Εάν εργάζεστε με πληροφορίες που έχουν κατανεμηθεί σε πολλά φύλλα —όπως προϋπολογισμούς από διαφορετικές περιοχές ή αναφορές που έχουν δημιουργηθεί από πολλούς συνεργάτες— μπορεί να θέλετε να συγκεντρώσετε αυτά τα δεδομένα σε ένα σημείο. Το Excel προσφέρει πολλούς τρόπους για να το κάνετε αυτό, ανάλογα με το αν θέλετε να συνοψίσετε τιμές ή απλώς να συνδυάσετε λίστες.
Πριν ξεκινήσετε
Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα προέλευσης είναι σωστά δομημένα.
-
Χρησιμοποιήστε μια μορφή λίστας (χωρίς εντελώς κενές γραμμές ή στήλες).
-
Διατηρήστε σταθερές τις ετικέτες (κεφαλίδες στηλών) σε όλα τα φύλλα.
-
Εάν η έκδοση του Excel που διαθέτετε δεν διαθέτει τη δυνατότητα "Συνολική εικόνα > δεδομένων", ενδέχεται να χρησιμοποιείτε Excel για το web ή μια πλατφόρμα που δεν υποστηρίζει τη δυνατότητα. Σε αυτή την περίπτωση, ανατρέξτε στην ενότητα "Επιλογή 2: Συνδυασμός ή προσάρτηση δεδομένων αντί για σύνοψη".
Επιλογή 1: Σύνοψη δεδομένων με τη δυνατότητα "Συνολική εικόνα"
Χρησιμοποιήστε τη Συνολική εικόνα όταν θέλετε να υπολογίσετε σύνολα, μέσους όρους, καταμετρήσεις ή άλλα συνοπτικά αποτελέσματα σε φύλλα. Μπορείτε να δημιουργήσετε συνολική εικόνα κατά θέση (ίδια διάταξη) ή ανά κατηγορία (αντίστοιχες ετικέτες).
Συνολική εικόνα κατά θέση
Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή όταν κάθε φύλλο χρησιμοποιεί την ίδια διάταξη κελιού.
-
Ανοίξτε τα φύλλα προέλευσης και επιβεβαιώστε ότι τα δεδομένα εμφανίζονται στην ίδια θέση σε κάθε φύλλο.
-
Μεταβείτε στο φύλλο όπου θέλετε τα συνδυασμένα αποτελέσματα.
-
Επιλέξτε το επάνω αριστερό κελί της περιοχής όπου θα πρέπει να εμφανίζονται τα ενοποιημένα δεδομένα.
-
Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει χώρος για ανάπτυξη των δεδομένων προς τα κάτω και προς τα δεξιά.
-
-
Επιλέξτε Δεδομένα >
-
Επιλέξτε μια συνάρτηση (όπως Άθροισμα, Μέσος όρος ή Πλήθος).
-
Σε κάθε φύλλο προέλευσης:
-
Επιλέξτε την περιοχή δεδομένων σας.
-
Επιλέξτε Προσθήκη για να το συμπεριλάβετε σε όλες τις αναφορές.
-
-
Επιλέξτε OK για να δημιουργήσετε τη ενοποιημένη αναφορά.
Συνολική εικόνα κατά κατηγορία
Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή όταν τα φύλλα έχουν τις ίδιες ετικέτες, ακόμα και αν τα δεδομένα δεν έχουν πανομοιότυπη θέση. Σημειώστε ότι εάν ένα φύλλο χρησιμοποιεί τον όρο "Μέσος όρος" ενώ ένα άλλο χρησιμοποιεί τη συνάρτηση "Avg", θα πρέπει πρώτα να τυποποιήσετε τις ετικέτες, ώστε το Excel να μπορεί να τις αντιστοιχίσει σωστά.
-
Επιβεβαιώστε ότι κάθε φύλλο χρησιμοποιεί ετικέτες που ταιριάζουν στην επάνω γραμμή ή την αριστερή στήλη.
-
Στο φύλλο προορισμού, επιλέξτε το επάνω αριστερό κελί της περιοχής όπου θα πρέπει να εμφανίζονται τα ενοποιημένα δεδομένα.
-
Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει χώρος για ανάπτυξη των δεδομένων προς τα κάτω και προς τα δεξιά.
-
-
Μεταβείτε στην >
-
Επιλέξτε μια συνάρτηση (όπως Άθροισμα, Μέσος όρος ή Πλήθος).
-
Επιλέξτε τα πλαίσια στην περιοχή Χρήση ετικετών σε (Επάνω γραμμή, Αριστερή στήλη ή και τα δύο).
-
Σε κάθε φύλλο προέλευσης:
-
Επιλέξτε την περιοχή δεδομένων σας.
-
Επιλέξτε Προσθήκη για να το συμπεριλάβετε σε όλες τις αναφορές.
-
-
Επιλέξτε OK για να δημιουργήσετε τη ενοποιημένη αναφορά.
Εάν μια ετικέτα εμφανίζεται σε ένα φύλλο αλλά όχι σε ένα άλλο, το Excel εξακολουθεί να την περιλαμβάνει. Δημιουργείται μια νέα γραμμή ή στήλη στο αποτέλεσμα.
Επιλογή 2: Συνδυάστε ή προσαρτήστε δεδομένα αντί να τα συνοψίσετε
Εάν θέλετε να συγχωνεύσετε ή να στοιβάζετε γραμμές από πολλά φύλλα και όχι να υπολογίσετε σύνολα, θα χρειαστείτε μια διαφορετική προσέγγιση.
Αντιγραφή και επικόλληση
Αυτή είναι μια γρήγορη, μη αυτόματη επιλογή για τη συγχώνευση δεδομένων. Λειτουργεί καλύτερα όταν χρειάζεται να συγχωνεύσετε μόνο μερικά φύλλα.
-
Δημιουργία νέου φύλλου.
-
Αντιγράψτε ολόκληρη τη λίστα από το πρώτο φύλλο και επικολλήστε την.
-
Επαναλάβετε τη διαδικασία για άλλα φύλλα, με απευθείας επικόλληση κάτω από τα υπάρχοντα δεδομένα.
-
Καταργήστε διπλότυπες κεφαλίδες, εάν είναι απαραίτητο.
Χρήση του τύπου VSTACK για στοίβαξη δεδομένων
Εάν τα φύλλα σας έχουν την ίδια δομή στηλών, μπορείτε να τα στοιβάζετε δυναμικά με τη συνάρτηση VSTACK. Το παρακάτω παράδειγμα θα συνδυάσει δεδομένα από τρία φύλλα εργασίας.
=VSTACK(Sheet1!A1:D50, Sheet2!A1:D50, Sheet3!A1:D50)
Αυτό δημιουργεί μια συνδυασμένη λίστα που ενημερώνεται όταν αλλάζουν τα δεδομένα στα φύλλα προέλευσης.
Χρήση Power Query
Power Query σάς επιτρέπει να εισαγάγετε και να συνδυάσετε αυτόματα δεδομένα από πολλούς πίνακες ή φύλλα, ακόμη και σε βιβλία εργασίας. Αυτό είναι το καλύτερο για μεγάλα σύνολα δεδομένων και συνεχή συγχώνευση.
-
Επιλέξτε κάθε περιοχή δεδομένων και πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+T για να τη μετατρέψετε σε πίνακα.
-
Μεταβείτε στην επιλογή Δεδομένα > Λήψη> δεδομένων από άλλες προελεύσεις > κενό ερώτημα.
-
Χρησιμοποιήστε το Excel.CurrentWorkbook() στη γραμμή τύπων για να προβάλετε πίνακες.
-
Αναπτύξτε τα και συνδυάστε τα χρησιμοποιώντας το εικονίδιο με το διπλό βέλος.
-
Επιλέξτε Κλείσιμο & Φόρτωση για να δημιουργήσετε ένα συνδυασμένο φύλλο.
Αυτή η προσέγγιση δημιουργεί ένα δυναμικό συνδυασμένο σύνολο δεδομένων που μπορεί να ανανεώνεται κάθε φορά που αλλάζουν τα δεδομένα.
Αντιμετώπιση προβλημάτων και συμβουλές
Με βάση τα σχόλια των χρηστών, εδώ θα βρείτε τα πιο συνηθισμένα εμπόδια.
Δεν μπορείτε να βρείτε τη "Συνολική εικόνα"
Μπορεί να είστε σε Excel για το web ή σε μια έκδοση που δεν την υποστηρίζει. Αντί για αυτό, χρησιμοποιήστε Power Query ή τύπους.
Το παράθυρο διαλόγου "Συνολική εικόνα" δεν επιτρέπει την επιλογή περιοχών
Βεβαιωθείτε ότι το παράθυρο διαλόγου παραμένει ενεργό. Αν αποκλείει το κλικ σε άλλα παράθυρα, δοκιμάστε να αλλάζετε το μέγεθός του ή να το μετακινείτε.
Τα αποτελέσματα της συνολικής εικόνας σας φαίνονται λάθος
Ελέγξτε ότι:
-
Οι ετικέτες ταιριάζουν ακριβώς (π.χ., "Μέσος όρος" και όχι "Μέσος όρος").
-
Δεν υπάρχουν κενές γραμμές/στήλες που να διακόπτουν τη δομή της λίστας.
-
Επιλέξατε τη σωστή συνάρτηση (Άθροισμα έναντι μέσου όρου).
Τα δεδομένα εμφανίζονται σε γραμμές ή στήλες χωρίς συνέπεια
Εάν τα φύλλα σας δεν είναι στοιχισμένα, χρησιμοποιήστε τη Συνολική εικόνα κατά κατηγορία και όχι κατά θέση.
Θέλετε να προσαρτήσετε δεδομένα, όχι να τα συνοψίσετε
Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε VSTACK ή Power Query. Είναι πιο κατάλληλα για συγχώνευση.
