Αφού αναπτύξετε ένα σχέδιο αρχείων και σχεδιάσετε τη λύση διαχείρισης εγγραφών στο SharePoint, σχεδιάστε τον τρόπο με τον οποίο τα ενεργά έγγραφα στον οργανισμό σας – ηλεκτρονικά και έντυπα – θα γίνουν εγγραφές. Αυτό το άρθρο εξετάζει τεχνικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δηλώσετε ενεργά έγγραφα ως εγγραφές και προτείνει έναν τρόπο για να σχεδιάσετε τον τρόπο με τον οποίο τα στοιχεία στο σχέδιο αρχείων σας θα γίνουν εγγραφές.
Τεχνικές για τη μετατροπή ενεργών εγγράφων σε εγγραφές σε SharePoint
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες τεχνικές για να μετατρέψετε ενεργά έγγραφα σε εγγραφές:
-
Δήλωση με μη αυτόματο τρόπο ενός εγγράφου ως εγγραφής.
-
Ο ορισμός μιας πολιτικής που δηλώνει ένα έγγραφο ως εγγραφή ή στέλνει ένα έγγραφο σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών την καθορισμένη στιγμή.
-
Δημιουργία μιας ροής εργασιών που στέλνει ένα έγγραφο σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών.
-
Χρήση μιας προσαρμοσμένης λύσης που βασίζεται στο μοντέλο αντικειμένου SharePoint.
Μη αυτόματη δημιουργία εγγραφών
Εάν η επιτόπια διαχείριση εγγραφών είναι ενεργοποιημένη για μια βιβλιοθήκη εγγράφων, οι χρήστες μπορούν να δηλώσουν ρητά ότι ένα έγγραφο στη βιβλιοθήκη είναι εγγραφή με επεξεργασία των λεπτομερειών συμμόρφωσης του εγγράφου. Όταν ο διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών ενεργοποιεί την επιτόπου διαχείριση εγγραφών, ο διαχειριστής της συλλογής τοποθεσιών καθορίζει ποιος θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα δήλωσης και κατάργησης δήλωσης εγγραφών και εάν οι χρήστες θα πρέπει να μπορούν να επεξεργάζονται ή να διαγράφουν έγγραφα αφού γίνουν εγγραφές.
Εάν έχει δημιουργηθεί σύνδεση με μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών, οι χρήστες μπορούν να στείλουν έγγραφα με μη αυτόματο τρόπο στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών, χρησιμοποιώντας την εντολή Αποστολή προς. Όταν ένας διαχειριστής συστοιχίας ρυθμίζει τις παραμέτρους μιας σύνδεσης με την τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών, αυτή η εντολή γίνεται διαθέσιμη σε όλα τα ενεργά έγγραφα. Ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης των παραμέτρων της σύνδεσης, μπορείτε να αντιγράψετε έγγραφα στην τοποθεσία "Κέντρο εγγραφών", να τα μετακινήσετε στην τοποθεσία "Κέντρο εγγραφών" ή να τα μετακινήσετε στην τοποθεσία "Κέντρο εγγραφών" διατηρώντας μια σύνδεση προς το έγγραφο.
Παρόλο που η μη αυτόματη αποστολή εγγραφών στην τοποθεσία Κέντρου εγγραφών δεν είναι μια πρακτική λύση μεγάλης κλίμακας, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να συμπληρώσετε άλλες μεθόδους δημιουργίας εγγραφών.
Ορισμός πολιτικής
Μια πολιτική διατήρησης καθορίζει ενέργειες που πρέπει να εκτελέσετε σε έγγραφα σε ορισμένα χρονικά σημεία. Οι ενέργειες πολιτικής εκτελούνται αυτόματα. Οι χρήστες δεν χρειάζεται να ξεκινήσουν την ενέργεια.
Δύο ενέργειες πολιτικής σχετίζονται ειδικά με τη διαχείριση εγγραφών: τη μεταφορά ενός εγγράφου σε άλλη θέση και τη δήλωση ότι ένα έγγραφο είναι εγγραφή. Εάν υπάρχει σύνδεση με μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών, μπορείτε να δημιουργήσετε μια πολιτική που στέλνει έγγραφα σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών. Η πολιτική καθορίζει επίσης εάν θα αντιγράψετε το έγγραφο στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών, θα το μετακινήσετε ή θα το μετακινήσετε και θα αφήσετε μια σύνδεση στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Εάν η επιτόπου διαχείριση εγγραφών είναι ενεργοποιημένη για την τοποθεσία, μπορείτε να δημιουργήσετε μια πολιτική που δηλώνει ότι ένα έγγραφο είναι εγγραφή. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το μοντέλο αντικειμένου SharePoint για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη ενέργεια.
Μια πολιτική διατήρησης μπορεί να έχει πολλά στάδια. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια πολιτική διατήρησης που διαγράφει όλες τις προηγούμενες εκδόσεις ενός εγγράφου ένα χρόνο μετά την τελευταία αλλαγή του εγγράφου και μεταφέρει το έγγραφο σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών πέντε χρόνια μετά την τελευταία αλλαγή του εγγράφου.
Εάν η επιτόπια διαχείριση εγγραφών είναι ενεργοποιημένη για μια τοποθεσία, η τοποθεσία μπορεί να περιέχει ενεργά έγγραφα και εγγραφές. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να καθορίσετε διαφορετικές πολιτικές διατήρησης για ενεργά έγγραφα και εγγραφές. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια πολιτική που δηλώνει ένα ενεργό έγγραφο ως εγγραφή δύο χρόνια μετά τη δημιουργία του εγγράφου και να δημιουργήσετε μια δεύτερη πολιτική που διαγράφει μια εγγραφή επτά χρόνια μετά τη δήλωση ότι είναι εγγραφή.
Δημιουργία ροής εργασιών
Όταν δημιουργείτε μια ροή εργασιών, μπορείτε να προσθέσετε μια ενέργεια για την αποστολή ενός στοιχείου σε ένα αποθετήριο. Χρησιμοποιώντας αυτή την ενέργεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ροές εργασιών που στέλνουν έγγραφα σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε και άλλες ενέργειες στη ροή εργασιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας που στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο συντάκτη ενός εγγράφου ζητώντας έγκριση και, στη συνέχεια, στέλνει το έγγραφο σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών. Μπορείτε να συνδυάσετε πολιτικές και ροές εργασιών δημιουργώντας μια πολιτική διατήρησης που εκτελεί τη νέα ροή εργασιών ένα χρόνο μετά τη δημιουργία ενός εγγράφου.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το μοντέλο αντικειμένου SharePoint για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη ροή εργασίας που αντιγράφει αρχεία στην τοποθεσία Του Κέντρου εγγραφών. Μια ροή εργασιών που στέλνει αρχεία στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών μπορεί να ενσωματωθεί στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων ως μέρος μιας ροής εργασιών που καθοδηγεί ένα έγγραφο σε όλα τα έτη ζωής του. Για τους τύπους εγγράφων που έχουν έναν προβλέψιμο κύκλο ζωής, όπως αναφορές εξόδων, μπορείτε να υλοποιήσετε μια ροή εργασιών που καθοδηγεί το έγγραφο στα διάφορα στάδιά του και, ως τελικό βήμα, να στείλετε ένα αντίγραφο του εγγράφου στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών. Η ροή εργασιών μπορεί να ενεργοποιηθεί με τη δημιουργία ενός νέου εγγράφου.
Χρήση προσαρμοσμένης λύσης
Μπορείτε να αναπτύξετε προσαρμοσμένες λύσεις που χρησιμοποιούν αντικείμενα στο χώρο ονομάτων Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy για την αποστολή περιεχομένου από άλλες προελεύσεις δεδομένων στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να υλοποιήσετε προσαρμοσμένες λύσεις χρησιμοποιώντας το μοντέλο αντικειμένου SharePoint, ανατρέξτε στο SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Ολοκλήρωση του σχεδίου σας
Αφού αναπτύξετε το σχέδιο αρχείων και εξετάσετε τις μεθόδους για τη μετακίνηση περιεχομένου στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών, ολοκληρώστε το σχέδιο αρχείων σας καθορίζοντας τον τρόπο αποστολής κάθε είδους εγγραφής στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών. Τα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι τα εξής:
-
Επιβάλλεται ή είναι προαιρετική η συμμόρφωση;
-
Μπορεί να εξαρτάται από τους χρήστες του οργανισμού σας που συμμορφώνονται με τις διαδικασίες διαχείρισης εγγραφών; Γενικά, αποφύγετε τις μη αυτόματες διαδικασίες. Ωστόσο, όπου χρειάζονται, δημιουργήστε την κατάλληλη εκπαίδευση και παρακολούθηση για να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση των ομάδων.
-
Το περιεχόμενο θα αποθηκευτεί στους διακομιστές διαχείρισης εγγράφων SharePoint;
-
Διατηρείτε φυσικό περιεχόμενο; Η διαχείριση ενεργού φυσικού περιεχομένου, όπως το σκληρό αντίγραφο ή το CD-ROM και η αποστολή του σε ένα θησαυροφυλάκιο εγγραφών για διατήρηση (μαζί με την παρακολούθηση της εγγραφής σε μια τοποθεσία κέντρου εγγραφών) απαιτεί μοναδικό σχεδιασμό που δεν περιγράφεται σε αυτό το θέμα. Για παράδειγμα, εάν δεν υπάρχει ηλεκτρονική έκδοση ενός έντυπου εγγράφου, ίσως χρειαστεί να παρακολουθείτε το στοιχείο χρησιμοποιώντας μια λίστα που έχει συσχετισμένες πολιτικές και ροές εργασιών.
Ο παρακάτω πίνακας δείχνει πώς ορισμένες εγγραφές σε ένα δείγμα σχεδίου αρχείων θα μετακινηθούν σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών:
|
Έγγραφα |
Περιγραφή |
Media |
Θέση προέλευσης |
Γίνεται εγγραφή... |
|---|---|---|---|---|
|
Πρόγραμμα πλεονεκτημάτων |
Περιγραφή του προγράμματος πλεονεκτημάτων για εργαζομένους. |
Ιστοσελίδες |
SharePoint βιβλιοθήκης εγγράφων |
Χρήση προσαρμοσμένης ροής εργασίας συσχετισμένης με πολιτική λήξης |
|
Πρόγραμμα ασφάλισης |
Περιγραφή προγράμματος ασφάλισης υπαλλήλων. |
Εκτύπωση |
Φυσικό έγγραφο που σχετίζεται με στοιχείο λίστας σε SharePoint |
Με την αποστολή του σε ένα φυσικό θησαυροφυλάκιο και τη δημιουργία ενός στοιχείου λίστας στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών για παρακολούθηση (με χρήση γραμμικού κώδικα) |
|
Φύλλα κατανομής χρόνου μισθοδοσίας |
Συνόψεις των ωρών εργασίας, υπερωριών και πληρωμών. |
Ηλεκτρονικά έγγραφα |
Διακομιστής εγγραφών μισθοδοσίας που δεν βασίζεται σε SharePoint |
Χρήση προσαρμοσμένου προγράμματος |
|
Αρχεία ανάπτυξης προϊόντων |
Προδιαγραφές προϊόντων και σχετικών εγγράφων. |
Ηλεκτρονικά έγγραφα |
SharePoint βιβλιοθήκης εγγράφων |
Χρήση προσαρμοσμένης ροής εργασίας που σχετίζεται με πολιτική λήξης και με μη αυτόματο τρόπο με χρήση της εντολής "Αποστολή σε" |
