Κοινή χρήση αρχείων, φακέλων και στοιχείων λίστας

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προσαρμόσετε την πρόσβαση σε ένα στοιχείο για να το θέσετε σε κοινή χρήση με ασφάλεια, με ασφάλεια και μόνο στα άτομα με τα οποία θέλετε να το μοιραστείτε. Οι δύο βασικοί τρόποι για να κάνετε κοινή χρήση του στοιχείου είναι να στείλετε μια πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να αντιγράψετε μια σύνδεση προς το στοιχείο. 

Σε αυτό το άρθρο:

Γρήγορα αποτελέσματα με την κοινή χρήση

Επιλογή δικαιωμάτων

Αποστολή πρόσκλησης σε στοιχείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αντιγραφή σύνδεσης προς ένα στοιχείο

Ρυθμίσεις σύνδεσης

Γρήγορη αντιγραφή σύνδεσης

Ετικέτες ευαισθησίας

Κοινή χρήση εκτός του οργανισμού σας

Γρήγορα αποτελέσματα με την κοινή χρήση

Υπάρχουν δύο τρόποι για να κάνετε κοινή χρήση ενός στοιχείου από μια βιβλιοθήκη του SharePoint ή του OneDrive σας:

• Στην προβολή λίστας, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από μια γραμμή στοιχείου ή επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε ένα στοιχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε κοινόχρηστο στοιχείο.

  

• Στην προβολή λίστας ή πλακιδίων, επιλέξτε μια γραμμή ή ένα πλακίδιο στοιχείου. Στη συνέχεια, επιλέξτε από τη γραμμή εντολών επάνω από την προβολή αρχείων.

  

  Σημείωση

  Αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη στην αρχική προβολή του OneDrive. 

Για να κάνετε κοινή χρήση ενός αρχείου Microsoft 365 από την εφαρμογή, όπως ενός αρχείου PowerPoint, Word ή Excel:

1. Στην επάνω δεξιά γωνία, επιλέξτε Κοινή χρήση.
2. Κοινή χρήση ξανά.

Αφού επιλέξετε το , μπορείτε είτε να προσθέσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των χρηστών για να τους στείλετε μια πρόσκληση για το στοιχείο είτε να αντιγράψετε μια σύνδεση προς το στοιχείο και να επικολλήσετε τη σύνδεση όπου θέλετε να το στείλετε (όπως σε ένα μήνυμα του Teams ή σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). 

Επιλογή δικαιωμάτων

Επιλέξτε το εικονίδιο δικαιωμάτων δίπλα στην περιοχή Προσθήκη ονόματος, ομάδας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ανοίξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα επιλογών για τα επίπεδα δικαιωμάτων. Τα δικαιώματα που επιλέγετε θα ισχύουν τόσο για την πρόσκληση που μπορείτε να στείλετε επιλέγοντας "Πρόσκληση " όσο και για τη σύνδεση που μπορείτε να αντιγράψετε επιλέγοντας " Αντιγραφή σύνδεσης". 

• Δυνατότητα επεξεργασίας επιτρέπει στους χρήστες να κάνουν αλλαγές στο στοιχείο. Επίσης, θα έχουν τη δυνατότητα να κάνουν κοινή χρήση του στοιχείου με άλλους.

  Σημείωση

  Εάν κάνετε κοινή χρήση ενός φακέλου, οι χρήστες με δικαίωμα επεξεργασίας μπορούν να αντιγράψουν, να μετακινήσουν, να επεξεργαστούν, να μετονομάσουν, να κάνουν κοινή χρήση και να διαγράψουν οποιοδήποτε στοιχείο στο φάκελο στο οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση. 

• Η δυνατότητα προβολής επιτρέπει στους χρήστες μόνο να προβάλλουν το στοιχείο. People δεν θα είναι δυνατή η επεξεργασία του.

• Δυνατότητα αναθεώρησης , επιτρέπει στους χρήστες να προβάλουν το στοιχείο, να αφήνουν σχόλια και να κάνουν προτάσεις, αλλά δεν μπορούν να επεξεργαστούν το στοιχείο. 

  Σημείωση

  • Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για Word έγγραφα.
  • Εάν κάποιος έχει ήδη δικαιώματα επεξεργασίας για το έγγραφο, η επιλογή " Δυνατότητα αναθεώρησης " δεν θα εμποδίσει την πραγματοποίηση αλλαγών και το αρχείο θα εξακολουθεί να ανοίγει σε λειτουργία επεξεργασίας. Μπορείτε να αλλάξετε τα δικαιώματα στη Διαχείριση πρόσβασης. 

• Δεν είναι δυνατή η λήψη, επιτρέπει στους χρήστες να προβάλουν το στοιχείο, αλλά δεν μπορούν να το κατεβάσουν στη συσκευή τους. 

  Σημείωση

  • Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για το OneDrive για την εργασία ή το σχολείο.
  • People εξακολουθεί να μπορεί να κάνει λήψη του στοιχείου, εάν διαθέτει ήδη δικαιώματα επεξεργασίας για το στοιχείο. Μπορείτε να προβάλετε και να διαχειριστείτε δικαιώματα και συνδέσεις στη Διαχείριση πρόσβασης.
  • Οι διαχειριστές μπορούν να ελέγχουν ποιοι τύποι αρχείων μπορούν να έχουν τη ρύθμιση "αποκλεισμός λήψης".

Αποστολή πρόσκλησης σε στοιχείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η πρόσκληση ατόμων είναι ένας απλός τρόπος να παραχωρήσετε πρόσβαση σε ένα στοιχείο μόνο στα άτομα που επιλέγετε. 

1. Προσθέστε άτομα στην περιοχή Προσθήκη ονόματος, ομάδας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
2. Ελέγξτε ή ενημερώστε τα δικαιώματα που θέλετε να παραχωρήσετε, επιλέγοντας το εικονίδιο δικαιωμάτων.
3. Προαιρετικά, προσθέστε μια σημείωση στο πλαίσιο μηνύματος.
4. Επιλέξτε Πρόσκληση.
5. Τα άτομα που προσθέσατε θα λάβουν ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εσάς που θα τους προσκαλεί να αποκτήσουν πρόσβαση στο αρχείο.

Αντιγραφή σύνδεσης προς ένα στοιχείο

Οι συνδέσεις είναι ένας άλλος τρόπος για να κάνετε κοινή χρήση ενός στοιχείου με το ακροατήριο που επιλέγετε. 

1. Ελέγξτε ή ενημερώστε τα δικαιώματα που θέλετε να παραχωρήσετε, επιλέγοντας το εικονίδιο δικαιωμάτων.

2. Ελέγξτε ή ενημερώστε τις ρυθμίσεις σύνδεσης επιλέγοντας το ρυθμίσεων σύνδεσης Fluent 2 δίπλα στην επιλογή Αντιγραφή σύνδεσης. Αφού κάνετε αλλαγές, επιλέξτε Εφαρμογή.

   Συμβουλή

   Για να δείτε γρήγορα τον τύπο σύνδεσης πριν αντιγράψετε τη σύνδεση, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από την επιλογή "Αντιγραφή σύνδεσης".

3. Επιλέξτε Αντιγραφή σύνδεσης.

4. Επικολλήστε τη σύνδεση σε οποιοδήποτε σημείο θέλετε να τη στείλετε (για παράδειγμα, σε ένα μήνυμα του Teams ή σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).

Ρυθμίσεις σύνδεσης

Υπάρχουν διάφορες επιλογές σύνδεσης για να διαλέξετε.

• Οποιοσδήποτε παρέχει πρόσβαση σε οποιονδήποτε λαμβάνει τη σύνδεση, είτε τη λαμβάνει απευθείας από εσάς είτε προωθείται από κάποιον άλλο. Σε αυτά τα άτομα ενδέχεται να συμπεριλαμβάνονται και χρήστες εκτός του οργανισμού σας.

• People στον οργανισμό σας με τη σύνδεση παρέχει πρόσβαση σε οποιονδήποτε έχει έναν λογαριασμό από τον οργανισμό σας και τη σύνδεση, είτε τον λαμβάνει απευθείας από εσάς είτε προωθείται από κάποιον άλλο. Πρέπει να έχουν εισέλθει στον εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό τους, όπως "someone@contoso.com". 

• People με υπάρχουσα πρόσβαση παρέχει πρόσβαση σε άτομα που έχουν ήδη πρόσβαση στο έγγραφο ή το φάκελο. Η σύνδεση λειτουργεί μόνο για αυτούς. Δεν αλλάζει κανένα δικαίωμα. Αυτό είναι χρήσιμο όταν στέλνετε ξανά μια σύνδεση σε κάποιον που έχει ήδη πρόσβαση. 

  Σημείωση

  Εάν το στοιχείο έχει ήδη τεθεί σε κοινή χρήση, οι εικόνες προφίλ ή τα αρχικά των ατόμων και των ομάδων με τα οποία έχει τεθεί σε κοινή χρήση θα εμφανίζονται εδώ. Μπορείτε να επιλέξετε ένα από τα εικονίδια για να ανοίξετε τη "Διαχείριση πρόσβασης", όπου μπορείτε να ελέγξετε και να διαχειριστείτε τα άτομα με υπάρχουσα πρόσβαση. 

• People επιλέξετε παρέχει πρόσβαση μόνο στα άτομα που καθορίζετε με το όνομα, την ομάδα ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν κάποιος προωθήσει τη σύνδεση, μόνο όσοι έχουν ήδη πρόσβαση στο στοιχείο θα μπορούν να τη χρησιμοποιήσουν. 

  Σημείωση

  Εάν ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή, επιλέξτε "Εφαρμογή " και, στη συνέχεια, προσθέστε ονόματα στην περιοχή "Προσθήκη ονόματος, ομάδας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Στη συνέχεια, επιλέξτε Αντιγραφή σύνδεσης. 

Ανάλογα με τον τύπο σύνδεσης που είναι επιλεγμένος, ενδέχεται να υπάρχουν προαιρετικές ρυθμίσεις. 

• Ο ορισμός ημερομηνίας λήξης σάς επιτρέπει να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης της σύνδεσης. Μετά την ημερομηνία που ορίσατε, η σύνδεση δεν θα λειτουργεί και θα πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα σύνδεση ή να κάνετε εκ νέου κοινή χρήση με άλλα άτομα, ώστε να μπορούν να συνεχίσουν να έχουν πρόσβαση στο αρχείο.
• Ο ορισμός κωδικού πρόσβασης σάς επιτρέπει να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για πρόσβαση στο αρχείο. Όταν ένας χρήστης κάνει κλικ στη σύνδεση, θα του ζητηθεί να εισαγάγει έναν κωδικό πρόσβασης για να αποκτήσει πρόσβαση στο αρχείο. Θα πρέπει να παράσχετε αυτόν τον κωδικό πρόσβασης ξεχωριστά σε οποιονδήποτε θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο.

Αφού επιλέξετε τις ρυθμίσεις σας, επιλέξτε "Εφαρμογή" για να ενημερώσετε τη σύνδεση. 

Γρήγορη αντιγραφή σύνδεσης

Υπάρχουν δύο συντομεύσεις για την αντιγραφή μιας σύνδεσης σε ένα στοιχείο από μια βιβλιοθήκη του SharePoint ή του OneDrive:

Στην προβολή λίστας ή πλακιδίων:

1. Επιλέξτε ένα στοιχείο, μια γραμμή ή ένα πλακίδιο.
2. Επιλέξτε "Αντιγραφή σύνδεσης" από τη γραμμή εντολών πάνω από την προβολή αρχείων.

Σε προβολή λίστας:

1. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού ή επιλέξτε μια γραμμή στοιχείου.
2. Επιλέξτε το εικονίδιο "Περισσότερες ενέργειες ".
3. Επιλέξτε "Αντιγραφή σύνδεσης" από το μενού ενεργειών.

Εάν βρίσκεστε μέσα σε ένα ανοιχτό αρχείο Microsoft 365 (όπως ένα έγγραφο PowerPoint, Word ή Excel):

1. Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία.
2. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αντιγραφή σύνδεσης.

Αν επιλέξετε "Αντιγραφή σύνδεσης", θα γίνει αυτόματα αντιγραφή της σύνδεσης στο Πρόχειρο με επιλεγμένες τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις κοινής χρήσης. Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές στη σύνδεση, μεταβείτε στις μικρές Ρυθμίσεις του .  

Ετικέτες ευαισθησίας

Αφού επιλέξετε το Κοινή χρήση, εμφανίζονται ετικέτες ευαισθησίας κάτω από το όνομα του στοιχείου, οι οποίες σας ενημερώνουν για το επίπεδο ασφαλείας του στοιχείου. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από μια ετικέτα ευαισθησίας για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτήν ή για τις ετικέτες ευαισθησίας και πώς μπορείτε να τις αλλάξετε. 

Κοινή χρήση εκτός του οργανισμού σας

Εάν ο οργανισμός σας σάς επιτρέπει να κάνετε κοινή χρήση ενός στοιχείου με άτομα εκτός του οργανισμού σας, υπάρχουν δύο τρόποι για να το κάνετε αφού επιλέξετε το . Εξετάστε τις παρακάτω επιλογές ή μάθετε περισσότερα σχετικά με την εξωτερική κοινή χρήση. 

Πρόσκληση

Προσθέστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην περιοχή Προσθήκη ονόματος, ομάδας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέξτε Συνέχεια. 

Αντιγραφή σύνδεσης

1. ρυθμίσεις συνδέσεων.
2. Επιλέξτε People επιλέξετε ή Οποιοσδήποτε.
3. Επιλέξτε Αντιγραφή σύνδεσης.
4. Επικολλήστε τη σύνδεση κάπου για να τη χρησιμοποιήσει το άτομο εκτός του οργανισμού σας, όπως σε ένα μήνυμα ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Teams.

Εάν επιλέξετε People επιλέξετε, προσθέστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην περιοχή Προσθήκη ονόματος, ομάδας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν αντιγράψετε τη σύνδεση.  

–––––––––––––––––––––––

Σχετικά θέματα

Κοινή χρήση αρχείων και φακέλων του OneDrive
Κοινή χρήση αρχείων ή φακέλων του SharePoint