Συμπλήρωμα προστασίας προσωπικών δεδομένων για το Microsoft SharePoint Workspace 2010

Αρχείο λογαριασμού χρήστη

Κάθε χρήστης του λογισμικού του SharePoint Workspace έχει ένα αρχείο λογαριασμού (λογαριασμός χρήστη), το οποίο περιέχει τις απαιτούμενες πληροφορίες, όπου συμπεριλαμβάνονται οι ταυτότητες του χρήστη, τα κρυφά κλειδιά κρυπτογράφησης και υπογραφής, μια λίστα των συσκευών στις οποίες εκτελείται το SharePoint Workspace, μια λίστα των γνωστών χώρων εργασίας και μια λίστα των γνωστών επαφών. Η ταυτότητα χρήστη μπορεί να είναι διαχειριζόμενη ή μη διαχειριζόμενη. Οι διαχειριζόμενες ταυτότητες δημιουργούνται και ελέγχονται από ένα διαχειριστή, ο οποίος χρησιμοποιεί είτε ένα διακομιστή διαχείρισης του SharePoint Workspace είτε τις υπηρεσίες Microsoft SharePoint Workspace Enterprise Services (SharePoint Workspace Enterprise Services). Οι μη διαχειριζόμενες ταυτότητες δημιουργούνται από χρήστες και δεν ελέγχονται από διαχειριστή. Ένας λογαριασμός χρήστη μπορεί να περιέχει τόσο διαχειριζόμενες όσο και μη διαχειριζόμενες ταυτότητες.

Το λογισμικό του SharePoint Workspace χρησιμοποιεί καθολικά μοναδικά αναγνωριστικά (GUID) για την αναγνώριση των λογαριασμών χρηστών (GUID λογαριασμών χρηστών), καθώς και ταυτότητες χρηστών (ταυτότητα GUID) μέσα σε λογαριασμούς. Τα GUID δημιουργούνται με χρήση τυχαίων αριθμών, κανένα μέρος των οποίων δεν απορρέει από πληροφορίες που υπάρχουν στο περιεχόμενο του υπολογιστή σας. Η χρήση των GUID διευκολύνει την επικοινωνία μεταξύ των χρηστών λογισμικού του SharePoint Workspace, γιατί με αυτόν τον τρόπο κάθε χρήστης αναγνωρίζει κάθε άλλο χρήστη, ακόμη και όταν αλλάξει το όνομα, η διεύθυνση IP ή κάποια άλλα στοιχεία που συσχετίζονται με το λογαριασμό ή τις ταυτότητες του SharePoint Workspace. Το λογισμικό του SharePoint Workspace χρησιμοποιεί επίσης τα GUID για την αναγνώριση υπολογιστών ή συσκευών (GUID συσκευών) στις οποίες χρησιμοποιείται το λογισμικό. Τα GUID και οι διευθύνσεις IP είναι απαραίτητα για τη σωστή λειτουργία του λογισμικού του SharePoint Workspace και δεν είναι δυνατή η απενεργοποίησή τους.

Μπορείτε να ελέγξετε και να επεξεργαστείτε τα προσωπικά σας στοιχεία κάνοντας κλικ στην καρτέλα αρχείο, κάνοντας κλικ στην επιλογή Διαχείριση λογαριασμού για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στην καρτέλα ταυτότητα. Μπορείτε να διαγράψετε το λογαριασμό σας, κάνοντας κλικ στο λογαριασμόtab στο παράθυρο διαλόγου " Προτιμήσεις ", στο μενού Επιλογές και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Διαγραφή.

Πληροφορίες σε χώρους εργασίας

Η Microsoft δεν έχει πρόσβαση στο SharePoint Workspace που διαθέτετε. Όλο το περιεχόμενο του SharePoint Workspace που φεύγει από τον υπολογιστή ή τη συσκευή σας είναι κρυπτογραφημένο, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων που έχουν αποθηκευτεί προσωρινά στους διακομιστές του SharePoint Workspace Relay 2010. Τα κλειδιά κρυπτογράφησης διατηρούνται στον υπολογιστή ή τη συσκευή σας και δεν είναι δυνατή η πρόσβαση της Microsoft σε αυτά, εκτός και εάν χρησιμοποιήσετε τις προαιρετικές δυνατότητες διαχειριζόμενης ταυτότητας που παρέχονται από τη Microsoft. Η Microsoft δεν χρησιμοποιεί αυτά τα κλειδιά κρυπτογράφησης για να αποκτήσει πρόσβαση στα δεδομένα σας, εκτός όπως τις περιπτώσεις που περιγράφονται σε αυτή τη Δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Χρήση φιλοξενούμενων διακομιστών

Ο διαχειριστής σας μπορεί να ρυθμίσει τις παραμέτρους του SharePoint Workspace, ώστε να χρησιμοποιούνται διακομιστές μετάδοσης και διαχείρισης, οι οποίοι ανήκουν και διαχειρίζονται από τη Microsoft, από την εταιρία σας ή από άλλον κατασκευαστή. Αυτοί οι διακομιστές συλλέγουν τις διευθύνσεις IP και τα GUID που συσχετίζονται με τους υπολογιστές σας και τους λογαριασμούς χρηστών.

Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε οποιονδήποτε διακομιστή διαχείρισης ή μετάδοσης της Microsoft, το SharePoint Workspace στέλνει το GUID λογαριασμού χρήστη, τη ζώνη ώρας του υπολογιστή σας, τις τοπικές ρυθμίσεις και τις ρυθμίσεις γλώσσας του υπολογιστή, τον τύπο της άδειας χρήσης του Microsoft Office, καθώς και ορισμένες πληροφορίες κρυπτογράφησης στην καθολική υπηρεσία προμήθειας. Η καθολική υπηρεσία προμήθειας προσδιορίζει τους διακομιστές διαχείρισης και μετάδοσης που θα χρησιμοποιηθούν από το λογαριασμό σας και στέλνει το αναγνωριστικό προϊόντος και το GUID λογαριασμού χρήστη στο διακομιστή διαχείρισης.

Διαχειριζόμενες ταυτότητες σε φιλοξενούμενο διακομιστή

Εάν η διαχείριση της ταυτότητάς σας πραγματοποιείται σε διακομιστές που φιλοξενούνται από τη Microsoft ή από άλλον κατασκευαστή, αυτοί οι διακομιστές περιέχουν τις πληροφορίες επικοινωνίας, τις ρυθμίσεις πολιτικής για την ταυτότητα και τις συσκευές σας, ένα αντίγραφο ασφαλείας του λογαριασμού σας, καθώς και στατιστικά στοιχεία σχετικά με τη χρήση του SharePoint Workspace. Εάν οι διαχειριστές τομέα είναι εξουσιοδοτημένοι μέσω ρυθμίσεων ελέγχου πρόσβασης που βασίζονται σε ρόλο, θα έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες. Τα παραδείγματα τύπων στατιστικών στοιχείων που συλλέγονται από το SharePoint Workspace, περιλαμβάνουν τα εξής:

• Αριθμός αποδοχών και απορρίψεων πρόσκλησης.

• Αριθμός απεσταλμένων μηνυμάτων συνομιλίας και άμεσων μηνυμάτων του SharePoint Workspace.

• Αριθμός μόνιμων και προσωρινών χώρων εργασίας που έχουν δημιουργηθεί ή διαγραφεί.

• Αριθμός μελών σε χώρους εργασίας.

• Αριθμός εργαλείων που έχουν δημιουργηθεί και διαγραφεί.

• Χρονικό διάστημα που αναλώθηκε σε χώρους εργασίας, χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο εργαλείο ή μια δυνατότητα του SharePoint Workspace και χρησιμοποιώντας το λογισμικό του SharePoint Workspace μόνοι ή μαζί με άλλους.

• Εκδόσεις του λογισμικού του SharePoint Workspace που χρησιμοποιείτε.

• Χρήση των αυτοματοποιημένων δυνατοτήτων βοήθειας.

Η Microsoft συλλέγει συγκεντρωτικές πληροφορίες χρήσης από τους φιλοξενούμενους διακομιστές, αλλά δεν χρησιμοποιεί τις πληροφορίες του τομέα σας με τρόπο που να σας προσδιορίζει προσωπικά, εκτός από την περίπτωση που σας παρέχει αυτοματοποιημένες υπηρεσίες του SharePoint Workspace, όπως υπηρεσίες μετάδοσης και στην περίπτωση που έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας για λόγους παροχής υποστήριξης.

Δημιουργία λογαριασμού

Όταν δημιουργείτε ένα λογαριασμό, το SharePoint Workspace συλλέγει το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτά τα απαραίτητα στοιχεία, μαζί με άλλες πληροφορίες, όπως είναι οι αριθμοί τηλεφώνου και η διεύθυνση αλληλογραφίας που έχετε εισαγάγει εσείς ή ο διαχειριστής σας, αποθηκεύονται στον τοπικό υπολογιστή. Θα προστεθούν στην επαφή σας και θα προβάλλονται οπουδήποτε είναι διαθέσιμη η επαφή σας, για παράδειγμα, σε άλλα μέλη των χώρων εργασίας σας.

Επαναφορά πρόσβασης λογαριασμού για μη διαχειριζόμενες ταυτότητες

Όταν ενεργοποιείτε την αυτόματη επαναφορά πρόσβασης λογαριασμού, οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται σε ένα διακομιστή διαχείρισης του SharePoint Workspace που τον διαχειρίζεται η Microsoft, μαζί με τη διεύθυνση URL ταυτότητας και το GUID λογαριασμού χρήστη. Επίσης, αποστέλλονται ορισμένα πρόσθετα δεδομένα που δεν προσδιορίζουν την ταυτότητά σας για να εξασφαλιστεί ότι μια μελλοντική αίτηση επαναφοράς πρόσβασης λογαριασμού συμφωνεί με το λογαριασμό σας. Αυτές οι πληροφορίες δεν επιτρέπουν στη Microsoft να έχει πρόσβαση στα δεδομένα σας.

Αίτηση για αυτόματη επαναφορά πρόσβασης για μη διαχειριζόμενες ταυτότητες

Εάν το SharePoint Workspace απαιτήσει μία επαναφορά πρόσβασης κατά την εκκίνηση, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και το εμφανιζόμενο όνομα μεταδίδονται σε ένα διακομιστή διαχείρισης του SharePoint Workspace, μαζί με τη διεύθυνση URL ταυτότητας, το GUID λογαριασμού χρήστη, καθώς και κρυπτογραφημένα μυστικά κλειδιά κρυπτογράφησης για το λογαριασμό σας. Αυτές οι πληροφορίες αποστέλλονται στη Microsoft, μόνο εάν χρησιμοποιείτε ένα διακομιστή διαχείρισης του SharePoint Workspace που τον διαχειρίζεται η Microsoft. Ως απάντηση σε αυτή την αίτηση, λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει έναν προσωρινό κωδικό πρόσβασης. Η χρήση της λειτουργίας αυτόματης επαναφοράς κωδικού πρόσβασης είναι προαιρετική.

Χρήση του δημόσιου καταλόγου SharePoint Workspace

Εάν επιλέξετε να καταχωρήσετε το όνομά σας ή άλλες πληροφορίες επαφής στο δημόσιο κατάλογο του SharePoint Workspace, η επαφή σας αποθηκεύεται σε διακομιστές του Microsoft. Ο δημόσιος κατάλογος του SharePoint Workspace, προσβάσιμος από το λογισμικό του SharePoint Workspace, είναι διαθέσιμος σε οποιονδήποτε στο Internet. Οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στο δημόσιο κατάλογο του SharePoint Workspace μπορεί να βρει και να χρησιμοποιήσει την επαφή, να έχει πρόσβαση σε επιχειρηματικά και προσωπικά δεδομένα που βρίσκονται μέσα στην επαφή και να του προσφερθεί η δυνατότητα να χρησιμοποιήσει το SharePoint Workspace για την εκτέλεση λειτουργιών, όπως η εποπτεία της τρέχουσας κατάστασής σας, η αποστολή άμεσων μηνυμάτων και η πρόσκληση σε χώρους εργασίας.

Η δημοσίευση του ονόματός σας ή των πληροφοριών επικοινωνίας στο δημόσιο κατάλογο του SharePoint Workspace είναι προαιρετική. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη δημοσίευση των πληροφοριών επικοινωνίας, αλλάζοντας όλες τις προτιμήσεις καταχώρησης της ταυτότητάς σας στο “δημόσιο κατάλογο του SharePoint Workspace” σε Καμία καταχώρηση, αλλά δεν είναι δυνατή η ανάκληση της επαφής σας από κάποιον που την έχει ήδη. Για την αλλαγή της ρύθμισης αυτής, κάντε τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση λογαριασμού.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Προτιμήσεις λογαριασμού.

4. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ταυτότητες.

5. Αλλάξτε τη ρύθμιση Εισαγωγή σε λίστα σε Καμία καταχώρηση.

Δηλαδή, αφού ένας παραλήπτης έχει την επαφή σας, μπορεί να συνεχίσει να λαμβάνει ενημερώσεις όταν η επαφή σας αλλάξει και να τη χρησιμοποιεί για να σας στέλνει μηνύματα.

Εάν επιλέξετε να αναζητήσετε τις πληροφορίες επαφής ενός χρήστη του SharePoint Workspace, για παράδειγμα, για να προσθέσετε το χρήστη στη λίστα των επαφών σας ή για να τον προσκαλέσετε σε ένα χώρο εργασίας, το κείμενο αναζήτησης εισόδου αποστέλλεται σε ένα διακομιστή του SharePoint Workspace που φιλοξενείται από τη Microsoft.

Χρήση ενός καταλόγου δικτύου

Εάν επιλέξετε να καταχωρήσετε το όνομά σας ή όλες τις πληροφορίες επικοινωνίας στον κατάλογο του τοπικού δικτύου, η επαφή σας αποθηκεύεται σε άλλους υπολογιστές που εκτελούν το SharePoint Workspace, οι οποίοι βρίσκονται μέσα στο ίδιο τμήμα δικτύου και έχουν τη δυνατότητα να λαμβάνουν μηνύματα μετάδοσης δικτύου του SharePoint Workspace. Εάν ο υπολογιστής σας συνδέεται απευθείας στο Internet, οι υπολογιστές που μπορούν να έχουν την επαφή σας εξαρτώνται από τη ρύθμιση παραμέτρων του δικτύου της υπηρεσίας παροχής Internet. Ομοίως, εάν πραγματοποιείτε κοινή χρήση μιας σύνδεσης στο Internet, για παράδειγμα μέσω ενός ασύρματου σημείου πρόσβασης δικτύου σε ένα "ενεργό σημείο" του Internet, οι άλλοι υπολογιστές που χρησιμοποιούν την ίδια σύνδεση και εκτελούν το SharePoint Workspace θα λάβουν την επαφή σας. Οποιοσδήποτε εκτελεί αναζήτηση στον κατάλογο του τοπικού δικτύου μπορεί να εντοπίσει και να χρησιμοποιήσει την επαφή σας, αποκτώντας πρόσβαση σε εταιρικά και προσωπικά δεδομένα που υπάρχουν μέσα στην επαφή σας και τη δυνατότητα χρήσης του SharePoint Workspace για την εκτέλεση λειτουργιών όπως η εποπτεία της τρέχουσας κατάστασής σας, η αποστολή σε εσάς άμεσων μηνυμάτων και η πρόσκλησή σας σε χώρους εργασίας.

Η δημοσίευση του ονόματός σας ή των πληροφοριών επικοινωνίας στον κατάλογο του τοπικού δικτύου είναι προαιρετική. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη δημοσίευση των πληροφοριών επαφής, τροποποιώντας κάθε μία από τις προτιμήσεις καταχώρησης της ταυτότητας καταλόγου τοπικού δικτύου σας σε Καμία καταχώρηση, αλλά δεν μπορείτε να ανακαλέσετε την επαφή σας από οποιονδήποτε τη διαθέτει ήδη. Για να αλλάξετε τη ρύθμιση αυτή, κάντε τα ακόλουθα:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση λογαριασμού.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Προτιμήσεις λογαριασμού.

4. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ταυτότητες.

5. Αλλάξτε τη ρύθμιση Εισαγωγή σε λίστα σε Καμία καταχώρηση.

Δηλαδή, αφού ένας παραλήπτης έχει την επαφή σας, μπορεί να συνεχίσει να λαμβάνει ενημερώσεις όταν η επαφή σας αλλάξει και να τη χρησιμοποιεί για να σας στέλνει μηνύματα.

Χρήση επαφών

Εάν επιλέξετε να προσθέσετε την επαφή κάποιου στην προσωπική σας λίστα επαφών, θα σταλεί σε αυτό το άτομο η δική σας επαφή ταυτότητας. Η επαφή ταυτότητας περιέχει το όνομά σας, δημόσια κλειδιά κρυπτογράφησης που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον προσδιορισμό της ταυτότητάς σας, καθώς και μια λίστα των υπολογιστών-πελατών και των συσκευών μετάδοσης που χρησιμοποιείτε.

Όταν εισαγάγετε το λογαριασμό χρήστη σε μια νέα συσκευή, επαφές ταυτότητας για κάθε ταυτότητα μέσα στο λογαριασμό σας θα αποσταλούν και θα αποθηκευτούν στους υπολογιστές που χρησιμοποιούνται από όλους όσοι αναγνωρίζονται στο λογαριασμό σας. Αυτό περιλαμβάνει όλους τους χρήστες που περιέχονται στη λίστα των προσωπικών σας επαφών και όλα τα μέλη όλων των χώρων στους οποίους είστε μέλος. Οι παραλήπτες της επαφής ταυτότητας λαμβάνουν ενημερώσεις κάθε φορά που αλλάζουν οι πληροφορίες της επαφής ταυτότητας. Επίσης, λαμβάνουν πληροφορίες επαφής για όλες τις ταυτότητες στο λογαριασμό σας.

Όταν επιλέγετε να αποδεχτείτε μια πρόσκληση σε κάποιο χώρο εργασίας, να στείλετε ένα άμεσο μήνυμα, να προσκαλέσετε κάποιον σε ένα χώρο εργασίας ή να στείλετε το εξαγόμενο αρχείο επαφής σε κάποιον, ο παραλήπτης λαμβάνει τις πλήρεις πληροφορίες επικοινωνίας για την ταυτότητά σας, καθώς και όλα τα πεδία vCard, όπως το όνομα, τη διεύθυνση και τους αριθμούς τηλεφώνου σας.

Αρχή της σελίδας