Κοινή χρήση αρχείων με τα μέλη της ομάδας μου

Μερικές φορές μπορεί να θέλετε να κάνετε κοινή χρήση ενός αρχείου στο οποίο εργαζόσασταν με μέλη της ομάδας σας ή ακόμα και με κάποιον εκτός της εταιρείας σας. Το OneDrive διευκολύνει την κοινή χρήση και τη συνεργασία, ενώ παράλληλα ελέγχει ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στα αρχεία σας ή να τα επεξεργάζεται.

Τι θα μάθω;

• Πώς να χρησιμοποιείτε το OneDrive για την αποθήκευση και κοινή χρήση αρχείων.

Τι χρειάζομαι;

• Microsoft OneDrive
• 5 λεπτά

1. Κοινή χρήση αρχείων στο OneDrive

1. Μεταβείτε στην τοποθεσία web του OneDrive και πραγματοποιήστε είσοδο με το λογαριασμό της εργασίας σας.

2. Επιλέξτε το αρχείο ή τον φάκελο που θέλετε να διαθέσετε για κοινή χρήση

3. Επιλέξτε το στο επάνω μέρος της σελίδας.

   

4. Επιλέξτε "Αντιγραφή σύνδεσης" για να αντιγράψετε τη σύνδεση και να τη μοιραστείτε όπως θέλετε, όπως σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έγγραφο ή μήνυμα στο Teams.

   

   Εναλλακτικά, προσθέστε τα άτομα με τα οποία θέλετε να κάνετε κοινή χρήση και πληκτρολογήστε ένα μήνυμα. Επιλέξτε "Αποστολή" και θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια σύνδεση προς το αρχείο.

2. Αλλάξτε τα δικαιώματα κοινής χρήσης για ένα αρχείο

1. Για να αλλάξετε τα δικαιώματα σύνδεσης, επιλέξτε Ρυθμίσεις σύνδεσης:

   

   Σημείωση

   Αν μια επιλογή κοινής χρήσης έχει απενεργοποιηθεί, οι διαχειριστές της επιχείρησής σας μπορεί να έχουν περιορίσει τους χρήστες. Για παράδειγμα, μπορεί να επιλέξει να απενεργοποιήσει την επιλογήΟποιοσδήποτε για να αποτρέψει την προώθηση συνδέσεων με δυνατότητα χρήσης σε άλλα άτομα εκτός του οργανισμού σας.

   • Η επιλογή Οποιοσδήποτε παρέχει πρόσβαση σε κάθε χρήστη που λαμβάνει τη σύνδεση, είτε τη λάβει απευθείας από εσάς είτε του προωθηθεί από κάποιον άλλον. Σε αυτά τα άτομα ενδέχεται να συμπεριλαμβάνονται και χρήστες εκτός του οργανισμού σας.

   • People στον <οργανισμό> σας με τη σύνδεση παρέχει σε οποιονδήποτε στον οργανισμό σας έχει πρόσβαση σύνδεσης στο αρχείο, είτε το λαμβάνει απευθείας από εσάς είτε προωθείται από κάποιον άλλο.

   • Η επιλογή Χρήστες με υπάρχουσα πρόσβαση μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τους χρήστες που έχουν ήδη πρόσβαση στο έγγραφο ή τον φάκελο. Δεν αλλάζει κανένα δικαίωμα. Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή εάν θέλετε να στείλετε μια σύνδεση σε κάποιον χρήστη που έχει ήδη πρόσβαση. 

   • Η επιλογή Συγκεκριμένα άτομα παρέχει πρόσβαση μόνο στους χρήστες που καθορίζετε, αν και άλλα άτομα ίσως να έχουν ήδη πρόσβαση. Εάν οι χρήστες προωθήσουν την πρόσκληση κοινής χρήσης, μόνο όσοι έχουν ήδη πρόσβαση στο στοιχείο θα μπορέσουν να τη χρησιμοποιήσουν τη σύνδεση.

     Σημείωση

     Για να παρακολουθείτε την πρόσβαση και να εξασφαλίζετε την ασφάλεια, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση μόνο με κάποιον που ανήκει στον οργανισμό σας ή έχει λογαριασμό Microsoft.

2. Στην περιοχή Άλλες ρυθμίσεις,μπορείτε να ορίσετε οποιαδήποτε από τις παρακάτω επιλογές:

   • Η επιλογή "Να επιτρέπεται η επεξεργασία" επιτρέπει στους χρήστες να επεξεργάζονται τα αρχεία ή τους φακέλους στους οποίους έχουν πρόσβαση. Εάν κάνετε κοινή χρήση ενός φακέλου, τα άτομα με δικαιώματα επεξεργασίας μπορούν να αντιγράψουν, να μετακινήσουν, να επεξεργαστούν, να μετονομάσουν, να κάνουν κοινή χρήση και να διαγράψουν οτιδήποτε υπάρχει στο φάκελο στον οποίο έχουν πρόσβαση. Η κατάργηση της επιλογής αυτού του πλαισίου σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να προβάλουν, να αντιγράψουν ή να κατεβάσουν τα στοιχεία σας χωρίς να πραγματοποιήσουν είσοδο. Μπορούν επίσης να προωθήσουν τη σύνδεση σε άλλα άτομα. Ωστόσο, δεν μπορούν να κάνουν αλλαγές στην έκδοση του OneDriveσας.

     Σημείωση

     • Η δυνατότητα επεξεργασίας είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή.
     • Μπορείτε επίσης να ορίσετε δικαιώματα επεξεργασίας στην προηγούμενη οθόνη, επιλέγοντας το εικονίδιο μολυβιού στα δεξιά των ονομάτων με τα οποία κάνετε κοινή χρήση του αρχείου. 

   • Αποκλεισμός λήψηςεμποδίζει τους χρήστες να   πραγματοποιήσουν λήψη του αρχείου ή των φακέλων στους οποίους έχουν πρόσβαση. Η κατάργηση της επιλογής αυτού του πλαισίου σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να κάνουν λήψη των αρχείων στις συσκευές τους. 

   • Ο ορισμός ημερομηνίας λήξης σάς επιτρέπει να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης της σύνδεσης. Μετά την ημερομηνία που ορίσατε, η σύνδεση δεν θα λειτουργεί πλέον και θα πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα σύνδεση για τους χρήστες που απαιτούν πρόσβαση στο αρχείο ή το φάκελό σας.

   • Ο ορισμός κωδικού πρόσβασης σάς επιτρέπει να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για πρόσβαση στο αρχείο. Όταν ένας χρήστης κάνει κλικ στη σύνδεση, θα του ζητηθεί να εισαγάγει έναν κωδικό πρόσβασης για να αποκτήσει πρόσβαση στο αρχείο. Θα πρέπει να παράσχετε αυτόν τον κωδικό πρόσβασης ξεχωριστά σε οποιονδήποτε θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο.

   • Η επιλογή "Άνοιγμα σε λειτουργία αναθεώρησης" περιορίζει μόνο τα άτομα στο να αφήνουν σχόλια και να κάνουν προτάσεις στο αρχείο. 

     Σημείωση

     • Μόνο έγγραφα/ αρχεία του Word έχουν αυτή την επιλογή δικαιωμάτων.
     • Εάν κάποιος έχει ήδη δικαιώματα επεξεργασίας για το έγγραφο, η επιλογή Άνοιγμα σε λειτουργία αναθεώρησης μόνο δεν θα εμποδίσει την πραγματοποίηση αλλαγών. Για αυτούς, το έγγραφο θα ανοίξει σε λειτουργία επεξεργασίας.

3. Αφού ορίσετε όλες τις ρυθμίσεις σύνδεσης και τα δικαιώματα, επιλέξτε Εφαρμογή. 

4. Τώρα είστε έτοιμοι να κάνετε κοινή χρήση του αρχείου σας ή να αντιγράψετε τη σύνδεση.

3. Μοιραστείτε αρχεία από τις εφαρμογές σας Microsoft 365

Εάν έχετε ήδη ανοιχτό ένα αρχείο σε μια εφαρμογή Microsoft 365 όπως το Word ή το PowerPoint, μπορείτε εύκολα να κάνετε κοινή χρήση χωρίς να κλείσετε το αρχείο ή να αποχωρήσετε από την εφαρμογή.

1. Επιλέξτε Κοινή χρήση από την επάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής.
2. Εάν θέλετε μια σύνδεση, μπορείτε να την επικολλήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μήνυμα κειμένου ή άλλη θέση, επιλέγοντας Αντιγραφή σύνδεσης. Διαφορετικά, επιλέξτε ξανά Κοινή χρήση .
3. Στο παράθυρο διαλόγου "Κοινή χρήση ", επιβεβαιώστε τα δικαιώματα που θέλετε να έχει το άλλο άτομο, πληκτρολογήστε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του και ένα σύντομο μήνυμα που εξηγεί ποιο είναι το αρχείο και γιατί το μοιράζεστε μαζί του.
4. Επιλέξτε Αποστολή.