Στο οικοσύστημα του Microsoft 365, οι Ομάδες, το SharePoint και το Teams είναι τρεις βασικές οντότητες που μπορούν να σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε και να επικοινωνείτε πιο αποτελεσματικά με την ομάδα σας.
Οι Ομάδες είναι μια υπηρεσία που σας επιτρέπει να συγκεντρώσετε άτομα, συνομιλίες και περιεχόμενο σε ένα σημείο. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν κοινόχρηστο χώρο εργασίας για την ομάδα σας, όπου μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση αρχείων, να συντονίσετε εργασίες και να κάνετε συζητήσεις.
Το SharePoint είναι μια πλατφόρμα συνεργασίας και διαχείρισης εγγράφων που βασίζεται στο web και σας επιτρέπει να αποθηκεύετε, να οργανώνετε και να κάνετε κοινή χρήση αρχείων με την ομάδα σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε βιβλιοθήκες εγγράφων, λίστες και ιστοσελίδες που είναι προσβάσιμες για την ομάδα σας από οποιαδήποτε συσκευή.
Το Teams είναι μια πλατφόρμα συνεργασίας που βασίζεται στις συνομιλίες και σας επιτρέπει να πραγματοποιείτε συνομιλίες, να μοιράζεστε αρχεία και να συνεργάζεστε σε έργα με την ομάδα σας σε πραγματικό χρόνο. Ενοποιείται με άλλα εργαλεία της Microsoft, όπως το SharePoint και το OneNote, ώστε να μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα αρχεία και τις σημειώσεις σας σε ένα σημείο.
Αυτές οι τρεις οντότητες συνεργάζονται για να προσφέρουν μια απρόσκοπτη εμπειρία συνεργασίας για την ομάδα σας. Οι ομάδες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία ομάδων και το συντονισμό εργασιών, ενώ το SharePoint μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση και την οργάνωση αρχείων που σχετίζονται με την εργασία της ομάδας. Οι ομάδες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για συνομιλίες, κοινή χρήση αρχείων και συνεργασία σε έργα σε πραγματικό χρόνο.
Πώς συνεργάζονται αυτές οι υπηρεσίες;
Οι ομάδες, το SharePoint και το Teams συνεργάζονται απρόσκοπτα για να παρέχουν μια ισχυρή οικογένεια εργαλείων συνεργασίας που μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να εργάζεται πιο αποτελεσματικά. Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι με τους οποίους συνεργάζονται αυτές οι υπηρεσίες:
Ομάδες και SharePoint
Οι ομάδες και το SharePoint είναι πλήρως ενσωματωμένες και μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε μαζί για να συνεργαστείτε πιο αποτελεσματικά με την ομάδα σας. Όταν δημιουργείτε μια ομάδα, το SharePoint δημιουργεί αυτόματα μια αντίστοιχη τοποθεσία του SharePoint που είναι συνδεδεμένη με την ομάδα. Αυτή η τοποθεσία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση και διαχείριση αρχείων που σχετίζονται με την εργασία της ομάδας.
Μπορείτε να προσθέσετε βιβλιοθήκες εγγράφων, λίστες και σελίδες του SharePoint του SharePoint του SharePoint, ώστε να είναι προσβάσιμες σε όλα τα μέλη της ομάδας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα δικαιώματα του SharePoint για να ελέγχετε ποιος μπορεί να προβάλλει, να επεξεργάζεται και να διαγράφει αρχεία, καθώς και να χρησιμοποιείτε τον έλεγχο έκδοσης για να παρακολουθείτε τις αλλαγές σε αρχεία με την πάροδο του χρόνου.
Το SharePoint ενοποιείται επίσης με το Microsoft Teams, επιτρέποντάς σας να έχετε πρόσβαση στην τοποθεσία σας στο SharePoint απευθείας από το Teams. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση αρχείων από το SharePoint απευθείας στο Teams και να συνεργάζεστε σε αρχεία με την ομάδα σας σε πραγματικό χρόνο.
Ομάδες και ομάδες
Το Microsoft Teams έχει σχεδιαστεί για να συνεργάζεται στενά με τις Ομάδες, γεγονός που σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Teams για να συνεργαστείτε με τα μέλη μιας ομάδας.
Όταν δημιουργείτε μια νέα ομάδα, έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε μια αντίστοιχη ομάδα. Αυτό θα σας επιτρέψει να έχετε συνομιλίες με τα μέλη της ομάδας σας, να κάνετε κοινή χρήση αρχείων και να συνεργάζεστε σε αυτά σε πραγματικό χρόνο. Το Teams ενοποιείται επίσης με άλλα εργαλεία της Microsoft, όπως το OneNote και το SharePoint, ώστε να μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα αρχεία και τις σημειώσεις σας από ένα σημείο.
Όταν δημιουργείτε ένα νέο κανάλι στο Teams, δημιουργείται ένας νέος φάκελος στην τοποθεσία SharePoint της αντίστοιχης ομάδας. Αυτό σημαίνει ότι όλα τα αρχεία και οι συνομιλίες που σχετίζονται με αυτό το Κανάλι θα αποθηκεύονται σε αυτόν το φάκελο, διευκολύνοντας έτσι την οργάνωση και τη διαχείριση της εργασίας σας
Teams και SharePoint
Όταν δημιουργείτε μια νέα ομάδα, δημιουργεί αυτόματα μια αντίστοιχη τοποθεσία του SharePoint που είναι συνδεδεμένη με την ομάδα.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το SharePoint για να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε αρχεία που σχετίζονται με την εργασία της ομάδας σας και μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση αυτών των αρχείων απευθείας στο Teams. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα δικαιώματα του SharePoint για να ελέγχετε ποιος μπορεί να προβάλλει, να επεξεργάζεται και να διαγράφει αρχεία, καθώς και να χρησιμοποιείτε τον έλεγχο έκδοσης για να παρακολουθείτε τις αλλαγές σε αρχεία με την πάροδο του χρόνου.
Όταν δημιουργείτε ένα νέο κανάλι στο Teams, δημιουργείται ένας νέος φάκελος στην αντίστοιχη τοποθεσία του SharePoint. Αυτό σημαίνει ότι όλα τα αρχεία και οι συνομιλίες που σχετίζονται με αυτό το Κανάλι θα αποθηκεύονται σε αυτόν το φάκελο, διευκολύνοντας έτσι την οργάνωση και τη διαχείριση της εργασίας σας.
Παραμείνετε ασφαλείς κατά τη συνεργασία σε Ομάδες, SharePoint και Teams
Για να εξασφαλίσετε ασφαλή συνεργασία κατά τη χρήση των Ομάδων, του SharePoint και του Teams
-
Ρύθμιση ελέγχου ταυτότητας πολλών παραγόντων (MFA), ο οποίος προσθέτει ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας.
-
Ορίστε σαφή δικαιώματα για τους χρήστες, ώστε να διασφαλίζεται ότι τα ευαίσθητα δεδομένα είναι προσβάσιμα μόνο από εξουσιοδοτημένους χρήστες.
Για να περιορίσετε και να παρακολουθήσετε την εξωτερική πρόσβαση και την πρόσβαση επισκέπτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορα στοιχεία ελέγχου. Σε αυτές περιλαμβάνεται η ενεργοποίηση της εξωτερικής κοινής χρήσης σε διαφορετικά επίπεδα, η χρήση πολιτικών πρόσβασης υπό όρους για τον περιορισμό της πρόσβασης, η χρήση αναθεωρήσεων πρόσβασης του Azure Active Directory για την τακτική αναθεώρηση της πρόσβασης εξωτερικών χρηστών, η ρύθμιση παραμέτρων της καταγραφής ελέγχου για την παρακολούθηση της δραστηριότητας του εξωτερικού χρήστη και η ενεργοποίηση ετικετών ευαισθησίας για την ταξινόμηση ευαίσθητου περιεχομένου.
Χρησιμοποιώντας αυτά τα στοιχεία ελέγχου, οι πελάτες μπορούν να διασφαλίσουν ότι οι εξωτερικοί χρήστες έχουν κατάλληλη πρόσβαση μόνο σε τοποθεσίες και έγγραφα του SharePoint και ότι οποιαδήποτε ύποπτη συμπεριφορά εντοπίζεται και αντιμετωπίζεται αμέσως.
