Για να διατηρήσετε οργανωμένα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την ομάδα ή το έργο, μπορείτε να προσθέσετε ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας σε μια τοποθεσία SharePoint. Οι χρήστες απλώς στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας. Στη συνέχεια, τα μέλη της ομάδας που διαθέτουν τα κατάλληλα δικαιώματα μπορούν να προβάλλουν, να οργανώνουν και να απαντούν σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας στο SharePoint, χρησιμοποιώντας τα ίδια εργαλεία με τα οποία είναι εξοικειωμένοι από το Outlook στο Web.
Σημαντικό: Η δυνατότητα γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας στο SharePoint έχει καταργηθεί από την αρχή του Μαρτίου, 2017. Αυτή η δυνατότητα θα καταργηθεί πλήρως σε μια μελλοντική έκδοση. Οι νέες SharePoint εταιρείες δεν έχουν πλέον πρόσβαση στη δυνατότητα γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας. Οι υπάρχουσες SharePoint εταιρείες δεν μπορούν πλέον να δημιουργήσουν νέα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας. Οποιοδήποτε γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας που έχει ρυθμιστεί και αναπτυχθεί πριν από το Μάρτιο, το 2017 θα συνεχίσει να λειτουργεί.
Θα παράσχουμε μια διαδικασία για να βοηθήσουμε τη μετάβαση στις υπάρχουσες τοποθεσίες γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας σε μια ομάδαMicrosoft 365 τον Σεπτέμβριο του 2017. Εάν αυτή τη στιγμή χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα "γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας" στο SharePoint, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να αλλάξετε σε Ομάδες του Microsoft 365, αντί να υποστηρίξετε τα σενάρια συνεργασίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα χρήση των ομάδων του Microsoft 365 αντί για γραμματοκιβώτια τοποθεσίας.
Σημείωση: Η δυνατότητα γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας θα παραμείνει υποστηριζόμενη, αλλά θα αποδοκιμαστεί στον SharePoint Server 2019, το SharePoint Server 2016, το SharePoint 2013 και τα προϊόντα του SharePoint 2010. Συνιστάται στους πελάτες να εξερευνήσουν τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια ως εναλλακτική λύση για τα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας.
Μπορείτε να κάνετε τα εξής:
-
Προσθήκη γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας (πρέπει να είστε κάτοχος τοποθεσίας για να το κάνετε αυτό.)
Όλοι οι χρήστες μπορούν να στείλουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας.
Εδώ θα βρείτε τα κριτήρια για την ανάγνωση, την οργάνωση, την απάντηση ή τη διαγραφή μηνυμάτων σε ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας:
-
Κάθε άτομο πρέπει να έχει άδεια χρήσης και για το SharePoint και για το Exchange στην ίδια συνδρομή του Microsoft 365.
-
Κάθε άτομο πρέπει να είναι είτε στην προεπιλεγμένη ομάδα "μέλη" είτε στην ομάδα "προεπιλεγμένοι κάτοχοι" για την τοποθεσία ή να έχει δικαιώματα Contribute. Όταν ρυθμίζετε την τοποθεσία, βεβαιωθείτε ότι παρέχετε πρόσβαση στα μέλη της ομάδας που τη χρειάζονται.
Σημείωση: Τα εξωτερικά μέλη της ομάδας δεν μπορούν να χρησιμοποιούν γραμματοκιβώτια τοποθεσίας.
Εάν αποφασίσετε ότι δεν θέλετε ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας μετά τη δημιουργία ενός, μπορείτε να αποτρέψετε την εμφάνιση του γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας στην τοποθεσία.
Συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τη διαχείριση γραμματοκιβωτίων τοποθεσίας
Εδώ θα βρείτε απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις που μπορεί να προκύψουν κατά την έναρξη χρήσης γραμματοκιβωτίων τοποθεσίας στην εταιρεία σας.
Ερωτήσεις σχετικά με τη χρήση γραμματοκιβωτίων τοποθεσίας
Πώς μπορεί ένα μέλος τοποθεσίας να μάθει ποιος μπορεί να δει το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας;
Στο Outlook στο Web, στην επάνω δεξιά γωνία, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις 
Τι συμβαίνει εάν δύο άτομα επεξεργάζονται ταυτόχρονα ένα προσχέδιο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας, χρησιμοποιώντας την Εφαρμογή γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας της τοποθεσίας του SharePoint;
Οι επεξεργασίες του δεύτερου ατόμου αντικαθιστούν τις αλλαγές του πρώτου.
Ερωτήσεις σχετικά με τη δημιουργία και την κατάργηση γραμματοκιβωτίων τοποθεσίας
Πρέπει να αντιστοιχίσω μια άδεια χρήσης στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας;
Όχι. Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τοποθεσίας δεν απαιτεί άδεια χρήσης του Exchange.
Υπάρχουν περιπτώσεις όπου δεν θα πρέπει να χρησιμοποιώ γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας;
Ορισμένες φορές το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας ενδέχεται να μην είναι κατάλληλο:
-
Όταν τίθεται ζήτημα εμπιστευτικότητας (οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας μπορεί να διαβαστεί ή να προωθηθεί από οποιοδήποτε μέλος της τοποθεσίας).
-
Καθώς το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας είναι ένας κοινόχρηστος χώρος εργασίας, οποιοσδήποτε χρήστης του γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας μπορεί να αναδιατάξει ή να διαγράψει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μπορώ να μετονομάσω ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας;
Το εμφανιζόμενο όνομα ενός γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας είναι το εμφανιζόμενο όνομα της τοποθεσίας ομάδας του SharePoint. Εάν αλλάξετε το εμφανιζόμενο όνομα τοποθεσίας στο SharePoint, το εμφανιζόμενο όνομα αλλάζει επίσης στο Outlook. Ωστόσο, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της τοποθεσίας δεν θα αλλάξει.
Μπορώ να αλλάξω μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας;
Όχι. Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια τοποθεσία δεν μπορεί να αλλάξει μετά τη δημιουργία της. Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δημιουργείται από το εμφανιζόμενο όνομα για την τοποθεσία, όταν δημιουργήθηκε το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας.
Εάν το εμφανιζόμενο όνομα τοποθεσίας χρησιμοποιεί χαρακτήρες από μη αγγλικό αλφάβητο ή έχει τρεις ή λιγότερους χαρακτήρες από το αγγλικό αλφάβητο, το εμφανιζόμενο όνομα δεν χρησιμοποιείται για τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντί για αυτό, για να βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι έγκυρη, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δημιουργείται αυτόματα. Αυτές οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξεκινούν με ένα πρόθεμα SM, ακολουθούμενο από το διψήφιο έτος, την τριών ψηφίων ημέρα του έτους και τέσσερα τυχαία γράμματα.
