγές σε στοιχεία σε λίστες ή βιβλιοθήκες ενεργοποιούν ενέργειες στη ροή εργασίας.

Για παράδειγμα, μπορείτε να σχεδιάσετε μια ροή εργασίας που εκκινεί μια επιπλέον ροή εργασίας έγκρισης, εάν το κόστος ενός στοιχείου υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο ποσό.

Μπορείτε, επίσης, να ορίσετε μια ροή εργασίας για ένα καθορισμένο μέρος σχετικών εγγράφων. Για παράδειγμα, εάν η ροή εργασίας σας είναι συσχετισμένη με μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή εάν είναι φιλτραρισμένη στον τύπο περιεχομένου εγγράφου, εμφανίζεται μια ομάδα ενεργειών συνόλου εγγράφων με βάση τα συμφραζόμενα. Ένα σύνολο εγγράφων επιτρέπει την επεξεργασία μιας ομάδας εγγράφων ως μεμονωμένης μονάδας, επομένως μια ενέργεια ροής εργασίας για ένα σύνολο εγγράφων θα εκτελεστεί σε κάθε ένα από τα στοιχεία αυτού του συνόλου εγγράφων.

Δείτε επίσης

Δημιουργία μιας ροής εργασίας με χρήση του SharePoint designer 2013 και της πλατφόρμας ροής εργασίας του sharepoint

Κατανόηση των ροών εργασίας έγκρισης στο SharePoint 2010

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×