Σενάρια για τη χρήση του InfoPath και των υπηρεσιών InfoPath Forms Services

Πριν από το InfoPath

Παρόλο που A. αναφοράς Corporation χρησιμοποιείται ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Office Excel για να δημιουργήσετε αναφορές εξόδων, τους υπαλλήλους εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται μη αυτόματη διαδικασία για να υποβάλετε αναφορές εξόδων. Για παράδειγμα, ενός υπαλλήλου που έχουν εισαχθεί στη δαπάνες στο βιβλίο εργασίας του Excel και, στη συνέχεια, εκτύπωση στο βιβλίο εργασίας. Κάνει συνημμένο δελτίο δρομολόγησης χαρτιού στην εκτυπωμένη αναφορά και, στη συνέχεια, να σταλεί της αναφοράς μέσω μεταξύ αλληλογραφίας σε ο διευθυντής.

Μετά την έγκριση της αναφοράς, η διαχείριση επιλεγμένο το όνομά της από το δελτίο δρομολόγησης και, στη συνέχεια, αποστέλλονται την αναφορά για το τμήμα λογιστικής μέσω μεταξύ αλληλογραφίας. Εάν η διαχείριση λογιστικές εγκριθεί την αναφορά, στη συνέχεια, έχουν εκδοθεί αποζημίωση ελέγχων. Για τοπικών γραφείων, εβδομάδες θα μπορούσε να περάσει μεταξύ του χρόνου που έχει υποβληθεί από την αρχική αναφορά και όταν ο εργαζόμενος λάβει την απόδοση ελέγχου.

Μετά από το InfoPath

Ως αποτέλεσμα της μετάβασης από μια διαδικασία με βάση το χαρτί σε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία που χρησιμοποιεί το InfoPath και InfoPath Forms Services, A. αναφοράς Corporation έχει μειωθεί ο χρόνος και αναφορές χρήματα που που αναλώθηκε εξόδων υπαλλήλων επεξεργασίας. Υπάλληλοι τώρα μπορούν να συμπληρώνουν φόρμες τους online και υποβολή ηλεκτρονικά για τους διαχειριστές. Μετά την οι διαχειριστές να εγκρίνουν τις αναφορές, που μπορεί να γίνεται δρομολόγηση τους ηλεκτρονικά με το τμήμα IT λογιστική για τελική έγκριση και επιστροφή.

Τα πλεονεκτήματα της μετάβασης σε ένα σύστημα που βασίζεται στο InfoPath περιλαμβάνουν τα εξής:

• Ευκολία Online    Υπαλλήλους που έχουν εγκατεστημένο στους υπολογιστές τους το InfoPath να χρησιμοποιήσετε το InfoPath για συμπληρώστε και υποβάλετε μια φόρμα αναφοράς δαπανών. Υπαλλήλους που δεν έχουν εγκατεστημένο στον υπολογιστή τους το InfoPath μπορεί να συμπληρώστε και υποβάλετε τις αναφορές εξόδων, χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης Web.

• Υποστήριξη χωρίς σύνδεση    Εάν τους υπαλλήλους Συμπληρώστε μια φόρμα αναφοράς δαπανών στο InfoPath, μπορούν να αποθήκευση τους ημιτελής φόρμες στον υπολογιστή τους, εργασία χωρίς σύνδεση της φόρμας και, στη συνέχεια, να υποβάλετε τη συμπληρωμένη φόρμα στο εταιρικό δίκτυο όταν συνδεθούν πάλι. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τους εργαζόμενους που έχουν ασυνεχή ή περιορισμένη πρόσβαση σε πόρους δικτύου ή στο Internet, όπως τους εργαζόμενους που ταξιδεύουν συχνά.

• Αυξημένη ακρίβειας    Επειδή το πρότυπο φόρμας έχει σχεδιαστεί για να εξασφαλίσετε την ακεραιότητα των δεδομένων, θα παρουσιαστεί λιγότερες μη έγκυρες καταχωρήσεις. Για παράδειγμα, τους υπαλλήλους Χρησιμοποιήστε ένα πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας για να επιλέξετε από μια λίστα τυποποιημένη κατηγορίες εξόδων, προτιμάτε, στη συνέχεια, χρειάζεται να θυμάστε και να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο μια κατηγορία εξόδων στη φόρμα.

• Απόδοση     Οι εργαζόμενοι που είναι σε θέση να δείτε την κατάσταση της διαδικασίας έγκρισης με την προβολή μιας σελίδας στην τοποθεσία του Microsoft Windows SharePoint Services.

Αρχή της σελίδας

Πριν από το InfoPath

Πριν από τη χρήση του InfoPath και InfoPath Forms Services, οι υπάλληλοι σε Humongous ασφάλισης χρησιμοποιείται μια διαδικασία μη αυτόματης, με βάση το χαρτί διεκδίκηση. Μετά συνεντεύξεις με έναν πελάτη, παράγοντας θα Συμπλήρωση φόρμας διεκδίκηση με μη αυτόματο τρόπο και, στη συνέχεια, φαξ το φόρμας αίτησης για ένα εμπειρογνώμονας. Όταν ο προσαρμογέας αναθεωρήσετε τις πληροφορίες, κάνει συχνά θα χρειαστεί να καλέσετε τον παράγοντα για την αποσαφήνιση, ανάλογα με την ποιότητα εκτύπωσης του φαξ.

Μετά από το InfoPath

Μετάβαση από μια διαδικασία με βάση το χαρτί διεκδίκηση στο InfoPath και InfoPath Forms Services έδωσε Humongous ασφάλισης για να συνδεθείτε πελάτες, παράγοντες και adjusters online.

Για παράδειγμα, είναι τώρα δυνατή για έναν πελάτη Humongous ασφάλισης να υποβάλετε μια αίτηση μέσω του Internet κατά τη συμπλήρωση μιας φόρμας με δυνατότητα προγράμματος περιήγησης. Ο πελάτης μπορεί να μεταβείτε στην τοποθεσία Web Humongous ασφάλισης, δημιουργήστε το λογαριασμό, συνδεθείτε και υποβάλετε μια αίτηση. Αφού ο πελάτης υποβάλλει τη φόρμα, έχει σταλεί σε το εμπειρογνώμονας σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον παράγοντα αποστέλλεται ένα αντίγραφο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το εμπειρογνώμονας επιστρέφει τη φόρμα για να τον παράγοντα αν είναι απαραίτητο πρόσθετες πληροφορίες. Το αυτοματοποιημένο σύστημα έχει μειωθεί επεξεργασίας κόστους, να μειωθεί ο χρόνος χρειάζεται για την επεξεργασία αξιώσεων, και αυξημένη συνολική ικανοποίησης των πελατών.

Τα πλεονεκτήματα της μετάβασης σε ένα σύστημα που βασίζεται στο InfoPath περιλαμβάνουν τα εξής:

• Ευκολία    Εκτός από την υποβολή αξιώσεων μέσω τηλεφώνου, οι πελάτες να υποβάλετε αξιώσεων κατά τη συμπλήρωση μιας φόρμας στο Web. Αυτό σας επιτρέπει στους πελάτες να υποβάλετε φόρμες στο τους διευκόλυνσή σας, όχι μόνο κατά τις τυπικές εργάσιμες ώρες.

• Αυξημένη ακρίβειας    Επειδή το πρότυπο φόρμας έχει σχεδιαστεί για να εξασφαλίσετε την ακεραιότητα των δεδομένων, θα παρουσιαστεί λιγότερες μη έγκυρες καταχωρήσεις. Για παράδειγμα, πελάτες ή παραγόντων Χρησιμοποιήστε ένα πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας για να επιλέξετε από μια τυπική λίστα τύπων διεκδίκηση, προτιμάτε, στη συνέχεια, χρειάζεται να αναζητήσετε και να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο έναν τύπο απαίτησης στη φόρμα.

• Απόδοση    Επιπλέον, τη χρήση μιας ροής εργασίας έγκρισης ενσωματωμένη επιτρέπει στο παράγοντας ή εμπειρογνώμονας για να δείτε γρήγορα την κατάσταση των άλλων μερών εργασία την αίτηση. Αν και το διοικητικό προσωπικό στο Humongous ασφάλισης χρησιμοποιούσε προηγουμένως σαφώς καθορισμένα ροής εργασίας, τις διεργασίες έχουν με βάση το χαρτί. Γι ' αυτό, παράγοντες και adjusters μπορεί να μην γρήγορα να προσδιορίσετε την κατάσταση της απαίτησης χωρίς να κάνετε μια τηλεφωνική κλήση. Τώρα, έναν παράγοντα, για παράδειγμα, να ελέγξετε τη σελίδα κατάστασης ροής εργασίας στην τοποθεσία του SharePoint όπου είναι αποθηκευμένη η φόρμα για να δείτε εάν ο προσαρμογέας έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία έγκρισης.

Αρχή της σελίδας

Πριν από το InfoPath

Πριν από τη χρήση του InfoPath και InfoPath Forms Services, το τμήμα της δόμησης επιθεωρήσεις χρησιμοποιείται μια διαδικασία μη αυτόματης, με βάση το χαρτί εφαρμογής που οδήγησε σε καταχώρηση πλεοναζόντων δεδομένων. Οι εργολάβοι συμπλήρωση φορμών χαρτιού στο γραφείο για δημόσιους οργανισμούς. Υπάλληλοι αποστέλλονται, στη συνέχεια, το χειρόγραφο φόρμες σε έναν υπάλληλο υποδοχής που καταχωρείται τα δεδομένα στο σύστημα βάσεων δεδομένων. Αφού εισαγάγατε τα δεδομένα, τις εγγραφές που προκύπτουν ήταν σε σύγκριση με τη φόρμα χαρτιού για να διασφαλίσετε την ακρίβεια. Εάν δεν είναι έγκυρη ή κατανοητό δεδομένων παρουσιάστηκαν, τη φόρμα επιστράφηκε για να τον έργου από αλληλογραφία, μαζί με μια δεύτερη φόρμα που περιέχει οδηγίες για τη διόρθωση του μη έγκυρες καταχωρήσεις.

Μετά την υποβολή μιας φόρμας αναθεωρημένο τον του έργου, τις ενημερώσεις, στη συνέχεια, έχουν εισαχθεί στη βάση δεδομένων και νέες εγγραφές έχουν ελεγχθεί για ακρίβεια σε σχέση με το αρχικό και το δεύτερο φορμών. Αφού τα δεδομένα θεωρείται έγκυρη, έναρξης της διαδικασίας έγκρισης. Κατά τη φάση έγκρισης, μια επιθεώρηση είτε εγκρίθηκε ή απέρριψε την αίτηση έγκρισης με βάση διάφορα κριτήρια. Μετά την ολοκλήρωση της ροής εργασίας έγκρισης, η ανάδοχος ήταν κοινοποιείται το από την αλληλογραφία.

Μετά από το InfoPath

Μετακινώντας από μια διαδικασία με βάση το χαρτί άδεια σε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία που χρησιμοποιεί το InfoPath και InfoPath Forms Services, το τμήμα της δόμησης επιθεωρήσεις είναι μπορούν να συνδεθούν οι εργολάβοι, υπάλληλοι και επιθεωρήσεις online.

Για παράδειγμα, όταν ένα ανάδοχος υποβάλλει μια εφαρμογή έγκρισης στην τοποθεσία Web επιθεωρήσεις τμήμα δόμησης, τα δεδομένα της φόρμας υποβάλλεται σε μια βάση δεδομένων που βρίσκεται το τμήμα της δόμησης επιθεωρήσεις των δικτύου. Μετά την υποβολή της αίτησης, μια νέα πρόσκληση σε άδεια εμφανίζεται αυτόματα σε μια τοποθεσία του SharePoint, όπου η λήψη παράγοντας ελέγχει τις πληροφορίες για πληρότητα και υπογράφει ψηφιακά τη φόρμα εφαρμογής για να επιβεβαιώσετε την παραλαβή.

Τα πλεονεκτήματα της μετάβασης σε ένα σύστημα που βασίζεται στο InfoPath περιλαμβάνουν τα εξής:

• Ευκολία Online    Οι εργολάβοι δεν χρειάζεται πλέον να μεταβαίνουν στις του office για δημόσιους οργανισμούς, για να υποβάλετε αίτηση για άδεια. Οι εργολάβοι τώρα να υποβάλετε την αίτηση άδεια μέσω Web, κατά τη συμπλήρωση μιας φόρμας με δυνατότητα προγράμματος περιήγησης σε ένα πρόγραμμα περιήγησης, όπως το Firefox, Safari ή Internet Explorer.

• Αυξημένη ακρίβειας    Επειδή το πρότυπο φόρμας άδεια έχει σχεδιαστεί για να εξασφαλίσετε την ακεραιότητα των δεδομένων, θα παρουσιαστεί λιγότερες μη έγκυρες καταχωρήσεις. Για παράδειγμα, οι εργολάβοι Χρησιμοποιήστε ένα πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας για να επιλέξετε από μια βασική λίστα κατηγοριών όταν επιλέγουν τον τύπο της άδειας που αναζητείται, προτιμάτε, στη συνέχεια, χρειάζεται να αναζητήσετε και να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο τον τύπο άδειας στη φόρμα.

• Καλύτερη εμπειρία χρήστη    Μετά την υποβολή των δεδομένων, εμφανίζεται αυτόματα μια νέα φόρμα αίτησης άδεια στην τοποθεσία intranet τμήμα της δόμησης επιθεωρήσεις. Όταν μια λογιστών ανοίγει μια φόρμα, ο ίδιος βλέπει τα δεδομένα της εταιρείας του ανάδοχος και επιτρέπει την εφαρμογή δεδομένων στη φόρμα.

Αρχή της σελίδας

Πριν από το InfoPath

Πριν από τη χρήση του InfoPath και InfoPath Forms Services, διεθνείς εισαγωγές χρησιμοποιείται μια διαδικασία μη αυτόματης, με βάση το χαρτί έρευνα που οδήγησε σε καταχώρηση πλεοναζόντων δεδομένων. Αγοραστές αποστέλλονται έρευνες από καθολικού Express εγγυημένη αλληλογραφίας σε υπερπόντια προμηθευτές. Προμηθευτές θα αλληλογραφίας πίσω ολοκληρωμένη έρευνας φορμών ή φαξ τους. Περιστασιακά, αυτά θα τηλεφώνου διεθνείς εισαγωγές με τις απαντήσεις τους. Στην περίπτωση αυτή, προσωπικού πωλήσεων που έχουν συλλεχθεί αποτελεσμάτων έρευνας από τους προμηθευτές στο άτομο. Σε γενικές γραμμές, μήνες θα μπορούσε να περάσει πριν διεθνείς εισαγωγές έλαβε αποτελέσματα τελικό έρευνας.

Σχεδόν κάθε έρευνα οδήγησε σε καταχώρηση πλεοναζόντων δεδομένων. Έρευνες του χαρτιού έχουν εισαχθεί σε μια βάση δεδομένων από ένα γραμματέα στο διεθνείς εισαγωγές. Οι εγγραφές που προκύπτουν βάσης δεδομένων έχουν σε σύγκριση με τη φόρμα χαρτιού για να διασφαλίσετε την ακρίβεια. Σε περίπτωση πληροφορίες δεν είναι έγκυρη ή κατανοητό, μια συνέντευξη παρακολούθησης πραγματοποιήθηκε με τον προμηθευτή μέσω τηλεφώνου. Αν αυτή δεν ήταν δυνατό, μια αίτηση για την αποσαφήνιση στάλθηκε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή φαξ. Μετά τη διεθνείς εισαγωγές λάβει διόρθωση πληροφοριών, τα δεδομένα έχει ολοκληρωθεί.

Μετά από το InfoPath

Αντί για την υποβολή ερευνών για διεθνείς ευρεία εισαγωγές από την αλληλογραφία, προμηθευτές τώρα να υποβάλετε τα έρευνες κατά τη συμπλήρωση φορμών με δυνατότητα προγράμματος περιήγησης στο Web. Τα δεδομένα που εισαγάγετε προμηθευτές στις φόρμες συμπληρώνεται αμέσως σε μια βάση δεδομένων απογραφής. Ως αποτέλεσμα της μετάβασης στο InfoPath και InfoPath Forms Services, οι διεθνείς εισαγωγές τώρα διαθέτει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

• Ευκολία Online    Με το σύστημα που βασίζονται στο InfoPath, προμηθευτές να μπορούν να μετακινηθούν χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης. Προμηθευτές δεν χρειάζεται πλέον να αλληλογραφίας ή φαξ ερευνών Επιστροφή στην διεθνείς εισαγωγές.

• Ενημέρωση    Το σύστημα προηγούμενη, με βάση το χαρτί, σημειώθηκε συχνά μια σημαντική καθυστέρηση από τη στιγμή προμηθευτές συμπληρωμένο έρευνας, για να το χρόνο που έχουν εισαχθεί τις απαντήσεις τους στη βάση δεδομένων του πλάτους πρόγραμμα εισαγωγής Word. Ως αποτέλεσμα, συχνά έχουν τα παλιά εκτιμήσεων για το απόθεμα. Με ένα πρότυπο φόρμας με δυνατότητα προγράμματος περιήγησης του InfoPath, τα δεδομένα που εισαγάγετε προμηθευτές στις φόρμες συμπληρώνεται αμέσως στη βάση δεδομένων απογραφής.

• Αυξημένη ακρίβειας    Επειδή το πρότυπο φόρμας έχει σχεδιαστεί για να εξασφαλίσετε την ακεραιότητα των δεδομένων, θα παρουσιαστεί λιγότερες μη έγκυρες καταχωρήσεις. Για παράδειγμα, προμηθευτές χρησιμοποιούν ένα πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας για να επιλέξετε από μια βασική λίστα κατηγοριών όταν επιλέγουν έναν τύπο προϊόντος, προτιμάτε, στη συνέχεια, χρειάζεται να αναζητήσετε και να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο έναν τύπο προϊόντος στη φόρμα.

Αρχή της σελίδας

Πριν από το InfoPath

Παρόλο που τα μέλη της ομάδας ανάπτυξης χρησιμοποιείται για τη χρήση του Microsoft Office Word ή το Microsoft Office Excel για να κρατήσετε σημειώσεις όταν αυτά συγκεντρώσατε σχολίων από πελάτες και συνεργάτες, την ανάλυση και τη διάδοση των δεδομένων που συχνά οδήγησε σε καταχώρηση πλεοναζόντων δεδομένων. Τα μέλη της ομάδας να γράψετε σημειώσεις ελεύθερης σχεδίασης και σχετικές πληροφορίες tended για να λάβετε διάσπαρτα μεταξύ εγγράφων. Όταν τα μέλη της ομάδας που θέλετε να ενσωματώσετε τις πληροφορίες που είχαν που συλλέγονται σε τεχνικές προδιαγραφές, αυτά που αναλώθηκε πολύ χρόνο που αναζητάτε σε μη τυπικές έγγραφα για να βρείτε τι χρειάζεται.

Μετά από το InfoPath

Μετάβαση στο διαδικασία συλλογής τυπική δεδομένων που χρησιμοποιεί το InfoPath και InfoPath Forms Services επιτρέπει την ομάδα ανάπτυξης Proseware, Inc. για να μειώσετε το χρόνο και χρήματα ξοδευτεί για τη συλλογή, την ανάλυση και τη διάδοση των δεδομένων εσωτερικά.

Όταν σύσκεψη με την υπάρχουσα και πιθανούς πελάτες, τα μέλη της ομάδας ανάπτυξης Χρησιμοποιήστε τώρα μια φόρμα του InfoPath για τη συλλογή δεδομένων σχετικά με τις ανάγκες των πελατών και των ιδεών. Η ομάδα χρησιμοποιεί μια βιβλιοθήκη σε μια τοποθεσία του SharePoint για την αποθήκευση και κοινή χρήση φορμών. Από αυτήν τη βιβλιοθήκη, τα μέλη της ομάδας μπορούν να συμπληρώνουν φόρμες δεδομένων νέο πελάτη, αναθεώρηση δεδομένων σε υπάρχουσες φόρμες, εξαγάγετε δεδομένα από συμπληρωμένες φόρμες στο Microsoft Office Excel 2003 ή Microsoft Office Excel 2007, ή συγχωνεύσει τα δεδομένα από πολλές φόρμες σε μία φόρμα.

Τα πλεονεκτήματα της μετάβασης σε ένα σύστημα που βασίζεται στο InfoPath περιλαμβάνουν τα εξής:

• Συνεπή πληροφορίες    Το πρότυπο φόρμας έχει σχεδιαστεί για να διασφαλίσετε συνεπή οργάνωση και τυποποίηση των πληροφοριών. Τα δεδομένα που εμφανίζονται σε λίστες στη φόρμα προέρχεται από τυποποιημένες λίστες του SharePoint και αρχεία .xml. Για παράδειγμα, τις καταχωρήσεις στη λίστα Τύπος επιχείρησης προέρχονται απευθείας από μια προκαθορισμένη διάταξη XML που χρησιμοποιείται σε όλο το Proseware, Inc. για το exchange εταιρικών δεδομένων μεταξύ των διαφόρων συστημάτων τυποποίηση.

• Ενοποίηση με τις υπάρχουσες συστήματα    Κατά την υποβολή μιας φόρμας, αποθηκεύεται αυτόματα σε μια βιβλιοθήκη σε μια τοποθεσία του SharePoint. Δεδομένα από μέσα σε κάθε φόρμα εμφανίζεται εκτός της φόρμας, σε στήλες στη βιβλιοθήκη. Αυτό καθιστά εύκολη για τα μέλη της ομάδας για να βρείτε και να ταξινομήσετε δεδομένα φόρμας στη βιβλιοθήκη, χωρίς να χρειάζεται να ανοίξετε κάθε φόρμα ξεχωριστά.

• Πολλαπλές προβολές    Η φόρμα δεδομένων πελατών περιλαμβάνει προβολές που αντιμετωπίζουν διαφορετικές ανάγκες σας, όπως ξεχωριστές προβολές για την καταγραφή πληροφοριών πελάτη, συμπεράσματα ομάδας, μεθοδολογία έρευνας και επιπλέον πόρους. Η φόρμα περιλαμβάνει επίσης μια αποκλειστική προβολή εκτύπωσης που συνοψίζει δεδομένα από τις άλλες προβολές σε μια μορφή εύκολη, εκτύπωση στοιχείων.

Αρχή της σελίδας