Το Microsoft Office Excel διαθέτει διάφορες δυνατότητες που διευκολύνουν τη διαχείριση και την ανάλυση δεδομένων. Για να επωφεληθείτε πλήρως από αυτές τις δυνατότητες, είναι σημαντικό να οργανώνετε και να μορφοποιείτε τα δεδομένα σε μια φύλλο εργασίας σύμφωνα με τις ακόλουθες οδηγίες.
Σε αυτό το άρθρο
Οδηγίες οργανισμού δεδομένων
Τοποθέτηση παρόμοιων στοιχείων στην ίδια στήλη Σχεδιάστε τα δεδομένα έτσι ώστε όλες οι γραμμές να έχουν παρόμοια στοιχεία στην ίδια στήλη.
Διατήρηση μιας περιοχής δεδομένων ξεχωριστά Αφήστε τουλάχιστον μία κενή στήλη και μία κενή γραμμή μεταξύ μιας σχετικής περιοχής δεδομένων και άλλων δεδομένων στο φύλλο εργασίας. Στη συνέχεια, το Excel μπορεί να εντοπίσει και να επιλέξει ευκολότερα την περιοχή κατά την ταξινόμηση, το φιλτράρισμα ή την εισαγωγή αυτόματων μερικών αθροισμάτων.
Τοποθέτηση κρίσιμων δεδομένων επάνω ή κάτω από την περιοχή Αποφύγετε την τοποθέτηση κρίσιμων δεδομένων στα αριστερά ή στα δεξιά της περιοχής, επειδή τα δεδομένα ενδέχεται να είναι κρυφά όταν φιλτράρετε την περιοχή.
Αποφυγή κενών γραμμών και στηλών σε μια περιοχή Αποφύγετε την τοποθέτηση κενών γραμμών και στηλών μέσα σε μια περιοχή δεδομένων. Αυτό μπορείτε να το κάνετε για να εξασφαλίσετε ότι το Excel μπορεί να εντοπίσει και να επιλέξει ευκολότερα τη σχετική περιοχή δεδομένων.
Εμφάνιση όλων των γραμμών και στηλών σε μια περιοχή Βεβαιωθείτε ότι τυχόν κρυφές γραμμές ή στήλες εμφανίζονται πριν να κάνετε αλλαγές σε μια περιοχή δεδομένων. Όταν δεν εμφανίζονται γραμμές και στήλες σε μια περιοχή, τα δεδομένα μπορούν να διαγραφούν κατά λάθος. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Απόκρυψη ή εμφάνιση γραμμών και στηλών.
Οδηγίες μορφοποίησης δεδομένων
Χρήση ετικετών στηλών για τον προσδιορισμό δεδομένων Δημιουργήστε ετικέτες στηλών στην πρώτη γραμμή της περιοχής δεδομένων εφαρμόζοντας διαφορετική μορφή στα δεδομένα. Στη συνέχεια, το Excel μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτές τις ετικέτες για τη δημιουργία αναφορών και για την εύρεση και οργάνωση δεδομένων. Χρησιμοποιήστε γραμματοσειρά, στοίχιση, μορφοποίηση, μοτίβο, περίγραμμα ή στυλ μετατροπής σε κεφαλαία για ετικέτες στηλών που είναι διαφορετικές από τη μορφή που αντιστοιχίζετε στα δεδομένα της περιοχής. Μορφοποιήστε τα κελιά ως κείμενο πριν πληκτρολογήσετε τις ετικέτες στηλών. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Τρόποι μορφοποίησης ενός φύλλου εργασίας.
Χρήση περιγραμμάτων κελιών για διάκριση δεδομένων Όταν θέλετε να διαχωρίσετε τις ετικέτες από τα δεδομένα, χρησιμοποιήστε περιγράμματα κελιών — όχι κενές γραμμές ή διακεκομμένες γραμμές — για να εισαγάγετε γραμμές κάτω από τις ετικέτες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εφαρμογή ή κατάργηση περιγραμμάτων κελιών σε φύλλο εργασίας.
Αποφυγή αρχικών ή τελικών κενών κενών για την αποφυγή σφαλμάτων Αποφύγετε την εισαγωγή κενών στην αρχή ή στο τέλος ενός κελιού για την προσθήκη εσοχής δεδομένων. Αυτά τα επιπλέον διαστήματα μπορούν να επηρεάσουν την ταξινόμηση, την αναζήτηση και τη μορφοποίηση που εφαρμόζεται σε ένα κελί. Αντί να πληκτρολογείτε διαστήματα για να δημιουργήσετε εσοχή δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αύξηση εσοχής μέσα στο κελί. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αλλαγή θέσης των δεδομένων σε ένα κελί.
Επέκταση μορφών δεδομένων και τύπων Όταν προσθέτετε νέες γραμμές δεδομένων στο τέλος μιας περιοχής δεδομένων, το Excel επεκτείνει τη συνεπή μορφοποίηση και τους τύπους. Τρία από τα πέντε προηγούμενα κελιά πρέπει να χρησιμοποιούν την ίδια μορφή για να επεκταθεί αυτή η μορφή. Όλοι οι προηγούμενοι τύποι πρέπει να είναι συνεπείς για την επέκταση ενός τύπου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αυτόματη συμπλήρωση δεδομένων σε κελιά φύλλου εργασίας.
Χρήση μιας μορφής πίνακα του Excel για εργασία με σχετικά δεδομένα Μπορείτε να μετατρέψετε μια συνεχόμενη περιοχή κελιών στο φύλλο εργασίας σας σε πίνακα του Excel. Τα δεδομένα που ορίζονται από τον πίνακα μπορούν να αντιμετωπιστούν ανεξάρτητα από δεδομένα εκτός του πίνακα και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συγκεκριμένες δυνατότητες πίνακα για να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε, να αθροίξετε ή να υπολογίσετε γρήγορα τα δεδομένα στον πίνακα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα πίνακα για να διαχωρίσετε σύνολα σχετικών δεδομένων, οργανώνοντας αυτά τα δεδομένα σε πολλούς πίνακες σε ένα μόνο φύλλο εργασίας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση πινάκων του Excel.
