Περιορισμός πρόσβασης σε βιβλία εργασίας με Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών στο Excel

Χρησιμοποιώντας την υπηρεσία IRM στο Microsoft 365, μπορείτε να διαχειριστείτε τα δικαιώματα αρχείων προδιαγραφής χαρτιού XML (.xps) και των ακόλουθων τύπων αρχείων:

• .xls βιβλίου εργασίας   

• .xlsx βιβλίου εργασίας   

• Βιβλίο εργασίας με    μακροεντολές.xlsm

• Template.xlt   

• Template.xltx

• Πρότυπο με μακροεντολές.xltm   

• Δυαδικό βιβλίο εργασίας που δεν    είναι XML.xlsb

• Πρόσθετο με μακροεντολές.xla   

• Πρόσθετο με μακροεντολές.xlam   

Ρύθμιση παραμέτρων του υπολογιστή σας για τη χρήση της υπηρεσίας IRM

Για τη χρήση της υπηρεσίας IRM στο Microsoft 365, το ελάχιστο απαιτούμενο λογισμικό είναι το Service Pack 1 (SP1) του προγράμματος-πελάτη Υπηρεσιών διαχείρισης δικαιωμάτων των Windows (RMS). Ο διαχειριστής RMS μπορεί να ρυθμίσει συγκεκριμένες πολιτικές IRM για την εταιρεία, που καθορίζουν ποιος έχει πρόσβαση σε πληροφορίες και ποιο επίπεδο επεξεργασίας επιτρέπεται για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής εταιρείας ενδέχεται να καθορίσει ένα πρότυπο δικαιωμάτων που ονομάζεται "Εταιρικό εμπιστευτικό", το οποίο καθορίζει ότι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιεί αυτή την πολιτική μπορεί να ανοιχτεί μόνο από χρήστες εντός του τομέα της εταιρείας.

Δικαιώματα λήψης

Την πρώτη φορά που θα προσπαθήσετε να ανοίξετε ένα βιβλίο εργασίας με περιορισμένα δικαιώματα, πρέπει να συνδεθείτε με ένα διακομιστή παραχώρησης αδειών χρήσης για να επαληθεύσετε τα διαπιστευτήριά σας και να κάνετε λήψη μιας άδειας χρήσης. Η άδεια χρήσης καθορίζει το επίπεδο πρόσβασης που έχετε για ένα αρχείο. Αυτή η διεργασία απαιτείται για κάθε αρχείο που έχει περιορισμένα δικαιώματα. Με άλλα λόγια δεν είναι δυνατό το άνοιγμα περιεχομένου με περιορισμένα δικαιώματα χωρίς άδεια χρήσης. Για τη λήψη δικαιωμάτων απαιτείται το Microsoft 365 να στείλει τα διαπιστευτήριά σας, τα οποία περιλαμβάνουν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα πρόσβασής σας στο διακομιστή παραχώρησης αδειών χρήσης. Οι πληροφορίες που περιέχονται στο βιβλίο εργασίας δεν αποστέλλονται στο διακομιστή παραχώρησης αδειών χρήσης.

Περιορισμός δικαιώματος για το περιεχόμενο σε αρχεία

Η υπηρεσία IRM σάς επιτρέπει να εφαρμόζετε περιορισμούς ανά χρήστη, ανά αρχείο ή ανά ομάδα (τα δικαιώματα που βασίζονται σε ομάδα απαιτούν υπηρεσία καταλόγου Active Directory για επέκταση ομάδας). Για παράδειγμα, σε ένα βιβλίο εργασίας που δημιουργεί ο Γιώργος, μπορεί να δώσει στην Ελένη δικαιώματα ανάγνωσης αλλά όχι αλλαγής. Στη συνέχεια, ο Γιώργος μπορεί να εκχωρήσει στον Στέλλα δικαιώματα επεξεργασίας του βιβλίου εργασίας. Ο Γιώργος μπορεί επίσης να αποφασίσει να εφαρμόσει ένα όριο πέντε ημερών τόσο στην πρόσβαση της Ελένης όσο και του Μπόμπι στο βιβλίο εργασίας. 

1. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας.

2. Επιλέξτε Αρχείο > Πληροφορίες.

3. Επιλέξτε Προστασία βιβλίου εργασίας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Περιορισμός δικαιωμάτων από Άτομα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περιορισμένη πρόσβαση.

4. Στο παράθυρο διαλόγου Δικαιώματα , επιλέξτε Περιορισμός δικαιωμάτων σε αυτό το βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, εκχωρήστε τα επίπεδα πρόσβασης που θέλετε για κάθε χρήστη.

5. Για να εκχωρήσετε σε κάποιον δικαιώματα πλήρους ελέγχου, στο παράθυρο διαλόγου Δικαιώματα , επιλέξτε Περισσότερες επιλογές και, στη συνέχεια, στη στήλη Επίπεδο πρόσβασης , επιλέξτε το βέλος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πλήρης έλεγχος στη λίστα Επίπεδο πρόσβασης .

   

6. Αφού εκχωρήσετε επίπεδα δικαιωμάτων, επιλέξτε OK.

   Εμφανίζεται η γραμμή μηνυμάτων, η οποία υποδεικνύει ότι το βιβλίο εργασίας είναι με διαχείριση δικαιωμάτων. Εάν πρέπει να κάνετε αλλαγές δικαιωμάτων πρόσβασης στο βιβλίο εργασίας, επιλέξτε Αλλαγή δικαιώματος.

   

   Εάν ένα βιβλίο εργασίας που έχει περιορισμένα δικαιώματα προωθείται σε ένα μη εξουσιοδοτημένο άτομο, εμφανίζεται ένα μήνυμα με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη διεύθυνση τοποθεσίας Web του συντάκτη, έτσι ώστε το άτομο να μπορεί να ζητήσει δικαιώματα για το βιβλίο εργασίας.

   

   Εάν ο συντάκτης επιλέξει να μην συμπεριλάβει διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι μη εξουσιοδοτημένοι χρήστες λαμβάνουν ένα μήνυμα σφάλματος.

Ορισμός ημερομηνίας λήξης για ένα αρχείο

1. Ανοίξτε το αρχείο.

2. Επιλέξτε Αρχείο > Πληροφορίες.

3. Επιλέξτε Προστασία βιβλίου εργασίας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Περιορισμός δικαιωμάτων από Άτομα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περιορισμένη πρόσβαση.

4. Στο παράθυρο διαλόγου Δικαιώματα , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Περιορισμός δικαιωμάτων σε αυτό το βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περισσότερες επιλογές.

5. Στην περιοχή Πρόσθετα δικαιώματα για χρήστες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτό το βιβλίο εργασίας λήγει στις και, στη συνέχεια, εισαγάγετε μια ημερομηνία.

6. Επιλέξτε OK δύο φορές.

Χρήση διαφορετικού λογαριασμού χρήστη των Windows για τη διαχείριση δικαιωμάτων αρχείων

1. Ανοίξτε το έγγραφο, το φύλλο εργασίας ή την παρουσίαση.

2. Μεταβείτε στο Αρχείο > Πληροφορίες.

3. Επιλέξτε Προστασία βιβλίου εργασίας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Περιορισμός δικαιωμάτων από Άτομα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαχείριση διαπιστευτηρίων.

4. Κάντε ένα από τα εξής:

   • Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρήστη , επιλέξτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το λογαριασμό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

   • Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρήστη , επιλέξτε Προσθήκη, πληκτρολογήστε τα διαπιστευτήριά σας για τον νέο λογαριασμό και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK δύο φορές.

     

Προβολή περιεχομένου με περιορισμένα δικαιώματα

Για να προβάλετε περιεχόμενο με διαχείριση δικαιωμάτων στο οποίο έχετε δικαιώματα χρησιμοποιώντας Microsoft 365, απλώς ανοίξτε το βιβλίο εργασίας.

Εάν θέλετε να προβάλετε τα δικαιώματα που έχετε, επιλέξτε Προβολή δικαιωμάτων στη Γραμμή μηνυμάτων ή επιλέξτε Αυτό το βιβλίο εργασίας περιέχει μια πολιτική δικαιωμάτων

Η υπηρεσία IRM στο Office για Mac παρέχει τρία επίπεδα δικαιωμάτων.

• Ανάγνωση   Ανάγνωση

• Αλλαγή   Ανάγνωση, επεξεργασία, αντιγραφή, αποθήκευση αλλαγών

• Πλήρης έλεγχος   Ανάγνωση, επεξεργασία, αντιγραφή, αποθήκευση αλλαγών, εκτύπωση, ορισμό ημερομηνιών λήξης για το περιεχόμενο, εκχώρηση δικαιωμάτων σε χρήστες, πρόσβαση σε περιεχόμενο μέσω προγραμματισμού

Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

Ορισμός επιπέδων δικαιωμάτων με μη αυτόματο τρόπο

1. Στην καρτέλα Αναθεώρηση , στην περιοχή Προστασία, επιλέξτε Δικαιώματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περιορισμένη πρόσβαση.

   

2. Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που αποκτάτε πρόσβαση στο διακομιστή αδειών χρήσης, πληκτρολογήστε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης για το διακομιστή παραχώρησης αδειών χρήσης και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση κωδικού πρόσβασης στην κλειδοθήκη του Mac OS.

   Σημείωση: Εάν δεν επιλέξετε Αποθήκευση κωδικού πρόσβασης στην κλειδοθήκη του Mac OS, ίσως χρειαστεί να εισαγάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης πολλές φορές.

3. Στα πλαίσια Ανάγνωση, Αλλαγή ή Πλήρης έλεγχος, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το όνομα του ατόμου ή της ομάδας ατόμων στα οποία θέλετε να αντιστοιχίσετε ένα επίπεδο πρόσβασης.

4. Εάν θέλετε να αναζητήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το όνομα στο βιβλίο διευθύνσεων, επιλέξτε .

5. Εάν θέλετε να εκχωρήσετε ένα επίπεδο πρόσβασης σε όλα τα άτομα στο βιβλίο διευθύνσεών σας, επιλέξτε Προσθήκη όλων .

6. Αφού εκχωρήσετε επίπεδα δικαιωμάτων, επιλέξτε OK.

   Εμφανίζεται η γραμμή μηνυμάτων και εμφανίζει ένα μήνυμα ότι το βιβλίο εργασίας διαθέτει διαχείριση δικαιωμάτων.

Χρήση ενός προτύπου για τον περιορισμό των δικαιωμάτων

Ένας διαχειριστής μπορεί να ρυθμίσει συγκεκριμένες πολιτικές IRM για την εταιρεία, που καθορίζουν ποιος έχει πρόσβαση στα επίπεδα δικαιωμάτων πληροφοριών για τους χρήστες. Αυτά τα στοιχεία της διαχείρισης δικαιωμάτων ορίζονται με τη χρήση προτύπων διακομιστή υπηρεσιών διαχείρισης δικαιωμάτων υπηρεσίας καταλόγου Active Directory (AD RMS). Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής εταιρείας μπορεί να ορίσει ένα πρότυπο δικαιωμάτων που ονομάζεται "Εταιρικό εμπιστευτικό", το οποίο καθορίζει ότι τα βιβλία εργασίας που χρησιμοποιούν αυτήν την πολιτική μπορούν να ανοίξουν μόνο από χρήστες εντός του τομέα της εταιρείας.

• Στην καρτέλα Αναθεώρηση , στην περιοχή Προστασία, επιλέξτε Δικαιώματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο δικαιωμάτων που θέλετε.

  

Αλλαγή ή κατάργηση επιπέδου δικαιωμάτων που έχετε ορίσει

Εάν έχετε εφαρμόσει ένα πρότυπο για να περιορίσετε δικαιώματα, δεν μπορείτε να αλλάξετε ή να καταργήσετε τα επίπεδα δικαιωμάτων. Αυτά τα βήματα ισχύουν μόνο εάν έχετε ορίσει επίπεδα δικαιωμάτων με μη αυτόματο τρόπο.

1. Στη γραμμή μηνυμάτων, επιλέξτε Αλλαγή δικαιωμάτων.

2. Στα πλαίσια Ανάγνωση, Αλλαγή και Πλήρης έλεγχος, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το όνομα του ατόμου ή της ομάδας ατόμων στα οποία θέλετε να αντιστοιχίσετε ένα επίπεδο πρόσβασης.

3. Για να καταργήσετε ένα άτομο ή μια ομάδα ατόμων από ένα επίπεδο πρόσβασης, επιλέξτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE.

4. Για να καταργήσετε την επιλογή Όλοι από ένα επίπεδο δικαιωμάτων, επιλέξτε Προσθήκη όλων .

Ορισμός ημερομηνίας λήξης για ένα περιορισμένο αρχείο

Οι συντάκτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν το παράθυρο διαλόγου "Ορισμός δικαιωμάτων" για να ορίσουν ημερομηνίες λήξης για το περιεχόμενο.

1. Στην καρτέλα Αναθεώρηση , στην περιοχή Προστασία, επιλέξτε Δικαιώματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περιορισμένη πρόσβαση.

   

2. Επιλέξτε Περισσότερες επιλογές, στη συνέχεια, επιλέξτε Αυτό το έγγραφο λήγει στις και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την ημερομηνία.

   Μετά τη λήξη του δικαιώματος ενός εγγράφου για εξουσιοδοτημένους χρήστες, το έγγραφο μπορεί να ανοίξει μόνο από το συντάκτη ή από άτομα με δικαίωμα πλήρους ελέγχου.

Να επιτρέπεται στους χρήστες με δικαίωμα αλλαγής ή ανάγνωσης να εκτυπώνουν περιεχόμενο

Από προεπιλογή, οι χρήστες με δικαίωμα αλλαγής και ανάγνωσης δεν μπορούν να εκτυπώσουν.

1. Στην καρτέλα Αναθεώρηση , στην περιοχή Προστασία, επιλέξτε Δικαιώματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περιορισμένη πρόσβαση.

   

2. Επιλέξτε Περισσότερες επιλογές και, στη συνέχεια, επιλέξτε Να επιτρέπεται στους χρήστες με δικαίωμα αλλαγής ή ανάγνωσης να εκτυπώνουν περιεχόμενο.

Να επιτρέπεται στους χρήστες με δικαίωμα ανάγνωσης να αντιγράφουν περιεχόμενο

Από προεπιλογή, οι χρήστες με δικαίωμα ανάγνωσης δεν μπορούν να αντιγράφουν περιεχόμενο.

1. Στην καρτέλα Αναθεώρηση , στην περιοχή Προστασία, επιλέξτε Δικαιώματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περιορισμένη πρόσβαση.

   

2. Επιλέξτε Περισσότερες επιλογές και, στη συνέχεια, επιλέξτε Να επιτρέπεται στους χρήστες με δικαίωμα ανάγνωσης να αντιγράφουν περιεχόμενο.

Να επιτρέπεται η εκτέλεση δεσμών ενεργειών σε ένα περιορισμένο αρχείο

Οι συντάκτες μπορούν να αλλάζουν ρυθμίσεις για να δίνουν τη δυνατότητα εκτέλεσης μακροεντολών της Visual Basic κατά το άνοιγμα ενός εγγράφου και να επιτρέπουν στις δέσμες ενεργειών AppleScript να αποκτούν πρόσβαση σε πληροφορίες στο έγγραφο με περιορισμούς.

1. Στην καρτέλα Αναθεώρηση , στην περιοχή Προστασία, επιλέξτε Δικαιώματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περιορισμένη πρόσβαση.

   

2. Επιλέξτε Περισσότερες επιλογές και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πρόσβαση σε περιεχόμενο μέσω προγραμματισμού.

Απαιτείται σύνδεση για την επαλήθευση δικαιωμάτων

Από προεπιλογή, τα άτομα πρέπει να κάνουν έλεγχο ταυτότητας μέσω σύνδεσης στο διακομιστή AD RMS την πρώτη φορά που ανοίγουν το έγγραφο με περιορισμούς. Ωστόσο, αυτό μπορείτε να το αλλάξετε, ζητώντας τους να πραγματοποιούν έλεγχο ταυτότητας κάθε φορά που ανοίγουν το έγγραφο με περιορισμούς.

1. Στην καρτέλα Αναθεώρηση , στην περιοχή Προστασία, επιλέξτε Δικαιώματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περιορισμένη πρόσβαση.

   

2. επιλέξτε Περισσότερες επιλογές και, στη συνέχεια, επιλέξτε Να απαιτείται σύνδεση για την επαλήθευση των δικαιωμάτων .

Κατάργηση περιορισμών

1. Στην καρτέλα Αναθεώρηση , στην περιοχή Προστασία, επιλέξτε Δικαιώματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Χωρίς περιορισμούς.

   

2. Στο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Κατάργηση περιορισμών.

Σχετικά θέματα

Περιορισμός δικαιώματος για το περιεχόμενο σε ένα αρχείο

Προσθήκη διαπιστευτηρίων για το άνοιγμα ενός αρχείου ή μηνύματος
με διαχείριση δικαιωμάτωνΜορφές αρχείων που λειτουργούν με την υπηρεσία IRM

Στις εκδόσεις του Microsoft 365 για iOS, οποιαδήποτε αρχεία με προστασία IRM που λαμβάνετε θα ανοίγουν εάν έχετε πραγματοποιήσει είσοδο με έναν λογαριασμό που έχει δικαιώματα για το αρχείο. Όταν ανοίγετε ένα αρχείο με προστασία IRM, εμφανίζεται μια γραμμή πληροφοριών στο επάνω μέρος που σας επιτρέπει να προβάλετε τα δικαιώματα που έχουν εκχωρηθεί για αυτό το αρχείο.

Εάν είστε συνδρομητής Office 365 με Διαχείριση δικαιωμάτων Azure και το τμήμα IT έχει ορίσει ορισμένα πρότυπα IRM για δική σας χρήση, μπορείτε να αντιστοιχίσετε αυτά τα πρότυπα σε αρχεία του Office σε iOS.

Για να προστατεύσετε ένα αρχείο, πατήστε το κουμπί επεξεργασίας στην εφαρμογή σας, μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση και πατήστε το κουμπί Περιορισμός δικαιωμάτων . Θα δείτε μια λίστα με τις διαθέσιμες πολιτικές IRM. επιλέξτε αυτό που θέλετε και πατήστε Τέλος για εφαρμογή.

Στις εκδόσεις του Microsoft 365, οποιαδήποτε αρχεία με προστασία IRM που λαμβάνετε θα ανοίγουν εάν έχετε πραγματοποιήσει είσοδο με έναν λογαριασμό που έχει δικαιώματα για το αρχείο. Όταν ανοίγετε ένα αρχείο με προστασία IRM, εμφανίζεται μια γραμμή πληροφοριών στο επάνω μέρος που σας επιτρέπει να προβάλετε τα δικαιώματα που έχουν εκχωρηθεί για αυτό το αρχείο.

Η υπηρεσία Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM) σάς βοηθά να κάνετε τα εξής:

• Αποτροπή ενός εξουσιοδοτημένου παραλήπτη περιορισμένου περιεχομένου από την προώθηση, αντιγραφή, αλλαγή, εκτύπωση, αποστολή φαξ ή επικόλληση του περιεχομένου για μη εξουσιοδοτημένη χρήση

• Περιορισμό του περιεχομένου κάθε φορά που γίνεται αποστολή του

• Παροχή λήξης αρχείου ώστε να μην είναι δυνατή η περαιτέρω προβολή του περιεχομένου σε έγγραφα μετά από ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα

• Επιβολή εταιρικών πολιτικών που διέπουν τη χρήση και τη διάδοση περιεχομένου εντός της εταιρείας

Η υπηρεσία IRM δεν είναι δυνατό να αποτρέψει τα παρακάτω για το περιεχόμενο:

• Διαγραφή, κλοπή ή καταγραφή και μετάδοση από προγράμματα κακόβουλης λειτουργίας, όπως δούρειους ίππους, προγράμματα καταγραφής πληκτρολόγησης καθώς και ορισμένα είδη λογισμικού spyware

• Απώλεια ή καταστροφή λόγω ενεργειών που οφείλονται σε ιούς υπολογιστών

• Χειρόγραφη αντιγραφή ή επαναπληκτρολόγηση από την εμφάνιση στην οθόνη του παραλήπτη

• Ψηφιακή φωτογράφιση (όταν εμφανίζεται σε οθόνη) από έναν παραλήπτη

• Αντιγραφή με χρήση προγραμμάτων καταγραφής οθόνης τρίτων κατασκευαστών