Ρύθμιση παραμέτρων περιήγησης μετα-δεδομένων για λίστα ή βιβλιοθήκη

Ρύθμιση παραμέτρων περιήγησης μετα-δεδομένων για λίστα ή βιβλιοθήκη

Όταν ρυθμίζετε την περιήγηση μετα-δεδομένων σε μεγάλες λίστες και βιβλιοθήκες, διευκολύνετε τους χρήστες να βρίσκουν περιεχόμενο. Η περιήγηση μετα-δεδομένων επιτρέπει στους χρήστες του Microsoft SharePoint να φιλτράρουν και να βρίσκουν περιεχόμενο σε λίστες και βιβλιοθήκες χρησιμοποιώντας ένα δέντρο περιήγησης.

Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε φίλτρα πλήκτρων, τα οποία λειτουργούν σε συνδυασμό με το δέντρο περιήγησης για να περιορίσετε τη λίστα των στοιχείων που εμφανίζονται. Όταν ρυθμίζετε την περιήγηση μετα-δεδομένων, μπορείτε να καθορίσετε ποιες στήλες από τη βιβλιοθήκη θα εμφανίζονται στο δέντρο και να καθορίσετε φίλτρα πλήκτρων.

Η παρακάτω εικόνα δείχνει ένα παράδειγμα ενός απλού δέντρου περιήγησης που βασίζεται στον τύπο περιεχομένου.

Μπορείτε να ρυθμίσετε την περιήγηση μετα-δεδομένων για ένα στοιχείο ελέγχου δέντρου στον αριστερό πίνακα

Από προεπιλογή, η περιήγηση και το φιλτράρισμα μετα-δεδομένων είναι ενεργοποιημένα στις περισσότερες τοποθεσίες. Εάν δεν είναι ενεργοποιημένη για την τοποθεσία σας, μπορείτε να την ενεργοποιήσετε στις σελίδες δυνατότητες τοποθεσίας για την τοποθεσία σας.

Σημείωση: Πρέπει να είστε κάτοχος τοποθεσίας ή διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών για να ενεργοποιήσετε την περιήγηση και το φιλτράρισμα μετα-δεδομένων.

Ενεργοποίηση περιήγησης και φιλτραρίσματος μετα-δεδομένων

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στην περιοχή Ενέργειες τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση δυνατοτήτων τοποθεσίας.

  3. Στη λίστα δυνατότητες, βρείτε την Περιήγηση και το φιλτράρισμα μετα-δεδομένωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση.

Προσθήκη εταιρικών μετα-δεδομένων και λέξεων-κλειδιών

Στο SharePoint στο Microsoft 365, η προσθήκη μιας στήλης εταιρικών λέξεων-κλειδιών επιτρέπει στους χρήστες να εισαγάγουν μία ή περισσότερες τιμές κειμένου που θα κοινοποιηθούν σε άλλους χρήστες και εφαρμογές, ώστε να είναι δυνατή η διευκόλυνση της αναζήτησης και του φιλτραρίσματος, καθώς και η συνέπεια και η επαναχρησιμοποίηση των μετα-δεδομένων.

Η προσθήκη μιας στήλης εταιρικών λέξεων-κλειδιών παρέχει επίσης συγχρονισμό ανάμεσα σε υπάρχοντα πεδία λέξεων-κλειδιών παλαιού τύπου και στην υποδομή διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. (Οι ετικέτες εγγράφου θα αντιγραφούν στις εταιρικές λέξεις-κλειδιά στην αποστολή.)

Σημείωση: Πρέπει να έχετε τουλάχιστον το επίπεδο δικαιωμάτων "Διαχείριση λιστών" για να ρυθμίσετε μετα-δεδομένα και λέξεις-κλειδιά για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

  1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της περιήγησης μετα-δεδομένων και κάντε κλικ στον τίτλο.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις λίστας ή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

  3. Στην περιοχή δικαιώματα και διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή εταιρικά μετα-δεδομένα και ρυθμίσεις λέξεων-κλειδιών.

    Σημείωση: Από προεπιλογή, η περιήγηση και το φιλτράρισμα μετα-δεδομένων είναι ενεργοποιημένα στις περισσότερες τοποθεσίες. Εάν δεν βλέπετε την επιλογή Ρυθμίσεις περιήγησης μετα-δεδομένων , μπορεί να απενεργοποιηθεί στην τοποθεσία σας. Για να μάθετε πώς μπορείτε να το ενεργοποιήσετε, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση περιήγησης μετα-δεδομένων και φιλτραρίσματος.

  4. Στην ενότητα εταιρικά μετα-δεδομένα και λέξεις-κλειδιά , κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Εταιρικές λέξεις-κλειδιά για να προσθέσετε μια στήλη εταιρικών λέξεων-κλειδιών στη λίστα και να ενεργοποιήσετε το συγχρονισμό λέξεων-κλειδιών.

    Εταιρικά μετα-δεδομένα και ρυθμίσεις λέξεων-κλειδιών

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Τώρα, όταν προσθέτετε μια στήλη στη λίστα, μπορείτε να προσθέσετε μια στήλη εταιρικών λέξεων-κλειδιών στη λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη μιας στήλης που χρησιμοποιεί διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία στήλης διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Για πληροφορίες σχετικά με το φιλτράρισμα σε διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση φιλτραρίσματος για την τροποποίηση μιας προβολής του SharePoint.

Πρέπει να έχετε τουλάχιστον το επίπεδο δικαιωμάτων "Διαχείριση λιστών" για να ρυθμίσετε την περιήγηση μετα-δεδομένων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

  1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της περιήγησης μετα-δεδομένων και κάντε κλικ στον τίτλο.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα λίστα ή βιβλιοθήκη στην κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας ή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

  3. Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις περιήγησης μετα-δεδομένων.

    Σημείωση: Από προεπιλογή, η περιήγηση και το φιλτράρισμα μετα-δεδομένων είναι ενεργοποιημένα στις περισσότερες τοποθεσίες. Εάν δεν βλέπετε την επιλογή Ρυθμίσεις περιήγησης μετα-δεδομένων , μπορεί να απενεργοποιηθεί στην τοποθεσία σας. Για να μάθετε πώς μπορείτε να το ενεργοποιήσετε, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση περιήγησης μετα-δεδομένων και φιλτραρίσματος.

  4. Στην ενότητα Ρύθμιση παραμέτρων ιεραρχιών περιήγησης , επιλέξτε το πεδίο ή τα πεδία που θέλετε να εμφανίζονται στην ιεραρχία περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

    Οι ρυθμίσεις της περιήγησης μετα-δεδομένων σάς επιτρέπουν να καθορίσετε τα πεδία μετα-δεδομένων που είναι δυνατό να προστεθούν σε ένα στοιχείο ελέγχου δέντρου περιήγησης

  5. Από προεπιλογή, το δέντρο περιήγησης εμφανίζει τους φακέλους. Εάν δεν θέλετε να εμφανίζονται οι φάκελοι, επιλέξτε Φάκελοικαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση.

  6. Στην ενότητα Ρύθμιση παραμέτρων φίλτρων πλήκτρων , επιλέξτε τα πεδία που θέλετε να προσθέσετε ως φίλτρα πλήκτρων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

  7. Στο πλαίσιο Ρύθμιση παραμέτρων αυτόματης δημιουργίας ευρετηρίου στηλών για αυτήν τη λίστα, καθορίστε εάν θέλετε να δημιουργούνται αυτόματα ευρετήρια σε αυτήν τη λίστα. Αυτό βελτιώνει την απόδοση των ερωτημάτων που εκτελούν οι χρήστες όταν χρησιμοποιούν το δέντρο περιήγησης και τις στήλες φίλτρων κλειδιών που έχετε καθορίσει. Συνιστάται να ενεργοποιήσετε την επιλογή Αυτόματη διαχείριση δεικτών στηλών σε αυτήν τη λίστα.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Όταν η περιήγηση μετα-δεδομένων έχει ρυθμιστεί για μια λίστα ή βιβλιοθήκη, η τοποθεσία SharePoint εμφανίζει ένα στοιχείο ελέγχου δέντρου στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Το δέντρο εμφανίζει μια ιεραρχία φακέλων και όρων διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν στοιχεία στο δέντρο για να φιλτράρουν τα στοιχεία που εμφανίζονται στη σελίδα. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν δυναμικές οθόνες περιεχομένου. Οι χρήστες μπορούν να το περικάνουν περισσότερο, χρησιμοποιώντας το στοιχείο ελέγχου φίλτρα πλήκτρων που εμφανίζεται κάτω από το δέντρο περιήγησης και το οποίο λειτουργεί σε συνδυασμό με το δέντρο περιήγησης.

Περιήγηση μετα-δεδομένων

  1. Στοιχείο ελέγχου δέντρου

  2. Ιεραρχία φακέλων για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

  3. Όρος

  4. Εξαρτημένοι όροι παιδιού

  5. Φίλτρα πλήκτρων

Οι χρήστες της τοποθεσίας μπορούν να χρησιμοποιούν το δέντρο περιήγησης για να κάνουν αναζήτηση σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη κατά φάκελο ή μέσω μετα-δεδομένων. Όταν οι χρήστες επιλέγουν έναν όρο διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στο δέντρο περιήγησης, η προβολή εμφανίζει μόνο τα στοιχεία που έχουν την ετικέτα με αυτόν τον όρο ή τους όρους απογόνων της. Για να φιλτράρετε μόνο έναν συγκεκριμένο όρο και να εξαιρέσετε τους θυγατρικούς όρους απογόνων, οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν ξανά το στοιχείο. Η περιήγηση μετα-δεδομένων λειτουργεί μαζί με άλλα φίλτρα για τη λίστα, όπως οι προβολές και τα φίλτρα στηλών.

Μπορείτε να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε την περιήγηση μετα-δεδομένων για λίστες και βιβλιοθήκες, ακόμα και αν αυτές οι λίστες και οι βιβλιοθήκες δεν χρησιμοποιούν στήλες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ορισμένους τύπους στηλών ως πεδία σε μια ιεραρχία περιήγησης μετα-δεδομένων, όπως ο τύπος περιεχομένου και η επιλογή μίας τιμής.

Η παρακάτω λίστα εμφανίζει τους τύπους στηλών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν από το στοιχείο ελέγχου φίλτρων κλειδιών ως πεδία:

  • Διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα

  • Τύπος περιεχομένου

  • Επιλογή

  • Άτομο ή ομάδα

  • Ημερομηνία και ώρα

  • Αριθμός

Για να μάθετε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε μια στήλη που χρησιμοποιεί διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία στήλης διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.

Από προεπιλογή, το SharePoint εκτελεί αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου. Όταν είναι ενεργοποιημένη η αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου, τα ευρετήρια δημιουργούνται αυτόματα για τα πεδία που προσθέτετε στη δομή περιήγησης και στα φίλτρα πλήκτρων. Τα ευρετήρια μίας στήλης δημιουργούνται σε όλα τα υποστηριζόμενα πεδία φίλτρων κλειδιών, εκτός από τα πεδία Τύπος περιεχομένου και επιλογή. Τα σύνθετα ευρετήρια δημιουργούνται σε όλους τους υποστηριζόμενους συνδυασμούς ιεραρχιών περιήγησης και φίλτρων πλήκτρων.

Όταν δημιουργούνται αυτόματα ευρετήρια, τα ερωτήματα είναι ενεργοποιημένα για λίστες που έχουν περισσότερα στοιχεία από το όριο προβολής λίστας. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί να απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση και να ρυθμίσετε τα ευρετήρια με μη αυτόματο τρόπο. Για παράδειγμα, εάν ο συνδυασμός μίας στήλης και σύνθετων δεικτών υπερβαίνει το 20 (ο μέγιστος αριθμός ευρετηρίων ανά λίστα), πρέπει να απενεργοποιήσετε την αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους των ευρετηρίων με μη αυτόματο τρόπο.

Από προεπιλογή, η περιήγηση και το φιλτράρισμα μετα-δεδομένων είναι ενεργοποιημένα στις περισσότερες τοποθεσίες που έχουν δημιουργηθεί σε SharePoint προϊόντα. Ακόμη και αν η περιήγηση μετα-δεδομένων δεν έχει ρυθμιστεί για μια συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη, οι δυνατότητές της λειτουργούν πίσω από τις σκηνές για να βελτιώσουν την απόδοση των προβολών σε λίστες και βιβλιοθήκες. Η δυνατότητα "Περιήγηση και φιλτράρισμα μετα-δεδομένων" επιλέγει αυτόματα το καλύτερο ευρετήριο για να λειτουργεί κάθε φορά που φορτώνεται μια προβολή. Όταν οι χρήστες φορτώνουν νέες προβολές, εκκαθαρίζουν φίλτρα ή εφαρμόζουν μια τάξη, η βελτιστοποίηση ερωτημάτων προσδιορίζει τον καλύτερο τρόπο με τον οποίο θα υποβάλετε ερώτημα στη βάση δεδομένων για να αποφύγετε την επιτάχυνση της προβολής λίστας.

Εάν ένας χρήστης φορτώνει μια προβολή που υπερβαίνει το όριο, τότε η περιήγηση και το φιλτράρισμα μετα-δεδομένων δημιουργεί μια τροποποιημένη έκδοση του αρχικού ερωτήματος χρήστη που ονομάζεται εναλλακτικό ερώτημα. Το εναλλακτικό ερώτημα εκτελείται σε ένα τμήμα της λίστας αντί για την πλήρη λίστα. Ως αποτέλεσμα, εμφανίζει ένα μερικό καθορισμένο στοιχείο για τα στοιχεία που ζητήθηκαν. Τα εφεδρικά ερωτήματα παρέχουν χρήσιμα αποτελέσματα όταν το αρχικό ερώτημα δεν επιτρέπεται εξαιτίας του περιορισμού της μεγάλης λίστας. Περιστασιακά, εάν δεν υπάρχουν στοιχεία, το τμήμα της λίστας που σαρώνεται από το ερώτημα περιέχει αποτελέσματα που ταιριάζουν με το αρχικό ερώτημα χρήστη, ένα εναλλακτικό ερώτημα δεν επιστρέφει αποτελέσματα.

Όταν παρουσιάζεται ένα εναλλακτικό ερώτημα, ένα μήνυμα στην οθόνη προειδοποιεί το χρήστη ότι τα αποτελέσματα είναι μερικά. Το μήνυμα υποδηλώνει ότι ο χρήστης εφαρμόζει πρόσθετα φίλτρα για να δει ένα πλήρες πρόγραμμα.

Το μήνυμα εναλλακτικού ερωτήματος χρησιμεύει επίσης ως προειδοποίηση για τους κατόχους λίστας ή βιβλιοθήκης ότι οι χρήστες δεν μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στο περιεχόμενο.

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×