Όταν χρησιμοποιείτε την οικογένεια προϊόντων του Office, πρέπει να χρησιμοποιείτε το Excel ή την Access για να διαχειρίζεστε τα δεδομένα σας σε μορφή πίνακα; Ένα συνοδευτικό άρθρο, "Χρήση της Access ή του Excel για τη διαχείριση των δεδομένων σας", περιγράφει τα πλεονεκτήματα κάθε προϊόντος και τα στοιχεία που αυτά προσθέτουν στο τραπέζι. Αλλά γιατί να επιλέξετε μεταξύ του ενός ή του άλλου; Εάν αποθηκεύσετε τα δεδομένα σας στην Access και συνδεθείτε σε αυτά από το Excel, θα επωφεληθείτε και από τα δύο. Ακολουθούν δέκα λόγοι για τους οποίους η χρήση του Excel και της Access μαζί έχει πολύ νόημα.
Λόγος 1: Η Access έχει σχεδιαστεί για όλα τα είδη χρηστών
Παρόλο που το Excel δεν είναι βάση δεδομένων, χρησιμοποιείται ευρέως για την αποθήκευση δεδομένων και συχνά χρησιμοποιείται για την επίλυση απλών προβλημάτων μιας βάσης δεδομένων. Ωστόσο, το Excel είναι μια επίπεδη βάση δεδομένων αρχείων, όχι μια σχεσιακή βάση δεδομένων. Όταν οι απλοί πίνακες πρέπει να εξελιχθούν σε πολλαπλούς πίνακες σχετιζόμενων δεδομένων, η Access είναι η πρώτη επιλογή για όσους εργάζονται με πληροφορίες για να δημιουργήσουν γρήγορα μια εφαρμογή βάσης δεδομένων. Η Access ήταν ανέκαθεν ένα εξαιρετικό "σημείο προσγείωσης δεδομένων" για τη συλλογή και τη συγκέντρωση ανόμοιων δεδομένων σε ολόκληρη την επιχείρηση, μεγάλο μέρος της οποίας βρίσκεται μέσα σε βιβλία εργασίας του Excel. Όταν τα δεδομένα σας είναι στην Access, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερους πίνακες και να τους ενώσετε, να δημιουργήσετε ερωτήματα (ή προβολές των δεδομένων σας), να δομήσετε τα δεδομένα και να ορίσετε τύπους δεδομένων για να διασφαλίσετε την ακεραιότητα των δεδομένων, να κάνετε κοινή χρήση και ενημέρωση δεδομένων μεταξύ πολλών χρηστών και να δημιουργήσετε δυναμικές αναφορές και φόρμες.
Σε αντίθεση με την απλή διάταξη υπολογιστικού φύλλου του Excel, η Access είναι οργανωμένη με διαφορετικά και διάφορα αλληλένδετα αντικείμενα που μπορεί να σας φανούν τρομακτικά στην αρχή. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να είστε ειδικός στη χρήση της Access. Η Access είναι σχεδιασμένη για όλα τα είδη χρηστών και μπορείτε να την πάτε μόνο μέχρι εκεί που χρειάζεται.
Ξεφλουδίστε την Access σε ένα στρώμα κάθε φορά.
1. Χρησιμοποιήστε την Access με τρεις τρόπους: ως περιστασιακός χρήστης, ως δυναμικός χρήστης ή προγραμματιστής.
2. Οι πίνακες, τα ερωτήματα, οι φόρμες και οι αναφορές δομούνται η μία πάνω στην άλλη και αποτελούν την καρδιά μιας εφαρμογής βάσης δεδομένων.
3. Οι περιστασιακοί χρήστες έχουν οδηγούς, κατασκευαστές ακινήτων, το περιβάλλον εργασίας χρήστη Office Fluent και δυνατότητες που μοιάζουν με αυτές του Excel, για να ολοκληρώσουν γρήγορα μια εργασία.
4. Οι έμπειροι χρήστες έχουν μακροεντολές, το παράθυρο ιδιοτήτων, παραστάσεις και εργαλεία σχεδίασης βάσεων δεδομένων για να εμβαθύνουν περισσότερο και να κάνουν περισσότερα.
5. Οι προγραμματιστές μπορούν να εργαστούν με λειτουργικές μονάδες και να αναπτύξουν κώδικα VBA για τη δημιουργία προσαρμοσμένων λύσεων βάσεων δεδομένων και την ανάπτυξη εφαρμογών χρόνου εκτέλεσης.
Αιτία 2: Αντιγραφή φύλλου εργασίας του Excel σε φύλλο δεδομένων της Access
Ένας καλός τρόπος για να έχετε γρήγορα αποτελέσματα είναι να αντιγράψετε δεδομένα από το Excel στην Access. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα της Access και να τον εμφανίσετε σε προβολή φύλλου δεδομένων, η οποία μοιάζει πολύ με ένα φύλλο εργασίας του Excel. Μπορείτε να κάνετε συνήθεις εργασίες δημιουργίας πίνακα, όπως ο καθορισμός ενός τύπου δεδομένων, ενός ονόματος πεδίου ή ενός νέου πεδίου, απευθείας από την προβολή φύλλου δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε μια ημερομηνία σε ένα κενό πεδίο, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων "Ημερομηνία/Ώρα" για αυτό το πεδίο. Εάν εισαγάγετε κείμενο, όπως ένα όνομα, η Access εφαρμόζει τον τύπο δεδομένων "Κείμενο" στο πεδίο. Εάν θέλετε να μετακινήσετε ένα πεδίο, απλώς κάντε κλικ και σύρετέ το.
Όταν αντιγράφετε δεδομένα από το Excel και τα επικολλάτε στην Access, δεν χρειάζεται καν να δημιουργήσετε πρώτα έναν πίνακα ή να ανοίξετε έναν πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων. Η Access σάς ρωτά αυτόματα εάν τα δεδομένα σας έχουν κεφαλίδες, κάνει σωστές εικασίες για τη χρήση του σωστού τύπου δεδομένων και δημιουργεί έναν πίνακα της Access. Δεν θα μπορούσε να είναι πιο απλό.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Άνοιγμα κενού φύλλου δεδομένων.
Αιτία 3: Κοινή χρήση δεδομένων με σύνδεση με ένα φύλλο εργασίας του Excel από την Access
Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να αξιοποιήσετε τα πλεονεκτήματα τόσο του Excel όσο και της Access είναι να συνδέσετε ένα φύλλο εργασίας του Excel με έναν πίνακα της Access. Χρησιμοποιήστε μια σύνδεση της Access όταν σκοπεύετε να διατηρήσετε τα δεδομένα στο Excel, αλλά επίσης να αξιοποιείτε τακτικά ορισμένες από τις πολλές δυνατότητες της Access, όπως η δημιουργία αναφορών και η υποβολή ερωτημάτων. Μπορείτε να συνδέσετε δεδομένα από την Access και όχι από το Excel.
Η Access υποστηρίζει δύο θεμελιωδώς διαφορετικούς τρόπους δημιουργίας πινάκων βάσεων δεδομένων. Οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν νέους εγγενείς πίνακες για την αποθήκευση των δεδομένων σε μια βάση δεδομένων της Access ή μπορούν να δημιουργήσουν συνδέσεις με υπάρχοντα δεδομένα εκτός της βάσης δεδομένων της Access. Τα δεδομένα σε συνδεδεμένους πίνακες εμφανίζονται και συμπεριφέρονται με πολλούς τρόπους, ακριβώς όπως οι εγγενείς πίνακες. Ο "Οδηγός διαχείρισης συνδεδεμένων πινάκων" σάς βοηθά να παρακολουθείτε, να εντοπίζετε και να ενημερώνετε το φύλλο εργασίας του Excel ή μια άλλη προέλευση δεδομένων, σε περίπτωση μετακίνησης και αλλαγής σύνδεσης.
Όταν πραγματοποιείτε σύνδεση με ένα φύλλο εργασίας Excel ή μια καθορισμένη περιοχή, η Access δημιουργεί έναν νέο πίνακα που είναι συνδεδεμένος με τα δεδομένα του Excel. Εάν θέλετε να προσθέσετε, να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε δεδομένα, κάντε τις αλλαγές στο Excel και ανανεώστε (ή επαναλάβετε το ερώτημα) στα δεδομένα στον πίνακα της Access. Ωστόσο, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του πίνακα στην Access. Με τα δεδομένα σας συνδεδεμένα με το Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε εκθέσεις, ερωτήματα και φόρμες μόνο για ανάγνωση στην Access.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε βιβλίο εργασίας του Excel.
Αιτία 4: Μετακίνηση δεδομένων κατά την εισαγωγή δεδομένων του Excel στην Access
Εάν αποφασίσετε να κόψετε το καλώδιο δεδομένων, μπορείτε να μετακινήσετε τα δεδομένα στο Excel, εισάγοντας τα δεδομένα στην Access. Σημειώστε ότι η λέξη "εισαγωγή " έχει δύο διαφορετικές σημασίες ανάμεσα στο Excel και την Access. Στο Excel, κατά την εισαγωγή (ή σύνδεση), δημιουργείτε μια μόνιμη σύνδεση με δεδομένα που μπορούν να ανανεωθούν. Στην Access, κατά την εισαγωγή, μεταφέρετε τα δεδομένα στην Access μία φορά, αλλά χωρίς μόνιμη σύνδεση δεδομένων. Κατά την εισαγωγή δεδομένων, η Access αποθηκεύει τα δεδομένα σε έναν νέο ή υπάρχοντα πίνακα, χωρίς να τα τροποποιεί στο Excel. Στην Access, μπορείτε να εισαγάγετε οποιοδήποτε ή όλα τα φύλλα εργασίας σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel με μία λειτουργία.
Ο "Οδηγός εισαγωγής" σάς καθοδηγεί στα βήματα εισαγωγής και σας βοηθά να λάβετε σημαντικές αποφάσεις σχετικά με την αλλαγή τύπων δεδομένων και την προσθήκη κεφαλίδων. Εάν αντιμετωπίσετε σφάλματα κατά την εισαγωγή των δεδομένων, η Access σάς ειδοποιεί και αποθηκεύει τα σφάλματα σε έναν πίνακα, έτσι ώστε να μπορείτε γρήγορα να τα βρείτε και να τα διορθώσετε. Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχει ένας αλφαριθμητικός ταχυδρομικός κώδικας θαμμένος βαθιά μέσα σε μια στήλη που νομίζετε ότι ήταν όλη αριθμητική ή μπορεί να εντοπιστεί διπλότυπο αναγνωριστικό για ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού. Μπορείτε να κάνετε τις αλλαγές στο βιβλίο εργασίας του Excel και να επαναλάβετε την εισαγωγή των δεδομένων ή να κάνετε τις αλλαγές στον νέο πίνακα της Access. Όταν ολοκληρώσετε τη λειτουργία, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα βήματα που χρησιμοποιήσατε ή ακόμη και να δημιουργήσετε μια εργασία του Outlook που θα σας υπενθυμίζει πότε πρέπει να κάνετε τη λειτουργία εισαγωγής σε τακτική βάση.
Μετά την εισαγωγή των δεδομένων, είναι πλέον εγγενή στην Access και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φύλλα δεδομένων και φόρμες για να προσθέσετε, να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε τα δεδομένα. Μετά την εισαγωγή των δεδομένων, μπορείτε να αποφασίσετε εάν θέλετε να διαγράψετε τα δεδομένα από το Excel. Συνήθως είναι καλή ιδέα να έχετε μόνο μία θέση για την ενημέρωση των δεδομένων.
Σημείωση
Με την εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access δεν εισάγονται τύποι, μόνο τα αποτελέσματα αυτών των τύπων.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα:
- Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel
- Αποθήκευση των λεπτομερειών μια λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής ως προδιαγραφή
- Προγραμματισμός μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής
- Εκτέλεση μιας αποθηκευμένης λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής
- Διαχείριση εργασιών δεδομένων
Αιτία 5: Σύνδεση με δεδομένα της Access από το Excel
Μπορείτε επίσης να επανασυνδέσετε δεδομένα της Access στο Excel. Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε μια σύνδεση στο Excel, η οποία συχνά αποθηκεύεται σε ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (.odc), με τη βάση δεδομένων της Access και ανακτήστε όλα τα δεδομένα από έναν πίνακα ή ένα ερώτημα. Μετά τη σύνδεση με τα δεδομένα, μπορείτε επίσης να ανανεώσετε (ή να ενημερώσετε) αυτόματα τα βιβλία εργασίας του Excel από την αρχική βάση δεδομένων της Access κάθε φορά που η βάση δεδομένων ενημερώνεται με νέες πληροφορίες.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα:
Αιτία 6: Χρήση αναφορών της Access με δεδομένα του Excel
Όταν τα δεδομένα σας είναι στην Access, μπορείτε να επωφεληθείτε από την εκπληκτική γκάμα εργαλείων δημιουργίας και προσαρμογής αναφορών. Θέλετε να δημιουργήσετε μια αναφορά με λίγα μόνο κλικ; Χρησιμοποιήστε τον "Οδηγό εκθέσεων". Θέλετε να σχεδιάσετε και να τροποποιήσετε τη διάταξη αναφοράς σε πραγματικό χρόνο με δεδομένα πραγματικού χρόνου, να μετακινήσετε και να αλλάξετε το μέγεθος μπλοκ δεδομένων, να προσθέσετε και να καταργήσετε πεδία και να δείτε αμέσως τις αλλαγές καθώς τη δημιουργείτε; Χρησιμοποιήστε την προβολή διάταξης. Θέλετε να αλληλεπιδράσετε με την αναφορά για αναζήτηση, φιλτράρισμα και ταξινόμηση δεδομένων πραγματικού χρόνου; Χρήση της προβολής έκθεσης. Θέλετε να προσθέσετε κουμπιά εντολών, αριθμούς σελίδων, εικόνες, υπερ-συνδέσεις και στυλ επαγγελματικής εμφάνισης μόνοι σας; Χρησιμοποιήστε τους πολλούς οδηγούς στοιχείων ελέγχου και τις συλλογές στις ομάδες "Στοιχεία ελέγχου " και " Διάταξη " στην καρτέλα " Σχεδίαση " της κορδέλας. Χρησιμοποιώντας την Access, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε απλές αναφορές, αναφορές ομάδων και σύνοψης, ετικέτες αλληλογραφίας, αναφορές με γραφικά και δευτερεύουσες αναφορές.
Μόλις δημιουργηθεί η έκθεση, χρησιμοποιήστε την Access για την ηλεκτρονική διανομή της. Για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε την έκθεση χρησιμοποιώντας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να αποθηκεύσετε την έκθεση σε διαφορετικές μορφές, όπως ένα στιγμιότυπο της Access ή ένα αρχείο PDF, για να την προσθέσετε σε μια ιστοσελίδα ή μια τοποθεσία SharePoint.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα:
- Οδηγός για τη σχεδίαση αναφορών
- Δημιουργία μιας απλής αναφοράς
- Τροποποίηση αναφοράς
- Δημιουργία ομαδοποιημένης αναφοράς ή αναφοράς σύνοψης
Λόγος 7: Χρήση φορμών της Access με δεδομένα του Excel
Όταν τα δεδομένα σας είναι στην Access, μπορείτε να επωφεληθείτε από τα πολλά εργαλεία δημιουργίας και προσαρμογής φορμών. Θέλετε να δημιουργήσετε μια φόρμα με λίγα μόνο κλικ; Χρησιμοποιήστε τον Οδηγό φορμών. Θέλετε να σχεδιάσετε και να τροποποιήσετε τη διάταξη της φόρμας σε πραγματικό χρόνο με δεδομένα πραγματικού χρόνου, να μετακινήσετε και να αλλάξετε το μέγεθος μπλοκ δεδομένων, να προσθέσετε και να καταργήσετε πεδία και να δείτε αμέσως τις αλλαγές καθώς τη δημιουργείτε; Χρησιμοποιήστε την προβολή διάταξης. Θέλετε να προσθέσετε κουμπιά εντολών, πλαίσια λίστας, σύνθετα πλαίσια, ομάδες επιλογών, εικόνες, μάσκες εισαγωγής, γραφήματα, υπερ-συνδέσεις και στυλ επαγγελματικής εμφάνισης; Χρησιμοποιήστε τους πολλούς οδηγούς στοιχείων ελέγχου και τις συλλογές στις ομάδες "Στοιχεία ελέγχου " και " Διάταξη " στην καρτέλα " Σχεδίαση " της κορδέλας. Χρησιμοποιώντας την Access μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε απλές φόρμες, φόρμες με καρτέλες, συνεχόμενες φόρμες, αναδυόμενες φόρμες, αποκλειστικά παράθυρα διαλόγου και δευτερεύουσες φόρμες.
Στην Access, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια διαιρεμένη φόρμα, η οποία εμφανίζει ένα συγχρονισμένο φύλλο δεδομένων και μια προβολή φόρμας, ώστε να μπορείτε να αξιοποιήσετε και τα δύο. Αφού δημιουργήσετε μια προσεγμένη φόρμα, είναι εύκολο να κάνετε κύλιση, φιλτράρισμα, ακόμη και αναζήτηση στα δεδομένα πίσω από τη φόρμα, χρησιμοποιώντας τα τυπικά κουμπιά περιήγησης και το πλαίσιο αναζήτησης στο κάτω μέρος της φόρμας.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα:
- Δημιουργία φόρμας με το εργαλείο "Φόρμα"
- Δημιουργία διαιρεμένης φόρμας
- Δημιουργία λίστας επιλογών χρησιμοποιώντας ένα πλαίσιο λίστας ή σύνθετο πλαίσιο
- Δυνατότητα των χρηστών να βρίσκουν μια εγγραφή επιλέγοντας μια τιμή από μια λίστα
- Εντοπισμός συγκεκριμένων εγγραφών σε μια βάση δεδομένων
Λόγος 8: Το φιλτράρισμα, η ταξινόμηση και η υποβολή ερωτημάτων στην Access λειτουργούν όπως το Excel
Όποιο προϊόν και αν χρησιμοποιείτε, φιλτράρετε τα δεδομένα για να εργαστείτε με ένα υποσύνολο δεδομένων και ταξινομείτε τα δεδομένα για να τα παραγγείλετε ακριβώς όπως θέλετε. Στην Access, οι χρήστες του Excel μπορούν να φιλτράρουν και να ταξινομήσουν δεδομένα σε προβολή φύλλου δεδομένων, χωρίς να χρειάζεται να μάθουν εκ νέου ένα εντελώς νέο περιβάλλον εργασίας χρήστη. Τα εικονίδια, τα μενού εντολών, οι εντολές, τα κριτήρια και τα παράθυρα διαλόγου είναι παρόμοια, ανεξάρτητα αν εργάζεστε με κείμενο, αριθμούς, ημερομηνίες ή κενά. Μπορείτε ακόμη και να αποθηκεύσετε τα φίλτρα και τις ταξινομήσεις μαζί με την προβολή φύλλου δεδομένων.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα στην Access και να μην γνωρίζετε καν τι σημαίνει SQL. Τέσσερις οδηγοί ερωτημάτων σάς βοηθούν να δημιουργήσετε απλά ερωτήματα, να βρείτε διπλότυπα, να εντοπίσετε αταίριαστες εγγραφές και να δημιουργήσετε ερωτήματα διασταύρωσης. Δεν χρειάζεται καν να δημιουργήσετε ένα ερώτημα. Απλώς φιλτράρετε και ταξινομήστε τα δεδομένα με τον τρόπο που θέλετε και αποθηκεύονται με ένα φύλλο δεδομένων.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα:
- Ταξινόμηση εγγραφών σε κείμενο, αριθμητικές τιμές ή τιμές ημερομηνίας
- Εφαρμογή φίλτρου για την προβολή επιλεγμένων εγγραφών σε μια βάση δεδομένων της Access
- Εισαγωγή στα ερωτήματα
Λόγος 9: Εκτέλεση συγχώνευσης αλληλογραφίας ή δημιουργία ετικετών
Τώρα που η οικογένειά σας μεγάλωσε, η λίστα καρτών διακοπών σας ξαφνικά μεγάλωσε και πρέπει να παρακολουθείτε πολύ περισσότερα γενέθλια και επετείους. Κανένα πρόβλημα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα ή ένα ερώτημα της Access ως προέλευση δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας και να δημιουργήσετε μια λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας τον Word "Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας", για επιστολές, κάρτες, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και φακέλους. Εάν θέλετε απλώς να δημιουργήσετε ετικέτες αλληλογραφίας, χρησιμοποιήστε τον "Οδηγό ετικετών" στην Access για να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας από μια έκθεση που δημιουργείτε. Μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε αυτόματα έναν γραμμωτό κώδικα που αντιστοιχεί σε κάθε διεύθυνση πελάτη.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα:
- Χρήση ενός πίνακα ή ερωτήματος ως προέλευση δεδομένων συγχωνευμένης αλληλογραφίας
- Δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας στην Access
Λόγος 10: Συνδυασμός του Excel και της Access με τεχνολογίες SharePoint
Τόσο η Access όσο και το Excel παρέχουν εντολές για τη σύνδεση με δεδομένα σε λίστες του SharePoint. Το Excel παρέχει σύνδεση μόνο για ανάγνωση (μονόδρομη) σε συνδεδεμένες λίστες του SharePoint. ενώ η Access σάς επιτρέπει να διαβάζετε και να γράφετε (αμφίδρομα) δεδομένα σε συνδεδεμένες λίστες του SharePoint. Οι λίστες της Access και του SharePoint συνεργάζονται πολύ καλά μεταξύ τους. Οι τύποι δεδομένων της Access και του SharePoint — όπως εμπλουτισμένο κείμενο, μόνο προσάρτηση (για την υποστήριξη του ιστορικού αναθεωρήσεων παρακολούθησης σε ένα πεδίο υπομνήματος), συνημμένα, αυτόματη αρίθμηση, αναζητήσεις και πεδία πολλών τιμών — συμβάλλουν στην ομαλή ενοποίηση και σε λίγες, αν όχι καθόλου, ασυνέπειες δεδομένων.
Αφού συνδέσετε τα δεδομένα της λίστας του SharePoint σε μια βάση δεδομένων της Access, μπορείτε ακόμα και να μεταφέρετε τα δεδομένα της λίστας του SharePoint εκτός σύνδεσης σε μια τοπική βάση δεδομένων της Access, να εργαστείτε με τα δεδομένα τοπικά και, στη συνέχεια, να συνδεθείτε ξανά με την τοποθεσία του SharePoint για να αποστείλετε τις αλλαγές. Τυχόν αλλαγές δεδομένων σε διένεξη που γίνονται από άλλους χρήστες θα αντιμετωπίζονται από έναν οδηγό επίλυσης διενέξεων. Οι φόρμες και οι εκθέσεις που δημιουργήσατε στην Access βασίζονται στα ίδια δεδομένα, αλλά είναι συνδεδεμένες με λίστες του SharePoint.
Το Excel παρέχει με τον SharePoint Server τα ακόλουθα σημεία ενοποίησης.
1. Εφάπαξ εισαγωγή των δεδομένων του φύλλου εργασίας του Excel σε μια λίστα του SharePoint ή εξαγωγή των δεδομένων του φύλλου εργασίας του Excel σε μια λίστα του SharePoint, για τη δημιουργία μόνιμης, μονόδρομης σύνδεσης δεδομένων.
2. Χρησιμοποιήστε τη μόνιμη, μονόδρομη σύνδεση δεδομένων για την ανανέωση δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας του Excel από τη λίστα του SharePoint.
3. Δημοσιεύστε βιβλία εργασίας του Excel στο Excel Services και εμφανίστε και αλληλεπιδράστε με δεδομένα χρησιμοποιώντας το Τμήμα Web Excel Web Access σε μια σελίδα Τμήματος Web.
4. Εισαγάγετε (συνδεθείτε) δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel από διακομιστές OLAP, βάσεις δεδομένων SQL Server και Access και επίπεδα αρχεία.
Η Access παρέχει με το SharePoint Server τα παρακάτω σημεία ενοποίησης.
1. Κάντε μια εφάπαξ εισαγωγή ή εξαγωγή δεδομένων μεταξύ των προβολών της Access και μιας λίστας του SharePoint.
2. Σύνδεση δεδομένων μεταξύ πινάκων της Access και μιας λίστας του SharePoint, δημιουργώντας μια μόνιμη αμφίδρομη σύνδεση. (Τα ενημερωμένα δεδομένα λίστας εμφανίζονται σε έναν πίνακα της Access. Τα ενημερωμένα δεδομένα πίνακα της Access εμφανίζονται σε μια λίστα.)
3. Μεταφέρετε δεδομένα λίστας εκτός σύνδεσης, ενημερώστε τα στην Access, συνδεθείτε και πάλι, συγχρονίστε ενημερώσεις και επιλύστε διενέξεις.
4. Εμφάνιση και επεξεργασία δεδομένων λίστας σε προβολές φύλλου δεδομένων, φόρμας και έκθεσης της Access.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα:
- Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε λίστα του SharePoint
- Εξαγωγή πίνακα του Excel σε λίστα του SharePoint
Επόμενα βήματα: Πώς να γίνετε δυναμικός χρήστης της Access
Μπορείτε να δημιουργήσετε αρκετά εξελιγμένες εφαρμογές βάσεων δεδομένων επιφάνειας εργασίας χωρίς να γράψετε ούτε μία γραμμή κώδικα VBA. Κάθε αντικείμενο της Access έχει ένα εκτεταμένο σύνολο ιδιοτήτων και συμβάντων εύκολα προσβάσιμων από ένα φύλλο ιδιοτήτων για να σας βοηθήσουν να προσαρμόσετε τη λύση σας. Κάθε αντικείμενο έχει λεπτομερείς σχεδιαστές που αποκαλύπτουν όλες τις δυνατότητες που είναι διαθέσιμες σε εσάς. Πρόσθετα πρότυπα βάσεων δεδομένων είναι διαθέσιμα στο Office Online. Τα πρότυπα πεδίων και πινάκων σάς βοηθούν να δημιουργείτε και να προσαρμόζετε νέους πίνακες γρήγορα. Μπορείτε να σχεδιάσετε μια νέα βάση δεδομένων από την αρχή με ενσωματωμένα εργαλεία σχεδίασης βάσης δεδομένων.
Οι μακροεντολές της Access χρησιμοποιούν ένα δηλωτικό περιβάλλον που δεν απαιτεί τη σύνταξη κώδικα VBA, επομένως δεν χρειάζεται να είστε προγραμματιστές. Κάθε ενέργεια μακροεντολής εκτελεί μια εργασία, όπως το άνοιγμα μιας φόρμας, η εκτέλεση ενός ερωτήματος, η εύρεση εγγραφών ή η εμφάνιση ενός μηνύματος. Μπορείτε να ενσωματώσετε μακροεντολές σε κάθε περίπτωση αναφοράς, φόρμας ή στοιχείου ελέγχου. Οι περισσότερες μακροεντολές διαθέτουν ορίσματα και μπορείτε να τους προσθέσετε λογική υπό όρους για να τις κάνετε να κάνουν ό,τι θέλετε. Μπορείτε ακόμη και να ορίσετε μεταβλητές και να κάνετε έλεγχο σφαλμάτων, πάλι χωρίς να γράψετε κώδικα VBA.
Σχεδιάστε ένα πρωτότυπο και εκτελέστε το από το τμήμα πληροφορικής. Δημιουργήστε μια λύση για την ομάδα σας όταν τη χρειάζονται το συντομότερο δυνατόν, και κάντε την με ένα απλό προσωπικό χωρίς κόκαλα. Παρακολουθήστε τα εισιτήρια που πωλούνται για ένα πάρτι της εταιρείας, παρακολουθήστε τη διάρκεια ζωής των υλικών κατασκευής ή εκτυπώστε ετικέτες αποδοχής για ανταλλακτικά. Παρακολουθήστε εργασίες, θέματα και παραδοτέα σε ομαδικά έργα. Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων διαδικασίας πωλήσεων για να παρακολουθείτε τις πιθανές πωλήσεις μέσα σε μια μικρή ομάδα πωλητών.