Το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας, μια νέα δυνατότητα του Outlook 2013, του Exchange 2013 και του SharePoint 2013, είναι σαν μια κεντρική αρχειοθήκη αρχειοθέτησης για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Exchange που σχετίζονται με το έργο και τα έγγραφα του SharePoint. Με τα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση και να ταχυδρομήσετε έγγραφα έργου χωρίς να κλείσετε το Outlook, να συλλέξετε σημαντική συζήτηση σε ένα σημείο και να κάνετε κοινή χρήση του γραμματοκιβωτίου με οποιονδήποτε το χρειάζεται.
Σημαντικό: Αυτή η δυνατότητα δεν είναι διαθέσιμη στις εφαρμογές του Office 2013 RT. Θέλετε να μάθετε ποια έκδοση του Office χρησιμοποιείτε;
Σημαντικό: Η δυνατότητα γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας στο SharePoint έχει καταργηθεί από την αρχή του Μαρτίου, 2017. Αυτή η δυνατότητα θα καταργηθεί πλήρως σε μια μελλοντική έκδοση. Οι νέες SharePoint εταιρείες δεν έχουν πλέον πρόσβαση στη δυνατότητα γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας. Οι υπάρχουσες SharePoint εταιρείες δεν μπορούν πλέον να δημιουργήσουν νέα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας. Οποιοδήποτε γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας που έχει ρυθμιστεί και αναπτυχθεί πριν από το Μάρτιο, το 2017 θα συνεχίσει να λειτουργεί.
Θα παράσχουμε μια διαδικασία για να βοηθήσουμε τη μετάβαση στις υπάρχουσες τοποθεσίες γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας σε μια ομάδα Microsoft 365 τον Σεπτέμβριο του 2017. Εάν αυτή τη στιγμή χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα "γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας" στο SharePoint, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να αλλάξετε σε Ομάδες του Microsoft 365, αντί να υποστηρίξετε τα σενάρια συνεργασίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα χρήση των ομάδων του Office 365 αντί για γραμματοκιβώτια τοποθεσίας.
Σημείωση: Η δυνατότητα γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας θα παραμείνει υποστηριζόμενη, αλλά θα αποδοκιμαστεί στον SharePoint Server 2019, το SharePoint Server 2016, το SharePoint 2013 και τα προϊόντα του SharePoint 2010. Συνιστάται στους πελάτες να εξερευνήσουν τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια ως εναλλακτική λύση για τα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας.
-
Για να χρησιμοποιήσετε ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας, πρέπει να το προσθέσετε στην τοποθεσία του SharePoint.
-
Άνοιγμα του γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας στο παράθυρο περιήγησης του Outlook. Εμφανίζεται εκεί αυτόματα μετά τη δημιουργία του γραμματοκιβωτίου στο SharePoint.
Εάν είστε προσκεκλημένοι να συμμετέχετε σε ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας που έχει δημιουργήσει κάποιος άλλος, θα δείτε μια πρόσκληση για το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας στα Εισερχόμενά σας και θα δείτε επίσης το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας να προστίθεται αυτόματα στο παράθυρο περιήγησης του Outlook.
Ας υποθέσουμε ότι η Anne δημιουργεί ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας για ένα έργο που ονομάζεται NorthWind traders. Όλες οι επικοινωνίες που σχετίζονται με το έργο βρίσκονται στην Northwind traders > τα Εισερχόμενα και τα έγγραφα του Project — αν και είναι αποθηκευμένα στο SharePoint — είναι προσβάσιμα από τα έγγραφατης Northwind Traders >. Η Anne μπορεί να εκχωρήσει δικαιώματα σε άλλα μέλη του Project για να χρησιμοποιήσουν τους ίδιους φακέλους έργου από το πρόγραμμα-πελάτη του Outlook.
Για να στείλετε έγγραφα, αντί να μεταβείτε στο SharePoint για να εντοπίσετε έγγραφα που θέλετε να στείλετε ως συνημμένα, μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα τα σχετικά έγγραφα στο φάκελο " έγγραφα " και να τα αντιγράψετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει αυτόματα συνδέσεις προς τα έγγραφα στην τοποθεσία του SharePoint.
Σημείωση: Ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας έχει τη δική του διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επομένως, για να διατηρήσετε σημαντικές συζητήσεις στο γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας όπου μπορούν να τις δουν όλοι, προσθέστε αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως έναν από τους παραλήπτες αλληλογραφίας.
Κατάργηση του γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας από το Outlook
Όταν ολοκληρωθεί ένα έργο, μπορεί να μην θέλετε το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας να εμφανίζεται πλέον στο Outlook. Για να καταργήσετε το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας από την προβολή του Outlook, χρησιμοποιήστε έναν από τους εξής δύο τρόπους:
-
Κάντε δεξί κλικ στο γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας στο παράθυρο περιήγησης και Κλείστε το "γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας".
-
Κάντε δεξί κλικ στο όνομα του λογαριασμού σας στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση όλων των γραμματοκιβωτίων τοποθεσίας. Θα οδηγηθείτε σε μια λίστα με όλα τα γραμματοκιβώτια της τοποθεσίας σας. Μπορείτε να καρφιτσώσετε και να ξεκαρφιτσώσετε γραμματοκιβώτια τοποθεσίας στην προβολή του Outlook από αυτήν την προβολή.
