Σχεδιασμός συνόλων εγγράφων στον SharePoint Server

Πληροφορίες για τα σύνολα εγγράφων

Τα σύνολα εγγράφων είναι μια δυνατότητα στο SharePoint Server 2016 που δίνει τη δυνατότητα σε μια εταιρεία να διαχειρίζεται ένα μεμονωμένο παραδοτέο ή προϊόν εργασίας, το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει πολλά έγγραφα ή αρχεία. Ένα σύνολο εγγράφων είναι ένας ειδικός τύπος φακέλου που συνδυάζει μοναδικά χαρακτηριστικά συνόλου εγγράφων, τα χαρακτηριστικά και τη συμπεριφορά των φακέλων και των εγγράφων και παρέχει ένα περιβάλλον εργασίας χρήστη (UI), μετα-δεδομένα και στοιχεία μοντέλου αντικειμένου για να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε όλες τις πτυχές του προϊόντος εργασίας.

Για τις ομάδες και τους χρήστες σε πολλές εταιρείες, απαιτείται ένα πλήθος εγγράφων ή ένα προϊόν εργασίας για την καλύτερη διαχείριση ενός έργου ή ενός παραδοτέου. Για παράδειγμα, μια νομική ομάδα μπορεί να χρειάζεται να συλλέγει, να δημιουργεί και να διαχειρίζεται διάφορα έγγραφα, φωτογραφίες και αρχεία ήχου που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη υπόθεση. Εναλλακτικά, μια ομάδα πωλήσεων μπορεί να χρειαστεί να συγκεντρώσει έγγραφα από διάφορες πηγές για τη δημιουργία και τη διαχείριση μιας αίτησης για πρόταση προσφοράς (πρόσκληση) για ένα δυνητικό πρόγραμμα-πελάτη. Τα σύνολα εγγράφων παρέχουν σε αυτές τις ομάδες και τους χρήστες τη δυνατότητα να διαχειρίζονται αυτά τα σύνολα εγγράφων ως μεμονωμένη συλλογή, παραδοτέο ή προϊόν εργασίας. Οι κάτοχοι συνόλου εγγράφων μπορούν, στη συνέχεια, να δημιουργήσουν μια προσαρμοσμένη σελίδα υποδοχής που μπορεί να εμφανίσει τα στοιχεία που περιλαμβάνονται και σημαντικές πληροφορίες σχετικά με το προϊόν εργασίας.

Στο SharePoint Server 2016, οι εταιρείες που θέλουν να δημιουργούν και να διαχειρίζονται σύνολα εγγράφων με συνέπεια μπορούν να ρυθμίσουν τις παραμέτρους ενός τύπου περιεχομένου συνόλου εγγράφων για κάθε προϊόν εργασίας που συνήθως δημιουργούν. Ένας τύπος περιεχομένου συνόλου εγγράφων μπορεί, στη συνέχεια, να καθορίσει εγκεκριμένους τύπους περιεχομένου, χαρακτηριστικά, προεπιλεγμένα στοιχεία, στήλες, ροές εργασίας και πολιτικές. Στη συνέχεια, οι πρόσθετοι προσαρμοσμένοι τύποι περιεχομένου συνόλου εγγράφων μπορούν να δημιουργηθούν από τον γονικό τύπο περιεχομένου, κάθε μία από τις ιδιότητες και τις ρυθμίσεις που κληρονομούν από τον τύπο περιεχομένου "γονικό έγγραφο". Μετά την προσθήκη του τύπου περιεχομένου σε μια βιβλιοθήκη, οι χρήστες μπορούν, στη συνέχεια, να δημιουργήσουν ένα έγγραφο που κληρονομεί τα χαρακτηριστικά του τύπου περιεχομένου του συνόλου εγγράφων, χρησιμοποιώντας την εντολή " Δημιουργία ". Ένας τύπος περιεχομένου συνόλου εγγράφων παρέχει πρόσθετες ρυθμίσεις που σας επιτρέπουν να καθορίζετε επιτρεπόμενους τύπους περιεχομένου, προεπιλεγμένο περιεχόμενο, κοινόχρηστες στήλες, στήλες σελίδας υποδοχής και προεπιλεγμένη προβολή σελίδας υποδοχής.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός τύπων περιεχομένου και ροών εργασίας (SharePoint Server 2010).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας και διαχείρισης των συνόλων εγγράφων στο SharePoint Server 2016, ανατρέξτε στο θέμα δημιουργία και ρύθμιση παραμέτρων ενός νέου τύπου περιεχομένου συνόλου εγγράφων στη βοήθεια SharePoint Server 2016.

Διαχείριση συνόλων εγγράφων

Τα σύνολα εγγράφων στο SharePoint Server 2016 κάνουν κοινή χρήση πολλών από τα ίδια χαρακτηριστικά και ιδιότητες με τους φακέλους. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα σημαντικά ζητήματα που πρέπει να γνωρίζετε κατά το σχεδιασμό μιας λύσης συνόλου εγγράφων.

• Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των εγγράφων που μπορούν να υπάρχουν σε ένα σύνολο εγγράφων. Ωστόσο, οι χρόνοι φόρτωσης εμφάνισης ενδέχεται να περιορίζονται από το όριο προβολής λίστας, το οποίο από προεπιλογή ορίζεται στα στοιχεία 5.000. Οι φάκελοι επιτρέπονται σε σύνολα εγγράφων, αλλά δεν είναι δυνατή η χρήση της περιήγησης μετα-δεδομένων σε ένα σύνολο εγγράφων. Επομένως, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη τη δυνατότητα υπέρβασης των ορίων προβολής λίστας και των ανησυχιών σχεδίασης περιήγησης όταν καθορίζετε πόσα στοιχεία θα πρέπει να υπάρχουν σε ένα καθορισμένο έγγραφο. Επιπλέον, όταν χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα " Αποστολή προς " με ένα σύνολο εγγράφων, το άθροισμα για όλα τα έγγραφα σε ένα σύνολο εγγράφων δεν μπορεί να είναι μεγαλύτερο από 50mb. Για ένα προϊόν συλλογής ή εργασίας με πολύ μεγάλο αριθμό στοιχείων, μια δομή φακέλου σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων μπορεί να είναι μια καλύτερη λύση.

• Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των συνόλων εγγράφων που μπορούν να υπάρχουν σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Ωστόσο, ο αριθμός των συνόλων εγγράφων που μπορούν να εμφανίζονται σε λίστες θα περιοριστεί από το όριο προβολής λίστας.

• Κατά τη χρήση κοινόχρηστων μετα-δεδομένων, εάν υπάρχουν περισσότερα από 10 στοιχεία που χρησιμοποιούν κοινόχρηστα μετα-δεδομένα σε ένα καθορισμένο έγγραφο, οι ενημερώσεις μετα-δεδομένων θα εκτελούνται από μια εργασία χρονομέτρησης κάθε 15 λεπτά. Για παράδειγμα, εάν έχετε 10 έγγραφα στο ανώτατο επίπεδο της βιβλιοθήκης και ένα μόνο έγγραφο σε ένα έγγραφο που έχει καθοριστεί με κοινόχρηστα μετα-δεδομένα, η εργασία χρόνου δεν θα εκτελεστεί. Ωστόσο, εάν προσθέσετε ένα άλλο έγγραφο που έχει τεθεί με 9 ακόμη έγγραφα, θα εκτελεστεί η εργασία χρονομέτρησης.

• Όταν χρησιμοποιείτε τη δρομολόγηση συνόλου εγγράφων, τα σύνολα εγγράφων που αποστέλλονται σε μια οργάνωση περιεχομένου θα παραμείνουν στη βιβλιοθήκη απόθεσης και θα μετακινηθούν στην κατάλληλη θέση από την εργασία χρονομέτρησης της οργάνωσης περιεχομένου, η οποία από προεπιλογή εκτελείται καθημερινά.

Για να χρησιμοποιήσετε σύνολα εγγράφων σε μια συλλογή τοποθεσιών, πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα "σύνολα εγγράφων".

Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα "σύνολα εγγράφων" για μια συλλογή τοποθεσιών

1. Στη σελίδα " Ρυθμίσεις τοποθεσίας ", στην περιοχή Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών, κάντε κλικ στην επιλογή δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών.

2. Στη σελίδα " δυνατότητες ", για τα σύνολα εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση.

Αφού ενεργοποιηθεί η δυνατότητα "σύνολα εγγράφων", μπορείτε να δημιουργήσετε τύπους περιεχομένου συνόλου εγγράφων.

Σχεδιασμός τύπων περιεχομένου συνόλου εγγράφων

Μπορείτε να σχεδιάσετε τύπους περιεχομένου συνόλου εγγράφων για τη λύση σας, χρησιμοποιώντας το φύλλο εργασίας "ανάλυση χρήσης εγγράφου", το οποίο μπορείτε να ολοκληρώσετε χρησιμοποιώντας το άρθρο αναγνώριση χρηστών και ανάλυση χρήσης εγγράφων στο SharePoint 2013. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φύλλο εργασίας τύπου περιεχομένου (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409) για να καταγράψετε τις αποφάσεις σας σχετικά με κάθε νέο τύπο περιεχομένου συνόλου εγγράφων που θα χρησιμοποιήσετε στη λύση σας.

Για να σχεδιάσετε τύπους περιεχομένου συνόλου εγγράφων με χρήση του φύλλου εργασίας "τύπος περιεχομένου"

1. Εισαγάγετε το καθορισμένο έγγραφο στο πεδίο τύπος περιεχομένου    του φύλλου εργασίας τύπος περιεχομένου.

2. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας στην οποία θα οριστεί ο νέος τύπος περιεχομένου "Ορισμός εγγράφου". Σημειώστε ότι οι τύποι περιεχομένου είναι διαθέσιμοι στην τοποθεσία στην οποία έχουν οριστεί και σε όλες τις τοποθεσίες κάτω από αυτήν την τοποθεσία.

3. Προσδιορισμός του γονικού τύπου περιεχομένου    Εισαγάγετε τον τύπο περιεχομένου "γονικό έγγραφο συνόλου" στο πεδίο " Γονικός τύπος περιεχομένου    " του φύλλου εργασίας "τύπος περιεχομένου". Αυτό θα είναι είτε ένας βασικός τύπος περιεχομένου συνόλου εγγράφων είτε ένας προσαρμοσμένος τύπος περιεχομένου συνόλου εγγράφων που έχετε ήδη προγραμματίσει.

4. Καθορισμός ρυθμίσεων συνόλου εγγράφων    Καθορίστε και, στη συνέχεια, καθορίστε τις ακόλουθες ρυθμίσεις συνόλου εγγράφων στο φύλλο εργασίας τύπου περιεχομένου:

   1. Καθορισμός επιτρεπόμενων τύπων περιεχομένου    Καθορίστε τους προεπιλεγμένους τύπους περιεχομένου που θα επιτρέπονται σε αυτόν τον τύπο περιεχομένου συνόλου εγγράφων.

   2. Καθορισμός προεπιλεγμένου περιεχομένου    Εάν ο τύπος περιεχομένου του συνόλου εγγράφων που δημιουργείτε θα ρυθμιστεί ώστε να δημιουργεί αυτόματα το προεπιλεγμένο περιεχόμενο όταν δημιουργείτε μια νέα παρουσία ενός συνόλου εγγράφων, μπορείτε να προσθέσετε αρχεία στο καθορισμένο έγγραφο με μη αυτόματο τρόπο. Μπορούν να προστεθούν μόνο τα αρχεία των επιτρεπόμενων τύπων περιεχομένου για το καθορισμένο έγγραφο.

   3. Καθορισμός κοινόχρηστων στηλών    Καθορίστε εάν οι τιμές των στηλών για το σύνολο εγγράφων θα συγχρονίζονται αυτόματα με όλα τα έγγραφα που περιέχονται στο σύνολο.

   4. Προσδιορισμός στηλών σελίδας υποδοχής    Καθορίστε ποιες στήλες πρέπει να εμφανίζονται στη σελίδα υποδοχής για κάθε έγγραφο που έχει οριστεί.

   5. Προσδιορισμός της προβολής σελίδας υποδοχής    Καθορίστε την προβολή για να εμφανίσετε τα περιεχόμενα του συνόλου εγγράφων στη σελίδα υποδοχής.

5. Προσδιορισμός των στηλών και της σειράς των στηλών    Στον πίνακα " σχέδιο στηλών    " του φύλλου εργασίας "τύπος περιεχομένου":

   1. Εισαγάγετε κάθε στήλη που έχει μεταβιβαστεί από τον γονικό τύπο περιεχομένου. Στη στήλη Δημιουργία;    , πληκτρολογήστε Όχι για κάθε καταχώρηση.

   2. Για κάθε πρόσθετη στήλη, πληκτρολογήστε το όνομα μιας προκαθορισμένης στήλης ή μιας στήλης που θα δημιουργήσετε. Πληκτρολογήστε τα ονόματα των πρόσθετων στηλών, τους τύπους τους και υποδείξτε εάν είναι νέοι.

6. Στην ενότητα σχέδιο προτύπου    του φύλλου εργασίας, πληκτρολογήστε none.

7. Προσδιορισμός των ροών εργασίας    Εάν υπάρχει διαθέσιμη ροή εργασίας που είναι σχετική με τον τύπο περιεχομένου "Ρύθμιση εγγράφου", μπορείτε προαιρετικά να τη συσχετίσετε με τον τύπο περιεχομένου. Στη συνέχεια, η ροή εργασίας μπορεί να ξεκινήσει σε οποιοδήποτε στοιχείο λίστας αυτού του τύπου περιεχομένου. Για μια πλήρη συζήτηση για το σχεδιασμό ροής εργασιών, ανατρέξτε στο θέμα σχεδιασμός ροών εργασίας. Μετά την αναθεώρηση των ροών εργασίας και τον καθορισμό των διαθέσιμων ροών εργασίας, εισαγάγετε κάθε ροή εργασίας για να συσχετίσετε με τον τύπο περιεχομένου στον πίνακα " σχέδιο ροών εργασίας    " του φύλλου εργασίας "τύπος περιεχομένου". Εάν η ροή εργασίας δεν μεταβιβάζεται από τον γονικό τύπο περιεχομένου, εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στη στήλη Δημιουργία;   

8. Καθορισμός της πολιτικής    Μια πολιτική είναι ένα μέρος κανόνων για ένα είδος περιεχομένου. Οι δυνατότητες πολιτικής παρέχουν τις λεπτομέρειες κάθε κανόνα, όπως εάν μπορούν να εκτυπωθούν στοιχεία του τύπου περιεχομένου ή ποιες ενέργειες στο στοιχείο πρέπει να ελέγχονται. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το σχεδιασμό πολιτικής, ανατρέξτε στο θέμα πρόγραμμα για την πολιτική διαχείρισης πληροφοριών στον SharePoint Server 2013. Μετά την αναθεώρηση των πολιτικών και τον καθορισμό των δυνατοτήτων πολιτικής και των προτύπων πολιτικής που είναι διαθέσιμα, στην ενότητα Σχεδιασμός μιας πολιτικής    του φύλλου εργασίας τύπος περιεχομένου, κάντε τα εξής:

   1. Εάν ο γονικός τύπος περιεχομένου έχει ρυθμίσεις πολιτικής, θα εφαρμοστούν αμετάβλητοι στον νέο τύπο περιεχομένου. Με αυτόν τον τρόπο εξασφαλίζεται ότι οι πολιτικές, αφού οριστούν, εφαρμόζονται σε όλους τους σχετικούς τύπους περιεχομένου. Εάν ο τρέχων τύπος περιεχομένου κληρονομεί τις ρυθμίσεις πολιτικής του από τον γονικό του τύπο, στην ενότητα Σχεδιασμός μιας πολιτικής    του φύλλου εργασίας τύπος περιεχομένου, απαντήστε Ναι στην ερώτηση "είναι η πολιτική που έχει οριστεί στον γονικό τύπο περιεχομένου;".

   2. Εάν ο τρέχων τύπος περιεχομένου κληρονομεί μια πολιτική με βάση τον γονικό τύπο περιεχομένου, στο πεδίο εγγραφή του ονόματος πολιτικής    της ενότητας Σχεδιασμός μιας πολιτικής    , πληκτρολογήστε το όνομα του προτύπου πολιτικής. Παρομοίως, εάν ο τρέχων τύπος περιεχομένου δεν κληρονομεί μια πολιτική και θέλετε να εφαρμόσετε ένα πρότυπο πολιτικής, στο πεδίο εγγραφή του ονόματος πολιτικής    της ενότητας Σχεδιασμός μιας πολιτικής    , πληκτρολογήστε το όνομα του προτύπου πολιτικής.

   3. Εάν ο τρέχων τύπος περιεχομένου κληρονομεί μία ή περισσότερες μεμονωμένες δυνατότητες πολιτικής από τον γονικό τύπο περιεχομένου, εισαγάγετε κάθε δυνατότητα πολιτικής στον πίνακα δυνατοτήτων    στην ενότητα Σχεδιασμός μιας πολιτικής    του φύλλου εργασίας. Αντίστροφα, εάν ο τρέχων τύπος περιεχομένου δεν κληρονομεί μια πολιτική και θέλετε να συσχετίσετε τις δυνατότητες πολιτικής με τον τρέχοντα τύπο περιεχομένου, εισαγάγετε αυτές τις δυνατότητες πολιτικής στον πίνακα δυνατοτήτων    . Σημειώστε ότι δεν μπορείτε να συσχετίσετε μεμονωμένες δυνατότητες πολιτικής και μια πολιτική με βάση το όνομα σε έναν τύπο περιεχομένου.

Φύλλα εργασίας

Χρησιμοποιήστε τα παρακάτω φύλλα εργασίας για να καταγράψετε τις πληροφορίες που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο:

• Φύλλο εργασίας τύπου περιεχομένου (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Ανάλυση φύλλου εργασίας χρήσης εγγράφου (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)