Τροποποίηση ενός δημοσιευμένου προτύπου φόρμας

Σε αυτό το άρθρο

• Επισκόπηση

• Λήψη αντιγράφου εργασίας του προτύπου φόρμας

• Αναδημοσίευση του τροποποιημένου προτύπου φόρμας σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων

• Αναδημοσίευση του προτύπου φόρμας σε έναν κοινόχρηστο φάκελο δικτύου

Επισκόπηση

Πριν να τροποποιήσετε ένα δημοσιευμένο πρότυπο φόρμας, μπορείτε να το εφέ που ενδέχεται να έχουν τις αλλαγές σας σε όλες τις υπάρχουσες φόρμες που βασίζονται στο πρότυπο φόρμας. Για παράδειγμα, εάν αλλάξετε την προέλευση δεδομένων στο πρότυπο φόρμας, τις αλλαγές σας μπορεί να διαγράψει οριστικά δεδομένων στις υπάρχουσες φόρμες που βασίζονται σε αυτό το πρότυπο φόρμας.

Οι παρακάτω αλλαγές σε ένα πρότυπο φόρμας μπορεί να προκαλέσει απώλεια δεδομένων:

• Αλλαγή ενός πεδίου ή ομάδας από επαναλαμβανόμενο σε μη επαναλαμβανόμενα

• Αλλαγή του τύπου δεδομένων μιας πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου

• Μετονομασία, μετακίνηση ή κατάργηση πεδίου ή ομάδας από την προέλευση δεδομένων

  Σημείωση: Όταν καταργείτε ένα στοιχείο ελέγχου από ένα πρότυπο φόρμας, το πεδίο ή την ομάδα που είναι δεσμευμένο με αυτό το στοιχείο ελέγχου και τα δεδομένα σε αυτό το πεδίο ή ομάδα παραμένουν στην προέλευση δεδομένων. Ωστόσο, τα δεδομένα στο πεδίο ή την ομάδα δεν θα είναι ορατό στη φόρμα, επειδή έχετε καταργήσει το στοιχείο ελέγχου που ήταν συνδεδεμένο σε αυτό το πεδίο ή ομάδα. Εάν καταργήσετε ένα στοιχείο ελέγχου από το πρότυπο φόρμας και θέλετε οι χρήστες να δουν τα δεδομένα του πεδίου ή ομάδας που ήταν δεσμευμένη στο στοιχείο ελέγχου που καταργήσατε, προσθέστε ένα άλλο στοιχείο ελέγχου στο πρότυπο φόρμας και, στη συνέχεια, να δεσμεύσετε το νέο στοιχείο ελέγχου για να το υπάρχον πεδίο ή την ομάδα.

Για να τροποποιήσετε ένα πρότυπο φόρμας που έχει δημοσιευθεί, πρέπει πρώτα να τροποποιήστε το αντίγραφο εργασίας του προτύπου φόρμας. Το αντίγραφο εργασίας είναι η έκδοση που είναι αποθηκευμένο στον υπολογιστή σας ή σε ένα πρόγραμμα ελέγχου εκδόσεων, όπως το Microsoft Visual SourceSafe. Μετά την τροποποίηση του αντιγράφου εργασίας, μπορείτε να το δημοσιεύσετε σε μια θέση δημοσίευσης. Εάν δεν έχετε ένα αντίγραφο εργασίας του προτύπου φόρμας και έχετε δημοσιεύσει το πρότυπο φόρμας σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε ένα διακομιστή που εκτελεί τις υπηρεσίες Microsoft Windows SharePoint Services ή σε έναν κοινόχρηστο φάκελο δικτύου, μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο του προτύπου φόρμας από τη δημοσίευση locatio n στον υπολογιστή σας. Η αποθηκευμένη έκδοση γίνεται το αντίγραφο εργασίας. Στη συνέχεια, μπορείτε να τροποποιήσετε το αντίγραφο εργασίας και να το δημοσιεύσετε ξανά στην αρχική θέση δημοσίευσης. Όταν δημοσιεύετε το τροποποιημένο πρότυπο φόρμας στην αρχική θέση δημοσίευσης, το πρότυπο που ήταν αρχικά δημοσιευμένη φόρμα θα αντικατασταθούν από την έκδοση που έχουν τροποποιηθεί.

Δημοσίευση προτύπου φόρμας δεν είναι ίδια με την αποθήκευση ενός προτύπου φόρμας. Όταν δημοσιεύετε ένα πρότυπο φόρμας, τον Οδηγό δημοσίευσης προσθέτει τη θέση δημοσίευσης και τις οδηγίες στο πρότυπο φόρμας επεξεργασίας, έτσι ώστε οι χρήστες μπορούν να ανοίξουν φόρμες που βασίζονται σε αυτό το πρότυπο φόρμας. Όταν αποθηκεύετε ένα πρότυπο φόρμας, αποθηκεύετε ένα αντίγραφο του προτύπου φόρμας, όπως ακριβώς κάνετε όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο στον υπολογιστή σας. Πρέπει πάντα να χρησιμοποιείτε τον Οδηγό δημοσίευσης όταν θέλετε να είναι διαθέσιμες για τους χρήστες σας να συμπληρώνουν του προτύπου φόρμας.

Αρχή της σελίδας

Λήψη αντιγράφου εργασίας του προτύπου φόρμας

Εάν θέλετε να τροποποιήσετε ένα πρότυπο φόρμας που δημοσιεύτηκε σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή σε μια κοινόχρηστη θέση δικτύου και δεν έχετε ένα αντίγραφο εργασίας του προτύπου φόρμας, μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο εργασίας του προτύπου φόρμας από τη θέση δημοσίευσης στον υπολογιστή σας.

Αναδημοσίευση του τροποποιημένου προτύπου φόρμας σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων

Εάν εργάζεστε με ένα πρότυπο φόρμας που είχε αρχικά δημοσιευτεί σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, αφού κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές στο αντίγραφο εργασίας του προτύπου φόρμας, μπορείτε να το δημοσιεύσετε ξανά στη βιβλιοθήκη εγγράφων.

1. Στο μενού αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση.

2. Στον Οδηγό δημοσίευσης, κάντε κλικ σε ένα διακομιστή του SharePoint με ή χωρίς υπηρεσίες InfoPath Forms Services και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

3. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πληκτρολογήστε τη θέση της τοποθεσίας του SharePoint όπου έχετε δημοσιεύσει αρχικά το πρότυπο φόρμας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

4. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Βιβλιοθήκη εγγράφων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

5. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Ενημέρωση του προτύπου φόρμας σε μια υπάρχουσα βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στη βιβλιοθήκη εγγράφων όπου έχετε δημοσιεύσει αρχικά το πρότυπο φόρμας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

6. Επιλέξτε τα πεδία στο πρότυπο φόρμας που θέλετε να εμφανίζονται ως στήλες στην προεπιλεγμένη προβολή της βιβλιοθήκης εγγράφων.

   Πώς γίνεται αυτό;

   1. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

   2. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να προσθέσετε ως στήλη στη βιβλιοθήκη εγγράφων και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

      • Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη στήλη στο πλαίσιο όνομα στήλης.

      • Επιλέξτε τη στήλη στη λίστα ομάδα στηλών τοποθεσίας, επιλέξτε ένα όνομα στη λίστα όνομα στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

        Σημείωση: Εάν έχετε επιλέξει ένα επαναλαμβανόμενο πεδίο για να εμφανίσετε δεδομένα στη βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορείτε να ορίσετε τον τρόπο που θέλετε να εμφανίζεται το πεδίο στη βιβλιοθήκη εγγράφων, κάνοντας κλικ σε μια τιμή από τη λίστα συνάρτηση. Μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε να εμφανίσετε την πρώτη τιμή στο πεδίο, η τελευταία τιμή στο πεδίο ή μια καταμέτρηση του όλες τις εμφανίσεις του πεδίου ή εάν θέλετε να συγχωνεύσετε όλες τις τιμές.

   3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Βρείτε συνδέσεις για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εμφάνιση δεδομένων σε στήλες σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων στην ενότητα Δείτε επίσης.

7. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση.

   Εάν το πρότυπο φόρμας έχει δημοσιευθεί, θα λάβετε επιβεβαίωση στην τελευταία σελίδα του οδηγού.

8. Κάντε ένα από τα εξής:

   1. Για να ανοίξετε τη βιβλιοθήκη εγγράφων και να ελέγξετε τη διαδικασία για τη συμπλήρωση μιας φόρμας που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο φόρμας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα αυτής της βιβλιοθήκης εγγράφων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο. Η βιβλιοθήκη εγγράφων θα ανοίξει σε ένα πρόγραμμα περιήγησης Web. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί " Δημιουργία " στη γραμμή εργαλείων λίστας, θα ανοίξει μια φόρμα που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο φόρμας στο InfoPath.

      Συμβουλή: Εάν θέλετε να ενημερώσετε τους χρήστες ότι το πρότυπο φόρμας είναι διαθέσιμο για συμπλήρωση, στείλτε τους ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια σύνδεση στη βιβλιοθήκη εγγράφων όπου έχετε δημοσιεύσει το πρότυπο φόρμας.

   2. Για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη φόρμα και το πρότυπο φόρμας στους χρήστες σας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποστολή της φόρμας στους παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

      Θα ανοίξει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη φόρμα στο σώμα του μηνύματος για να συμπληρώσετε και να στείλετε στους χρήστες σας. Εάν οι χρήστες έχουν Microsoft Office Outlook 2007, μπορούν να συμπληρώσουν τη φόρμα όταν ανοίγουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι χρήστες με προηγούμενες εκδόσεις του Outlook ή άλλες εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη φόρμα και το πρότυπο φόρμας που έχουν επισυναφθεί. Οι χρήστες μπορούν να ανοίξουν το συνημμένο πρότυπο φόρμας για να εγκαταστήσετε το πρότυπο φόρμας στον υπολογιστή τους. Στη συνέχεια, τους χρήστες να ανοίξετε το συνημμένο φόρμας και συμπληρώστε τη φόρμα του InfoPath.

      Συμβουλή: Στο πλαίσιο " Εισαγωγή " στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληκτρολογήστε μια υπενθύμιση για τους χρήστες να ανοίγουν μόνο συνημμένα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αξιόπιστο αποστολέα.

Αρχή της σελίδας

Αναδημοσίευση του προτύπου φόρμας σε έναν κοινόχρηστο φάκελο δικτύου

Εάν εργάζεστε με ένα πρότυπο φόρμας που είχε αρχικά δημοσιευτεί σε έναν κοινόχρηστο φάκελο δικτύου, αφού κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές στο αντίγραφο εργασίας του προτύπου φόρμας, μπορείτε να δημοσιεύσετε ξανά σε κοινόχρηστο φάκελο δικτύου.

1. Στο μενού αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση.

2. Στον Οδηγό δημοσίευσης, κάντε κλικ σε μια θέση δικτύου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

3. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.

4. Μεταβείτε στον κοινόχρηστο φάκελο δικτύου όπου έχετε δημοσιεύσει το αρχικό πρότυπο φόρμας, κάντε κλικ στο όνομα του προτύπου φόρμας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

5. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, επιβεβαιώστε ότι το όνομα του προτύπου διαδρομή και φόρμας στο πλαίσιο όνομα προτύπου φόρμας είναι σωστά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

6. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, εάν έχετε μια εναλλακτική διαδρομή σε αυτό κοινόχρηστος φάκελος δικτύου, όπως μια δημόσια Uniform Resource Locator (URL), πληκτρολογήστε τη διαδρομή στο πλαίσιο.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

8. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση.

   Εάν το πρότυπο φόρμας έχει δημοσιευθεί, θα λάβετε επιβεβαίωση στην τελευταία σελίδα του οδηγού.

9. Κάντε ένα από τα εξής:

   • Για να ανοίξετε τη βιβλιοθήκη εγγράφων και να ελέγξετε τη διαδικασία για τη συμπλήρωση μιας φόρμας που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο φόρμας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα αυτής της βιβλιοθήκης εγγράφων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο. Η βιβλιοθήκη εγγράφων θα ανοίξει σε ένα πρόγραμμα περιήγησης Web. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί " Δημιουργία " στο μενού Ρυθμίσεις, θα ανοίξει μια φόρμα που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο φόρμας στο InfoPath.

     Συμβουλή: Εάν θέλετε να ενημερώσετε τους χρήστες ότι το πρότυπο φόρμας είναι διαθέσιμο για συμπλήρωση, στείλτε τους ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια σύνδεση στη βιβλιοθήκη εγγράφων όπου έχετε δημοσιεύσει το πρότυπο φόρμας.

   • Για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη φόρμα και το πρότυπο φόρμας στους χρήστες σας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποστολή της φόρμας στους παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

     Θα ανοίξει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη φόρμα στο σώμα του μηνύματος για να συμπληρώσετε και να στείλετε στους χρήστες σας. Εάν οι χρήστες έχουν Microsoft Office Outlook 2007, μπορούν να συμπληρώσουν τη φόρμα όταν ανοίγουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι χρήστες με προηγούμενες εκδόσεις του Outlook ή άλλες εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη φόρμα και το πρότυπο φόρμας που έχουν επισυναφθεί. Οι χρήστες μπορούν να ανοίξουν το συνημμένο πρότυπο φόρμας για να εγκαταστήσετε το πρότυπο φόρμας στον υπολογιστή τους. Στη συνέχεια, τους χρήστες να ανοίξετε το συνημμένο φόρμας και συμπληρώστε τη φόρμα του InfoPath.

     Συμβουλή: Στο πλαίσιο " Εισαγωγή " στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληκτρολογήστε μια υπενθύμιση για τους χρήστες να ανοίγουν μόνο συνημμένα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αξιόπιστο αποστολέα.

Αρχή της σελίδας