Όταν εισάγετε περιεχόμενο, όπως για παράδειγμα ένα αντικείμενο, δημιουργείτε μια δυναμική σύνδεση μεταξύ του περιεχομένου που έχετε εισάγει και του περιεχομένου που δημιουργήθηκε σε ένα άλλο πρόγραμμα του Microsoft Office. Αντίθετα με ότι συμβαίνει όταν πραγματοποιείτε επικόλληση περιεχομένου (όπως πιέζοντας το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+V), όταν το εισάγετε ως συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο αντικείμενο, μπορείτε να εργαστείτε με αυτό στο αρχικό πρόγραμμα.
Για παράδειγμα, εάν εισάγετε σε ένα έγγραφο κελιά από ένα φύλλο εργασίας ως αντικείμενο του Excel, τότε το Microsoft Office Word εκτελεί το Excel όταν κάνετε διπλό κλικ στα κελιά και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές του Excel για να εργαστείτε με το περιεχόμενο του φύλλου εργασίας.
Κατανόηση των διαφορών μεταξύ συνδεδεμένων αντικειμένων και ενσωματωμένων αντικειμένων
Οι κύριες διαφορές μεταξύ των συνδεδεμένων και των ενσωματωμένων αντικειμένων βρίσκονται στο που είναι αποθηκευμένα τα δεδομένα και με ποιον τρόπο ενημερώνονται τα δεδομένα εφόσον τα τοποθετήσετε στο αρχείο του Word.
Τοποθετήστε μια σύνδεση με το αντικείμενο ή ένα αντίγραφο του αντικειμένου στο έγγραφο. Μπορείτε να εισάγετε αντικείμενα με αυτόν τον τρόπο από οποιοδήποτε πρόγραμμα υποστηρίζει την τεχνολογία σύνδεσης και ενσωμάτωσης αντικειμένων (σύνδεση και ενσωμάτωση αντικειμένων ή OLE).
Για παράδειγμα, μια αναφορά μηνιαίας κατάστασης μπορεί να περιέχει πληροφορίες που διατηρούνται ξεχωριστά σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Εάν συνδέσετε την έκθεση με το φύλλο εργασίας, τα δεδομένα της αναφοράς μπορούν να ενημερώνονται κάθε φορά που ενημερώνεται το αρχείο προέλευσης. Εάν ενσωματώσετε το φύλλο εργασίας στην αναφορά, τότε η αναφορά θα περιέχει ένα στατικό αντίγραφο των δεδομένων.
1. Ενσωματωμένο αντικείμενο
2. Συνδεδεμένο αντικείμενο
3. Αρχείο προέλευσης
Συνδεδεμένα αντικείμενα
Όταν ένα αντικείμενο είναι συνδεδεμένο, οι πληροφορίες μπορούν να ενημερωθούν αν το αρχείο προέλευσης τροποποιηθεί. Τα συνδεδεμένα δεδομένα είναι αποθηκευμένα στο αρχείο προέλευσης. Το αρχείο Word ή το αρχείο προορισμού αποθηκεύει μόνο την τοποθεσία του αρχείου προέλευσης και εμφανίζει μόνο μια απεικόνιση των συνδεδεμένων δεδομένων. Χρησιμοποιήστε συνδεδεμένα αντικείμενα αν το μέγεθος του αρχείου αποτελεί θέμα.
Η σύνδεση είναι χρήσιμη και όταν θέλετε να συμπεριλάβετε πληροφορίες που διατηρούνται ανεξάρτητα, όπως τα δεδομένα που συλλέγονται από ένα διαφορετικό τμήμα και όταν πρέπει να διατηρείτε τις πληροφορίες αυτές ενημερωμένες σε ένα έγγραφο του Word.
Ενσωματωμένα αντικείμενα
Όταν ενσωματώνετε ένα αντικείμενο του Excel, οι πληροφορίες στο αρχείο του Word δεν αλλάζουν αν τροποποιηθεί στο αρχείο προέλευσης του Excel. Τα ενσωματωμένα αντικείμενα γίνονται μέρος του αρχείου του Word και, εφόσον εισαχθούν, δεν αποτελούν πλέον μέρος του αρχείου προέλευσης.
Επειδή οι πληροφορίες περιέχονται συνολικά σε ένα αρχείο του Word, η ενσωμάτωση είναι χρήσιμη όταν δεν θέλετε να αντανακλώνται οι αλλαγές στο αρχείο προέλευσης ή όταν δεν θέλετε να πρέπει να ενημερώνουν και να συνδέουν πληροφορίες οι παραλήπτες του εγγράφου.
