Εάν λάβετε πληροφορίες σε πολλά φύλλα ή βιβλία εργασίας που θέλετε να συνοψίσετε, η εντολή Συνολική εικόνα μπορεί να σας βοηθήσει να συγκεντρώσετε δεδομένα σε ένα φύλλο. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια ομάδα με ποσά εξόδων από κάθε ένα από τα περιφερειακά γραφεία σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια συνολική εικόνα για να συναθροίσετε αυτά τα ποσά σε ένα εταιρικό φύλλο εξόδων. Αυτό το φύλλο μπορεί να περιέχει σύνολα πωλήσεων και μέσους όρους, τρέχοντα επίπεδα αποθεμάτων και προϊόντα με τις μεγαλύτερες πωλήσεις για ολόκληρη την επιχείρηση.
Για να αποφασίσετε ποιον τύπο ενοποίησης θα χρησιμοποιήσετε, δείτε τα φύλλα που συνδυάζετε. Εάν τα φύλλα έχουν δεδομένα σε ασυνεπείς θέσεις, ακόμη και αν οι ετικέτες γραμμών και στηλών τους δεν είναι ταυτόσημες, ενοποιήστε με βάση τη θέση τους. Εάν τα φύλλα χρησιμοποιούν τις ίδιες ετικέτες γραμμών και στηλών για τις κατηγορίες τους, ακόμη και αν τα δεδομένα δεν είναι σε συνεπείς θέσεις, ενοποιήστε τη συνολική εικόνα ανά κατηγορία.
Συνδυασμός κατά θέση
Για να λειτουργήσει η συνολική εικόνα κατά θέση, η περιοχή δεδομένων σε κάθε φύλλο προέλευσης πρέπει να είναι σε μορφή λίστας, χωρίς κενές γραμμές ή κενές στήλες στη λίστα.
-
Ανοίξτε κάθε φύλλο προέλευσης και βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας βρίσκονται στην ίδια θέση σε κάθε φύλλο.
-
Στο φύλλο προορισμού, κάντε κλικ στο επάνω αριστερό κελί της περιοχής όπου θέλετε να εμφανίζονται τα ενοποιημένα δεδομένα.
Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφήσει αρκετά κελιά προς τα δεξιά και κάτω για τη συνολική εικόνα δεδομένων.
-
Μεταβείτε στην επιλογή >Ενοποίηση δεδομένων.
-
Στο πλαίσιο Συνάρτηση , επιλέξτε τη συνάρτηση που θέλετε να χρησιμοποιεί το Excel για τη συνολική εικόνα των δεδομένων.
-
Σε κάθε φύλλο προέλευσης, επιλέξτε τα δεδομένα σας.
Η διαδρομή του αρχείου καταχωρείται στο πεδίο Όλες οι αναφορές.
-
Όταν προσθέσετε τα δεδομένα από κάθε φύλλο και βιβλίο εργασίας προέλευσης, επιλέξτε OK.
Συνδυασμός κατά κατηγορία
Για να λειτουργήσει η συνολική εικόνα ανά κατηγορία, η περιοχή δεδομένων σε κάθε φύλλο προέλευσης πρέπει να είναι σε μορφή λίστας, χωρίς κενές γραμμές ή κενές στήλες στη λίστα. Επίσης, οι κατηγορίες πρέπει να φέρουν συνεπή ετικέτα. Για παράδειγμα, εάν μία στήλη έχει την ετικέτα Avg. και μια άλλη έχει την ένδειξη Μέσος όρος, η εντολή Συνολική εικόνα δεν αθροίζει τις δύο στήλες μαζί.
-
Ανοίξτε κάθε φύλλο προέλευσης.
-
Στο φύλλο προορισμού, κάντε κλικ στο επάνω αριστερό κελί της περιοχής όπου θέλετε να εμφανίζονται τα ενοποιημένα δεδομένα.
Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφήσει αρκετά κελιά προς τα δεξιά και κάτω για τη συνολική εικόνα δεδομένων.
-
Μεταβείτε στην επιλογή >Ενοποίηση δεδομένων.
-
Στο πλαίσιο Συνάρτηση , επιλέξτε τη συνάρτηση που θέλετε να χρησιμοποιεί το Excel για τη συνολική εικόνα των δεδομένων.
-
Για να υποδείξετε πού βρίσκονται οι ετικέτες στις περιοχές προέλευσης, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου στην περιοχή Χρήση ετικετών σε: είτε την Επάνω γραμμή, την Αριστερή στήλη ή και τα δύο.
-
Σε κάθε φύλλο προέλευσης, επιλέξτε τα δεδομένα σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει είτε τις πληροφορίες της πρώτης γραμμής είτε της αριστερής στήλης που είχατε επιλέξει προηγουμένως.
Η διαδρομή του αρχείου καταχωρείται στο πεδίο Όλες οι αναφορές.
-
Όταν προσθέσετε τα δεδομένα από κάθε φύλλο και βιβλίο εργασίας προέλευσης, επιλέξτε OK.
Σημείωση: Τυχόν ετικέτες που δεν ταιριάζουν με τις ετικέτες στις άλλες περιοχές προέλευσης προκαλούν ξεχωριστές γραμμές ή στήλες στη συνολική εικόνα.
