Μπορείτε να εκτυπώσετε τα συγχωνευμένα έγγραφα ή να τα τροποποιήσετε μεμονωμένα. Μπορείτε να εκτυπώσετε ή να αλλάξετε όλα τα έγγραφα ή μόνο ένα υποσύνολό τους.
Εάν θέλετε να εκτυπώσετε ένα υποσύνολο των εγγράφων, μπορείτε να καθορίσετε το σύνολο μέσω μιας περιοχής αριθμών εγγραφής. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε σελίδες αντί να καθορίσετε αριθμούς εγγραφών, ακολουθήστε τις οδηγίες στην ενότητα "Αλλαγή μεμονωμένων αντιγράφων του εγγράφου" στο θέμα Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη δημιουργία και εκτύπωση επιστολών και άλλων εγγράφων.
Τι θέλετε να κάνετε;
Εκτύπωση των συγχωνευμένων εγγράφων
-
Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Τέλος, επιλέξτε Ολοκλήρωση & συγχώνευση και, στη συνέχεια, Εκτύπωση εγγράφων.
-
Επιλέξτε εάν θέλετε να εκτυπώσετε ολόκληρο το σύνολο εγγράφων, μόνο το αντίγραφο που εμφανίζεται τη συγκεκριμένη στιγμή ή ένα υποσύνολο του συνόλου, το οποίο καθορίζετε με αριθμούς εγγραφών.
Αλλαγή μεμονωμένων αντιγράφων του εγγράφου
-
Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Τέλος, επιλέξτε Ολοκλήρωση & συγχώνευση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων.
-
Επιλέξτε εάν θέλετε να επεξεργαστείτε ολόκληρο το σύνολο εγγράφων, μόνο το αντίγραφο που εμφανίζεται τη συγκεκριμένη στιγμή ή ένα υποσύνολο του συνόλου, το οποίο καθορίζετε με αριθμούς εγγραφών. Το Word δημιουργεί τα αντίγραφα που θέλετε να επεξεργαστείτε σε ένα μόνο αρχείο, με αλλαγή σελίδας ανάμεσα σε κάθε αντίγραφο του εγγράφου.
Αφού ολοκληρώσετε την επεξεργασία του νέου αρχείου εγγράφων, μπορείτε να εκτυπώσετε τα έγγραφα, επιλέγοντας διαδοχικά την καρτέλα Αρχείο, την επιλογή Εκτύπωση και το κουμπί Εκτύπωση.
Αποθήκευση του κύριου εγγράφου
Μην ξεχνάτε ότι τα συγχωνευμένα έγγραφα που αποθηκεύετε είναι ξεχωριστά από το κύριο έγγραφο. Είναι καλό να αποθηκεύσετε το ίδιο το κύριο έγγραφο, εάν πρόκειται να το χρησιμοποιήσετε για μια άλλη συγχώνευση αλληλογραφίας.
Κατά την αποθήκευση του κύριου εγγράφου, μπορείτε να αποθηκεύσετε και τη σύνδεσή του με το αρχείο δεδομένων. Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το κύριο έγγραφο, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε εάν θέλετε να συγχωνευτούν ξανά οι πληροφορίες από το αρχείο δεδομένων στο κύριο έγγραφο.
-
Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι, το έγγραφο ανοίγει με τις πληροφορίες από την πρώτη συγχωνευμένη εγγραφή.
Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί χωρίς, η σύνδεση μεταξύ του κύριου εγγράφου και του αρχείου δεδομένων διακόπτεται. Το κύριο έγγραφο μετατρέπεται σε ένα τυπικό έγγραφο του Word. Τα πεδία αντικαθίστανται με τις μοναδικές πληροφορίες από την πρώτη εγγραφή.
