Περίληψη: Αποφασίστε ποια προσέγγιση διαχείρισης εγγραφών να επιλέξετε στον SharePoint Server 2013.
Σε SharePoint μπορείτε να διαχειριστείτε τις εγγραφές σε μια αρχειοθήκη ή μπορείτε να διαχειριστείτε τις εγγραφές στο ίδιο αποθετήριο εγγράφων με τα ενεργά έγγραφα. Χρησιμοποιώντας την SharePoint επιτόπια προσέγγιση, όταν δηλώνετε ότι ένα έγγραφο έχει μετατραπεί σε εγγραφή, η εγγραφή παραμένει στη θέση της, αλλά SharePoint το διαχειρίζεται τώρα ως εγγραφή. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο μπορεί να λάβει μια διαφορετική πολιτική διατήρησης όταν δηλώνεται ως εγγραφή ή οι χρήστες ενδέχεται να μην μπορούν να το επεξεργαστούν.
Είναι επίσης δυνατή μια υβριδική προσέγγιση. Για παράδειγμα, μπορείτε να διατηρήσετε τις εγγραφές στη θέση τους με ενεργά έγγραφα για δύο έτη και, στη συνέχεια, να μετακινήσετε τις εγγραφές σε μια αρχειοθήκη εγγραφών όταν ολοκληρώνεται ένα έργο.
Καθώς σκέφτεστε εάν θα διαχειρίζεστε εγγραφές σε ξεχωριστή τοποθεσία Κέντρου εγγραφών ή στην ίδια τοποθεσία συνεργασίας στην οποία δημιουργήθηκαν τα έγγραφα, λάβετε υπόψη σας τα εξής ερωτήματα:
-
Είναι η διακυβέρνησης της τοποθεσίας συνεργασίας κατάλληλη για τη διαχείριση εγγραφών; Ο κλάδος σας υπόκειται σε ρυθμιστικές απαιτήσεις ότι τα αρχεία εντολής διαχωρίζονται από τα ενεργά έγγραφα; Πρέπει ο διαχειριστής μιας τοποθεσίας συνεργασίας να θεωρείται αξιόπιστος για τη διαχείριση μιας τοποθεσίας που περιέχει εγγραφές; Μπορεί να θέλετε να αποθηκεύσετε εγγραφές σε μια τοποθεσία που χρησιμοποιεί περισσότερη περιορισμένη πρόσβαση από την τοποθεσία συνεργασίας ή σε μια τοποθεσία για την οποία έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας με διαφορετικό χρονοδιάγραμμα.
-
Για πόσο καιρό θα χρησιμοποιείται η τοποθεσία συνεργασίας; Εάν οι εγγραφές θα πρέπει να διατηρούνται για περισσότερο από όσο είναι σε εξέλιξη το έργο, η επιλογή μιας επιτόπου στρατηγικής διαχείρισης εγγραφών σημαίνει ότι θα πρέπει να διατηρήσετε την τοποθεσία συνεργασίας ακόμη και όταν δεν θα χρησιμοποιείται πλέον.
-
Τα μέλη του έργου θα πρέπει να έχουν συχνή πρόσβαση στα έγγραφα αφού έχουν γίνει εγγραφές των εγγράφων; Εάν χρησιμοποιείτε μια επιτόπια προσέγγιση, τα μέλη του έργου μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε έγγραφα με τον ίδιο τρόπο, ανεξάρτητα από το εάν τα έγγραφα είναι ενεργά ή είναι εγγραφές.
-
Οι διαχειριστές εγγραφών στην εταιρεία σας είναι υπεύθυνοι μόνο για εγγραφές ή είναι υπεύθυνοι για όλες τις πληροφορίες, ανεξάρτητα από το εάν είναι ενεργοί ή εγγραφές; Εάν οι διαχειριστές εγγραφών είναι υπεύθυνοι μόνο για τις επίσημες εγγραφές, η διατήρηση μιας ξεχωριστής τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών μπορεί να είναι πιο εύκολη για αυτούς.
Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει διαφορές ανάμεσα στο τι μπορείτε να κάνετε με τις εγγραφές σε ένα κέντρο εγγραφών και με τις εγγραφές των οποίων η διαχείριση γίνεται επιτόπου σε μια τοποθεσία συνεργασίας. Οι διαφορές παρουσιάζονται από την προβολή τόσο των διαχειριστών εγγραφών όσο και των υπαλλήλων που συνεργάζονται σε μια ομάδα έργου.
Παράγοντας |
Αρχειοθήκη εγγραφών |
Επιτόπια εγγραφή |
---|---|---|
Διαχείριση διατήρησης εγγραφών |
Η οργάνωση περιεχομένου τοποθετεί αυτόματα τις νέες εγγραφές στο σωστό φάκελο στο σχέδιο αρχείων της αρχειοθήκης, με βάση τα μετα-δεδομένα. |
Ενδέχεται να υπάρχουν διαφορετικές πολιτικές για εγγραφές και ενεργά έγγραφα με βάση τον τρέχοντα τύπο ή θέση περιεχομένου. |
Περιορισμός των χρηστών που μπορούν να προβάλουν εγγραφές |
Ναι. Η αρχειοθήκη καθορίζει τα δικαιώματα για την εγγραφή. |
Όχι. Τα δικαιώματα δεν αλλάζουν όταν ένα έγγραφο μετατρέπεται σε εγγραφή. Ωστόσο, μπορείτε να περιορίσετε τους χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν και να διαγράψουν εγγραφές. |
Διευκόλυνση εντοπισμού εγγραφών (για διαχειριστές εγγραφών) |
Ευκολότερη. Όλες οι εγγραφές βρίσκονται σε μία θέση. |
Πιο δύσκολο. Οι εγγραφές κατανέμονται σε πολλές τοποθεσίες συνεργασίας. |
Διατήρηση όλων των εκδόσεων εγγράφων ως εγγραφών |
Ο χρήστης πρέπει να αποστέλλει ρητά κάθε έκδοση ενός εγγράφου στην αρχειοθήκη. |
Αυτόματη, με την προϋπόθεση ότι η διαχείριση εκδόσεων είναι ενεργοποιημένη. |
Διευκόλυνση εντοπισμού πληροφοριών (για συνεργάτες ομάδων) |
Δυσκολότερο, παρόλο που μπορείτε να προσθέσετε μια σύνδεση προς το έγγραφο στην τοποθεσία συνεργασίας όταν το έγγραφο μετατραπεί σε εγγραφή. |
Ευκολότερη. |
Δευτερεύουσα τοποθεσία συνεργασίας |
Η τοποθεσία συνεργασίας περιέχει μόνο ενεργά έγγραφα. |
Η τοποθεσία συνεργασίας περιέχει ενεργά και ανενεργά έγγραφα (εγγραφές), αν και μπορείτε να δημιουργήσετε προβολές για να εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές. |
Δυνατότητα ελέγχου εγγραφών |
Ναι. |
Εξαρτάται από την πολιτική ελέγχου της τοποθεσίας συνεργασίας. |
Ασφάλεια διαχείρισης |
Ένας διαχειριστής εγγραφών μπορεί να διαχειρίζεται την αρχειοθήκη εγγραφών. |
Οι διαχειριστές τοποθεσιών συνεργασίας έχουν δικαιώματα διαχείρισης εγγραφών και ενεργών εγγράφων. |
Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τις διαφορές μεταξύ των δύο προσεγγίσεων διαχείρισης εγγραφών που μπορεί να επηρεάσουν τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε πόρους IT.
Παράγοντας |
Αρχειοθήκη εγγραφών |
Επιτόπια εγγραφή |
---|---|---|
Αριθμός τοποθεσιών για διαχείριση |
Περισσότερες τοποθεσίες. Δηλαδή, υπάρχει μια ξεχωριστή αρχειοθήκη εκτός από τις τοποθεσίες συνεργασίας. |
Λιγότερες τοποθεσίες. |
Δυνατότητα κλιμάκωσης |
Επεξεργάζεται την πίεση μεγέθους βάσης δεδομένων σε τοποθεσίες συνεργασίας. |
Μέγιστο μέγεθος συλλογής τοποθεσιών που εξαντλήθηκε νωρίτερα. |
Διευκόλυνση διαχείρισης |
Διαχωρίστε την τοποθεσία ή τη συστοιχία για εγγραφές. |
Δεν υπάρχουν πρόσθετες εργασίες παροχής τοποθεσιών πέρα από αυτές που απαιτούνται ήδη για τις τοποθεσίες που διαθέτουν ενεργά έγγραφα. |
Αποθήκευση |
Μπορεί να αποθηκεύσει εγγραφές σε διαφορετικό μέσο αποθήκευσης. |
Ενεργά έγγραφα και εγγραφές που είναι αποθηκευμένες μαζί. |