Προσθήκη βοηθού στο προφίλ σας στο Microsoft 365

Το πεδίο Βοηθός στο Microsoft 365 επιτρέπει σε έναν κάτοχο προφίλ να καθορίζει το άτομο που το υποστηρίζει σε καθημερινό συντονισμό. Για παράδειγμα, τα στελέχη μπορούν να υποδείξουν ποιος είναι ο βοηθός τους. Ο προσδιορισμός Βοηθός είναι μόνο πληροφοριακός. Δεν παρακάμπτει τον υπάρχοντα ρόλο του ατόμου ούτε αναθέτει νέες εταιρικές ευθύνες.

Οι πληροφορίες βοηθού εμφανίζονται στην ενότητα "Επαφή " στις κάρτες προφίλ. Για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τις πληροφορίες του Βοηθού στο προφίλ σας, ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται στο θέμα Επεξεργασία του προφίλ σας στο Microsoft 365.

Μόλις προστεθούν, οι πληροφορίες του βοηθού εμφανίζονται στο προφίλ του εκτελεστικού στελέχους, βοηθώντας τους συναδέλφους να εντοπίζουν γρήγορα το σωστό σημείο επαφής για τον προγραμματισμό ή τις ανάγκες συντονισμού, μειώνοντας τις περιττές αδιάφορες και διακοπές. 

Τι σημαίνει να είσαι καταχωρημένος ως Βοηθός;

Ο προσδιορισμός Βοηθός είναι καθαρά ένα ορατό χαρακτηριστικό προφίλ. 
Δεν εξαρτάται από την ιεραρχία αναφορών του οργανισμού ούτε εκχωρεί ειδικά δικαιώματα, πρόσβαση ή δυνατότητες. Η προσθήκη ενός ατόμου ως Βοηθού δεν ενεργοποιεί ειδοποιήσεις, δεν αλλάζει επίπεδα πρόσβασης ούτε αναθέτει οποιεσδήποτε ευθύνες σε αυτό το άτομο. Απλώς βοηθά τους άλλους χρήστες να κατανοήσουν ποιος είναι ο πληρεξούσιος κατόχου προφίλ ως βοηθός. 

Ποιος μπορεί να προστεθεί ως βοηθός; 

Το πεδίο Βοηθός επιτρέπει την προσθήκη ενός εσωτερικού χρήστη μισθωτή ή ενός χρήστη-επισκέπτη με προφίλ Azure AD. Δεν απαιτεί από το άτομο να κατέχει συγκεκριμένο ρόλο εργασίας ή να είναι μέρος της ιεραρχίας αναφορών του κατόχου του προφίλ. 

Συμπεριφορά βοηθού σε σενάριο μεταξύ μισθωτών: 

Ένας χρήστης από έναν εξωτερικό μισθωτή μπορεί να αντιστοιχιστεί ως βοηθός. Ωστόσο, ο αντιστοιχισμένος Βοηθός δεν θα βλέπει αυτήν τη σχέση στο προφίλ του ατόμου που υποστηρίζει.  

Παράδειγμα:
Ο Τζον έχει οριστεί ως Βοηθός του Ντέιβ. Ανήκουν σε διαφορετικούς μισθωτές. 

• Οι χρήστες στο μισθωτή του Dave μπορούν να δουν τον John να αναφέρεται ως βοηθός του Dave.

• Ο Ιωάννης δεν μπορεί να δει αυτή την τιμή βοηθού στο προφίλ του Dave, παρά το γεγονός ότι είναι ο αντιστοιχισμένος Βοηθός.

Αυτή η συμπεριφορά οφείλεται στη σχεδίαση, καθώς οι πληροφορίες βοηθού δεν εμφανίζονται στους μισθωτές. 

Θα λάβει ο καθορισμένος βοηθός οποιαδήποτε ειδοποίηση; 

Ο ορισμός ή η ενημέρωση του πεδίου Βοηθός δεν στέλνει καμία ειδοποίηση στο άτομο που αναφέρεται ως βοηθός. Αυτό είναι σκόπιμο, επειδή: 

• Ο προσδιορισμός "Βοηθός" είναι μόνο πληροφοριακός και όχι μια ενέργεια ροής εργασιών.

• Ο προσδιορισμός είναι ενημερωτικός και δεν τροποποιεί ρόλους, εργασίες ή πρόσβαση, επομένως δεν απαιτείται ειδοποίηση συστήματος.

• Οι χρήστες μπορούν να ενημερώσουν αυτό το πεδίο για την ευαισθητοποίηση μεταξύ των οργανισμών χωρίς να ενεργοποιήσουν ειδοποίηση.

Το πεδίο Βοηθός: 

• Αντιπροσωπεύει έναν ενεργό χρήστη μισθωτή που έχει ένα προφίλ Azure AD.

• Ανήκει και διαχειρίζεται ο κάτοχος του προφίλ.

• Εμφανίζεται με συνέπεια στους χρήστες μισθωτή σε όλες τις εμπειρίες του Microsoft 365, όπως η κάρτα προφίλ, η ενότητα οργανισμού της κάρτας προφίλ και το Copilot (όπου διατίθεται). Όταν ένας Βοηθός εξέρχεται από τον οργανισμό, η τιμή του αποθηκευμένου Βοηθού απαλείφεται από το προφίλ και το πεδίο δεν εμφανίζεται πλέον στο προφίλ.

• Οποιαδήποτε στιγμή, μπορείτε να έχετε μόνο έναν βοηθό κάθε φορά.

Πού εμφανίζονται οι πληροφορίες του Βοηθού; 

Όταν προστεθεί, ο Βοηθός είναι ορατός στην κάρτα προφίλ (ενότητα επαφής) βοηθώντας τους συναδέλφους να προσδιορίσουν το σωστό σημείο επαφής κατά την προβολή του προφίλ ενός ατόμου. 

Διαχείριση της προστασίας προσωπικών δεδομένων και της ορατότητας από τους Χρήστες 

Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο "i", το πρόγραμμα επεξεργασίας προφίλ σάς κατευθύνει στην κατάλληλη σελίδα ρυθμίσεων για τη διαχείριση της ορατότητας. 

Από προεπιλογή, ο Βοηθός είναι ορατός σε όλους τους χρήστες στον οργανισμό σας. Ανάλογα με τις πολιτικές μισθωτή, ενδέχεται να μπορείτε να κάνετε τα εξής: 

• Αλλαγή ορατότητας σε Μόνο εγώ

• Παράκαμψη προεπιλεγμένων ρυθμίσεων προστασίας προσωπικών δεδομένων που έχουν οριστεί από τον οργανισμό σας

Πώς χρησιμοποιούνται οι πληροφορίες του Βοηθού 

Αφού αποθηκευτεί, αυτές οι πληροφορίες βοηθού εμφανίζονται στην κάρτα προφίλ του ατόμου στο οποίο προστέθηκε ο Βοηθός. 

Ρυθμίσεις Διαχείριση για τον Βοηθό στο Κέντρο Διαχείριση του SharePoint 

Στο κέντρο διαχείρισης SP, οι διαχειριστές μισθωτή μπορούν να –  

1. Απενεργοποιήστε τη δυνατότητα "Βοηθός", επισημαίνοντας την ως "απενεργοποιημένη" ή ορισμένη ως "προαιρετική" ή ως "απαιτούμενη" ιδιότητα. Η προεπιλογή είναι "προαιρετική".

2. Ορίστε την προεπιλεγμένη προστασία προσωπικών δεδομένων της ιδιότητας Βοηθός (σε "Όλοι" ή "Μόνο εγώ" και καθορίστε εάν ο χρήστης μπορεί να παρακάμψει αυτή την τιμή. Η προεπιλογή είναι "Όλοι".

3. Ορίστε εάν η "Προεπιλεγμένη ρύθμιση προστασίας προσωπικών δεδομένων" μπορεί να αντικατασταθεί/τροποποιηθεί από το χρήστη. Η προεπιλογή είναι να μην παρέχεται η δυνατότητα παράκαμψης.

Συνήθεις ερωτήσεις 

1. Μπορώ να προσθέσω περισσότερους από έναν βοηθούς;
   Όχι. Μόνο ένας Βοηθός μπορεί να προστεθεί και να εμφανιστεί σε ένα προφίλ κάθε φορά.

2. Μπορεί κάποιος άλλος να διαχειριστεί τον βοηθό μου για μένα; 
   Όχι. Μόνο ο κάτοχος του προφίλ μπορεί να διαχειρίζεται τον Βοηθό.

3. Γιατί δεν μπορώ να δω το πεδίο Βοηθός στο Πρόγραμμα επεξεργασίας προφίλ; 

   Ο διαχειριστής μισθωτή μπορεί να έχει: 

   1. Απενεργοποίηση του πεδίου Βοηθός 

   2. Δυνατότητα επεξεργασίας περιορισμένων χρηστών 

   3. Απόκρυψη του πεδίου από το Πρόγραμμα επεξεργασίας
      
      προφίλ Εάν πιστεύετε ότι πρέπει να έχετε πρόσβαση, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή σας. 

4. Μπορώ να καταργήσω προσωρινά τον Βοηθό μου;
   Ναι. Εάν επιτρέπεται η επεξεργασία, μπορείτε να διαγράψετε την τιμή του Βοηθού. Αυτό το στοιχείο καταργείται από το προφίλ σας μέχρι να το προσθέσετε ξανά.

5. Πόσος χρόνος χρειάζεται για να εμφανιστούν οι αλλαγές;
   Οι αλλαγές μπορεί να χρειαστούν έως και 24 ώρες για να τεθούν σε ισχύ αυτόματα και δεν απαιτούν παρέμβαση IT ή ανθρώπινου δυναμικού.