Το Microsoft 365 προσφέρει διάφορους τύπους ομάδων που μπορούν να βοηθήσουν τις ομάδες να συνεργαστούν πιο αποτελεσματικά. Κάθε τύπος ομάδας έχει έναν μοναδικό σκοπό, όπως η διαχείριση συνομιλιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η κοινή χρήση αρχείων ή η οργάνωση συμβάντων. Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε τους διάφορους τύπους ομάδων στο Microsoft 365 και τον σκοπό για τον οποίο μπορούν να χρησιμοποιηθούν, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε τον κατάλληλο για τις ανάγκες συνεργασίας της ομάδας σας.
Τύποι ομάδων στο Microsoft 365
-
Ομάδες Microsoft 365 σχεδιασμένο για συνεργασία εντός του οργανισμού σας. Διαθέτουν μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομάδας και μια τοποθεσία Του SharePoint όπου μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση εγγράφων, σημειώσεων και ατζέντες συσκέψεων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Ομάδες Microsoft 365 για τη διαχείριση έργου, την επικοινωνία της ομάδας και την κοινή χρήση εγγράφων.
-
Οι ομάδες διανομής χρησιμοποιούνται για την εκπομπή πληροφοριών και ενημερώσεων σε άτομα τόσο εντός όσο και εκτός του οργανισμού. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την κοινή χρήση ενημερώσεων εργασίας, εταιρικών αλλαγών ή συμβάντων σε ένα συγκεκριμένο σύνολο πελατών ή υπαλλήλων.
-
Οι ομάδες ασφαλείας έχουν σχεδιαστεί για να εκχωρούν πρόσβαση σε πόρους του Microsoft 365 και να διευκολύνουν τη διαχείριση. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εκχώρηση πρόσβασης σε σημαντικούς εταιρικούς πόρους, όπως εργαλεία, πύλες, αναφορές και συσκευές, όπως εκτυπωτές.
-
Οι ομάδες ασφαλείας με δυνατότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μοιάζουν με τις ομάδες ασφαλείας, αλλά με την πρόσθετη δυνατότητα αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλα τα μέλη. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αποστολή ειδήσεων, προωθητικών ενεργειών και εταιρικών ενημερώσεων στην ομάδα πωλήσεών σας.
Οι ομάδες μπορούν να δημιουργηθούν στις εφαρμογές Κέντρο διαχείρισης Microsoft 365 ή Microsoft 365, όπως το Outlook, το Teams και άλλα. Μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδες online ή εσωτερικής εγκατάστασης, ανάλογα με τη ρύθμιση του οργανισμού σας. Αφού δημιουργήσετε, μπορείτε να προσθέσετε μέλη, να ορίσετε δικαιώματα και να αρχίσετε να τα χρησιμοποιείτε για πόρους συνεργασίας, επικοινωνίας και κοινής χρήσης.
Ρόλοι κατόχων, μελών και επισκεπτών σε ομάδες
-
Κάτοχος : Ο κάτοχος μιας ομάδας είναι το άτομο που δημιουργεί την ομάδα και έχει τον πλήρη έλεγχο της. Οι κάτοχοι μπορούν να προσθέτουν ή να καταργούν μέλη, να αλλάζουν ρυθμίσεις ομάδας και να διαχειρίζονται πόρους ομάδας, όπως αρχεία και ημερολόγια.
-
Μέλος — Μέλη είναι τα άτομα που προστίθενται στην ομάδα από τον κάτοχο. Τα μέλη μπορούν να έχουν πρόσβαση στους πόρους της ομάδας και να συμμετέχουν σε ομαδικές συνομιλίες.
-
Επισκέπτης — Επισκέπτες είναι άτομα που δεν είναι μέλη του οργανισμού σας, αλλά τους εκχωρείται πρόσβαση στους πόρους της ομάδας από τον κάτοχο. Οι επισκέπτες μπορούν να προσκληθούν να συμμετάσχουν σε μια ομάδα για συνεργασία σε συγκεκριμένα έργα ή για την παροχή σχολίων. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο προσθήκης χρηστών-επισκεπτών σε ομάδες του Microsoft 365.
Διαχείριση ομάδων στο Microsoft 365
Μπορείτε να δημιουργήσετε, να διαχειριστείτε και τελικά να αποσύρετε μια ομάδα στο Microsoft 365. Κατά τη δημιουργία μιας ομάδας, ο κάτοχος μπορεί να επιλέξει τον τύπο ομάδας, να προσθέσει μέλη και να ορίσει δικαιώματα. Μόλις δημιουργηθεί μια ομάδα, ο κάτοχος μπορεί να τη διαχειριστεί προσθέτοντας ή καταργώντας μέλη, αλλάζοντας τις ρυθμίσεις ομάδας και διαχειρίζοντας πόρους, όπως αρχεία και ημερολόγια. Κάποια στιγμή, μια ομάδα ενδέχεται να μην είναι πλέον απαραίτητη και ο κάτοχος μπορεί να αποσύρει την ομάδα, η οποία την καταργεί από το σύστημα και εμποδίζει οποιονδήποτε να αποκτήσει πρόσβαση στους πόρους της.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι ομάδες απαιτούν από έναν κάτοχο να λειτουργεί σωστά. Εάν μια ομάδα δεν έχει κάτοχο ή ο κάτοχος διαγραφεί, ένα αυτοματοποιημένο σύστημα εκχωρεί έναν νέο κάτοχο στην ομάδα. Αυτή η διαδικασία βοηθά να διατηρηθούν οι ομάδες λειτουργικές και εξασφαλίζει ότι υπάρχει πάντα ένας κάτοχος υπεύθυνος για τη διαχείριση της ομάδας. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης ομάδων Microsoft 365 χωρίς κάτοχο.
