Εφαρμογή ετικετών διατήρησης σε αρχεία στο SharePoint ή το OneDrive

Εφαρμογή ετικέτας διατήρησης σε στοιχείο

Στο OneDrive ή σε μια βιβλιοθήκη SharePoint, μπορείτε να εφαρμόσετε μια ετικέτα διατήρησης σε ένα αρχείο, για παράδειγμα ένα έγγραφοMicrosoft 365 που δημιουργήθηκε στο Word, PowerPoint, Excel ή ένα σημειωματάριοOneNote. Μπορείτε επίσης να επισημάνετε αρχεία που δεν ανήκουν στο Office, για παράδειγμα ένα έγγραφο PDF ή ένα αρχείο εικόνας. SharePointστοιχεία λίσταςμπορούν επίσης να φέρουν ετικέτες.

Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε μια ετικέτα σε μια βιβλιοθήκη ή φάκελο. Όταν επισημαίνετε μια βιβλιοθήκη ή ένα φάκελο, αυτή η ετικέτα διατήρησης εφαρμόζεται από προεπιλογή σε αρχεία που δεν έχουν ετικέτα σε αυτόν το φάκελο. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις προεπιλεγμένες ετικέτες για το SharePoint.

Ορισμός προεπιλεγμένης ετικέτας διατήρησης για μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint

1. βιβλιοθήκη εγγράφων

2. Κοντά στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου, επιλέξτε το εικονίδιο Ρυθμίσεις:  

3. Επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις , στην περιοχή Δικαιώματα και διαχείριση, επιλέξτε Εφαρμογή ετικέτας στα στοιχεία αυτής της λίστας ή βιβλιοθήκης.

5. Στη σελίδα Εφαρμογή ετικέτας , επιλέξτε το αναπτυσσόμενο πλαίσιο και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ετικέτα που θέλετε να εφαρμόσετε.

   Η ετικέτα που επιλέγετε θα εφαρμοστεί αυτόματα σε όλα τα νέα αρχεία που προστίθενται στη βιβλιοθήκη εγγράφων από τώρα.

6. Προαιρετικά: Για να εφαρμόσετε αυτόματα την ετικέτα σε όλα τα αρχεία που βρίσκονται τη συγκεκριμένη στιγμή στη βιβλιοθήκη εγγράφων, επιλέξτε Εφαρμογή ετικέτας σε υπάρχοντα στοιχεία στη βιβλιοθήκη.

7. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Δημιουργία προβολής που περιέχει ετικέτες διατήρησης

Στο SharePoint (και στο Teams— αλλά όχι OneDrive ), μπορείτε να δημιουργήσετε μια προβολή της βιβλιοθήκης που περιέχει τη στήλη Ετικέτες ή το Στοιχείο είναι μια στήλη Εγγραφή. Αυτή η προβολή σάς επιτρέπει να δείτε με μια ματιά τις ετικέτες διατήρησης που έχουν εκχωρηθεί σε όλα τα στοιχεία και ποια στοιχεία είναι εγγραφές. Σημειώστε, ωστόσο, ότι δεν μπορείτε να φιλτράρετε την προβολή με βάση το Στοιχείο είναι μια στήλη Εγγραφή. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια τέτοια προβολή.

Ξεκινήστε κάνοντας ορατή τη στήλη Ετικέτα διατήρησης: 

1. Στο επάνω μέρος οποιασδήποτε στήλης, επιλέξτε το κάτω βέλος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις στήλης > Εμφάνιση/απόκρυψη στηλών.

   

2. Στο τμήμα παραθύρου Επεξεργασία προβολής στηλών , επιλέξτε το πλαίσιο για την ετικέτα Διατήρηση.

   

3. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Εφαρμογή.

Εάν θέλετε, μπορείτε να αποθηκεύσετε την προβολή για γρήγορη πρόσβαση αργότερα:

1. Στο δεξιό άκρο της γραμμής εντολών, επιλέξτε Επιλογές προβολής > Αποθήκευση προβολής ως:

   

2. Αντιστοιχίστε ένα όνομα στην προβολή.

3. Επιλέξτε εάν θέλετε η προβολή να είναι δημόσια, για να τη δουν οι άλλοι χρήστες.

4. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Ορισμένες ενέργειες δεν επιτρέπονται για στοιχεία με ετικέτα

Όταν ένα στοιχείο έχει ετικέτα διατήρησης, ορισμένες ενέργειες δεν επιτρέπονται, ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχει επιλέξει ο διαχειριστής σας. 

Εάν δείτε ένα μήνυμα στο SharePoint ότι δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε ένα στοιχείο με ετικέτα, αυτό συμβαίνει επειδή έχει επισημανθεί με μια εγγραφή. Ενδέχεται να μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτό το στοιχείο, εάν το ξεκλειδώσετε πρώτα. Ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα για οδηγίες.

Κλείδωμα ή ξεκλείδωμα εγγραφής 

Ορισμένες ετικέτες διατήρησης έχουν τη δυνατότητα να "κλειδώσουν" ένα στοιχείο, επειδή είναι μια εγγραφή που πρέπει να διατηρηθεί. Αυτό αποτρέπει, για παράδειγμα, τη διαγραφή του στοιχείου. Για πράγματα όπως τα συμβόλαια, αυτό είναι ένα σημαντικό μέτρο τήρησης αρχείων. Ωστόσο, ενδέχεται να μπορείτε να ξεκλειδώσετε στοιχεία, ώστε να μπορούν να αναθεωρηθούν ή να ενημερωθούν με μια νέα έκδοση. 

1. Στη βιβλιοθήκη ή τη λίστα, επιλέξτε το στοιχείο που θέλετε να κλειδώσετε ή να ξεκλειδώσετε.

2. Κοντά στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου, επιλέξτε Άνοιγμα του παραθύρου λεπτομερειών: 

   

3. Στο παράθυρο Λεπτομέρειες , στην περιοχή Κατάσταση εγγραφής, επιλέξτε Κλειδωμένο.

4. Ένα στοιχείο ελέγχου εναλλαγής εμφανίζεται δίπλα στο όνομα της ρύθμισης. Κάντε κλικ στο κουμπί εναλλαγής για να μεταβείτε από Κλειδωμένο σε Ξεκλείδωτο ή το αντίστροφο.

   

Όταν το στοιχείο είναι ξεκλείδωτο, μπορείτε να το επεξεργαστείτε. Όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία, μπορείτε επίσης να κλειδώσετε ξανά το στοιχείο ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα και να επαναφέρετε την κατάσταση εγγραφής στην επιλογήΚλειδωμένο. 

Δείτε επίσης

Για διαχειριστές: Συγκρίνετε τους περιορισμούς για τις ενέργειες που επιτρέπονται ή αποκλείονται