Συμπλήρωμα δήλωσης προστασίας προσωπικών δεδομένων για το Microsoft Word 2010

Χρήση προτύπων του Office.com

Η νέα καρτέλα στην προβολή Backstage του Microsoft Office (κάντε κλικ στην καρτέλα αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία ) μπορεί να σας δώσει ενημερωμένη Βοήθεια για έγγραφα που βασίζονται σε πρότυπα ληφθεί από το Office.com. Μπορείτε επίσης να στείλετε σχόλια στα πρότυπα και να αξιολόγησή σας για κάθε πρότυπο που λαμβάνετε.

Όταν ανοίγετε ένα πρότυπο ή ένα αρχείο που βασίζεται σε πρότυπο, το Word 2010, ανάλογα με τις ρυθμίσεις σας για την ηλεκτρονική Βοήθεια, επικοινωνεί με το Office.com. Αποστέλλει το αναγνωριστικό για αυτό το πρότυπο, το πρόγραμμα και την έκδοση που χρησιμοποιείτε τη δεδομένη στιγμή μαζί με βασικές πληροφορίες για το υπολογιστή.

Το αναγνωριστικό του προτύπου χρησιμοποιείται για την αναγνώριση του αρχικού προτύπου που λήφθηκε από το Office.com ή συμπεριλαμβανόταν στην εγκατάσταση του Word 2010. Δεν προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο το έγγραφό σας. Το αναγνωριστικό είναι ίδιο για όλους τους χρήστες του ίδιου προτύπου.

Σύνδεση με εικόνες και άλλα έγγραφα

Εάν επιλέξετε να δημιουργήσετε μια σύνδεση προς μια εικόνα, ένα αρχείο, μια προέλευση δεδομένων ή κάποιο άλλο έγγραφο στο σκληρό δίσκο σας ή σε ένα διακομιστή, τότε η διαδρομή προς αυτό το αρχείο αποθηκεύεται στο έγγραφό σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η σύνδεση ενδέχεται να περιλαμβάνει το όνομα χρήστη σας ή πληροφορίες σχετικά με τους διακομιστές του δικτύου σας. Στην περίπτωση σύνδεσης δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε την αποθήκευση ενός ονόματος χρήστη ή ενός κωδικού πρόσβασης μέσα στη σύνδεση για τη σύνδεση δεδομένων.

Επίσης, όταν εφαρμόζετε ένα σχήμα XML σε ένα έγγραφο, τότε η διαδρομή προς το σχήμα XML που έχετε δημιουργήσει αποθηκεύεται στο έγγραφο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η διαδρομή ενδέχεται να περιλαμβάνει το όνομα χρήστη σας.

Εκτύπωση

Όταν εκτυπώνετε ένα έγγραφο του Word 2010 και, στη συνέχεια, αποθηκεύετε το έγγραφο, το Word 2010 αποθηκεύει τη διαδρομή προς τον εκτυπωτή μαζί με το έγγραφο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η διαδρομή ενδέχεται να περιλαμβάνει ένα όνομα χρήστη ή ένα όνομα υπολογιστή.

Τοποθεσίες χώρου εργασίας εγγράφων

Το Word 2010 σάς παρέχει πρόσβαση σε μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων σε μια τοποθεσία του Microsoft SharePoint Foundation 2010. Η τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων είναι ένας κοινόχρηστος χώρος, όπου μπορείτε να συνεργαστείτε με άλλα μέλη της ομάδας σε ένα ή περισσότερα έγγραφα.

Όταν αποκτάτε πρόσβαση σε μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων, το Word 2010 πραγματοποιεί λήψη δεδομένων από την τοποθεσία του χώρου εργασίας εγγράφων, για να σας ενημερώσει σχετικά με αυτή την τοποθεσία χώρου εργασίας. Τα δεδομένα αυτά περιλαμβάνουν:

• Όνομα της τοποθεσίας του SharePoint Foundation

• URL ή διεύθυνση της τοποθεσίας

• Ονόματα, διευθύνεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επίπεδα δικαιωμάτων των χρηστών της τοποθεσίας

• Λίστες με έγγραφα, εργασίες και άλλες πληροφορίες που διατίθενται από την τοποθεσία

Επίσης, το Word 2010 αποθηκεύει μια λίστα με τις τοποθεσίες του SharePoint Foundation που έχετε επισκεφθεί στον υπολογιστή σας, με τη μορφή cookie. Αυτή η λίστα χρησιμοποιείται προκειμένου να σας παράσχει γρήγορη πρόσβαση στις τοποθεσίες που έχετε επισκεφθεί προηγουμένως. Η λίστα των τοποθεσιών που έχετε επισκεφθεί δεν είναι προσπελάσιμη από τη Microsoft και δεν είναι διαθέσιμη μέσω του Internet, εκτός εάν επιλέξετε να είναι ευρύτερα διαθέσιμη.

SharePoint Foundation

Το Microsoft SharePoint Foundation 2010 παρέχει κοινόχρηστες τοποθεσίες χώρου εργασίας που βασίζονται στο web, στις οποίες μπορείτε να συνεργαστείτε σε έγγραφα ή συσκέψεις.

Κατά την πρόσβαση σε μια τοποθεσία του SharePoint, χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησης Web ή οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα του Office, η τοποθεσία αποθηκεύει τα cookie στον υπολογιστή σας εάν έχετε δικαιώματα να δημιουργήσετε μια νέα δευτερεύουσα τοποθεσία σε αυτήν την τοποθεσία. Εάν ληφθούν από κοινού, αυτά τα cookie σχηματίζουν μια λίστα με τις τοποθεσίες στις οποίες έχετε δικαιώματα. Αυτή η λίστα χρησιμοποιείται από αρκετά προγράμματα του Office για να σας παράσχει γρήγορη πρόσβαση στις τοποθεσίες που έχετε επισκεφθεί προηγουμένως.

Η λίστα των τοποθεσιών που έχετε επισκεφθεί δεν είναι προσπελάσιμη από τη Microsoft και δεν είναι διαθέσιμη μέσω του Internet, εκτός εάν επιλέξετε να είναι ευρύτερα διαθέσιμη.

Στο SharePoint Foundation, όταν δημιουργείτε μια νέα τοποθεσία ή λίστα Web ή όταν προσθέτετε ή προσκαλείτε άτομα σε μια υπάρχουσα τοποθεσία ή λίστα Web, η τοποθεσία αποθηκεύει τις εξής πληροφορίες για κάθε άτομο και για εσάς:

• Ονοματεπώνυμο

• Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ένα αναγνωριστικό χρήστη προστίθεται σε κάθε στοιχείο που προσθέτετε εσείς ή άλλοι χρήστες της τοποθεσίας. Όπως συμβαίνει με όλο το περιεχόμενο στην τοποθεσία SharePoint, μόνο οι διαχειριστές και τα ίδια τα μέλη αυτής της τοποθεσίας έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες.

Όλα τα στοιχεία της τοποθεσίας του SharePoint περιλαμβάνουν δύο πεδία: Δημιουργήθηκε από και Τροποποιήθηκε από. Το πεδίο " Δημιουργήθηκε από " συμπληρώνεται με το όνομα χρήστη του ατόμου που δημιούργησε αρχικά το στοιχείο και ημερομηνία δημιουργίας. Το πεδίο Τροποποιήθηκε από συμπληρώνεται με το όνομα χρήστη του ατόμου που έκανε την τελευταία τροποποίηση στο έγγραφο του Word 2010 και την ημερομηνία της τελευταίας τροποποίησης.

Οι διαχειριστές των διακομιστών όπου φιλοξενούνται οι τοποθεσίες του SharePoint έχουν πρόσβαση σε ορισμένα από αυτά τα δεδομένα των τοποθεσιών, τα οποία χρησιμοποιούνται για την ανάλυση των μοτίβων χρήσης της τοποθεσίας καθώς και για τη βελτίωση του ποσοστού του χρόνου διαθεσιμότητας της τοποθεσίας. Αυτά τα δεδομένα είναι διαθέσιμα μόνο στους διαχειριστές των διακομιστών και δεν γνωστοποιούνται στη Microsoft, εκτός και εάν η τοποθεσία του SharePoint φιλοξενείται από τη Microsoft. Τα δεδομένα που καταγράφονται ειδικά, περιλαμβάνουν τα ονόματα, τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα δικαιώματα όλων όσων έχουν πρόσβαση στην τοποθεσία.

Όλοι οι χρήστες που έχουν πρόσβαση σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία του SharePoint μπορούν να αναζητήσουν και να προβάλουν όλο το διαθέσιμο περιεχόμενο αυτής της τοποθεσίας.

Έλεγχος

Το Microsoft SharePoint Foundation 2010 προσφέρει δυνατότητες ελέγχου που επιτρέπουν στους διαχειριστές να ελέγχουν με αξιοπιστία τον τρόπο με τον οποίο οι χρήστες εργάζονται επάνω σε ορισμένο περιεχόμενο.

Όταν οι διαχειριστές του SharePoint Foundation ενεργοποιούν τη δυνατότητα ελέγχου, ο διακομιστής καταγράφει αυτόματα στη βάση δεδομένων περιεχομένου του SharePoint συγκεκριμένες ενέργειες, οι οποίες εκτελούνται από το χρήστη. Αυτές οι ενέργειες περιλαμβάνουν την προβολή, την επεξεργασία, τη μεταβίβαση ελέγχου και την ανάληψη ελέγχου. Για κάθε καταγεγραμμένη ενέργεια, ο διακομιστής καταγράφει πληροφορίες αναγνώρισης, σχετικά με το αρχείο, την ενέργεια και το αναγνωριστικό του SharePoint του χρήστη. Στα πλαίσια αυτής της δυνατότητας δεν γίνεται αποστολή δεδομένων προς τη Microsoft.

Αυτή η δυνατότητα είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή και είναι διαθέσιμη μόνο στους διαχειριστές των τοποθεσιών του SharePoint, όπου γίνεται αποθήκευση περιεχομένου.

Υπηρεσία φαξ

Η υπηρεσία φαξ σάς επιτρέπει να στέλνετε φαξ μέσω του Internet και να οργανώσετε τα φαξ που έχετε στείλει με το Word 2010. Για να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία φαξ, πρέπει να εγγραφείτε σε μια υπηρεσία παροχής φαξ, η οποία δεν έχει σχέση με τη Microsoft και η οποία πραγματοποιεί επεξεργασία και αποστολή των φαξ μέσω του Internet. Η Microsoft δεν συλλέγει δεδομένα από τη δυνατότητα υπηρεσίας φαξ.

Όταν εγγράφεστε στην υπηρεσία φαξ, η υπηρεσία παροχής φαξ δημιουργεί ένα πακέτο εγγραφής, το οποίο αποθηκεύεται από την υπηρεσία παροχής της υπηρεσίας φαξ και το Word 2010. Το πακέτο αποτελείται από τη διεύθυνση της τοποθεσίας Web της υπηρεσίας παροχής φαξ και ένα "διακριτικό", το οποίο επιβεβαιώνει την πρόσβασή σας στην υπηρεσία παροχής φαξ. Όταν στέλνετε φαξ από ένα πρόγραμμα του Office, αυτό το πακέτο εγγραφής επισυνάπτεται στο έγγραφο.

Μπορείτε, επίσης, να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία φαξ, για να υπολογίσετε την τιμή ενός φαξ χωρίς να το στείλετε στην πραγματικότητα. Εάν επιλέξετε να υπολογίσετε την τιμή ενός φαξ, τότε το Word 2010 χρησιμοποιεί μια κρυπτογραφημένη σύνδεση, για να στείλει στην υπηρεσία παροχής φαξ το διακριτικό της εγγραφής σας, τον αριθμό τηλεφώνου όπου θα σταλεί το φαξ και τον αριθμό των σελίδων του φαξ. Η Microsoft δεν λαμβάνει και δεν αποθηκεύει αυτές τις πληροφορίες.

Υπηρεσία έρευνας

Το Word 2010 σάς επιτρέπει να ζητήσετε πληροφορίες από διάφορες κορυφαίες υπηρεσίες παροχής περιεχομένου, σχετικά με ένα συγκεκριμένο όρο ή φράση. Όταν κάνετε αίτηση για αναζήτηση σχετικά με μια συγκεκριμένη λέξη ή φράση, το Word 2010 χρησιμοποιεί το Internet για να στείλει το κείμενο που ζητήσατε, το προϊόν λογισμικού που χρησιμοποιείτε τη συγκεκριμένη στιγμή, τις τοπικές ρυθμίσεις του συστήματός σας και τις πληροφορίες ελέγχου ταυτότητας που αποδεικνύουν ότι έχετε δικαίωμα λήψης πληροφοριών έρευνας, εάν απαιτηθούν από τρίτους.

Το Word 2010 στέλνει αυτές τις πληροφορίες σε μια υπηρεσία που παρέχεται από τη Microsoft ή σε υπηρεσία παροχής τρίτου που επιλέγετε εσείς. Αυτή η υπηρεσία επιστρέφει πληροφορίες σχετικά με τη λέξη ή τη φράση που ζητήσατε.

Πολλές φορές, οι πληροφορίες που λαμβάνετε περιλαμβάνουν μια σύνδεση με πρόσθετες πληροφορίες από την τοποθεσία Web της υπηρεσίας. Εάν κάνετε κλικ σε αυτήν τη σύνδεση, η υπηρεσία παροχής της υπηρεσίας ενδέχεται να προσθέσει ένα cookie στο σύστημά σας για να σας αναγνωρίζει για μελλοντικές συναλλαγές. Η Microsoft δεν είναι υπεύθυνη για τις πρακτικές προστασίας προσωπικών δεδομένων των τοποθεσιών Web και των υπηρεσιών τρίτων. Η Microsoft δεν λαμβάνει ή αποθηκεύει οποιαδήποτε από αυτές τις πληροφορίες, εκτός και εάν έχετε υποβάλλει ερώτημα σε μια υπηρεσία που ανήκει στη Microsoft.

Μπορείτε να αποτρέψετε το Word 2010 από το να προβαίνει σε αυτόματο έλεγχο για νέες υπηρεσίες έρευνας και σε εγκατάστασή τους κάνοντας ένα από τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Στην περιοχή Βοήθεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές.

3. Επιλέξτε Κέντρο αξιοπιστίας.

4. Επιλέξτε Ρυθμίσεις Κέντρου αξιοπιστίας.

5. Κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές προστασίας προσωπικών δεδομένων και, στη συνέχεια, καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Δυνατότητα ελέγχου και εγκατάστασης νέων υπηρεσιών από το παράθυρο εργασιών " Έρευνα".

Υπηρεσία μετάφρασης

Το Word 2010 σάς επιτρέπει να μεταφράσετε ολόκληρο το έγγραφό σας ή ένα τμήμα του, χρησιμοποιώντας ένα δίγλωσσο λεξικό ή ένα πρόγραμμα αυτόματης μετάφρασης. Έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε τον τρόπο μετάφρασης του εγγράφου σας.

Μπορείτε να επιλέξετε ή να πληκτρολογήσετε τη λέξη ή φράση που θέλετε να μεταφράσετε ή μπορείτε να επιλέξετε να μετάφραση ολόκληρου του εγγράφου, σε κάθε περίπτωση, με την επιλογή που εφαρμόζονται μετάφρασης στο παράθυρο έρευνα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συμβουλές εγγράφου για να μεταφράσετε τοποθετώντας το δρομέα σας με τις λέξεις που θέλετε να μεταφραστεί. Η δυνατότητα συμβουλές εγγράφων είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα κάνοντας κλικ στην καρτέλα "Αναθεώρηση", και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή " Μετάφραση ", στην ομάδα γλώσσα.

Εάν επιλέξετε ή πληκτρολογήσετε τη λέξη ή τη φράση που θέλετε να μεταφράσετε, τότε η φράση που πληκτρολογήσατε συγκρίνεται με το περιεχόμενο ενός δίγλωσσου λεξικού. Στο λογισμικό σας περιλαμβάνονται ορισμένα δίγλωσσα λεξικά, ενώ κάποια άλλα είναι διαθέσιμα από το Office.com. Εάν μια λέξη ή φράση που εισαγάγετε δεν υπάρχει στο δίγλωσσο λεξικό που περιλαμβάνεται στο λογισμικό σας, η λέξη ή φράση στέλνεται χωρίς κρυπτογράφηση σε μια υπηρεσία μετάφρασης της Microsoft ή άλλου κατασκευαστή.

Εάν θέλετε να μεταφράσετε ολόκληρο το έγγραφο, αυτό αποστέλλεται μη κρυπτογραφημένο σε μια υπηρεσία μετάφρασης της Microsoft ή άλλου κατασκευαστή. Όπως συμβαίνει με όλες τις πληροφορίες που στέλνονται χωρίς κρυπτογράφηση μέσω του Internet, είναι πιθανό κάποιοι άλλοι να μπορούν να δουν τη λέξη, τη φράση ή το έγγραφο που θέλετε να μεταφράσετε.

Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα λεξικά που είναι διαθέσιμα στο Office.com ή σε μια υπηρεσία μετάφρασης άλλου κατασκευαστή, τότε το Word 2010 χρησιμοποιεί το Internet, για να στείλει το κείμενο που ζητήσατε, τον τύπο του λογισμικού που διαθέτετε, καθώς και τις τοπικές ρυθμίσεις και τη γλώσσα (Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο. Στην περιοχή Βοήθεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές. Κάντε κλικ στην επιλογή Γλώσσα.), στην οποία έχει ρυθμιστεί το σύστημά σας. Στην περίπτωση υπηρεσιών μετάφρασης άλλων κατασκευαστών, το Word 2010 ενδέχεται να στείλει, επίσης, πληροφορίες ελέγχου ταυτότητας που είχαν αποθηκευτεί στο cache στο παρελθόν και υποδεικνύουν ότι έχετε ήδη εγγραφεί για να έχετε πρόσβαση στην τοποθεσία Web.

Ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και ειδοποιήσεις

Το Word 2010 σάς προσφέρει τη δυνατότητα ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων μέσα από το ίδιο το πρόγραμμα και σας δίνει τη δυνατότητα να λαμβάνετε ειδοποιήσεις, όταν συνδέονται κάποια άτομα ή όταν γίνονται συγκεκριμένες αλλαγές σε κοινόχρηστα έγγραφα ή τοποθεσίες χώρου εργασίας.

Το Word 2010 μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα πρόγραμμα-πελάτη ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων, για να σας προσφέρει τη δυνατότητα να βλέπετε εάν είναι συνδεδεμένα άλλα άτομα, καθώς και να στέλνετε μηνύματα προς αυτά. Το Word 2010 περιέχει ένα στοιχείο ελέγχου Web που επιτρέπει την εμφάνιση τυχόν μηνυμάτων άμεσης αποστολής μέσα σε μια ιστοσελίδα. Οι σελίδες του Microsoft SharePoint Foundation 2010 και οι σελίδες του Microsoft SharePoint Server 2010 χρησιμοποιούν και οι δύο αυτό το στοιχείο ελέγχου. Κανένας από αυτούς τους τύπους σελίδων δεν μεταδίδει δεδομένα παρουσιών προς το διακομιστή Web.

Αυτό το στοιχείο ελέγχου Web μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μεταφορά δεδομένων παρουσιών από το πρόγραμμα ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων στο διακομιστή Web. Από προεπιλογή, τα δεδομένα παρουσιών μπορούν να αποσταλούν σε τοποθεσίες intranet, αξιόπιστες τοποθεσίες και τοποθεσίες στον τοπικό υπολογιστή.

Νέες μορφές αρχείου

Το Word 2010 χρησιμοποιεί μορφές αρχείου που βασίζονται στη μορφή XML. Αυτές οι μορφές αρχείου XML είναι επεκτάσιμες που σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να καθορίσουν πρόσθετα σχήματα ή ετικέτες στα αρχεία. Ένα πρόσθετο ή ένας κώδικας άλλου κατασκευαστή μπορούν, επίσης, να επισυνάψουν πρόσθετες πληροφορίες μεταδεδομένων σε αυτές τις μορφές αρχείου XML, για τις οποίες δεν θα υπάρχει δυνατότητα προβολής τους στο Word 2010.

Μπορείτε να επαληθεύσετε τα μεταδεδομένα που έχουν συσχετιστεί με ένα αρχείο XML προβάλλοντάς τα σε ένα πρόγραμμα προβολής κειμένου.

Σχόλια

Από προεπιλογή, εάν αποθηκεύσετε σχόλια σε ένα αρχείο, τότε το Word 2010 προσθέτει τα αρχικά σας σε κάθε σχόλιο. Στη συνέχεια, αυτές οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο σας.

Μπορείτε να καταργήσετε τις προσωπικές πληροφορίες σας από αυτά τα σχόλια, κάνοντας τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες.

3. Κάντε κλικ στην εντολή Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου.

Παρακολούθηση αλλαγών

Από προεπιλογή, όταν κάνετε αλλαγές σε ένα αρχείο με ενεργοποιημένη τη δυνατότητα "Παρακολούθηση αλλαγών", το όνομα χρήστη ή/και τα αρχικά σας αποθηκεύονται στο έγγραφο και συσχετίζονται με τις αλλαγές που κάνατε. Αυτές οι πληροφορίες, μαζί με το αρχικό και το αναθεωρημένο κείμενο, είναι στη συνέχεια, διαθέσιμες σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο σας.

Μετά από την αποδοχή ή την απόρριψη αυτών των αλλαγών, το όνομά σας καταργείται. Επίσης, είναι δυνατή η κατάργηση των προσωπικών σας πληροφοριών από αυτές τις αλλαγές, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αρχείο, επιλέγοντας το στοιχείο Πληροφορίες, κάνοντας κλικ στην επιλογή Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου.

Πού ενδέχεται να έχει αποθηκευτεί το όνομά σας

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το Word 2010 αποθηκεύει το όνομά σας προκειμένου να σας εξυπηρετήσει καλύτερα κατά τη χρήση κάποιων δυνατοτήτων. Για παράδειγμα, το όνομά σας αποθηκεύεται στις εξής θέσεις:

• Πεδία Συντάκτης

• Ιδιότητα αρχείου Όνομα_συντάκτη

Μπορείτε να καταργήσετε το όνομά σας από αυτά τα πεδία και τις ιδιότητες, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αρχείο, επιλέγοντας το στοιχείο Πληροφορίες, κάνοντας κλικ στην επιλογή Έλεγχος για θέματα και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου.

Οι λύσεις για το Microsoft Office που έχουν δημιουργηθεί από άλλες εταιρείες ενδέχεται να περιλαμβάνουν το όνομα ή άλλα προσωπικά στοιχεία σας στις προσαρμοσμένες ιδιότητες που σχετίζονται με το αρχείο σας.

Εάν χρησιμοποιείτε το στοιχείο ελέγχου Web του Microsoft Office, την πρόσβαση δεδομένων του Microsoft Excel, το DataCalc ή άλλες δυνατότητες που σας επιτρέπουν να συνδέεστε απευθείας με μια άλλη προέλευση δεδομένων, τότε οι πληροφορίες ελέγχου της ταυτότητάς σας (αναγνωριστικό χρήστη και κωδικός πρόσβασης) ενδέχεται να αποθηκευτούν μέσα στο έγγραφό σας. Για να αλλάξετε ή να διαγράψετε αυτές τις πληροφορίες ελέγχου της ταυτότητάς σας, πρέπει να αλλάξετε τις ιδιότητες της σύνδεσης, με τον κατάλληλο τρόπο .

Άλλα κρυφά δεδομένα και μετα-δεδομένα

Από προεπιλογή, όλα τα αρχεία που αποθηκεύονται από το Word 2010 περιέχουν τις ιδιότητες αρχείου, όπως είναι οι εξής:

• Συντάκτης

• Διευθυντής

• Εταιρεία

• Τελευταία αποθήκευση από

• Ονόματα αναθεωρητών του εγγράφου

Επιπλέον, άλλες ιδιότητες ενδέχεται να έχουν αποθηκευτεί στο αρχείο, ανάλογα με τις δυνατότητες ή τις λύσεις άλλων κατασκευαστών που χρησιμοποιείτε. Για παράδειγμα, εάν το έγγραφό σας αποτελεί τμήμα μιας ροής εργασίας εγγράφου, τότε αποθηκεύονται πρόσθετες ιδιότητες του αρχείου για την παρακολούθηση της προόδου της ροής εργασίας.

Στη συνέχεια, αυτές οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο σας.

Είναι, επίσης, δυνατό να καταργήσετε το όνομά σας από αυτές τις ιδιότητες, επιλέγοντας την καρτέλα Αρχείο, κάνοντας κλικ στο στοιχείο Πληροφορίες, έπειτα στην επιλογή Έλεγχος για θέματα και, τέλος, κάνοντας κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου.

Μπορείτε, επίσης, να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Έλεγχος εγγράφου", για να καταργήσετε και άλλους τύπους δεδομένων που ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμοι σε όλες τις προβολές, όπως είναι τα σχόλια και οι αναθεωρήσεις. Σας προτείνουμε την εκτέλεση του Ελέγχου εγγράφου σε όλα τα έγγραφα που σκοπεύετε να διαθέσετε δημοσίως.

Επίσης, κρυφά δεδομένα ή μεταδεδομένα είναι δυνατό να συμπεριλαμβάνονται στα αρχεία του Microsoft Office, χρησιμοποιώντας το μοντέλο αντικειμένου του Microsoft Office. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε τις εικόνες αόρατες στο μοντέλο αντικειμένου του Microsoft Office, γεγονός το οποίο σημαίνει ότι αυτές δεν είναι ορατές όταν ανοίγετε το αρχείο, αλλά η εικόνα αποθηκεύεται στο αρχείο και αργότερα μπορεί να γίνει ορατή.

Ακρίβεια συνδυασμού

Για μεγαλύτερη ακρίβεια συνδυασμού, το Word 2010 αποθηκεύει έναν τυχαίο 10-ψήφιο αριθμό στο έγγραφο. Αυτός ο αριθμός που δημιουργήθηκε τυχαία βοηθά στον καθορισμό της σειράς πραγματοποίησης των αλλαγών με τη χρήση της δυνατότητας Συνδυασμός. Εάν θέλετε, μπορείτε να καταργήσετε αυτόν τον τυχαίο 10-ψήφιο αριθμό κάνοντας τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Στην περιοχή Βοήθεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές.

3. Επιλέξτε Κέντρο αξιοπιστίας.

4. Επιλέξτε Ρυθμίσεις Κέντρου αξιοπιστίας.

5. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές απορρήτου και, στη συνέχεια, στην περιοχή Ρυθμίσεις ειδικά για το έγγραφο, καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση τυχαίου αριθμού για τη βελτίωση της ακρίβειας συνδυασμού.

Εγγραφή μακροεντολών

Η καταγραφή μακροεντολών σάς επιτρέπει να καταγράψετε μια σειρά ενεργειών έτσι, ώστε να είναι δυνατή η αναπαραγωγή των ενεργειών αργότερα. Εάν επιλέξετε την καταγραφή μιας μακροεντολής, το όνομα χρήστη αποθηκεύεται ως σχόλιο στον κώδικα, όταν η μακροεντολή δημιουργείται αρχικά. Μπορείτε να καταργήσετε το όνομα χρήστη μη αυτόματα από αυτήν τη θέση.

Ψηφιακές υπογραφές

Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια προαιρετική δυνατότητα που σας βοηθά στον έλεγχο της ταυτότητας του προσώπου που σας έστειλε ένα έγγραφο. Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια μοναδική κρυπτογραφημένη τιμή των δεδομένων που υπάρχουν στο έγγραφο που υπογράφετε. Όταν στέλνετε ένα έγγραφο με ψηφιακή υπογραφή, η υπογραφή στέλνεται στον παραλήπτη, μαζί με τα δεδομένα στο έγγραφο, καθώς και με ένα αξιόπιστο ψηφιακό πιστοποιητικό από εσάς (τον αποστολέα). Το ψηφιακό πιστοποιητικό εκδίδεται από μια αρχή έκδοσης πιστοποιητικών, όπως είναι η VeriSign και περιέχει πληροφορίες για τον έλεγχο της ταυτότητας του αποστολέα και την επαλήθευση ότι τα αρχικά περιεχόμενα του εγγράφου δεν έχουν τροποποιηθεί. Το Word ενδέχεται να επικοινωνήσει αυτόματα με σύνδεση με την αρχή έκδοσης πιστοποιητικών, για να επαληθεύσει την ψηφιακή υπογραφή.

Όταν υπογράφετε ένα έγγραφο, βλέπετε ένα παράθυρο διαλόγου που εμφανίζει τις πληροφορίες που συμπεριλαμβάνονται στην ψηφιακή υπογραφή, όπως η ημερομηνία και η ώρα του συστήματός σας, ο αριθμός έκδοσης του λειτουργικού σας συστήματος, ο αριθμός έκδοσης του Microsoft Office και ο αριθμός έκδοσης του Word.

Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών

Η υπηρεσία Διαχείρισης δικαιωμάτων πληροφοριών (Information Rights Management, IRM) σας επιτρέπει να δίνεται σε συγκεκριμένους χρήστες ή ομάδες το δικαίωμα πρόσβασης και τροποποίησης ενός εγγράφου. Παρά τις όποιες ομοιότητες, η υπηρεσία IRM δεν είναι ίδια με τη δυνατότητα Προστασία εγγράφου. Η υπηρεσία IRM σας επιτρέπει να ορίζετε τα δικαιώματα για ένα ολόκληρο έγγραφο και για πολύ συγκεκριμένες ενέργειες, όπως η εκτύπωση του εγγράφου ή η προώθησή του προς άλλα άτομα, καθώς και η ανάγνωση ή η επεξεργασία του εγγράφου.

Όταν αποθηκεύετε ένα έγγραφο με ενεργοποιημένη την υπηρεσία IRM, το Word 2010 αποθηκεύει στο έγγραφο μια λίστα με όλους τους χρήστες που έχουν δικαιώματα σε αυτό το έγγραφο καθώς και το είδος των δικαιωμάτων τους. Αυτές οι πληροφορίες είναι κρυπτογραφημένες με τέτοιον τρόπο, ώστε μόνο οι κάτοχοι του εγγράφου να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες.

Επιπλέον, τα έγγραφα με δυνατότητα IRM περιέχουν άδειες χρήσης περιεχομένου. Η άδεια χρήσης περιεχομένου περιέχει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δικαιώματα και πληροφορίες ελέγχου ταυτότητας. Κάθε φορά που κάποιος προσπαθεί να ανοίξει ένα έγγραφο με δυνατότητα IRM, το Word 2010 ελέγχει τις άδειες χρήσης περιεχομένου που είναι αποθηκευμένες στο έγγραφο σε αντιπαράθεση με την ταυτότητα του χρήστη. Εάν ο χρήστης δεν έχει ανοίξει ποτέ στο παρελθόν το έγγραφο, τότε το Word 2010 επικοινωνεί με ένα διακομιστή της υπηρεσίας IRM, επαληθεύει την ταυτότητα του χρήστη, πραγματοποιεί λήψη μιας νέας άδειας χρήσης περιεχομένου για το χρήστη (εφόσον ο χρήστης διαθέτει τα απαραίτητα δικαιώματα) και, τέλος, αποθηκεύει αυτήν την άδεια χρήσης περιεχομένου στο έγγραφο.

Οι κάτοχοι των εγγράφων έχουν την επιλογή να αποφύγουν την αποθήκευση αδειών χρήσης περιεχομένου στο έγγραφο. Εάν, ωστόσο, αυτή η άδεια χρήσης περιεχομένου δεν αποθηκευτεί στο έγγραφο, τότε το Word 2010 πρέπει να επικοινωνεί με το διακομιστή IRM κάθε φορά που γίνεται άνοιγμα του εγγράφου. Εάν το Word 2010 δεν είναι συνδεδεμένο σε ένα δίκτυο ή δεν μπορεί να επικοινωνήσει με το διακομιστή IRM, τότε το άνοιγμα του εγγράφου δεν είναι δυνατό.

Προστασία εγγράφου

Η προστασία εγγράφου σάς επιτρέπει να προστατεύσετε το έγγραφο του Word 2010 με διάφορους τρόπους, όπως, για παράδειγμα, δίνοντας μόνο σε συγκεκριμένους χρήστες τα δικαιώματα να επεξεργαστούν, να προσθέσουν σχόλια ή να διαβάσουν το έγγραφο.

Όταν χρησιμοποιείτε την προστασία εγγράφου, σας ζητείται να πληκτρολογήσετε τα αναγνωριστικά χρήστη στο έγγραφο του Word 2010. Αυτά τα αναγνωριστικά χρήστη μπορούν να έχουν τη μορφή λογαριασμών ενός τομέα των Windows NT (για παράδειγμα, ΤΟΜΕΑΣ\όνομα χρήστη) ή διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Windows Live ID (για παράδειγμα, someone@example.com). Αυτά τα αναγνωριστικά χρήστη αποθηκεύονται κάθε φορά που δίνετε σε ένα χρήστη τα δικαιώματα να διαβάσει ή να αλλάξει μια περιοχή κειμένου.

Είναι δυνατό να προστατεύσετε ένα έγγραφο του Word 2010 χωρίς να χρησιμοποιήσετε κωδικό πρόσβασης. Εάν επιλέξετε να προστατεύσετε το έγγραφο χωρίς κωδικό πρόσβασης, τότε οποιοσδήποτε διαβάζει το έγγραφο θα έχει τη δυνατότητα να δει τα αναγνωριστικά χρήστη αυτών που έχουν πρόσβαση. Επίσης, εάν το έγγραφο αποθηκευτεί με τη μορφή XML ή HTML, τότε τα αναγνωριστικά χρήστη είναι διαθέσιμα σε οποιονδήποτε κάνει ανάγνωση του αρχείου.

Εάν θέλετε να περιορίσετε περισσότερο την πρόσβαση στα αναγνωριστικά χρήστη, τότε μπορείτε να επιλέξετε την αποθήκευση αυτού του αρχείου με κωδικό πρόσβασης ή με ενεργοποίηση της υπηρεσίας "Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών" (IRM). Μόνο εσείς και τα υπόλοιπα άτομα στα οποία έχει εκχωρηθεί πρόσβαση μπορούν να δουν αυτά τα αναγνωριστικά χρήστη.

Προβλήματα επικύρωσης αρχείων του Office

Όταν ανοίγετε ορισμένες προγενέστερες εκδόσεις αρχείων του Word στο Microsoft Office, η επικύρωση αρχείων του Office ελέγχει κατά πόσο η δομή του αρχείου ταιριάζει με την προδιαγραφή της Microsoft για αυτήν τη μορφή αρχείου. Εάν αποτύχει η επικύρωση του αρχείου, το Microsoft Office το ανοίγει σε προστατευμένη προβολή.

Ένα αντίγραφο προβληματικό αποθηκεύεται το αρχείο που αποτυγχάνει επικύρωση αρχείων του Office στον υπολογιστή σας μετά την έξοδο από το Word. Αναφορά σφαλμάτων της Microsoft κατά διαστήματα σας ρωτά εάν συμφωνείτε να στείλετε ένα αντίγραφό του αυτά τα αρχεία στη Microsoft. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αναφορά σφαλμάτων της Microsoft, συμπεριλαμβανομένης μιας πλήρους δήλωσης απορρήτου, ανατρέξτε στο θέμα Δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων για την υπηρεσία αναφοράς σφαλμάτων της Microsoft.

Αυτόματες αναθεωρήσεις του Office

Το Word 2010 αποθηκεύει αυτόματα αντίγραφα του εγγράφου σας καθώς το επεξεργάζεστε. Αυτό βοηθά στην ανάκτηση εγγράφων εάν κλείσετε κατά λάθος ένα έγγραφο χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας. Μπορείτε να επιλέξετε να μην αποθηκεύονται αυτόματα αντίγραφα των εγγράφων κάνοντας τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Στην περιοχή Βοήθεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

4. Στην περιοχή Αποθήκευση εγγράφων καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Διατήρηση του τελευταίου αρχείου Αυτόματης ανάκτησης αν γίνει κλείσιμο χωρίς αποθήκευση.

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση και να διαγράψετε την τελευταία εκδόσεις που έχουν αποθηκευτεί με τα έγγραφα που είχε αποθηκευτεί προηγουμένως κάνοντας κλικ στην καρτέλα αρχείο, κάνοντας κλικ στην επιλογή πληροφορίες και, στη συνέχεια, επιλέγοντας το έγγραφο που θέλετε στην περιοχή εκδόσεις. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση και να διαγράψετε την τελευταία αποθηκεύονται αυτόματα εκδόσεις για τα έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί πρόσφατα κάνοντας κλικ στην καρτέλα αρχείο, κάνοντας κλικ στην επιλογή πληροφορίες, κάνοντας κλικ στην επιλογή Διαχείριση εκδόσεων και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Ανάκτηση μη αποθηκευμένων εγγράφων. Word 2010 διαγράφει κατά καιρούς τα έγγραφα που αποθηκεύτηκε αυτόματα, εάν δεν ανοίξει και χρήσης τους. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα ανάκτηση αρχείων του Office.

Αρχή της σελίδας