Χρήση επιτόπιας αρχειοθήκης εγγραφών ή διαχείρισης εγγραφών

Σε SharePoint μπορείτε να διαχειριστείτε τις εγγραφές σε μια αρχειοθήκη ή μπορείτε να διαχειριστείτε τις εγγραφές στο ίδιο αποθετήριο εγγράφων με τα ενεργά έγγραφα. Χρησιμοποιώντας την SharePoint επιτόπια προσέγγιση, όταν δηλώνετε ότι ένα έγγραφο έχει μετατραπεί σε εγγραφή, η εγγραφή παραμένει στη θέση της, αλλά SharePoint το διαχειρίζεται τώρα ως εγγραφή. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο μπορεί να λάβει μια διαφορετική πολιτική διατήρησης όταν δηλώνεται ως εγγραφή ή οι χρήστες ενδέχεται να μην μπορούν να το επεξεργαστούν.

Είναι επίσης δυνατή μια υβριδική προσέγγιση. Για παράδειγμα, μπορείτε να διατηρήσετε τις εγγραφές στη θέση τους με ενεργά έγγραφα για δύο έτη και, στη συνέχεια, να μετακινήσετε τις εγγραφές σε μια αρχειοθήκη εγγραφών όταν ολοκληρώνεται ένα έργο.

Καθώς σκέφτεστε εάν θα διαχειρίζεστε εγγραφές σε ξεχωριστή τοποθεσία Κέντρου εγγραφών ή στην ίδια τοποθεσία συνεργασίας στην οποία δημιουργήθηκαν τα έγγραφα, λάβετε υπόψη σας τα εξής ερωτήματα:

• Είναι η διακυβέρνησης της τοποθεσίας συνεργασίας κατάλληλη για τη διαχείριση εγγραφών; Ο κλάδος σας υπόκειται σε ρυθμιστικές απαιτήσεις ότι τα αρχεία εντολής διαχωρίζονται από τα ενεργά έγγραφα; Πρέπει ο διαχειριστής μιας τοποθεσίας συνεργασίας να θεωρείται αξιόπιστος για τη διαχείριση μιας τοποθεσίας που περιέχει εγγραφές; Μπορεί να θέλετε να αποθηκεύσετε εγγραφές σε μια τοποθεσία που χρησιμοποιεί περισσότερη περιορισμένη πρόσβαση από την τοποθεσία συνεργασίας ή σε μια τοποθεσία για την οποία έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας με διαφορετικό χρονοδιάγραμμα.

• Για πόσο καιρό θα χρησιμοποιείται η τοποθεσία συνεργασίας; Εάν οι εγγραφές θα πρέπει να διατηρούνται για περισσότερο από όσο είναι σε εξέλιξη το έργο, η επιλογή μιας επιτόπου στρατηγικής διαχείρισης εγγραφών σημαίνει ότι θα πρέπει να διατηρήσετε την τοποθεσία συνεργασίας ακόμη και όταν δεν θα χρησιμοποιείται πλέον.

• Τα μέλη του έργου θα πρέπει να έχουν συχνή πρόσβαση στα έγγραφα αφού έχουν γίνει εγγραφές των εγγράφων; Εάν χρησιμοποιείτε μια επιτόπια προσέγγιση, τα μέλη του έργου μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε έγγραφα με τον ίδιο τρόπο, ανεξάρτητα από το εάν τα έγγραφα είναι ενεργά ή είναι εγγραφές.

• Οι διαχειριστές εγγραφών στην εταιρεία σας είναι υπεύθυνοι μόνο για εγγραφές ή είναι υπεύθυνοι για όλες τις πληροφορίες, ανεξάρτητα από το εάν είναι ενεργοί ή εγγραφές; Εάν οι διαχειριστές εγγραφών είναι υπεύθυνοι μόνο για τις επίσημες εγγραφές, η διατήρηση μιας ξεχωριστής τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών μπορεί να είναι πιο εύκολη για αυτούς.

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει διαφορές ανάμεσα στο τι μπορείτε να κάνετε με τις εγγραφές σε ένα κέντρο εγγραφών και με τις εγγραφές των οποίων η διαχείριση γίνεται επιτόπου σε μια τοποθεσία συνεργασίας. Οι διαφορές παρουσιάζονται από την προβολή τόσο των διαχειριστών εγγραφών όσο και των υπαλλήλων που συνεργάζονται σε μια ομάδα έργου.

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τις διαφορές μεταξύ των δύο προσεγγίσεων διαχείρισης εγγραφών που μπορεί να επηρεάσουν τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε πόρους IT.