Οι κανόνες εφαρμόζονται είτε στην πλευρά του διακομιστή είτε στην πλευρά του προγράμματος-πελάτη με βάση τις συνθήκες και ενέργειες που τους επιβάλλετε.
Οι κανόνες στην πλευρά του διακομιστή χρησιμοποιούν τις συνθήκες και τις ενέργειες που χειρίζεται ο διακομιστής Exchange και αυτοί οι κανόνες εκτελούνται ανεξάρτητα από το εάν θα συνδεθείτε στο Outlook στον υπολογιστή σας. Ακολουθεί ένα παράδειγμα κανόνα στην πλευρά του διακομιστή:
Από <τη λίστα ατόμων ή διανομής στην GAL ή στη λίστα επαφών σας>, μετακίνηση στον <καθορισμένο> φάκελο
Αυτός ο κανόνας χρησιμοποιεί όλες τις πληροφορίες του Exchange Server, όπως η μετακίνηση ενός μηνύματος από έναν αποστολέα που βρίσκεται στην Καθολική λίστα διευθύνσεων (GAL) σε συγκεκριμένο φάκελο που βρίσκεται στο γραμματοκιβώτιο του Exchange. Ωστόσο, εάν ο φάκελος στον οποίο μετακινείτε το μήνυμα υπάρχει μόνο στον υπολογιστή σας, γίνεται κανόνας μόνο προγράμματος-πελάτη.
Οι κανόνες μόνο προγράμματος-πελάτη έχουν τουλάχιστον μία συνθήκη ή ενέργεια η οποία χρησιμοποιεί μια δυνατότητα του Outlook και δεν εκτελούνται μέχρι να συνδεθείτε στο Outlook με τον λογαριασμό που χρησιμοποιήσατε για να δημιουργήσετε τον κανόνα. Για παράδειγμα, αυτός είναι ένας κανόνας μόνο προγράμματος-πελάτη:
Από τη <λίστα ατόμων ή διανομής>, επισήμανση μηνύματος για <αναπαραγωγή ήχου>
Σε αυτό το παράδειγμα, ζητάτε από τον κανόνα να αναπαράγει έναν ήχο όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα και αυτή η συνθήκη μπορεί να εκτελεστεί μόνο από το Outlook, επομένως είναι κανόνας μόνο προγράμματος-πελάτη.
Παραδείγματα κοινών συνθηκών που καθορίζονται σε έναν κανόνα και τον κάνουν κανόνα μόνο προγράμματος-πελάτη:
-
Με συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα
-
Με σήμανση σπουδαιότητας
-
Με σήμανση διαβάθμισης
-
Με σημαία για ενέργεια
-
Με συγκεκριμένες λέξεις στο κύριο σώμα
-
Με συγκεκριμένες λέξεις στην κεφαλίδα του μηνύματος
-
Με συγκεκριμένες λέξεις στη διεύθυνση του παραλήπτη
-
Με συγκεκριμένες λέξεις στη διεύθυνση του αποστολέα
-
Ανάθεση σε κατηγορία
Παραδείγματα κοινών ενεργειών που καθορίζονται σε έναν κανόνα και τον κάνουν κανόνα μόνο προγράμματος-πελάτη:
-
Αντιστοίχιση στην κατηγορία
-
Οριστική διαγραφή
-
Σημαία μηνύματος για παρακολούθηση αυτήν τη στιγμή
-
Απαλοιφή της σημαίας μηνύματος
-
Εκτύπωση
-
Αναπαραγωγή ήχου
-
Σήμανση ως αναγνωσμένου
-
Εμφάνιση συγκεκριμένου μηνύματος στο παράθυρο Ειδοποίησης νέων στοιχείων
-
Εμφάνιση ειδοποίησης στην επιφάνεια εργασίας
