Ρύθμιση αυτοματοποιημένης ροής εργασιών μεταξύ Microsoft Forms και Excel μέσω του Power Automate

Εισαγωγή

Αυτός ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία ρύθμισης μιας αυτοματοποιημένης ροής εργασιών μεταξύ του Microsoft Forms και του Excel χρησιμοποιώντας το Power Automate. Η ροή εργασιών θα μπορούσε να προσθέσει αυτόματα τα δεδομένα αποκρίσεων Forms στο προκαθορισμένο αρχείο του Excel.

Προαπαιτούμενα

Προτού ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε τα εξής:

• Ένας λογαριασμός Microsoft 365 με πρόσβαση σε Microsoft Forms και Excel (Ελέγξτε την περιγραφή υπηρεσίας microsoft 365)

• Πρόσβαση στο Power Automate (Έλεγχος αδειών χρήσης Power Automate για άδειες χρήσης με σπόρους Power Automate για λογαριασμό Microsoft 365)

Οδηγός βήμα προς βήμα

1. Δημιουργία φόρμας Microsoft

Για να ξεκινήσετε, θα χρειαστείτε μια φόρμα της Microsoft που συλλέγει τα δεδομένα που θέλετε να αυτοματοποιήσετε. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

• Εισέλθετε στον λογαριασμό Microsoft 365 και μεταβείτε στο Microsoft Forms.

• Δημιουργήστε μια φόρμα και σχεδιάστε τη φόρμα σας προσθέτοντας ερωτήσεις και ρυθμίζοντας τις παραμέτρους ανάλογα με τις ανάγκες.

2. Ρύθμιση υπολογιστικού φύλλου του Excel

Στη συνέχεια, προετοιμάστε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα που συλλέγονται από τη φόρμα σας:

• Ανοίξτε το Excel και δημιουργήστε ένα νέο βιβλίο εργασίας ή χρησιμοποιήστε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας.

• Προσθέστε ετικέτες στις στήλες ώστε να ταιριάζουν με τα πεδία στο Microsoft Form. Για παράδειγμα, εάν η φόρμα σας συλλέγει ονόματα και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι στήλες σας μπορεί να φέρουν τις ετικέτες "Όνομα" και "Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο".

• Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας στο OneDrive ή στο SharePoint, ώστε να είναι δυνατή η πρόσβαση σε αυτό από το Power Automate.

Εάν έχετε ήδη ένα αρχείο Excel συνδεδεμένο με τη φόρμα (μέσω της επιλογής "Άνοιγμα αποτελέσματος στο Excel" από Forms σελίδα αποτελεσμάτων), οι στήλες θα δημιουργηθούν αυτόματα. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις στήλες ανάλογα με τις ανάγκες.

3. Δημιουργία νέας ροής στο Power Automate

Τώρα, θα δημιουργήσετε μια ροή στο Power Automate για να συνδέσετε τη φόρμα σας με το υπολογιστικό φύλλο του Excel:

• Άνοιγμα και είσοδος στο Power Automate

• και κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία" στο αριστερό μενού.

• Επιλέξτε "Αυτοματοποιημένη ροή cloud" και δώστε ένα όνομα στη ροή σας (π.χ., "Φόρμα για αυτοματοποίηση του Excel").

• Στην περιοχή "Επιλέξτε το έναυσμα της ροής σας", αναζητήστε και επιλέξτε "Microsoft Forms".

• Επιλέξτε "Όταν υποβάλλεται μια νέα απόκριση" ως το έναυσμα.

4. Ρύθμιση παραμέτρων του εναύσματος

Στη συνέχεια, θα ρυθμίσετε τις παραμέτρους του εναύσματος για να καθορίσετε ποιες αποκρίσεις φόρμας θα πρέπει να ενεργοποιήσουν τη ροή:

• Από την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε τη φόρμα της οποίας τα δεδομένα θέλετε να αυτοματοποιήσετε. Εάν η φόρμα σας δεν εμφανίζεται, επικολλήστε το αναγνωριστικό φόρμας από τη διεύθυνση URL της φόρμας για να προσθέσετε τη φόρμα.

• Κάντε κλικ στο "Νέο βήμα" για να συνεχίσετε.

5. Προσθέστε μια ενέργεια για να λάβετε απαντήσεις φόρμας

Μετά τη ρύθμιση του εναύσματος, προσθέστε μια ενέργεια για να ανακτήσετε τις απαντήσεις της φόρμας:

• Κάντε αναζήτηση για "Microsoft Forms" και επιλέξτε "Λήψη λεπτομερειών απάντησης".

• Επιλέξτε τη φόρμα σας από την αναπτυσσόμενη λίστα.

• Στο πεδίο "Αναγνωριστικό απόκρισης", επιλέξτε "Αναγνωριστικό απόκρισης" από το πλαίσιο δυναμικού περιεχομένου.

6. Προσθήκη ενέργειας για τη συμπλήρωση του υπολογιστικού φύλλου του Excel

Τώρα, θα ρυθμίσετε μια ενέργεια για να γράψετε τις απαντήσεις της φόρμας στο υπολογιστικό φύλλο του Excel:

• Κάντε κλικ στο "Νέο βήμα" και κάντε αναζήτηση για "Excel Online (Επιχειρήσεις)".

• Επιλέξτε "Προσθήκη γραμμής σε πίνακα".

• Επιλέξτε τη θέση του αρχείου Excel (OneDrive ή SharePoint), επιλέξτε τη βιβλιοθήκη εγγράφων και μεταβείτε στο αρχείο που δημιουργήσατε νωρίτερα.

• Επιλέξτε τον πίνακα μέσα στο υπολογιστικό φύλλο σας όπου θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα της φόρμας.

• Αντιστοιχίστε τα πεδία από τη φόρμα σας στις στήλες του πίνακα του Excel, επιλέγοντας δυναμικό περιεχόμενο για κάθε στήλη.

• Αποθηκεύστε τη ροή.

7. Ελέγξτε τη ροή σας

Πριν από την ολοκλήρωση, είναι σημαντικό να ελέγξετε τη ροή σας για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί σωστά:

• Υποβάλετε μια δοκιμαστική απάντηση στο Microsoft Form.

• Μεταβείτε στο Power Automate και ελέγξτε το ιστορικό ροής για να δείτε αν έτρεξε με επιτυχία.

• Ανοίξτε το αρχείο του Excel για να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα έχουν καταγραφεί με ακρίβεια.

Συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων

Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα, εξετάστε αυτά τα βήματα αντιμετώπισης προβλημάτων:

• Βεβαιωθείτε ότι έχει ελεγχθεί ο έλεγχος ταυτότητας όλων των συνδέσεων (Microsoft Forms, Excel και Power Automate) και ότι έχουν τα απαραίτητα δικαιώματα.

• Βεβαιωθείτε ότι ο πίνακας του Excel έχει μορφοποιηθεί ως πίνακας (χρησιμοποιήστε τη φράση "Μορφοποίηση ως πίνακα" στο Excel).

• Εξετάστε τη δυναμική αντιστοίχιση περιεχομένου για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα πεδία είναι σωστά στοιχισμένα.

• Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο Excel δεν διαθέτει πρόσθετη σύνδεση συγχρονισμού δεδομένων για να αποφύγετε διπλότυπα δεδομένα.